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Si agrega sentar INTRODUCCIÓN

En este mundo globalizado existen personas que no saben diferenciar entre una convención y un
congreso, una conferencia de un foro, un simposio de otra reunión o evento entre otros, pero jamás
dejan de asistir a alguno de estos con el afán de mantenerse informados, estrechar relaciones sociales
y amicales con otras personas y así dejarse ver, que lo importante en este negocio es ponerse en
vitrina, porque bien sabemos que lo que no exhibe no se vende.

Existe un número respetable de habitantes de este mundo de tecnología galopante que cree que la
organización de una reunión o evento, no tiene que ser una labor especializada, no, nada de eso, por
el contrario y bajo el precepto de que es innato en el ser humano organizar una reunión o evento,
tienen a evitar contratar manos profesionales para este fin.
El mercado de reuniones y eventos ha crecido mucho a escala mundial. En la actualidad se realizan
diariamente reuniones, congresos, conferencias, seminarios y muchos otros eventos de carácter
internacional, lo que incentiva el crecimiento de la economía de un sector productivo en el que
participan numerosas y variadas empresas de servicios, así como la competencia de profesionales de
distintas áreas, desde relacionistas públicos hasta músicos pasando por interpretes de idiomas,
periodistas y diseñadores entre otros.
Los grandes espectáculos hay que estudiarlos con mucho entendimiento, ya que cuanto más grande o
masivo es éste, las dificultades se multiplican. Es necesario al igual que las demás reuniones y eventos,
saber cuándo es el mejor momento para su realización, cuáles son los gastos que generan, cuál es el
lugar ideal donde se pueden llevar a cabo y otros de carácter logístico y de seguridad.
La clave de éxito está en lograr una buena convocatoria tratar que todos los invitados que se han
seleccionado asistan, tener claro el objetivo en todo momento y mantener siempre presente que
tenemos que cumplir con las expectativas del público, que es para quienes fue organizada la reunión o
evento

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Un evento es un suceso importante y programado, de

índole social, académica, artística o deportiva; está
motivado por la celebración de algún acontecimiento o
por la divulgación de algún hecho trascendente. Es una
reunión planificada, de carácter público o privado, que
suele realizarse en el contexto de una organización o en el
entorno de una persona o de un grupo para compartir
alguna circunstancia especial.
La palabra evento se ha incorporado al lenguaje
cotidiano. Durante algún tiempo se consideraba una
incongruencia “planificar un evento”, ya que el
diccionario explicaba evento como un suceso
inesperado. Pero, la Real Academia Española
finalmente ha agregado otra acepción que está impuesta
por el uso popular y considera como evento lo que en la
práctica se refiere a distintos tipos de reuniones
empresariales y sociales. Las entidades dedicadas a esta
actividad se presentan como organizadores de eventos y
ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la
presentación y el desarrollo de estos encuentros
destinados a las celebraciones sociales o empresariales;
son acontecimientos que requieren una correcta
producción, una

planificación de las acciones y la aplicación del protocolo

necesario en cada caso.

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A continuación se enumeran algunos puntos para

tener en cuenta al planificar un evento:
Decidir si el evento vale la pena. Los eventos
pueden representar mucho trabajo y ser muy
costosos. Si el objetivo del mismo es recaudar
fondos, es necesario preguntarse: ¿El evento
representará un gasto económico mayor que los
fondos que recaudará?
Establecer objetivos. Analicen los objetivos del
evento: ¿A quién está dirigido? ¿Cuál es el
objetivo del mismo? ¿Por qué el Emprendimiento
está llevando a cabo este evento? ¿Quienes
participarán? Las respuestas a estas preguntas
determinarán la importancia del evento y el
gasto que el equipo puede hacer.
Hacer un presupuesto del evento. Es importante
confeccionar un presupuesto del evento, así el
equipo tiene una idea de cuánto dinero se
gastará en cada una de las partes del mismo. El
presupuesto debe ser específico. Debe incluir
oportunidades de recaudación de fondos
(patrocinio, venta de entradas, donaciones y
ventas en concesión) y gastos (impresiones,
permisos, oradores y comidas). La página de
consejos prácticos de Avancemos “Modelo de
Presupuesto de un Evento” ofrece una planilla
útil para administrar las finanzas en la
planificación del evento.
Llevar registros. Crear una carpeta para el evento,
llenarla con información acerca de estrategias,
contactos, ítems del presupuesto, evaluaciones,
recortes de prensa, e información pertinente
adicional. De esta manera, cuando el Equipo del
Emprendimiento comience a planificar un evento
similar en el futuro, no será necesario reinventar
la rueda. 3 Organización de Eventos El Campus
Culinario del Perú

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La evaluación es el proceso de verificación del

Emprendimiento. A través de la evaluación, el
Equipo puede celebrar sus fortalezas e identificar
sus debilidades para poder corregirlas. A través de
evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser
más exitosos cada año. A continuación
encontrarán una serie de puntos para considerar
cuando se lleva a cabo el proceso de evaluación:
Evaluar como equipo. Tomarse el tiempo para
reunirse inmediatamente después del evento para
debatir cómo salió, mientras los detalles están
todavía frescos. Algunos de los asuntos que
resulta interesante debatir:
• ¿El evento cumplió con sus fines y objetivos?
¿Por qué sí y por qué no? • ¿Qué puntos no
fueron incluidos en la lista de verificación? • ¿Cuál
fue la información formal e informal acerca del
resultado de

evento? • Dado el esfuerzo comprometido en la

organización del evento, ¿valió la pena o no?

Registrar el resultado de la evaluación. Para

registrar las ideas del Equipo acerca del evento,
utilicen la página de consejos

prácticos de Avancemos titulada “Planilla de

Resumen del Evento”. Llevar un registro acerca de
las “lecciones aprendidas” mejorará los eventos
venideros.

Pedir a los participantes información acerca del

resultado del evento. Averiguar la opinión de los
participantes acerca del evento a través de una
conversación o de una encuesta. La herramienta
de Avancemos “Modelo de Encuesta de Opinión
del Evento” ofrece un ejemplo de encuesta que se
puede repartir entre los pa rticipantes al término
del evento

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Hay distintas formas de clasificar los eventos:

Eventos propios
- Dentro de la entidad y sin asistencia de
terceros: Son aquellos actos propios de la
comunicación interna de la empresa, tales como
reuniones de accionistas, de gerencia, de
departamentos; seminarios de capacitación,
conferencias para el personal o reuniones de
distintas áreas de la empresa para tratar temas
relacionados con el accionar de la organización.
- Dentro de la entidad y con asistencia de
terceros: Son aquellos actos que se llevan a cabo
cotidianamente como parte de las actividades de
la empresa, pero en los que participan terceros.
Una reunión con proveedores, un visitante, los
almuerzos de negocios; las videoconferencias, la
firma de convenios y las reuniones de prensa son
rutinas habituales en las que se involucran
distintos aspectos de la empresa. El estado de la
sala de espera y del resto de las instalaciones, la
atención y el tratamiento protocolar que cada
ocasión exige son señales que pueden afectar la
imagen de la empresa.
- Eventos propios organizados fuera de la
empresa: Estas reuniones pueden involucrar
solamente al personal o contar con la
participación de terceros; inauguraciones,
aniversarios, despedidas, presentaciones,
desayunos de trabajo, comidas de negocios, son
reuniones que por distintos motivos pueden
organizarse fuera de la empresa.

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Eventos de Terceros

Son las reuniones organizadas por otras

entidades públicas o privadas que invitan a
representantes de la organización. En estos casos,
la empresa puede tener participación directa si
patrocina el evento o si la reunión se ofrece en
homenaje de un directivo o de un socio; o puede
no tener participación directa si sus
representantes asisten solamente como invitados.
Estos eventos se pueden clasificar según el ámbito
donde se desarrollan o la temática que tratan o
por la magnitud de la convocatoria:

 Sociales: Bautizos, casamientos,

aniversarios.
 Empresariales: Lanzamiento de producto.
 Culturales: Muestras, conciertos,
presentaciones.
 Académicos: Entrega de diplomas, inicio
del año lectivo.
 Científicos: Congresos, Convenciones,
Jornadas, Foros.
 Deportivos: Campeonatos, carreras.
 Macroeventos Comerciales: Ferias y
Exposiciones.
 Macroeventos culturales: Festivales,
Semana del cine.

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Etapa Previa del evento

Todos los eventos tienen dos partes bien

diferenciadas: el evento propiamente dicho,
aquello que dio lugar a la reunión, y el agasajo que
puede dar marco al acontecimiento o que puede
ser el agasajo que se brinda a los invitados.
También la difusión es una tarea que se suma al
programa de acciones aunque la actividad se
delegue en organizaciones especializadas o en la
oficina de prensa de la empresa si cuenta con el
personal necesario.

Cualquiera sea el ámbito, para planificar el

desarrollo de un evento se cumplen ciertos pasos,
pero antes de empezar el proceso de producción
es necesario contar con una serie de datos. Con
este motivo se confecciona un documento que es
un resumen detallado sobre el evento; algunos
autores lo llaman brief o briefing y consiste en
obtener toda
información la la empresa, sobre la actividad
sobre
que desarrolla, cómo está posicionada en el
mercado, cuál ha sido su estilo en eventos
anteriores y además, una descripción sobre el
evento a realizar. De qué se trata, es una
inauguración, un aniversario, el lanzamiento de
un producto; cuál es la intención de la empresa
para darle un marco adecuado al
acontecimiento; con qué propósito lo realiza;
desea promover la organización o hay motivos
subyacentes; cuál es la categoría de los
invitados que desea convocar; cuál es el nivel,
la amplitud y la
divulgación que quiere dar al acto. Además, es
útil saber si se cuenta con la adhesión del
personal que directa o indirectamente estará
vinculado con el evento. Según el evento de
que se trate, pueden incluirse datos técnicos o
científicos. El brief sirve para presupuestar el
evento, salvo que la empresa aporte
información precisa sobre lo que está dispuesta
a gastar

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Estas consideraciones son los aspectos básicos de la producción del evento y permiten definir el perfil
del evento, a saber:

a) Las características del acontecimiento: Es necesario determinar el motivo y analizar si el suceso

realmente justifica la realización del evento. Si es así, se debe aclarar la intención que tiene la empresa
para realizar el evento.

b) Los objetivos son el por qué y el para qué del evento. Deben ser claros y posibles de alcanzar. Pueden
ser parte de un proyecto general de comunicación a largo plazo o estar previstos para el corto plazo.
Pueden ser la consecuencia de una serie de logros de la empresa o pueden considerarse como una
respuesta ante algún problema coyuntural. Una vez establecidos, los objetivos determinan la
importancia que revestirá el acontecimiento y la proyección que se desea darle y con estos datos se
podrá definir el perfil de los invitados.

c) Invitados: El evento es un mensaje institucional, de modo que está condicionado por el tipo de
públicos al que va dirigido. Cuando se convocan diferentes grupos, las listas de invitaciones se ordenan
por categorías: empresarios, funcionarios del estado, artistas, representantes de la prensa, etc. Las
características del evento, sus objetivos y la cantidad de invitados son los datos que se necesitan para
elegir el lugar donde ser desarrollará el evento.

d) Dónde: Según sus características, el evento puede realizarse dentro de la misma empresa y en
ocasiones es un importante factor de difusión institucional; pero si es necesario se busca el lugar o las
locaciones más apropiadas. En general, los grandes hoteles o los espacios destinados a eventos y
convenciones suelen estar muy bien equipados y pueden cubrir las necesidades de infraestructura.

e) Cuándo: La empresa puede fijar el día y la hora, pero en ocasiones, si se invita alguna personalidad
destacada se acuerda una fecha que no esté comprometida. También se verifica previamente que en la
misma oportunidad no tenga lugar otro evento dirigido al mismo público y que con un mayor poder de
convocatoria pueda polarizar la concurrencia y de esa forma empañar el éxito del evento que se está
organizando.

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f) El presupuesto: En el brief puede estar fijado un tope de gastos. Si el organizador ya conoce cuáles son
los recursos económicos de la empresa puede determinar los medios y los procedimientos necesarios
para llevar a cabo la organización del evento y debe disponer la forma más apropiada de distribuirlos de
acuerdo con las necesidades y los objetivos del evento. Muchas veces, el presupuesto puede condicionar
la categoría del evento, de modo que no permite seleccionar el mejor lugar, ni contratar servicios de
primer nivel, ni invitar más que a un número acotado de personas; el evento queda supeditado a otras
opciones con las que el organizador debe contar. Salvo que la empresa ya haya elegido el lugar y requiera
de antemano determinados servicios, siempre se presentan distintos presupuestos para que los
directivos puedan elegir el que consideren más conveniente.

g) El Programa de la ceremonia o el evento: Si la empresa llama a concurso para la producción de un

evento, las propuestas deberán ajustarse a determinadas condiciones ya estipuladas en el pliego
explicativo que entrega la empresa. Pero si el evento se solicita en forma directa, el organizador trabaja y
da forma a la idea general que le ha planteado la empresa. Para eso prepara un programa que se va
ajustando a medida que se elabora el proyecto. El programa es una guía para la organización; es una
descripción detallada de la secuencia que tendrá el evento. Allí se establecen los distintos pasos a seguir
y se especifica cada una de las acciones. Pero es un listado que puede modificarse a medida que se
avanza en la producción del evento.

h) El cronograma de las actividades: Se confecciona un listado de todas las acciones necesarias para
organizar el evento y se determinan los plazos para desarrollar cada una. El cronograma se plantea con
una secuencia lógica de cada tarea, por ejemplo, antes de confeccionar las invitaciones se tiene que
elegir el lugar donde se llevará a cabo la convocatoria. A continuación se observa una planilla tipo que
debe estar en la oficina del coordinador del evento.

i) Conformación del equipo de trabajo: Una vez formado el grupo que se hará cargo del trabajo, se
designa un coordinador que será el responsable de distribuir las tareas y de controlar el cumplimiento de
las acciones que se han encomendado. En equipos reducidos, es posible que una persona se ocupe de
más de una tarea, incluso de elaborar el resumen final de resultados donde se consignan aciertos y
errores. Cuando la institución no cuenta con los recursos necesarios puede recurrir a agencias
especializadas en la organización de estas actividades o en algún aspecto de la misma. Catering, difusión,
animación artística, etc.

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El Marketing del Evento
Los eventos suelen tener un presupuesto asignado y
también generar ciertos recursos, como ocurre con
las inscripciones que se cobran para participar de un
congreso. Pero lo habitual es que a la propia
financiación del evento se sume la contribución de
uno o varios patrocinadores. Esa colaboración
depende del tipo de evento y de lo que la entidad
patrocinadora está dispuesta a ofrecer; puede ser un
aporte de dinero, de materiales para el evento
(bolígrafos, papelería, folletos, carteles, etc.), de
servicios (traslado de los participantes, rebaja de
tarifas en las locaciones o en los servicios, etc.) o el
canje de elementos (productos o servicios) o de otros
beneficios en el marco de acuerdos comerciales entre
las partes. También el intercambio puede consistir en
unir el nombre de la institución organizadora al de
otra de gran prestigio, evaluando si ambas imágenes
institucionales están igualmente posicionadas en el
mercado como para favorecer la promoción del
evento o conseguir alguna otra utilidad. En cualquier
caso, cuando se llega a un acuerdo con un
patrocinador se formaliza el compromiso mediante un
contrato en el que quedan establecidas las
responsabilidades y las atribuciones de cada entidad,
la duración del acuerdo, la ubicación de los símbolos
institucionales, y todos aquellos detalles que se hayan
acordado. Pueden ser patrocinadores, los entes
oficiales, las empresas y organizaciones sin fines de
lucro.
El patrocinio es una de las estrategias del marketing y
también un recurso de la política de comunicaciones
que no solo tiene como objetivo obtener alguna
ventaja para el evento, sino que pretende posicionar
una marca o una institución, de modo que algunos
resultados no se obtienen en el corto plazo. Cuando el
patrocinio está destinado a actividades culturales se
lo reconoce como mecenazgo. Si bien se trata
también de la contribución de recursos (dinero,
materiales, publicidad, etc.) por parte de personas,
empresas o instituciones a otra entidad, este aporte
reviste un carácter diferente porque no existe ninguna
contraprestación. No obstante, en algunos países este
tipo de actividades están reguladas por leyes que en
general estimulan estas acciones con la desgravación
de impuestos, lo que finalmente se traduce en un
beneficio monetario para el patrocinante.
La búsqueda de patrocinadores está orientada por la
naturaleza y el contenido del evento; con esos datos se
puede perfilar el tipo de institución que puede estar
interesada y con la que conviene asociarse. Para captar
contribuciones, se debe presentar una propuesta
atractiva según sus intereses, sus necesidades y la
capacidad del potencial patrocinador, exaltando los
beneficios que se pueden alcanzar. En este aspecto, el
organizador puede encontrar en el mismo evento
argumentos sólidos para conseguir buenos patrocinios.
En efecto, los grandes eventos constituyen un
acontecimiento de importantes consecuencias para el
lugar donde se desarrollan porque desencadenan una
serie de actividades que moviliza y le da impulso a
muchas y variadas actividades, y de esta forma se
promueve la economía del lugar. Son ejemplos
emblemáticos de eventos internacionales de gran
significación el Carnaval de Río de Janeiro en Brasil, el
Festival de Tango de Buenos Aires en la Argentina, las
Fallas de Valencia en España, por ejemplo. En el orden
interno, algunos grandes eventos están relacionados
con la producción de una región (cereales, bebidas,
etc.) o con las actividades artísticas de una ciudad, y de
esta forma se organizan la Fiesta de la Cerveza, la
Semana del cine o la Feria del libro. Los medios de
comunicación cumplen una función decisiva en la
difusión de estos eventos ya no solo pueden promover
el acontecimiento sino que también pueden poner en
primer plano de la agenda internacional la ciudad, la
región o la nación.
En otra escala, también las convenciones y los
congresos internacionales, por ejemplo, dan cabida a
una importante cantidad de personas que llegan desde
distintos puntos del planeta, y de esta forma las líneas
aéreas y otros medios de transporte se benefician con
una mayor demanda de servicio. También es habitual
que se ofrezca un programa para visitar lugares de
interés como complemento de las actividades del
congreso y estas iniciativas promueven los circuitos
turísticos del país y los servicios que los sustentan.
Una ciudad debe contar con la infraestructura necesaria
para alojar a los participantes, de modo que la hotelería
deberá estar preparada y contar con el personal
necesario para satisfacer las necesidades de los
visitantes, y de esta forma, indirectamente satisface
necesidades laborales. Durante su estadía, los visitantes
consumen con el espíritu de quien está de vacaciones;
se activa la gastronomía, el comercio en general y los
productos locales que se compran como regalos de
viaje, la cadena de entretenimiento y espectáculos, las
comunicaciones y todo tipo de servicios.
El organizador de un evento debe lograr que el derechos de autor. Del mismo modo se deben
acontecimiento sea declarado de interés por las obtener los permisos para el uso de fotografías
autoridades de la ciudad donde se llevará a o de ciertas imágenes en carteles, folletos o
cabo, de la región (cualquiera sea su cualquier otro elemento gráfico.
denominación: provincia, departamento, etc.) y Por último, para algunos acontecimientos, el
de la nación. Esta “declaración de interés” es la organizador debe contratar un seguro para el
mejor carta de presentación cuando se necesita personal que trabaja en condiciones especiales
realizar alguna gestión y en el caso de necesitar tanto en la preparación como en el desarrollo
espacios o servicios oficiales es posible que se del evento y de esta forma tener cubierto el
logre alguna consideración especial. Si el riesgo de posibles accidentes.
patrocinador considera que el evento favorece Todas estas gestiones que significan una
su imagen institucional, la declaración de erogación, se consideran parte de los costos y
interés es un valor agregado que potencia los deben incluirse en el presupuesto del evento.
beneficios. 12 Organización de Eventos El
Según la naturaleza del evento, el organizador
debe tramitar contratos y seguros. La situación
más frecuente se presenta cuando el evento
requiere de una locación fuera de la empresa y
se alquilan los espacios; en estos casos, el
contrato establece obligaciones y derechos de
ambas partes. En cuanto a los seguros, se
necesitan para las exposiciones de obras de
arte, de instrumental científico o de cualquier
otro tipo de elemento sofisticado cuyo valor es
necesario asegurar. En estos casos, el contrato
establece el período de exposición, la forma de
traslado y las condiciones en que
permanecerán los elementos (temperatura y
humedad, por ejemplo), la descripción de
responsabilidades de los organizadores, las
penalidades por su inobservancia y la
asignación de un tribunal para resolver el
incumplimiento de los términos del contrato. Es
evidente que en la organización de algunos
eventos es necesario contar con asesoramiento
legal, más aún cuando las partes
comprometidas se encuentran en distintos
países y están sujetas a distintas legislaciones.
Cada país tiene un marco regulador para
respetar la propiedad intelectual mediante el
pago de los derechos de autor. Si el evento
tiene algún tipo de animación musical, ya sea
que se haya contratado la presentación en vivo
de una orquesta, un conjunto instrumental, un
grupo de canto o danza, o que se utilice música
grabada, se deberán pagar los respectivos
LA PRODUCCIÓN DEL EVENTO

La locación (el lugar del evento) ha cobrado importancia en los últimos años; hoy el mercado ofrece
espacios especialmente destinados a diferentes reuniones. Si bien la elección de las locaciones refleja el
espíritu del evento y condiciona en gran medida su realización, también es cierto que el lugar depende
del tipo de reunión y de los objetivos propuestos. Una simple comida de negocios puede ser organizada
en un restaurante y en estos casos se elige el más adecuado para la ocasión; podrá ser el gran comedor
de un restaurante de primerísimo nivel o un salón “reservado”, más modesto, pero el lanzamiento de un
producto o la celebración de un aniversario requieren un marco especial y un proceso de producción
más complejo.

En algunas ocasiones el evento se realiza dentro de la misma empresa porque conviene mostrar las
instalaciones al público y a los medios de comunicación. En otras, la envergadura de la reunión requiere
otros espacios y los hoteles o las salas de convenciones pueden ser la mejor opción, ya que cuentan con
todos los elementos de infraestructura y además con el personal necesario. En la selección incide en
gran medida la ubicación geográfica: los lugares alejados del circuito de circulación habitual pueden ser
atractivos pero tienen la desventaja de los traslados de personas y equipos.

Una vez elegida la locación, la decisión final dependerá de la inspección de todos los elementos, pues
antes de cerrar el trato se supervisa el estado del edificio y la pintura de los salones; se controlan las
conexiones eléctricas, la toma de agua, el funcionamiento de los sistemas de sonido y de iluminación y
de los equipos de aire acondicionado; los servicios sanitarios, los accesos y todo el equipamiento en
general.

Los eventos al aire libre suelen ser un riesgo porque quedan supeditados a las variaciones del clima.
Aunque se preparen carpas, gazebos o cualquier otra estructura para cobijar a los invitados, en estos
casos se recomienda contar con una alternativa para que en caso de lluvia, fuertes vientos u otro
fenómeno meteorológico, el evento se pueda llevar a cabo sin problemas y no se deba postergar la
fecha, que no siempre es posible.

La estética de los espacios constituye hoy verdaderas escenografías que se conciben de acuerdo con la
dinámica propia de cada evento. Hace unos años, este criterio se aplicaba en los grandes eventos
temáticos (fiestas ambientadas en una época o en determinado contexto), pero hoy se ha reemplazado
la simple decoración de los lugares por auténticas puestas en escena que como en el teatro tienen en
cuenta el concepto central de “la obra” (en este caso, el evento) para organizar cada momento en sus
mínimos detalles. Para estas producciones la iluminación y el color juegan un importante papel porque
se suelen utilizar estructuras transitorias, de fácil montaje, y pocos elementos corpóreos. El siglo XXI
aporta nuevas herramientas técnicas y una de las más sofisticadas es el diseño 3D (tres dimensiones)
que permite controlar los proyectos “virtualmente” en la pantalla del ordenador y evaluar previamente
el tratamiento de los espacios.
La presentación en su conjunto representa un valor, de modo que el mobiliario, la iluminación, el sonido,
el catering y la animación deben tener un estilo dentro de los parámetros estéticos de cada grupo social.
Aunque el presupuesto no permita un gran despliegue escenográfico, el evento puede mantener en otra
escala el mismo criterio. Según sus características, se disponen los diferentes elementos (tales como los
que se mencionan en la siguiente lista), y el personal.

Necesidades

 Plataformas o palcos para las autoridades.

 El mobiliario (mesas, sillas, etc.)
 Los elementos de apoyo (proyectores, pantallas, pizarras, marcadores, tizas, muestras)
 La ornamentación (banderas, gallardetes, flores, plantas, cuadros, carteles)
 La señalización (alfombras, cordones, carteles, demarcación de áreas, etc.)
 El estacionamiento (Playa propia o parking contratado)
 Personal a cargo de la seguridad
 Los fotógrafos (vídeo)
 El personal de apoyo (recepcionistas, asistentes, promotores, etc.)
 Maestro de ceremonias o animador
 Otras necesidades (de acuerdo con las circunstancias)

El día del evento: Se supervisa el lugar y todos los elementos necesarios, y se atienden los aspectos
protocolares de la reunión.

 Tarjetas de ubicación de las autoridades y de los invitados especiales: se ubican en los estrados
o en los asientos, dependiendo del tipo de evento.
 Puestos de atención: Es la ubicación del personal que recibe y atiende a los invitados
(recepcionistas y asistentes del evento)
 Recepción y ubicación de los invitados
 Línea de recepción: se disponen los anfitriones y las personas que correspondan según la
ocasión (Ver detalles en el capítulo 4.8. de la Unidad de Ceremonial)
 Ubicación de las autoridades en un estrado o en la primera fila del auditorio, según el tipo de
evento.
 Guión del evento: son las palabras de bienvenida, la presentación de los oradores, los discursos,
el saludo final y cualquier otro parlamento que esté a cargo del maestro de ceremonias.
 Dinámica del evento: es la secuencia de actos que correspondan al evento.
Secuencia del evento: En general, los eventos se
desarrollan de acuerdo con los siguientes
pasos:

 Palabras de apertura a cargo del

maestro de ceremonias.
 Himnos: cuando sea pertinente por el
motivo de la ceremonia.
 Discursos
 Acción característica de la ceremonia:
Entrega de diplomas, corte de cintas,
presentación del producto o
descubrimiento de una placa.
 Bendición de instalaciones, de los
espacios o de los elementos, si
corresponde, y según los usos del
lugar.
 Recorrida de las instalaciones si es una
inauguración; degustación o prueba si
es la presentación de un producto.
 Cierre del evento: puede culminar con
la invitación al agasajo que se ha
programado.

El Agasajo: ya sea un cóctel, una comida o un

bufé, es posible que se presenten las siguientes
opciones.

 Los Brindis: al iniciar la comida o a los

postres.
 Las Palabras: si se han previsto breves
discursos, al iniciar la comida o a los
postres.
 El Pergamino: si es un homenaje, es un
recuerdo que se entrega al invitado de
honor con las firmas de los presentes.
 Los Obsequios: se entregan como
recuerdo en distintos eventos.
Las Invitaciones
Son el medio adecuado para invitar por escrito
a los distintos eventos; importa tanto el aspecto
formal como el contenido, de modo que se
recomienda elegir una buena cartulina y una
impresión de primera calidad. Hay dos tipos de
invitaciones: las personales, que llevan el
nombre y apellido del invitado, y las generales o
“masivas”, totalmente impresas, con un texto
que puede decir “tiene el agrado de invitar a
usted”, o “tiene el agrado de invitarlo”, de
modo que no es necesario escribir el nombre
del destinatario. En las invitaciones personales
hay un espacio para completar los datos en
forma manuscrita, con buena caligrafía y el
mismo color de tinta que se eligió para imprimir
la tarjeta. Aunque existe cierta libertad en
cuanto a la redacción, para que la invitación sea
clara, y no deje dudas a quien la recibe, debe
responder las siguientes preguntas:
Quién invita: Nombre y apellido para los
eventos privados. Si invita una organización, el
cargo de la máxima autoridad tanto para
instituciones públicas como privadas es lo más
correcto, aunque algunos prefieren mencionar
también el nombre. Por ejemplo, “El Presidente
de la Asociación de Amigos del Museo de Arte
Español”, o bien “El Director General de la
Fundación América, Dr. Juan Carlos Peña”. Estas
tarjetas llevan impreso el símbolo de la
organización; en la esfera oficial, el escudo
nacional.
A quién se invita: Nombre completo del
destinatario, con su correspondiente
tratamiento: “...tiene el agrado de
  Cuál es el motivo: No siempre se aclara, pero en ocasiones es conveniente especificar el motivo
del acontecimiento: “...a la recepción que ofrecerá con motivo de cumplirse un nuevo
aniversario de la Empresa...”; “...a la recepción que en honor del Sr. Ernesto Castro ofrecerá...”
 Cuándo: Día, fecha y hora del evento: “...el viernes 23 de octubre, a las 20...” Aunque en
algunos círculos se pone la palabra “horas”, el mismo sentido de las palabras que siguen a la
fecha no deja lugar a dudas y es redundante aclarar que son “horas”.
 Dónde: La dirección y los datos precisos del lugar donde se desarrollará el evento: “...en el Salón
América del Hotel Continental, San Juan 1255.”

Invitación personal Invitación general

Como en el encabezado se especifica quién invita, las invitaciones no se firman y tampoco

corresponde imprimir los nombres de los directivos de la institución después del texto. A
continuación -sobre la derecha- se detalla el lugar, el mes y el año que se manda la invitación:
San José, agosto de 2009, por ejemplo. En el ángulo inferior izquierdo o en el derecho, se
escriben las siglas RSVP (repondez s'il vous plait, en francés), o SRC (se ruega contestar, en
español), con el número de teléfono para confirmar la asistencia. También en la parte inferior
de la tarjeta puede figurar el tipo de vestimenta solicitada: de etiqueta, por ejemplo. Esta
indicación es para que los caballeros vistan de esmoquin; las damas acompañan con una
vestimenta acorde. Algunas tarjetas incluyen la leyenda “Invitación personal e intransferible”, o
bien “Se ruega presentar esta invitación”; un recurso para evitar que concurran personas que
no han sido invitadas. Si el sitio donde se desarrollará la actividad es poco conocido o de difícil
acceso, suele adjuntarse un gráfico con la descripción del camino, marcando los puntos
destacados del recorrido.
 Si por alguna circunstancia (un encuentro circunstancial, por ejemplo) se invita
directamente, en persona, aunque acepte y confirme su asistencia en ese mismo
momento, igualmente, se debe enviar la tarjeta de invitación. Como en estos casos, es
un recordatorio del compromiso asumido, se tachan sutilmente las siglas RSVP y se
agrega a mano “p/m” (“pour memoire”, en francés) o “p/r” (“para recordar”, en
español). De esta forma se cumple con la formalidad necesaria y se evita que el
interesado confunda lugar, día u hora de la recepción.

 Para invitar a una ceremonia o a una recepción a personalidades de máxima jerarquía

dentro de su medio (autoridades nacionales, provinciales o municipales de alto rango,
directivos de instituciones de primer nivel o personalidades del quehacer nacional en
cualquiera de sus especialidades), lo correcto es invitar por medio de una carta firmada
por la autoridad que invita. Desde el punto de vista protocolar se prefiere esta
modalidad pues la tarjeta se considera impersonal; pero además, permite dar más
información sobre los motivos de la convocatoria, datos que suelen asegurar la
presencia del invitado. En caso de que no pudiera asistir, agradecerá y enviará excusas,
también por escrito, junto con una adhesión al evento.

 Para invitar a una pareja, en el tarjetón se suele poner el nombre del caballero, y a
continuación se agrega “y Sra.”; pero cuando la destinataria es una dama, lo correcto
es enviar en el mismo sobre otra tarjeta en blanco y así tendrá libertad de elegir a su
acompañante. Si bien no es una regla escrita, es costumbre que -tanto el hombre como
la mujer que representan instituciones- concurran acompañados a los actos o
ceremonias. Del mismo modo, por tradición se espera que una dama concurra a una
reunión social acompañada, especialmente si la cita es nocturna.

 Cuando se organizan reuniones sociales y se tiene conocimiento de que dos personas

se encuentran enemistadas es importante actuar con prudencia y evaluar cada caso
antes de cursarles la invitación. Aunque las características personales de los
involucrados -y sus antecedentes- avalen una conducta social correcta, se debe evitar
cualquier situación violenta o desagradable para los invitados.

 Siempre hay que adaptarse a los usos del lugar, pero en general se recomienda enviar
las invitaciones con quince días de anticipación para que los interesados puedan
organizar su agenda. Una vez recibida, debe responderse dentro de las 48 horas. La
inmediatez es una cortesía que permite organizar la reunión sin improvisaciones ni
desajustes. Además, una invitación aceptada se cancela, salvo casos de fuerza mayor,
cuando los motivos realmente impidan la asistencia.
El Agasajo

Un cóctel (ver capítulo en la Unidad de Ceremonial), un almuerzo o una comida pueden ser la
culminación de una ceremonia o ser un acontecimiento en sí mismo. Pueden organizarse para
recordar alguna fecha significativa o para festejar algún logro comercial o profesional, luego de
concretar un negocio o para homenajear a un personaje que puede estar, o no, acompañado
por su propia comitiva. Una vez determinado el presupuesto y establecido el lugar, la fecha y la
hora, el Coordinador considerará –con suficiente anticipación– una serie de aspectos
necesarios para la organización, que pueden agruparse de la siguiente manera:

Necesidades de infraestructura: Si se cuenta con las instalaciones necesarias, la comida puede

ofrecerse en la misma institución; de lo contrario se contratan los servicios en hoteles o
residencias especialmente destinados a estos fines. Una vez elegido el lugar se hace un
reconocimiento de las instalaciones para supervisar la comodidad de los salones –uno para la
recepción y otro para el servicio de la comida– el guardarropa y los sanitarios. Los salones
deben ser espaciosos, bien iluminados, climatizados y funcionales, con accesos que faciliten los
desplazamientos. Según las características del espacio, se analizará la mejor disposición de las
mesas, la decoración, el funcionamiento de los aparatos de sonido y la iluminación y cualquier
otro detalle de interés.
De acuerdo con el tipo de acontecimiento y el nivel de los invitados, se puede colocar una
alfombra y cordones para señalar el área de recepción. Del mismo modo se organizan las
medidas de seguridad y las comodidades necesarias para el estacionamiento de los
automóviles.
Cuando es necesario, se contratarán los
servicios de un maestro de ceremonias o de un
locutor y de un fotógrafo. Si es oportuno, se
prepara un cartel con la inscripción que
describe el motivo del evento o con el nombre
de la institución (Por ejemplo, “50° aniversario
de...")
La música grabada es un excelente
complemento para dar un marco agradable a la
comida; se recomienda seleccionar música
instrumental a un volumen no debe interfiera
con la conversación, y alternar quince minutos
de música y quince minutos de silencio pues un
sonido constante finalmente produce fatiga. La
música se interrumpe en el momento de los
brindis o de los discursos y cuando se entregan
recordatorios u obsequios. Si las comidas son
amenizadas con un espectáculo musical, se
sugiere disponer las presentaciones después de
que los mozos retiran un plato, y antes de que
sirvan el siguiente. No es oportuno hacerlo
durante el servicio o mientras los invitados
están comiendo pues los artistas merecen
respeto por su trabajo.
Cuando las grandes instituciones organizan su
comida anual, el encargado de prensa debe
calcular los tiempos para la difusión del evento.
Estas comidas tienen gran trascendencia en el
medio porque convocan a muchas personas.
Ahí se dan cita las máximas autoridades
nacionales, los políticos, los empresarios,
representantes de las distintas actividades
económicas y culturales, y de los medios de
comunicación.
· El servicio: Como el servicio será aprobado por
alguna autoridad, se presentan por lo menos
tres opciones para elegir el menú, los vinos y la
copa previa a la comida. Hoy se acostumbra
presentar un menú con una entrada, un plato
principal y un postre, y antes de la comida se
sirve un cóctel para dar tiempo a que lleguen
todos los invitados y el equipo de trabajo pueda
supervisar los últimos detalles.
El personal: El Coordinador debe calcular la Los planos de orientación: El Organizador tiene
cantidad de asistentes que se necesitan para algunos recursos para que los invitados
recibir y atender a los invitados. Habitualmente, encuentren sus ubicaciones en la mesa. En
si hay muchos invitados se instalan en la estas comidas cada comensal tendrá en su sitio
recepción varios puestos de atención con una tarjeta con el nombre y el cargo; según ese
listados por orden alfabético para controlar la orden, se expone en un lugar visible y próximo
asistencia e indicar la mesa a los comensales. al comedor, un plano de las mesas y un listado
En cada puesto se exhibe un cartel bien visible de los invitados –por orden alfabético– con el
donde se aclara qué letras se atienden. A número de la mesa asignada.
medida que llegan, los invitados se acreditan en También para agilizar las ubicaciones se le
el puesto que les corresponde por su apellido. entrega a cada invitado un plano reducido de
· Las Invitaciones: Se confecciona un listado que las mesas en el que se señala su sitio; si el salón
deberá ser aprobado por una instancia superior, tiene más de una puerta, se indica en el plano
ya sea el presidente, el director o el gerente de la que está más próxima a su asiento. En
la entidad. A las máximas autoridades se las
invita mediante una nota de estilo, explicando
los motivos de la celebración.
· Cuando las comidas son organizadas a
beneficio de instituciones de bien público y se
cobra el cubierto para recaudar fondos, es
necesario recurrir a un sistema de billetes
numerados para llevar el control del dinero.
Generalmente, el billete consta de tres partes
iguales donde se consignan los datos del
invitado. Una parte se entrega al interesado
como comprobante de pago, otra a la oficina
contable y la tercera se reserva para el
Coordinador como confirmación de asistencia.
Por lo general, los invitados especiales no pagan
el cubierto, y menos aún si la recaudación no
tiene fines benéficos. En esta misma categoría
suelen estar incluidos los periodistas y algunas
personalidades relevantes. comidas menos formales, solamente se ponen
· Ubicación de los comensales: Una vez tarjetas de sitio en la mesa presidencial y el
enviadas las invitaciones y de acuerdo con las resto de los comensales se sienta libremente.
confirmaciones recibidas, el Coordinador Un modelo similar se aplica en las recepciones
organizará la distribución de los comensales en organizadas en el ámbito de la vida empresarial
la mesa (o las mesas) de acuerdo con el orden cuando se usan mesas individuales en las que
de precedencias, y determinará la cabecera (o solo se marcan las cabeceras y cada
las cabeceras). Se trabaja con un plano de las responsable de las distintas áreas (el Gerente
instalaciones y un gráfico de la distribución de de Publicidad, el de Producción, y el de
las mesas. Como ya se ha visto, la comida será Marketing, por ejemplo) puede invitar en la
presidida por la persona que invita y sus mesa que él preside a distintas personas, ya sea
homenajeados, si los hubiera, y los demás por afinidad con la actividad o por la relación de
comensales se ubicarán según el orden de negocios establecida. Es una regla elemental a
precedencias, intercalando damas y caballeros. tener en cuenta que nadie se sienta ni se
En caso de que se disponga de mesas levanta antes de que lo haga el que preside la
individuales, se asignarán las cabeceras y se mesa.
distribuirá al resto de los comensales según el
listado; si los invitados pertenecen a diferentes · La copa previa: Durante el servicio de la copa o
actividades pero sus jerarquías son del cóctel de recepción de los invitados, el
equivalentes, se intercalan personas de Coordinador llevará un control de la asistencia y
distintas especialidades o se los reúne en tildará en un listado los nombres a medida que
grupos por intereses comunes. Para elegir la llegan los comensales. Si falta algún invitado,
mejor opción se tienen en cuentan los objetivos antes de la comida tendrá tiempo de
de la reunión; se requiere conocer el medio, redistribuir las ubicaciones para que las mesas
tener experiencia en situaciones similares y queden equilibradas. Es importante observar la
cierto grado de creatividad. más estricta puntualidad en todo tipo de
recepciones, y más aún en aquellas de carácter
oficial. Solo un grave motivo justifica faltar a
una comida cuando ya se ha confirmado la mixtas ambos anfitriones son acompañados por
asistencia, y en estos casos es de rigor avisar –si el caballero y la dama que sentarán a sus
las circunstancias lo permiten– en cuanto se respectivas derechas. Durante la comida, el
conoce el impedimento. Coordinador se ubicará en un punto estratégico
· Oportunamente, el Coordinador indicará al del salón para atender discretamente cualquier
anfitrión cuando todo está dispuesto para pasar requerimiento; permanecerá alerta y controlará
al comedor. El anfitrión y su invitado de honor o que el servicio se desarrolle tal como se ha
quien invista la mayor jerarquía ingresarán en programado.
primer término; se recuerda que en las comidas
Las Inauguraciones
El primer paso es esbozar el programa del evento. A partir de los objetivos generales, de la
trascendencia institucional que se le dará a la inauguración y del presupuesto asignado, se hace
una descripción de todas las acciones y los elementos necesarios para la organización:

· INFRAESTRUCTURA

1) La locación

Mapas: Se visitará el terreno para marcar en un croquis en escala a designar, las dimensiones y
las características del lugar, el área destinada para el estacionamiento, las vías de circulación y
los sanitarios. Se determina el mejor lugar para el acto y la instalación de palcos, gradas o
cualquier otro elemento para la ubicación de autoridades, invitados y público en general. Si
fuera oportuno, además del plano general se usarán croquis parciales. Si el proyecto es realizar
el acto al aire libre, como ya se mencionó, es imprescindible prever un espacio cubierto por si
el clima impida hacerlo a cielo abierto.

Pabellón de visitas: Si el programa incluye una conferencia informativa previa antes de la

inauguración, y las instalaciones no cuentan con un auditorio, se prepara una sala con
capacidad suficiente para los invitados y para la prensa.

Desplazamientos: Cuando es necesario que los participantes se trasladen de un punto a otro,

se marca el recorrido con alfombras, cordones, etc.

Señalización: Los carteles indicadores se utilizan para señalar los diferentes sectores del
edificio y sirven para orientar a los visitantes.

Ornamentación: Según el criterio estético de cada lugar, se usan plantas y arreglos florales;
también algunas instituciones envíen este tipo de presente, de modo que se reserva algún
espacio para poder exhibirlo.

Banderas: Tanto en el exterior como en el interior pueden colocarse banderas nacionales o

institucionales, banderines o gallardetes. Si el acto se desarrolla en el interior y las autoridades
se ubican en un estrado o una tarima, la insignia nacional ocupa el sitio de honor y las demás
se colocarán respetando las pautas protocolares sobre uso y tratamiento de banderas (Ver
Unidad de Ceremonial).

Sonido: Se disponen los equipos necesarios para la locución del acto. En las inauguraciones
oficiales de gran trascendencia es habitual que el acto se transmita en cadena por la red
nacional de radiodifusión y que el canal oficial de televisión siga en directo el desarrollo del
acto. Estas ceremonias también cuentan con la participación de alguna banda militar.

Libro de visitas: Forma parte de la memoria de la institución y se pone a disposición de los

visitantes para que dejen registrada su firma.
 2) Personal y servicios complementarios

Maestro de Ceremonias: Se contratan los servicios de un

profesional.

Personal de apoyo: Se distribuirán puestos de atención para

recibir y acompañar a las autoridades y a los invitados en
cada uno de los puntos clave del evento. Asimismo, se prevé
personal auxiliar para el estacionamiento y control de
automóviles y, en algunos casos, un servicio de primeros
auxilios.

Seguridad: Se determinan las medidas a tomar y el personal

necesario. En estos casos se recurre a la institución policial.

Fotógrafo: Se registran las distintas alternativas del acto

para la memoria gráfica y la historia de la institución.
Además, la filmación de momentos claves, como el corte
cintas, el descubrimiento de la placa, la visita guiada, o el
agasajo pueden utilizarse también como un excelente medio
de comunicación institucional.

Traslados: Si la empresa inaugura un planta, por ejemplo,

lejos de la ciudad donde tiene su sede y ofrece un servicio
para trasladar a los invitados especiales, debe organizar con
anticipación este aspecto del evento. Disponer de los
vehículos, determinar las ubicaciones en el avión, etc.
 3) Requerimiento para la ceremonia.
Cintas: En inauguraciones de índole civil se usan
cintas con los colores corporativos y la tijera
queda como recuerdo en la institución. En el
ámbito oficial, la cinta tiene los colores
nacionales y en algunos países no se corta sino
que se prepara un moño desde cuyos extremos
tirarán las autoridades como símbolo del “corte
de cintas”.
Bendición: Puede o no haber bendición de las
instalaciones.
Placa: Es habitual colocar una placa de mármol
o bronce en recordación del acontecimiento. Se
elige el modelo y se encarga la inscripción
correspondiente. Una vez colocada se cubre
con un lienzo blanco que las autoridades
descubrirán sin dificultad.
Guión de la ceremonia: Se preparan las
palabras de bienvenida y presentación de los
oradores que estarán a cargo del locutor que
oficiará de maestro de ceremonias.
Himno: Su ejecución puede estar a cargo de
una agrupación musical, pero si se optara por
una grabación deberá ser la versión apta para el
canto, y se recomienda tener un duplicado
previniendo cualquier accidente. 25
Organización de Eventos El Campus Culinario
del Perú

4) El tratamiento de los visitamtes

 organizadora y los representantes de empresas
privadas. Para las personalidades que están
fuera de la normativa específica se aplica la
precedencia de cortesía en consideración a su
trayectoria y a sus méritos.
Ubicaciones: Se asignarán según el orden de
precedencia tanto para los traslados como para
las posiciones en el palco si desde allí
acompañan el acto. Se tratará de mantener el
mismo orden la visita guiada o para cualquier
otro desplazamiento. El público general y la
prensa se sientan libremente.
La conferencia: Estas conferencias suelen ser
informativas, ilustradas con la proyección de
imágenes, y en general están a cargo del
director de la nueva planta y puede intervenir
un especialista para tratar los temas técnicos.
Obsequios: Acorde con la jerarquía de la
inauguración y el nivel de los invitados se puede
entregar un recuerdo del evento.
Recepción: Se determinará el lugar para recibir Tarjetas de ubicación: Son cartulinas con el
a las autoridades y a los invitados especiales; nombre, el cargo y la institución a que
desde allí pasarán al salón si está prevista una pertenece el visitante, y sirven para indicar las
conferencia previa al acto y en el que se habrán ubicaciones de las autoridades y de los
reservado los asientos correspondientes. Es invitados especiales en la conferencia previa y
conveniente disponer de otro lugar para recibir en el palco.
al resto de los invitados y a la prensa que así Discos para la solapa: En algunos casos (cuando
podrán ubicarse a medida que llegan. hay muchos invitados) suelen ser de distintos
La precedencia: Cuando concurren jerarquías colores y se distribuyen a los invitados para que
similares de distintas instituciones se determina los organizadores identifiquen rápidamente
la equivalencia de las categorías de acuerdo con algún grupo de interés; prensa, por ejemplo. 26
las normas vigentes en cada país, tanto para los Organización de Eventos El Campus Culinario
organismos gubernamentales, militares y el del Perú
clero como para los directivos de la entidad
INVITACIONES
Listados: Se preparan listas por categorías:
autoridades, empresarios, prensa, etc. Los
listados serán aprobados por la institución.
Invitaciones: Se seleccionan tanto el texto
como el tipo de invitación. Para las más altas
autoridades y las personalidades de primer
nivel se envían notas de estilo. Para el resto de
las autoridades e invitados especiales se
recomienda imprimir la invitación en una
cartulina doblada por la mitad, de las llamadas
"díptico", que permite incluir el programa de la
ceremonia en una de las caras de la tarjeta. En
la tapa figurará el símbolo y el nombre de la
institución; al abrirla, a la derecha se verá el
texto de la invitación y a la izquierda el
programa. Cuando hay gran cantidad de
invitados se recurre a cartulinas de distinto
color para identificar rápidamente las
categorías. Si el lugar donde se realiza el acto
no es de fácil acceso, puede adjuntarse un
pequeño plano de referencia con el camino
marcado e indicaciones para el
estacionamiento.
Distribución y seguimiento de las invitaciones:
Se enviarán con un mínimo de quince días de
anticipación y un máximo de veinte. Se lleva un
control de las confirmaciones y se gestiona la
asistencia de aquellas personalidades que más
interesan a la institución organizadora. 27
Organización de Eventos El Campus Culinario
del Perú
EL DESARROLLO DE LA CEREMONIA
Antes de la Ceremonia, el responsable de
Ceremonial debe dar las instrucciones a los
directivos sobre la organización general y
presentar el programa de las actividades,
indicar cuáles serán las ubicaciones y marcar los
desplazamientos.
Si se realiza una conferencia previa, una vez
concluida, el público se desplazará al lugar
donde se desarrollará la ceremonia. A
continuación, hacen su entrada las autoridades
y los invitados especiales que han de ubicarse
en el palco.
Habitualmente, la secuencia de los distintos
actos de la ceremonia es la siguiente:
Apertura de la ceremonia: El maestro de
ceremonias dará comienzo al acto y anunciará
cada una de las instancias.
Himno Nacional: Suele ser una grabación,
aunque en ocasiones puede ser ejecutado por
una banda o alguna agrupación musical
convocada por los organizadores.
Discurso de un directivo: Son las palabras de
bienvenida a los presentes.
Corte de cintas: Es el símbolo clásico de una
inauguración. Se colocan en un lugar apropiado,
y el anfitrión invita a cortarlas a la máxima
autoridad presente en el acto. Previamente, se
habrá designado un padrino que participa de la
ceremonia.
Descubrimiento de una placa de recordación:
Generalmente descubren dos directivos y los
dos invitados de más alta jerarquía.
Bendición de las instalaciones: En ocasiones, el
sacerdote puede dar la bendición
simbólicamente desde el palco o acercarse a las
instalaciones.
Palabras de la más alta jerarquía invitada: El
Presidente de la Nación, el Ministro o el
Secretario del área a la que se refiera la
inauguración: Educación, Obras Públicas,
Comercio, etc. cierra los discursos; en ocasiones
esta autoridad habla a continuación de las
palabras de bienvenida del anfitrión, pero los
organizadores decidirán, en cada situación, cuál
es el mejor momento para cerrar los discursos.
Visita guiada a las instalaciones: Se efectuará
una vez finalizada la ceremonia inaugural y su
finalidad es ofrecer más información a los
visitantes sobre el proyecto, la infraestructura y
la potencialidad futura. Se darán más detalles y
explicaciones técnicas que las enunciadas en los
discursos.
Cierre de la ceremonia: Palabras del locutor.
 La Entrega de Diplomas y Medallas empleados que se retiran de una institución, la
organización del evento (en este caso se toma
como ejemplo una entrega de diplomas)
consiste en cubrir una serie de tareas
relacionadas con: Los Diplomas (o las
Medallas); las invitaciones; el salón y los
elementos; la recepción; y el desarrollo de la
Ceremonia.
· Diplomas
Se preparan las listas de los diplomados; se
prepara el modelo de diploma y se manda a
hacer la impresión.
· Invitaciones
Nómina de Invitados: Generalmente se
confeccionan por categorías: lista de
autoridades e invitados especiales, de los
graduados, de sus familiares y de los
periodistas. Se selecciona un modelo de
invitación y una vez aprobado se encarga la
impresión y se organiza el envío (entrega por
correo o en mano).
Salón y elementos
El espacio ideal para estos actos es un
auditorio. Un salón con butacas suficientes para
el público invitado y un estrado que permita
ubicar cómodamente a las autoridades.
Además, se necesitan los siguientes elementos:
Mesa y sillas para las autoridades: Se
recomienda cubrir la mesa con un paño oscuro,
salvo que sea de calidad y esté en perfecto
estado. Sobre la mesa, vasos y una jarra de
agua cada dos o tres personas. También pueden
ponerse los nombres de las autoridades en
cada una de las posiciones.
Mesa auxiliar para los Diplomas: Se ubican los
diplomas, los premios especiales y diplomas de
honor en el orden en que serán entregados.
Micrófonos: Si es necesario, además del
micrófono de pie que generalmente se ubica a
la derecha del estrado, debe contarse con uno
de mano.
Cartel de la institución: Se ubica de acuerdo
con las características del salón, pero suele
colocarse en la parte superior del estrado.

5) LA ENTREGA DE DIPLOMAS Y MEDALLAS

La entrega de diplomas o medallas: Cualquiera

sea el motivo de la entrega, una colación de
grados o el homenaje de despedida a los
Recepción de los concurrentes

Autoridades e invitados especiales: Se reserva

la primera fila para aquellos que no estarán en
el estrado; se los recibe en la entrada y se los
acompaña a sus ubicaciones. Las autoridades
que presidirán el acto se instalan en el estrado
unos minutos antes de iniciar la entrega.

Graduados: Se los convoca una hora antes del

acto En ese lapso, un equipo de recepción se
encargará de recibirlos e indicarles la ubicación.
El control de la asistencia se hará consignando
en los listados a los ausentes para retirar los
diplomas antes de que empiece la ceremonia.

Familiares y público en general: Se los ubicará

a continuación de los graduados, en forma libre
y a medida que lleguen.

Fotógrafos: Son contratados de antemano y

registran las alternativas de la ceremonia para
el archivo institucional y para los graduados que
lo deseen.

Prensa: Ingresan y se ubican en forma libre en

as filas destinadas al público general.
Desarrollo de la Ceremonia

Iniciación: El acto se inicia con las palabras de apertura a cargo de un maestro de ceremonias. A
continuación se suele entonar el Himno nacional.

Discurso del Rector: El maestro de ceremonias anuncia las palabras que habitualmente dirige la máxima
autoridad presente.

Juramento de los graduados. En el ámbito universitario, si el acto es una colación de grados corresponde
el juramento de práctica.

Entrega de Diplomas: Las autoridades –Decanos de cada Facultad, Secretarios Académicos, o

Directores– son los que entregan los diplomas a cada graduado. Inmediatamente después, es costumbre
saludar con un apretón de manos, por eso es importante recordar que se recibe el documento con la
mano izquierda y de esta forma la derecha queda libre para el saludo. Los graduados suben al estrado en
grupos a medida que el maestro de ceremonias los nombra. Ingresan, como se dijo, por la izquierda, y se
paran delante de la autoridad que les entregará el diploma. El desplazamiento hacia sus lugares se
realiza por el extremo opuesto para no entorpecer el ingreso de los siguientes graduados.

Entrega de premios especiales: Los premios de honor y las menciones especiales se entregan con la
misma rutina; la medalla de oro al promedio más alto es el último premio y lo entrega la autoridad de
más jerarquía que preside la ceremonia.

Discurso de un egresado: Cuando se incluye en el programa, un graduado es el encargado de hablar en

representación de todos.
Cierre del acto: Lo hará el maestro de ceremonias.
Organización de un Congreso

(*) Cabe aclarar que en otra escala, los seminarios y las convenciones tienen características
similares a los congresos.

Los Congresos, tanto los nacionales como los internacionales, son un medio para intercambiar
los conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo técnico, científico y
cultural.
La necesidad de diálogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar,
seleccionar y difundir el progreso humano, incentivar la creatividad y la solidaridad de los
grupos sociales con una participación concreta y efectiva para compartir la información, y fijar
metas comunes en el avance de las distintas especialidades.

En otros términos, tanto en la actividad profesional como en la institucional o la empresarial,

un Congreso es un encuentro entre personas que tienen intereses, profesiones o actividades
comunes, convocado por un ente gubernamental o civil, durante un lapso determinado, con el
objeto de facilitar el intercambio de información sobre temas de su competencia.
La convocatoria a un Congreso se genera tanto en los organismos oficiales como en las
instituciones civiles que agrupan profesionales de las distintas disciplinas. Estas reuniones son
un instrumento valioso para la comunicación institucional, siempre que su correcto desarrollo
garantice el logro de sus objetivos. Para ello es necesaria la intervención de un equipo de
expertos que atiendan los distintos servicios que se requieren.
Las comisiones

Generalmente, en los congresos de gran trascendencia, la Presidencia de Honor es ofrecida al

Jefe de Estado, a un Ministro del área de competencia o a alguna personalidad relevante
vinculada con el tema, al que acompañará una lista de miembros destacados que constituyen
la Comisión de Honor del congreso. Respecto de la temática, las comisiones científicas se
ocupan de los contenidos, de las ponencias o de los trabajos que los participantes presentan, y
de las sesiones de trabajo, según el Reglamento que las entidades organizadoras de cada
congreso elaboran para determinar las responsabilidades y las normas a la que se deben
ajustar las acciones.

Aunque cada Congreso, Conferencia o Asamblea tiene una modalidad propia para la
constitución de sus órganos específicos, generalmente para la planificación de estas actividades
se forma un Comité Ejecutivo con una Secretaría General que es la unidad de mando, de
acuerdo con los objetivos que este comité define y aprueba; la Secretaría coordina las distintas
actividades de los grupos de trabajo; tiene a su cargo los servicios técnicos y aglutina las
actividades relacionadas con el despacho administrativo, la prensa, las publicaciones, la
realización de las sesiones, las Relaciones Públicas y el Ceremonial.

Los congresos se financian con recursos de diferente origen. Para ello, el Comité de Finanzas
cuenta con el dinero de las inscripciones de los participantes, el patrocinio y el aporte privado,
pues un acontecimiento de estas características involucra a las empresas relacionadas con el
turismo, con las comunicaciones y el comercio: compañías de transporte aéreo y terrestre,
hoteles, restaurantes, lugares de recreación y una amplia gama de negocios que comercian
productos locales. Otras fuentes de ingresos son la venta de las publicaciones del congreso y el
alquiler de espacios destinados a la exhibición de productos, en el lugar donde se realizan las
reuniones. En virtud del prestigio y de la promoción del sector turístico y económico que la
convocatoria de un congreso le ofrece a una ciudad y al país en general, el Gobierno suele dar
su respaldo institucional o patrocinar los congresos.
Organización técnica del Congreso

En realidad, la organización consiste en la planificación coordinada de diferentes unidades de acción

como son las ceremonias de inauguración y de clausura, y las actividades relacionadas con los
delegados; el viaje, el hospedaje, las jornadas de trabajo y las de esparcimiento. La primera etapa
corresponde a la constitución institucional del Congreso (comité de honor, etc.), al desarrollo de un
programa tentativo y al diseño de una estructura integrada por sesiones plenarias, comisiones,
conferencias y seminarios, que permiten estimar los costos y calcular el presupuesto necesario. De
acuerdo con las prioridades, en esa etapa es necesario considerar los siguientes temas:

 Establecer los objetivos del Congreso; definir su duración, los temas a tratar y las dimensiones
de la convocatoria. Elegir la sede; designar un Presidente de Honor del Congreso. Nombrar un
Comité organizador y asignar las responsabilidades de los distintos comités.
 Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales.
 Hacer un estudio previo de las necesidades.
 Elaborar un programa. Tener en cuenta todas las etapas de trabajo, con las fechas de iniciación
y terminación y procurar que no coincidan con otros eventos que le puedan impedir la
asistencia de personalidades o restar el brillo que el acontecimiento debe tener.
 Iniciar los contactos con las instituciones afines, en el país y en el exterior si es un Congreso
internacional.
 Obtener el material que se presentará como ponencias de los profesionales de la especialidad
noventa días antes del Congreso para poder analizarla y hacer las copias necesarias.
 Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y la infraestructura para el
desarrollo de las reuniones.
 Seleccionar los hoteles, las compañías de transporte y las agencias de turismo, y gestionar las
mejores condiciones para los participantes.
 Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas que sirva de complemento a las
sesiones de trabajo, sin interferir con ellas.
 Del mismo modo, armar el programa turístico para los congresistas y sus acompañantes con
inclusión de obsequios y atenciones.
 De acuerdo con la especialidad del Congreso, preparar un programa técnico.
 Organizar los traslados y la atención de los congresistas en sus necesidades.
 Preparar el material que se entregará a los congresistas.
 Administrar los fondos del congreso.
La organización y las comunicaciones

Las Relaciones Públicas deben tener competencia en todos los aspectos relacionados con las
tareas de organización y desarrollo que involucren cuidar la imagen institucional del congreso y
de la institución organizadora, hacer efectivas las comunicaciones, y lograr el cumplimiento de
los objetivos. Por lo tanto, la actividad está íntimamente ligada a la Oficina de Prensa y a la de
Ceremonial para asegurar la mejor funcionalidad del Congreso y proyectar una imagen
relevante de la institución que lo organiza. En la etapa inicial, previa al desarrollo de sus tareas
específicas, deberá informarse sobre todos los aspectos relacionados con la institución
organizadora y con el tipo de encuentro que se realizará: su historia, su trayectoria, sus
objetivos, su normativa y el grado de vinculación con los entes estatales, privados, nacionales e
internacionales. Asimismo, recabará información sobre los objetivos directos del congreso y
también los indirectos, generalmente destinados a mejorar la imagen de la institución;
analizará su repercusión y su alcance en el ámbito nacional, regional e internacional. También
estudiará el Reglamento del Congreso; conocerá a los integrantes del comité organizador y sus
respectivas competencias. Del mismo modo, obtendrá datos sobre los concurrentes al
Congreso que serán organizados y fichados por categorías: procedencia, profesión, nivel
sociocultural, intereses, actividad, prestigio, acompañantes y calidad de los mismos. Y conocerá
el presupuesto destinado a Relaciones Públicas.

El trabajo se planifica según un cronograma de actividades para llevar un control de las

acciones y los plazos de cumplimiento. La organización requiere del trabajo de un equipo de
personas que deben desarrollar las actividades en forma coordinada. Esas acciones pueden
agruparse en los siguientes rubros: a) entrevistas y visitas, b) la ambientación, c) los servicios
auxiliares, d) la imagen gráfica y simbólica, e) las comunicaciones y f) el Ceremonial.

a) Entrevistas y visitas: Son de diferente naturaleza: de protocolo, de difusión y de

supervisión y control. Las primeras están destinadas a autoridades, auspiciantes,
miembros de la comisión de honor y altas personalidades; implican un asesoramiento
a las autoridades de la institución sobre las formalidades a tener en cuenta, la
planificación de las entrevistas y la preparación de la documentación necesaria en cada
caso; también se realizan los contactos previos y el registro de los resultados
obtenidos. Una de las acciones relacionadas con el prestigio de la institución y con la
trascendencia del acontecimiento, es gestionar ante las autoridades de gobierno
nacional la declaración de “interés nacional”; del mismo modo ante las autoridades
provinciales y las municipales. Obtener la declaración de interés y el auspicio o el
patrocinio del área gubernamental relacionada con la temática del Congreso,
jerarquizan la reunión y facilitan el desenvolvimiento de las tareas de organización.

Las entrevistas de difusión involucran a la Oficina de Prensa y están dirigidas al

periodismo y los medios. Para la promoción de un Congreso es necesario convertir
cada una de las acciones en noticia de interés para los medios de comunicación. El
anuncio de su realización, los motivos y el lugar escogido para llevarlo a cabo; la
presentación de los máximos responsables de la organización, del Comité de Honor y
de las personalidades que participarán; información de interés para los profesionales
del sector, el anuncio de la apertura y la relación con los patrocinadores deberán ser
noticias publicadas.
b) La ambientación: Tiene competencia en la adecuación de la sede para satisfacer las
necesidades referidas a la programación, a los espacios necesarios, su funcionalidad y
confort; la facilidad de los accesos, del estacionamiento y de la comunicación. De
acuerdo con la cantidad de actividades simultáneas, entenderá en la distribución de los
lugares de trabajo, los de descanso y los de esparcimiento; la iluminación y la acústica
adecuadas, la circulación de los participantes y el servicio gastronómico (restaurante y
cafetería).

c) Los servicios auxiliares: Comprende la selección y supervisión de un amplio repertorio

de servicios de apoyo cuya atención está a cargo, generalmente, de empresas
contratadas o de personal especialmente entrenado. Son los distintos hoteles donde se
alojan los participantes, las agencias de turismo, los autos y los ómnibus para los
traslados. También la vigilancia, el mantenimiento; la iluminación, el sonido, la
proyección de audiovisuales, la música, la fotografía, las flores, la decoración, la
cafetería y la publicidad. Dada la gran cantidad de servicios que se requieren, es
habitual que se contraten las instalaciones de un gran hotel o de un centro de
convenciones que contará con todos los elementos necesarios: salones para las
reuniones plenarias y para las sesiones de las comisiones de trabajo. Comodidades
para instalar un centro de información para los congresistas, sala para la prensa, para
las comunicaciones telefónicas y postales, y para las prestaciones auxiliares del
congreso. Servicio gastronómico y personal para atender los refrigerios y las comidas o
bebidas que se servirán durante las jornadas.
d) La imagen gráfica y el símbolo: Como elemento visual es determinante el buen diseño
del símbolo y de la imagen gráfica del Congreso. Es una tarea de asesoramiento y
control para la presentación de las comunicaciones escritas y gráficas que deben
caracterizar todos los elementos de comunicación: emblemas, logotipos, formato y
estilo para la correspondencia; presentación y contenido de los folletos, de las
publicaciones, las invitaciones, los programas, las carpetas con documentación y los
recordatorios; el estilo de los obsequios, las identificaciones del personal y de los
congresistas y la señalización de los espacios, los carteles, murales, tableros y
banderines.
e) Las comunicaciones: Tiene competencia en el asesoramiento y el control de todas
comunicaciones; cualquiera sea el mensaje o la información controla que exista una
unidad de criterio en la presentación y la distribución, y con este fin trabaja en forma
coordinada con la Comisión Técnica y la de Prensa.
f) El Ceremonial: La organización de Congresos en una tarea que realiza un equipo
capacitado en cada área específica de trabajo. El Ceremonial tiene vinculación con los
distintos aspectos de la tarea, y trabaja en estrecha conexión con la Secretaría y con
Relaciones Públicas. Es la oficina que tiene a su cargo la atención y el agasajo de las
delegaciones y las tareas referidas al tratamiento de los congresistas. Interviene
directamente en todas las ceremonias a que dé lugar la conferencia y donde el
protocolo y la cortesía son requisitos de una buena relación: la recepción de los
congresistas, los actos de inauguración y de clausura, las presentaciones, las visitas y
las comidas programadas, las excursiones, los programas especiales para los
acompañantes, y cualquier otra contingencia durante el desarrollo de las demás
actividades. En íntima relación con la Oficina de Relaciones Públicas, debe planificar y
establecer el contacto previo para las visitas y entrevistas que realizarán las
autoridades de la institución organizadora. Interviene y es nexo en las relaciones de los
miembros de la comisión de honor, de los auspiciantes, de los patrocinadores y de las
personalidades del Congreso. Del mismo modo se encarga de las visitas protocolares
de los delegados, y colabora, si es necesario, en la presentación de las comunicaciones
escritas y gráficas que les son dirigidas: correspondencia, programas, folletos,
publicaciones, carpetas, invitaciones, carteles, señalización e identificación de los
participantes del Congreso.
Participa en la confección del programa y servirá de enlace entre los participantes y las
autoridades. Se encarga de la acreditación de los congresistas, de la distribución de las
invitaciones y el control del acceso a todas las actividades. Dispone de un servicio de
información para satisfacer las necesidades de las delegaciones y provee a la oficina de
Publicaciones el material necesario para la impresión del diario de sesiones, de las
actas de las sesiones plenarias y de los comités de trabajo. También interviene en la
ubicación de las delegaciones, de los invitados especiales y de la prensa; de los
símbolos y los carteles, y cuando se trata de reuniones internacionales también se
ocupa de la disposición de las banderas correspondientes a los países de los delegados
presentes. Del mismo modo, supervisa los elementos utilitarios para uso de los
oradores: carteles con sus nombres, elementos de proyección y de sonido, jarras con
agua y los vasos.
Información sobre las delegaciones

Una vez conocida la fecha de iniciación del congreso y su duración, es necesario tener la
nómina de las delegaciones para luego preparar el plan general de acción. Con cierta
anticipación, se envía un formulario a cada participante para que pueda remitir a la Secretaría
de la Organización el nombre completo, la dirección, el teléfono, el nombre de la institución a
la pertenece, el cargo, si llegará acompañado, el día de llegada al país, la compañía aérea y el
número de vuelo así como los mismos datos referidos al regreso. Junto con el formulario de
datos personales se mandan las tarifas de distintos hoteles para que los participantes puedan
elegir e informarlo con tiempo suficiente, de modo que los organizadores hagan las reservas,
organicen la recepción de los delegados en el aeropuerto, y soliciten las salas VIP y los
alojamientos. Cabe recordar que para agilizar el traslado de los delegados conviene alojarlos en
hoteles estratégicamente ubicados respecto de la sede del Congreso. También se acostumbra
enviar información sobre distintos paquetes turísticos que el participante podrá reservar desde
el exterior o cuando llegue al país. Además, se manda información útil para el viajero respecto
del clima y las temperaturas, el cambio de moneda, los horarios del comercio, los porcentajes
de las propinas y los demás usos sociales propios del lugar donde se realizará el congreso.

Al preparar el programa se tendrá en cuenta días y horas de las reuniones, los temas, los
disertantes, el lugar y los salones en que se llevarán a cabo las recepciones que habrán de
realizarse, las visitas técnicas y la reunión de clausura. Conviene dejar libre alguna mañana y
alguna tarde para que los participantes puedan cumplir con asuntos privados.
Recepción en el Aeropuerto

Los congresistas serán recibidos por personal de Ceremonial especialmente destacado. Si una
delegación es presidida por una alta personalidad, también debe concurrir a recibirlos un
miembro importante de la delegación local. Es recomendable gestionar anticipadamente las
mayores facilidades para los visitantes, particularmente en la Aduana. A tal efecto, la
intervención del encargado de Ceremonial puede ser muy útil ya que hará valer ante las
autoridades competentes el carácter y la importancia de la conferencia internacional que se ha
de realizar, para obtener un tratamiento de privilegio para los conferenciantes y los invitados
especiales.

Una vez que ha llegado la delegación se los acompañará hasta el vehículo asignado y se los
informará sobre el programa de actividades. En los hoteles serán recibidos también por
personal de Ceremonial destacado en el lugar para satisfacer cualquier requerimiento. En el
salón de entrada del hotel se habilitará una cartelera con el programa de las reuniones –
técnicas y sociales– del día y del siguiente.
Salas de reuniones
Una perfecta organización exige que los salones
donde han de desarrollarse las sesiones
ofrezcan todas las comodidades: las cabinas
para las traducciones simultáneas, los
auriculares necesarios, la Secretaría, la oficina
de prensa, la de periodistas, la sala principal de
reuniones y pequeños salones para el trabajo
de las distintas comisiones; teléfonos para
llamadas locales e internacionales, telefax y una
estafeta de correos. La Secretaría debe ofrecer
un servicio de computadoras y operadores de
computación, máquinas para fotocopiar, papel,
tinta y una persona que se ocupe
exclusivamente del trabajo de copiado. Se
habilitará una oficina de pasajes y turismo para
resolver los regresos y los paseos de los
delegados.
Para ubicación de los participantes se elige el
modelo más apropiado de acuerdo con la
cantidad de congresistas y las dimensiones del
salón. Como ya se vio en el capítulo
correspondiente, en las reuniones plenarias las
delegaciones pueden sentarse como en un
teatro; frente a ellas y sobre una tarima estará
la mesa de la presidencia de la sesión, que
incluye al presidente, al vicepresidente y al
secretario general. Frente a esta mesa se coloca
un pupitre desde donde hablarán los
delegados. Las delegaciones serán ubicadas por
orden alfabético. Durante los intervalos de las
reuniones es conveniente contar con un
servicio de café, té y gaseosas; las empresas
más caracterizadas del ramo suelen ofrecerlo
sin cargo mediante un sistema de
contraprestación publicitaria.
Atención especial para VIP

Expositores de primer nivel e invitados especiales reciben el tratamiento especial de los VIP (Very
important person). Se les brindan las mayores comodidades desde que llegan hasta que parten, respecto
de las reservas de pasajes y de las ubicaciones en los aviones, el uso del salón VIP, atención de los
trámites relacionados con la documentación, el equipaje, los trámites migratorios, policiales y
aduaneros, y todo lo referido al hospedaje. El encargado de Ceremonial debe asistirlo en sus
necesidades y le hará entrega del programa de las actividades planificadas de antemano y de una
propuesta de actividades turísticas para él y, de ser necesario, para su acompañante.

Las inscripciones

La recepción de los invitados especiales y los preparativos previos a la inauguración de un congreso no

permiten dar una adecuada atención a la inscripción de las delegaciones el mismo día de la
inauguración. Por tal motivo, es habitual que la inscripción se concrete un día antes, en el marco de una
recepción de bienvenida. Este encuentro permite establecer el primer contacto entre las delegaciones y
ajustar cualquier detalle de organización. También es el momento de entregar una carpeta con el
programa de las reuniones, folletos de información general del país y muy especialmente de la ciudad
donde se realiza la reunión, y toda la información práctica sobre bancos, teatros, cines, Embajadas,
hospitales, correos, y cualquier otro punto de interés.

Las jornadas de inauguración y de clausura

Son dos ceremonias y cada una requiere su
propia organización. La oficina de Ceremonial
interviene en la preparación de un salón con
capacidad para todos los participantes; se
encarga de ordenar la ornamentación con las
banderas de los países representados, y se
ocupa de la ubicación de las autoridades del
Congreso y de los invitados especiales. De igual
modo, reserva las primeras filas para los
participantes de acuerdo con un orden de
precedencia ya establecido. En ambas
ocasiones elabora un guión de la ceremonia y
contrata un maestro de ceremonias para las
palabras de apertura y cierre, y la presentación
de los oradores. En estas ocasiones es habitual
que se organice una velada de gala en un
teatro o un salón emblemático de la ciudad.
Este agasajo es un detalle de prestigio para el
Congreso y significa un gran atractivo para los
participantes por la trascendencia que pueda
tener el lugar.