EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL
INS-331-01-V2
MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO
Vigencia:.
SERVICIO FARMACÉUTICO
24/09/2019
Instructivo para control de fechas de vencimiento Documento
de medicamentos, dispositivos médicos e Controlado
insumos. Página 1 de
CONTENIDO
Página
1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE 2
3. FLUJOGRAMA 4
Elaborado Revisado Aprobado
ZenidiaS-...i-ga
Subge'-nt- ntífica
ncIaZ77"
—Han ede oficina de Ja" José ñoz Rob
Regente de Farmacia neación iry Calida erente
Fecha 24/09/2019 echa 24/09/2019 Fecha Vigencia: 24/09/2019
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Instructivo para control de fechas de vencimiento Documento
de medicamentos, dispositivos médicos e Controlado
insumos. Página 2 de 6
1. OBJETIVO
Establecer las actividades a seguir para realizar control de fechas de medicamentos,
dispositivos médicos, e insumos en el servicio farmacéutico de la ESE Municipal de
Villavicencio.
2. ALCANCE
Este instructivo inicia cuando se recepcionan los medicamentos, dispositivos
médicos, e insumos, en el formato de recepción técnica FR-331-05-V4 y termina
con la devolución al correspondiente proveedor de los insumos próximos a vencer
del servicio farmacéutico.
3. GENERALIDADES
El control de las fechas de vencimiento de los insumos del servicio farmacéutico de
la Empresa Social del Estado del Municipio de Villavicencio utiliza el modelo de
semaforización, el cual permite identificar permanentemente las fechas de
vencimiento, para que sean distribuidos o dispensados dentro de la vigencia, bajo
los siguientes principios:
ROJO: 1 -4 meses
/
AMARILLO: 5 - 12 meses
El control de fechas de vencimiento se verifica mediante el FR-330-06-V3 "Formato
De Reporte De Medicamentos Próximos A Vencer Y Baja Rotación describiendo los
insumos de siguiente manera:
1: Fecha de la revisión.
• 2: Nombre del Servicio y el lugar donde se encuentra (ejemplo: Centro de Salud
Porfía, Carro de Paro de Urgencias o Centro de Salud Esperanza, Farmacia).
3: Numero de acuerdo al mes del año.
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4: Nombre y Cargo del Funcionario que realiza la revisión.
5: Nombre y Cargo que aprueba la revisión.
6: Nombre, Concentracion y Forma Farmacéutica si es medicamento, si es
Dispositivo Medicó u Odontológico Nombre del insumo.
7: Laboratorio Fabricante
8: Factura: Espacio que se deja en blanco para el funcionario que aprueba la
revisión indique el número de la factura en que llego el producto descrito.
9: Lote del producto:
10: Marcar con una X según corresponda M: Medicamento, MQ: Material Médico
Quirúrgico, OD: Odontológicos o MC: Medicamento de control
11: Cantidad del producto que esta próximo a vencer o de baja rotación que haya en
existencia.
12: Marcar con una X según corresponda PV: Próximo a vencer o BR: Baja rotación.
13: Describir el dia de vencimiento del producto (si el producto no indica que día se
vence se entiende como el ultimo dia del mes de vencimiento)
14: Marcar con una X según corresponda el mes del año en que se vence el
producto.
15: Describir el año de vencimiento del producto.
16 Totales Ya que estos campos tienen una formula de contabilización se solicita
no modificar.
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- SER\ÍICjO PAIMACEÚTICO
- Documento
Foumetó [Link]. de Producece P,oIdIncs e Vencer- Seis Roac46n CrMot000
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FLUJOGRAMA DEL INSTRUCTIVO PARA CONTROL DE FECHAS DE
VENCIMIENTO DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y
ODONTOLOGIA
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No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Inicia con la elaboración de acta de recepción
Inicio ) técnica, FR-331-05, describiendo el proveedor,
el número de la factura, la fecha de la factura, el
Recepción técnica Y nombre comercial (si aplica), nombre genérico,
Semaforizacion la concentración (si no tiene concentración se
colocara la abreviación "N/A"), la forma
farmacéutica (si no tiene forma farmacéutica se
colocara la abreviación "N/A"), número de lote (si
no tiene lote se colocara la abreviación "N/A"), el
Invima (si no tiene INVIMA se colocara las
Regente De
palabras NO REQUIERE), fabricante, si el
Farmacia Y
estado físico cumple o no cumple la cantidad de
Auxiliares De
muestreo ( la cual se diligenciara teniendo en
Farmacia
cuenta la Tabla MIL STD 105D), la fecha de
vencimiento y la cantidad recibida del insumos.
Se procede entonces a semaforizar los insumos
de acuerdo al Procedimiento de Sernaforización
de Medicamentos, Dispositivos Médicos,
Odontológicos y Reactivos PR-331-06, el cual
indica que los insumos con fecha de vencimiento
de 1 a 4 meses se señalizan con sticker rojo y
los insumos con fecha de vencimiento entre 5 y
12 meses con Sticker amarillo.
Revisar medicamentos, dispositivos médicos, e
insumos eñtre el 20 y 30 de cada mes
Revisión de señalizando los insumos de la siguiente manera:
medicamentos, • De 01 a 4 meses: color rojo
dispositivos médicos • De 5 a 12 meses: color amarillo
y odontología -
Diligenciar el formato FR-330-06 "Formato De
Reporte De Medicamentos Próximos A Vencer Y
Baja Rotación" y detectar aquellos con fecha de
Regente de
vencimiento próxima a seis meses, Reportarlos
Farmacia y
2 al Regente de Farmacia en medio físico y a
Auxiliares de
través del correo electrónico
• Farmacia
[Link] para el
proceso de cambio con el respectivo proveedor.
El Regente de Farmacia informará al respectivo
proveedor de los insumos próximos a vencer con
un plazo no máximo de 5 meses a la fecha de
vencimiento de los insumos. Ya teniendo su
Y respuesta se le entregan los productos, dejando
1. soporte en medio físico donde especifique datos
del producto y cantidades entregadas.
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Auxiliar de
Distribuir a los centros de salud durante los
Farmacia,
primeros diez días del mes los medicamentos,
Auxiliar de
Distribución dispositivos médicos e insumos semaforizado
Enfermería,
3 según corresponda.
Auxiliar de
Será responsabilidad de cada área verificar ire-
Odontología,
semaforizar si aplica los insumos que hayan
Auxiliar de
Laboratorio
Una vez detectados los medicamentos,
Regente de
Ubicación dispositivos médicos y odontología próximos a
Farmacia y
4 vencer; se deben retirar del área de
Auxiliar de
almacenamiento, y ubicar en el área de
Farmacia
medicamentos próximos a vencer.
Si se realiza el cambio de medicamentos,
dispositivos médicos e insumos, se debe tener
en cuenta que la fecha límite es un mes antes de
su vencimiento para hacer la respectiva Regente de
5
devolución al proveedor y se realiza recepción Farmacia
técnica. El área de sistemas procederá a
efectuar cambios en lotes y fechas de
vencimiento en el software SIHOS
Si no se realizan cambios de producto, se deben
retirar los productos vencidos del área de
cuarentena y se depositan en cajas
debidamente selladas 'con firma del director
• Informe de técnico. Esto con el fin que no sean alterados.
6 medicamentos vencidos Regente de
Se depositan en una área dentro del servicio
Farmacia
farmacéutico, identificada como productos
inservibles y vencidos, para ser entregados al
área de almacén
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ESE de medicamentos, dispositivos médicos e Cóntrolado
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2 Al no obtener cambio oportuno y si el
medicamento vence, deberá ser enviada la
relación al supervisor del contrato tanto del
proveedor como del responsable de hacer la
devolución. Se debe tener en cuenta que los
medicamentos de monopolio de estado no*
tienen política de devolución, en tal caso el
Regente de Farmacia deberá mediante el
diligenciamiento del Anexo 6 Solicitud de
Destrucción de Materia Prima y/o Medicamentos
de Control Especial comunicar un mes antes de Regente de
7
la fecha de vencimiento a la Empresa Farmacia
Recolectora de Residuos contratada la cual
tendrá plazo para recoger estos medicamentos a
diez días antes de su vencimiento
4. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN CAMBIOS REALIZADOS RESPONSABLE
• Subdirección Científica
17/09/2012 1 Documento Inicial
Oficina de Calidad
• Se actualizan los contenidosde los Oficina de Calidad
24/09/2019 2 numerales: 1, 2, 3 y se agrega el Subgerencia Científica
numeral 4, control de cambios.
