Asunto: Repuesta sobre denominación de series con documentos electrónicos

El Archivo General de la Nación - AGN, ha recibido su comunicación radicada con el No. 1-2015-
4925 mediante la cual solicita un concepto técnico sobre la denominación de series documentales
que contienen documentos electrónicos.

COMPETENCIA:

Previo a absolver la consulta, se señala que de conformidad con la Resolución No.106 del 16 de
marzo de 2015 "Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias
Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado", esta Subdirección de Gestión de Patrimonio Documental, es competente
para absolver las peticiones y consultas que se dirijan a esta Entidad.

MOTIVO DE LA CONSULTA

Denominación de series documentales que contienen documentos electrónicos.

DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE:

 Ley 594 de 2000.

 Circular Externa 03 de 2015

CONSIDERACIONES

Sobre la respuesta, conviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a esta
Entidad, se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las funciones
conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función archivística
del Estado colombiano, expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndose
en todo a las normas vigentes sobre la materia.

DENOMINACION DE SERIES DOCUMENTALES

Para identificar y denominar series documentales, es necesario tener en cuenta lo dispuesto en la

Circula Externa 03 de 2015.

“1. IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

a. Las series y subseries documentales que conforman una tabla de retención documental
se identificarán a partir de:

(i) la estructura orgánica de la entidad,

(ii) las funciones de las dependencias, y
(iii) los procesos administrativos; la denominación (asignación del nombre) de la
serie/subserie se hará previo análisis de la función productora y el proceso
 administrativo, estableciendo una denominación que corresponda con dicha función o
proceso.”

CONCLUSION

La denominación de la serie documental, se determina a partir de la función por la cual se crean o

reciben los documentos o por el proceso al que pertenece; pero nunca por el medio de
almacenamiento, el formato en que fue hecho o el software en el que se gestiona, aun cuando este
sea genérico. Para el caso de las Bases de Datos, estas son programas que permiten ingresar,
almacenar, procesar y exportar datos, en especial en fase de Gestión y su principal característica
es mantener actualizada la información, de tal manera que lo importante desde el punto de vista
documental, son los reportes, informes o salidas de estas bases de datos y de acuerdo al tipo de
información que contengan, se convierten en documentos electrónicos o físicos (Si se imprimen) y a
partir de ahí suelen conformar expedientes, junto a otras tipologías. Por ende son estos
expedientes los que conforman series y a las cuales es pertinente darles un nombre acorde con lo
que dispone la Circular 03 de 2015.

Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas y
conceptos para archivos [Link] link transparencia, ítem normatividad;
igualmente a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el AGN,
desarrolla mediante el Sistema Nacional de Archivos, así como en la consulta y difusión de las
publicaciones que orientan de forma progresiva a las entidades públicas en la implementación de
modelos y estrategias para una adecuada administración de la gestión documental.

En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro de
los parámetros establecidos en el Código Contencioso de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo, artículo 28, del Título II, Derecho de Petición, capítulos I, II y III,
sustituidos por la Ley 1755 de 2015, sobre el Alcance de los Conceptos.

Cordial saludo,

Subdirectora de Gestión del Patrimonio Documental