AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Nombre del Puesto: Auxiliar Administrativo
Supervisado por: Director General
Jefe Inmediato: Supervisor Administrativo
Personas a Cargo: Becario administrativo
Objetivos del puesto
Colaborar con el supervisor administrativo para atender las necesidades diarias que surjan
en los diferentes de los departamentos, contribuyendo con ellos al óptimo funcionamiento
de los procesos administrativos de la empresa.
Descripción
Los auxiliares administrativos ayudan a mantener el correcto y eficaz funcionamiento de las
oficinas. Realizan una gran variedad de funciones administrativas como la actualización,
registro y almacenamiento de información; fotocopiado; archivado; tratamiento de textos;
atención telefónica y gestión del correo postal y electrónico.
Actividades laborales
Los auxiliares administrativos trabajan en despachos y oficinas, contribuyendo al buen
funcionamiento de los sistemas administrativos y de información de la empresa.
Generalmente trabajan bajo la supervisión del administrativo o de un superior jerárquico.
Entre sus funciones concretas destacan:
El apoyo administrativo, llevando a cabo tareas como el envío de correos
electrónicos, fotocopiado, archivado, atención al teléfono, registro de los mensajes y
gestión de los artículos de papelería y otros materiales. También suelen realizar
sustituciones en recepción o en la centralita telefónica.
Recogida de la correspondencia y entrega al correspondiente departamento o
miembro del personal. También pueden gestionar el correo saliente y prepararlo
para su envío.
Control y actualización de registros, actualmente, la mayoría de las empresas
utilizan bases de datos informatizadas para desarrollar esta función, aunque puede
ser necesario el registro de información cumplimentando formularios o escribiendo
notas.
Gestión de los sistemas de archivado. Se aseguran de que los documentos
importantes estén debidamente registrados y almacenados. Posteriormente, pueden
encontrar la información a petición de otros miembros del personal.
Administración de los datos del personal, como las fichas de horas trabajadas, las
ausencias del personal, contribuciones de jubilación, reclamaciones de reembolso
por gastos y derechos a vacaciones.
Contabilidad. Algunos profesionales tienen responsabilidad en los aspectos
financieros de la administración de la oficina, como la preparación de facturas y el
cálculo del coste de los pedidos de los clientes. Pueden encargarse de calcular los
salarios sobre la base de las hojas de asistencia de los empleados, la deducción de
impuestos, el seguro de enfermedad y las cotizaciones a la seguridad social.
Tratamiento de textos. Se encargan de transcribir textos a partir de un borrador o de
voz grabada (transcripción de audio).
PERFIL PROFESIONAL
Para ser auxiliar administrativo, se necesita:
Tener nociones de cálculo básico y facilidad para las matemáticas.
Tener conocimientos de las principales herramientas ofimáticas (procesador de
texto, hoja de cálculo, bases de datos, etc.)
Ser organizado, metódico y cuidadoso en su trabajo.
Tener capacidad de síntesis.
Saber trabajar en equipo.
Ser capaz de manejar los recursos habituales en una oficina, como los ordenadores o
las fotocopiadoras.
Tener habilidades comunicativas orales y escritas.
Saber mostrar por teléfono una actitud profesional, educada y amable.
COMPETENCIAS
Aptitudes para gestionar el tiempo.
Aptitudes para llevar registros.
Aptitudes para trabajar con equipos de la oficina.
Aptitudes para transcribir audio.
Bien organizado.
Buen trato por teléfono.
Bueno en gramática, puntuación y ortografía.
Capacidad para priorizar tareas.
Capacidad para trabajar en equipo.
Capaz de mantener información confidencial.
Capaz de prestar atención al detalle.
Capaz de tomar la iniciativa.
Capaz de trabajar con vencimientos.
Cuidadoso.
Destrezas en informática.
Educado.
Habilidad en mecanografía.
Habilidad para escribir en inglés.
Habilidad para los números.
Habilidades comunicativas.
Metódico.
Preciso.
FORMATO DE EVALUACIÓN PERSONAL ADMINISTRATIVO
INSTRUCCIONES PARA EL EVALUADOR:
1. Llenar la evaluación a mano
2. Completar los datos del evaluado
3. La evaluación debe ir sin enmiendas
4. El evaluado debe haber consignado sus credenciales debidamente soportadas
5. Debe completarse todas las páginas de la evaluación y todos los factores deben ser
obligatoriamente evaluados
6. El evaluador deberá firmar obligatoriamente
DATOS EVALUADO
Apellidos y Nombres:
Cargo según nómina:
Periodo a Evaluar:
Ubicación Administrativa:
Sección:
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Para la evaluación del personal administrativo tenga en cuenta los parámetros mencionados
a continuación utilizando la siguiente escala de evaluación: Supera las expectativas (S);
Cumple las expectativas (C); Necesita Mejorar (N).
(____) 1. Es una persona motivada y tiene disposición para aceptar retos y
responsabilidades
(____) 2. Iniciativa: Demuestra disposición al actuar de manera proactiva, buscando
nuevas oportunidades y soluciones a problemas
(____) 3. Innovación: Es creativo (a) y hace aportes novedosos a su trabajo.
(____) 4. Flexibilidad: Tiene una actitud positiva frente a los cambios y se adapta
fácilmente
(____) 5. Cumplimiento: Es puntual en sus horarios y en sus labores.
(____) 6. Organización: Es organizado (a) tiene al día su trabajo y se preocupa por ser
eficiente en el manejo de información física
(____) 7. Conocimiento del Trabajo: Habilidad y destreza para aplicar los conocimientos
teóricos y/o prácticos en el desempeño del cargo.
(____) 8. Discreción: Maneja con total reserva la información confidencial
(____) 9. Responsabilidad y dedicación a la tarea: Se preocupa por hacer su trabajo bien,
siendo comprometido y responsable en sus tareas.
(____) 10. Solución de Problemas: Maneja desacuerdos y busca alternativas de solución.
(____) 11. Trabajo en equipo: Se comunica, coopera y está comprometido con su grupo de
trabajo.
(____) 12. Manejo de situaciones de presión: Maneja con control y confianza en situaciones
que demandan altos niveles de esfuerzo y tensión
(____) 13. Conciencia de costos: Interés por el cuido de los bienes y debido uso, control y
protección de los recursos y equipos asignados
(____) 14. Habilidad para aprender y atender: Capacidad de recibir y seguir instrucciones
(____) 15. Cumplimiento de las Normas: Grado de acatamiento de las normas y
procedimientos que rigen el comportamiento del funcionario dentro del marco de la
Universidad
DATOS DEL EVALUADOR
Apellidos y Nombre:
Cargo:
Ubicación Administrativa:
Sección:
Firma en señal de Aprobación
Apellidos y Nombres
Cargo
REMUNERACIÓN
Es la compensación económica que recibe un colaborador por los servicios prestados a una
determinada empresa o institución, pudiendo ser esfuerzos físicos, mentales y/o visuales,
que desarrolla un colaborador a favor de un empleador o patrón, en los contratos de trabajo
se establecerán las condiciones bajos las cuales se prestan los servicios.
Objetivos de la Remuneración
Remuneraciones equitativas
Atracción de personal calificado
Retener colaboradores actuales
Garantizar la igualdad
Alertar el desempeño adecuado
Controlar costos
Cumplir con las disposiciones legales
Mejorar la productividad y eficiencia administrativa
Remuneración Básica
Se entiende que esta remuneración en la mayoría de los casos es superior al salario mínimo
y en otros se identifica con este y su fijación depende del pacto o convenio colectivo o bien
de disposición legal, esta remuneración básica consecuentemente excluye las
gratificaciones, bonificaciones y toda otra remuneración eventual o permanente, así como
asignaciones por variaciones de precios o por negociación colectiva, y los anticipos de los
aumentos por pactarse.
Las Bonificaciones
Son remuneraciones complementarias, otorgadas al colaborador para compensar factores
externos distintos a su trabajo. Muchas de estas son establecidas por la ley, por convenio
colectivo o individual, estas cantidades se pagan periódicamente, ya sea semanal,
quincenal, o mensual.
Asignaciones
Son las remuneraciones que percibe el colaborador no por los servicios que presta a su
empleador, sino para satisfacer un gasto determinado que puede ser vivienda, hijos,
escolaridad, fallecimiento del algún familiar, etc.
Vacaciones
Es un derecho laboral que en nuestro sistema jurídico tiene cargo constitucional; los
trabajadores tienen derecho al descanso semanal y anual remunerados. Disponiendo que se
disfrute y goce se regulen por ley y por convenio.
No financieras o monetarias
También llamadas comúnmente salario emocional, representan uno de los mayores pilares a
la hora de mantener o incrementar tanto la motivación, la producción. Es evidente que la
retribución económica es muy importante, aunque en muy pocas ocasiones únicamente un
buen salario implica una retención segura de talento.
Oportunidades de crecimiento dentro de la empresa. Un/a trabajador/a valorará un
puesto de trabajo estable en el que vea posibilidades de ascender e ir asumiendo
responsabilidades, tanto a corto-medio plazo como en el día a día.
Posibilidades de desarrollo profesional y personal.. Siguiendo en la misma línea que el
punto anterior, un/a empleado/a necesita estar en constante formación y evolución para
poder progresar.
Facilitar la asistencia a congresos, seminarios o la participación en cursos de formación
relacionados con su puesto de trabajo, así como excedencias para aprender idiomas, por
ejemplo, elevarán las posibilidades de fidelizar a los empleados.
Buen ambiente laboral. Organizar salidas fuera del trabajo o ciertas actividades de ocio
dentro de las mismas ayudarán a liberar tensiones y, sin duda, fortalecerán vínculos.
Compatibilidad de vida laboral y familiar. Es, sin duda, una de las mayores
preocupaciones de cualquier trabajador/a. Unos horarios poco flexibles pueden derivar en
absentismo o baja productividad.
Además, la comprensión es necesaria para entender ciertas situaciones personales. Tanto si
es un caso particular como un pensamiento conjunto, conviene estudiar qué medidas
podrían llevarse a cabo para mejorar la motivación y la productividad de nuestro capital
humano y, por ende, de nuestra empresa.
CAPACITACIÓN
Objetivo del programa
Entregar conocimientos que les permitan desempeñarse sin inconvenientes en las empresas,
desarrollando cualquier área de gestión incluida en el programa, y que posteriormente le
permita especializarse y proyectar su nueva carrera.
MODULOS DE CAPACITACIÓN
Técnicas de computación
Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos necesarios para que
puedan utilizar un computador y sacarle el máximo de provecho en la organización,
administración y control de su puesto de trabajo.
Uso de computador como herramienta de administración y gestión del puesto de
trabajo.
Software ofimática.
1. Procesador de palabras (Word),
2. Planillas electrónicas (Excel),
3. Presentaciones dinámicas (PowerPoint),
4. Correo electrónico (Outlook).
5. Internet como herramienta de gestión.
Atención y Servicio al Cliente
Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos, técnicas y tendencias
actuales respecto del conocimiento, gestión y servicio al cliente.
Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los
fundamentos teóricos, y la aplicación práctica de los contenidos, analizando casos reales y
situaciones a las cuales podrá enfrentarse en diferentes tipos de empresa.
1. Identificación de tipos de clientes,
2. Conocimiento del cliente,
3. Clientes internos y externos,
4. Los procesos administrativos,
5. Atención telefónica,
6. Solución de conflictos.
Elaboración de Presupuestos y Finanzas Personales
Objetivo del Módulo: Entregar conceptos y herramientas sobre la administración de
finanzas personales, su evaluación, comparación, control y planificación, que permitan
optimizar el uso de los recursos disponibles, manejar adecuadamente los flujos de dinero.
Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los
fundamentos teóricos, y la aplicación práctica de los contenidos, estudiando y planificando
situaciones reales en diferentes escenarios.
1. Elaboración de presupuestos,
2. Elaboración y control flujo de Caja
3. Gestión de finanzas personales.
Legislación laboral y Recursos Humanos
Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos y técnicas asociadas a
la administración de personas y su interacción con instituciones de terceros relacionadas.
Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los
fundamentos teóricos, y la aplicación práctica de los contenidos, analizando casos reales
que se presentan comúnmente en las empresas.
1. Deberes y derechos del trabajador,
2. Reglamento Interno,
3. Sistemas de remuneraciones,
4. Permisos y licencias,
5. Jornadas de trabajo y horas extraordinarias,
6. Término relación laboral.
Técnicas de prevención de riesgos laborales y trabajo en equipo
Objetivo del Módulo: Entregar a los participantes los conocimientos y técnicas de
prevención de riesgos laborales y salud ocupacional que les permitan realizar su trabajo de
forma segura para ellos y sus compañeros de trabajo.
Contenidos del Módulo: Para el desarrollo del módulo, se considera la entrega de los
fundamentos técnicos en formato de taller vivencial, en donde el participante aprende sobre
el autocuidado, el trabajo en equipo y la prevención de riesgos, permitiéndole hacer
extensivos estos conocimientos tanto a sus actividades cotidianas laborales, como a las
personales y familiares.
1. Técnicas de prevención de riesgos,
2. El autocuidado,
3. Trabajo en Equipo.
Metodología de enseñanza
Todas las actividades de capacitación se realizan aplicando técnicas de aprendizaje
significativo, es decir, el aprender haciendo.
Las clases son expositivas y prácticas, en donde además de los conceptos técnicos se
analizan casos y ejercicios aplicados, desarrollando actividades individuales y grupales.
En cuanto al material de apoyo, se utilizan presentaciones, animaciones, esquemas, flujos y
videos relacionados con las diferentes áreas expuestas en el curso, los cuales, les dan mayor
dinamismo a la actividad, generan más empatía de los participantes, se logran mejores
resultados en la captura de la atención de los mismos, logrando mejorar la comprensión y
entendimiento de los contenidos significativamente.
