Nástroj pro zálohování Office 365: Převod pošty z Microsoft 365 do souboru PST

Jak stáhnout a používat Nástroj pro zálohování a migraci Office 365

1. Přihlášení přes Microsoft

Stáhněte si Nástroj pro zálohování a migraci Office 365 a spusťte jej. Tlačítko, na kterém běžně bývá Otevřít PST, přímo v okně otevře přihlašovací stránku Microsoftu. Není potřeba předem registrovat žádnou aplikaci v Azure.

2. Výběr složek a časového období

Zobrazí se stromová struktura složek se zaškrtávacími políčky a v seznamu zpráv vedle ní najdete sloupec Velikost, takže hned vidíte objemné složky. Zaškrtněte jen ty složky, které potřebujete. Filtr podle data zpracovává přímo server, takže v zobrazeném seznamu vidíte přesně to, co se uloží do výsledného souboru.

3. Kontrola před stažením

Po kliknutí na zprávu se zobrazí její náhled, přičemž vzdálený obsah zůstane z bezpečnostních důvodů nenačtený. Dvě minuty věnované této kontrole vám ušetří zdlouhavé stahování nechtěných složek a ihned si ověříte, že program načítá přesně ty e-maily, které očekáváte.

4. Získejte svůj soubor PST

Vyberte cílové umístění a spusťte zálohování. Zpracování velkých schránek trvá i několik hodin, proto si program vedle souboru ukládá bod obnovení. Pokud dojde k výpadku spojení, při dalším spuštění plynule naváže tam, kde skončil. Po dokončení otevřete soubor v aplikaci Outlook pomocí nabídky Soubor, Otevřít a exportovat a Otevřít datový soubor aplikace Outlook.

Proč zálohovat poštovní schránku Microsoft 365 do PST

Všechny ročníky vaší pošty, nikoli jen nedávné zprávy

Smyslem archivu je mít přístup ke zprávám, které budete potřebovat třeba za deset let. Smlouva z roku 2014, potvrzení o nákupu pro vyřešení záruky nebo e-mailové vlákno s písemnou dohodou. Právě starší zprávy vestavěný export často vynechá a lidé na to přijdou až ve chvíli, kdy tyto ročníky marně dohledávají. V Softwaru pro zálohování a migraci Office 365 si sami zvolíte požadované období a program stáhne přesně tyto roky.

Stáhněte si zdarma

Kopie, která nezmizí se zrušením účtu

Účty obvykle nezanikají kvůli technickým chybám, ale z administrativních důvodů. Microsoft ruší účty, ke kterým se nikdo nepřihlásil dva roky, univerzity mažou přístupy absolventům a zaměstnavatel vám může přístup vypnout v poslední pracovní den. Většina uživatelů tento program vyhledá ve chvíli, kdy už mají takové datum v kalendáři. Soubor PST uložený na vašem disku zůstane čitelný i dlouho poté, co původní účet definitivně zanikne.

Stáhněte si zdarma

Jeden uživatel s jednou schránkou

Zálohování pro Microsoft 365 se běžně prodává správcům celých firemních tenantů. Znamená to webovou konzoli, dedikovaného administrátora a placenou licenci pro každého zaměstnance. To vyhovuje IT oddělení, ale ne člověku, který potřebuje rychle vyřešit jednu vlastní schránku před blížícím se termínem - a právě na tuto situaci většina dodavatelů zapomíná. U osobního účtu na outlook.com nebo hotmail.com se nemusíte nikoho ptát na svolení.

Stáhněte si zdarma

Oprávnění, které můžete kdykoli zrušit

Obava svěřit svou korespondenci neznámému programu je zcela přirozená. Přístup však není trvalý. Řízení oprávnění má plně pod kontrolou Microsoft - jakmile je záloha hotová, přístup jednoduše zrušíte v nastavení oprávnění aplikací svého účtu Microsoft, a to zcela nezávisle na nás.

Stáhněte si zdarma

Co Nástroj pro zálohování a migraci Office 365 umí

Přímé přihlášení místo otevírání souboru

Nemusíte vybírat žádný vstupní soubor ani nic přetahovat do okna myší. Zdrojem je samotná poštovní schránka, ke které se program připojuje přes Microsoft Graph pouze s právy pro čtení pošty. Po přihlášení se adresa schránky zobrazuje vedle tlačítka Odhlásit se, takže máte neustále přehled o tom, čí pošta je zrovna otevřená.

Přehledné zobrazení schránky

Vlevo najdete strom složek, uprostřed seznam zpráv a vpravo náhled vybraného e-mailu. Náhled nestahuje vzdálený obsah, takže se neaktivují sledovací pixely ve starých newsletterech, o čemž vás jasně informuje stavový řádek. Poštu si můžete v klidu projít ještě předtím, než ji uložíte.

Filtrování podle data přímo na serveru

Filtr podle data aplikuje přímo poštovní server, program tedy nemusí nejprve stahovat všechna data. Zadáte-li rozmezí let 2019 až 2021, přes síť se přenesou výhradně tyto zprávy. U schránek s desítkami tisíc e-mailů tak zálohování dokončíte podstatně rychleji.

Navrženo pro dlouhé běhy

Rychlost stahování se neřídí výkonem vašeho procesoru, ale limity požadavků na straně Microsoftu. V našem testu nástroj stáhl 200 000 zpráv během 3,5 hodiny bez jediné ztráty, a když byl proces v polovině přerušen, plynule navázal tam, kde skončil. Pokud server požádá o snížení rychlosti, v okně programu se zobrazí informace o čekání, takže aplikace nepůsobí zamrzle.

Přílohy bajt po bajtu

Přílohy se ukládají do souboru PST v nezměněné podobě, což máme ověřeno až do velikosti 224 MiB. Ještě před zápisem první zprávy Nástroj pro migraci Office 365 zkontroluje cílové úložiště a upozorní vás na nedostatek volného místa. Nemusíte se tak bát, že vám disk dojde uprostřed rozepsaného souboru.

Položka poštovní schránky	V souboru PST	Poznámky
Struktura složek	Ano	Podsložky si zachovají své původní názvy i úroveň zanoření
Předmět, Od, Komu, Kopie, data	Ano	Data odeslání a přijetí zůstávají původní, nenahrazují se datem zálohy
Tělo HTML a formátování	Ano	Zpráva se v Outlooku otevře v naprosto stejném vzhledu jako originál
Přílohy	Ano, bajt po bajtu	Ověřeno až do 224 MiB na jednu přílohu
Stav přečteno / nepřečteno	Ano	Nepřečtená zpráva zůstane v souboru označena jako nepřečtená
Kontakty, kalendář, úkoly	Ne	Tato verze je určena výhradně pro poštu
Sdílené a delegované schránky	Ne	Zálohuje se pouze schránka, ke které se přihlásíte; online archiv Microsoft 365 tato verze nenačítá

Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Jazyky

Velikost souboru

20 Mb

Verze

1.0

Naposledy aktualizováno dne

04/08/26

CZK 909

🖥️ System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64 bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 nebo vyšší
4 GB RAM nebo vyšší
NVIDIA® GeForce® řady 8 a 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ řada, Radeon™ R5 M230 nebo vyšší grafická karta s aktuálními ovladači
Rozlišení obrazovky 1280 × 768, 32bitová barva
1 GB volného místa na pevném disku nebo vyšší

🙋 Často kladené otázky

❓ Zálohuje Microsoft 365 mou schránku automaticky?

Ne v podobě kopie, kterou byste měli plně pod kontrolou. Microsoft udržuje schránku dostupnou a obnovitelnou v rámci své vlastní služby a podle pravidel uchovávání dat, která nastavil váš správce. To ale nenahrazuje soubor uložený u vás v počítači, a ve webovém Outlooku navíc nenajdete žádné tlačítko pro stažení celé schránky do formátu PST. Lokální zálohu si zkrátka musíte vytvořit sami.

❓ Stáhnou se všechny e-maily, nebo jen data z mezipaměti Outlooku?

Stáhne se kompletně vše v rámci zvoleného časového období. Tato otázka je na místě: běžný export přímo v Outlooku totiž vychází z lokální mezipaměti .ost, která uchovává pouze zprávy za určité nedávné období, nikoli celou historii. Lidé pak často získají soubor PST začínající rokem 2024, ačkoli na webu vidí zprávy už od roku 2018. Nástroj pro zálohování a migraci Office 365 mezipaměť vůbec nepoužívá. Prochází schránku přímo na serveru složku po složce a v závěrečném přehledu vykáže každou zpracovanou zprávu i přesný počet položek, které případně nebylo možné stáhnout.

❓ V novém Outlooku je možnost exportu zašedlá. Mohu i tak získat soubor PST?

Ano. Zablokovaná volba exportu v novém Outlooku je častým problémem a představuje jeden z hlavních důvodů, proč tento program vznikl jako samostatná aplikace. Nevyužívá totiž exportní funkce Outlooku a k vytvoření souboru dokonce ani nepotřebuje, abyste měli Outlook nainstalovaný. K poštovní schránce se připojuje přímo. Outlook nebo jiný prohlížeč souborů PST budete potřebovat až ve chvíli, kdy budete chtít výsledný archiv otevřít.

❓ Jaká oprávnění program vyžaduje? Může mazat nebo odesílat poštu?

Program vyžaduje pouze oprávnění ke čtení zpráv, nic víc. Při přihlášení žádá o delegovaný přístup pro čtení, což mu umožňuje procházet složky, číst zprávy a stahovat přílohy. Nežádá o žádná práva pro zápis ani odesílání - nemůže tedy žádnou zprávu smazat, odeslat vaším jménem, označit ani přesunout. Přesný rozsah požadovaných oprávnění uvidíte přímo na schvalovací obrazovce Microsoftu ještě před potvrzením.

❓ Kam směřují mé přihlašovací údaje a jak mohu přístup dodatečně zrušit?

Přihlášení probíhá výhradně mezi vámi a společností Microsoft. Získaný bezpečnostní token zůstává pouze v operační paměti spuštěného programu. Nikdy se neukládá do souboru ani do registru Windows, takže ukončením programu se celá relace uzavře - proto se při dalším spuštění musíte přihlásit znovu a nezůstáváte trvale přihlášeni. Žádné informace o relaci ani samotné e-maily neprocházejí přes naše servery. Pokud chcete přístup trvale zrušit, otevřete nastavení zabezpečení svého účtu Microsoft, v oprávněních aplikací vyhledejte tuto aplikaci a odeberte ji.

❓ Jak velký může být výsledný soubor PST?

V aplikaci Outlook 2016 a novějších verzích může mít soubor PST ve výchozím nastavení až 50 GB, přičemž přibližně od velikosti 47,5 GB do něj Outlook přestává ukládat nové položky. Starší verze mají tyto limity ještě výrazně nižší. Pokud máte větší poštovní schránku, zálohujte ji po částech podle časových období do samostatných souborů, což je i běžný postup při ruční archivaci. Volné místo na disku plánujte zhruba podle celkové velikosti schránky a neukládejte data do složek s kompresí NTFS, kde malé e-mailové zprávy paradoxně zabírají více místa.

❓ Ukládají se přílohy v naprosto původním stavu?

Ano, zůstávají beze změny. To platí i pro textové soubory, kde se při převodu snadno ztratí i pouhé odřádkování na konci. Největší příloha, kterou jsme úspěšně otestovali, měla 224 MiB a uložila se v naprosto identické podobě. Pokud by byla velikost ještě vyšší, program raději proces zastaví s chybovou zprávou, než aby vytvořil poškozený či neúplný soubor. Samotná služba Exchange Online má navíc limit 150 MB na celou zprávu, takže náš test pokrývá maximum toho, co může schránka reálně obsahovat.

❓ Lze zálohu ukládat přímo na externí disk nebo na OneDrive?

Externí disk je velmi vhodné úložiště. Mnoho uživatelů zálohuje e-maily z Outlooku právě na externí disk, který pak bezpečně uloží. Stačí jej v programu vybrat jako cílové umístění a soubor se zapíše přímo na něj. U cloudových složek je situace jiná. Pokud zvolíte složku synchronizovanou se službami OneDrive nebo Dropbox, program vás varuje - soubor, který zrovna stahujete z cloudu, by se totiž okamžitě začal nahrávat zpět na internet. Nechte soubor nejprve zapsat na lokální disk. Zda jej poté do cloudového úložiště zkopírujete, už bude vaše vědomé rozhodnutí, nikoli nechtěný vedlejší proces.

❓ Můj pracovní účet Microsoft 365 vyžaduje schválení správcem. Jak postupovat?

Tato pravidla nastavuje vaše organizace, nikoli náš software. Ve výchozím nastavení může uživatel sám udělit aplikaci oprávnění ke čtení své schránky. Správce firemního tenantu však může toto právo omezit, vyžadovat schválení administrátorem nebo uživatelská oprávnění zcela zakázat. Pokud se vám při přihlašování zobrazí žádost o schválení, je důvodem některé z těchto bezpečnostních pravidel a povolit přístup může pouze váš správce IT. U osobních účtů outlook.com k tomuto požadavku nedochází.

❓ Umí program přenést e-maily z jedné schránky přímo do jiné?

Ne, přímý přesun e-mailů mezi dvěma schránkami neprovádí. Zpracování dat funguje jednosměrně: načte data z aktivní schránky Microsoft 365 nebo Outlook.com a uloží je do souboru PST ve vašem počítači. Tím je zajištěna migrace pošty z cloudu na váš vlastní disk, a proto je aplikace označována jako nástroj pro migraci Microsoft 365 a Outlook. Zápis zpráv do jiné schránky tato verze nepodporuje a přidělená oprávnění pro čtení by to ani neumožňovala.

❓ Funguje aplikace s Gmailem nebo v systému macOS?

Ani jedno z toho nepodporuje, a je férové to uvést hned před stažením. Program je určen výhradně pro systém Windows a zpracovává pouze schránky v ekosystému Microsoft. Podporuje Microsoft 365, Office 365 i bezplatné účty Outlook.com, Hotmail a Live. Služby Gmail a Google Workspace v této verzi podporovány nejsou. Pokud již máte poštu staženou v souborech na disku, můžete využít naše další převodníky, které zpracují formáty MBOX, EML, MSG, OST a EDB a převedou je do PST.

Stáhnout Nástroj pro zálohování a migraci Office 365 pro Outlook a Microsoft 365

Jak stáhnout a používat Nástroj pro zálohování a migraci Office 365

1. Přihlášení přes Microsoft

2. Výběr složek a časového období

3. Kontrola před stažením

4. Získejte svůj soubor PST

Proč zálohovat poštovní schránku Microsoft 365 do PST

Všechny ročníky vaší pošty, nikoli jen nedávné zprávy

Kopie, která nezmizí se zrušením účtu

Jeden uživatel s jednou schránkou

Oprávnění, které můžete kdykoli zrušit

Co Nástroj pro zálohování a migraci Office 365 umí

Přímé přihlášení místo otevírání souboru

Přehledné zobrazení schránky

Filtrování podle data přímo na serveru

Navrženo pro dlouhé běhy

Přílohy bajt po bajtu

Pro koho je Nástroj pro zálohování a migraci Office 365 určen

Odcházíte ze zaměstnání nebo dokončujete studium

Majitelé starších schránek na Outlook.com nebo Hotmailu

Uživatelé firemních účtů Microsoft 365

Co přesně se do souboru PST uloží

🖥️ System Requirements

🙋 Často kladené otázky

Other email and Outlook converters

Convert email to Outlook PST

Convert email to PDF

Convert Outlook mail to other clients

Repair a damaged Outlook file

Hodnotit Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Risk-free download