MICROSOFT PROYECT
Microsoft Project es un conjunto de herramientas para gestionar Proyectos y
Portafolios (PPM) por sus siglas en inglés, que pueden usarse como Software As
a Service (en la nube) o con instalación On Premises.
Microsoft Project es una herramienta de Software que apoya los procesos de
gestión de proyectos de manera colaborativa. Mediante el uso de esta herramienta
puedes generar, por ejemplo, un diagrama de Gantt que te permite visualizar las
actividades en forma de barras en un periodo de tiempo determinado, pudiendo
plasmar las necesidades de tu cliente y del proyecto en la programación, tales
como horas hombre, duración, costos, entregables, actividades, recursos,
calendarios, etc.
Esta herramienta te permitirá dar seguimiento a los proyectos de manera
colaborativa y generar reportes de avance, Microsoft Project contiene varios
reportes predeterminados, pero también permite personalizar reportes y vistas con
el objetivo de cubrir las necesidades de información de tus stakeholders.
Microsoft compró originalmente el software de otra compañía y lanzó su propia
versión en 1984. La versión más reciente del software es MS Project 2016. Se
hizo por primera vez públicamente disponibles en 1985.
Fue inicialmente usado como una herramienta interna dentro de Microsoft para
racionalizar y seguimiento de las tareas en curso.
Revisiones rápidas salieron para el entorno operativo de MS-DOS en los próximos
años. Microsoft Project fue único, ya que proporcionó herramientas específicas
para los gerentes de proyectos. Los trabajadores usarían lápiz y papel u otros
programas para rastrear y administrar recursos, presupuestos, tiempo y otras
tareas.
El éxito del proyecto motivó una nueva generación de soluciones de gestión de
proyectos. Sin embargo , Project tuvo un gran impulso con la marca de Microsoft,
especialmente con el éxito explosivo de Windows 3.0 y Windows 95 y más.
La primera versión del programa fue lanzada para el sistema
operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para Microsoft. Microsoft
adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjo la versión 2. La versión
3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4 para DOS fue la última versión para
este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera version
para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada version 1 para Windows. Un
dato interesante es que la primera versión para DOS introdujo el concepto de
Líneas de dependencia (link lines) entre tareas en la gráfica de Gantt. Aunque este
software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el
momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de Office. Está
disponible en dos versiones: Standard y Professional.
Una versión para Macintosh fue lanzada en julio de 1991 y su desarrollo continuó
hasta Project 4.0 para Mac en 1993. En 1994 Microsoft detuvo el desarrollo para la
mayoría de las aplicaciones Mac y no ofreció nuevas versiones de Office
hasta 1998, después de la creación de la nueva unidad de negocio "Microsoft
Macintosh" el año anterior. El MacBU no lanzó ninguna versión actualizada para
Project y la versión de 1993 no es ejecutada nativamente en Mac OS X.
Fecha de lanzamiento de las versiones: 1992 (v3), 1993 (v4), 1995, 1998, 2000,
2002, 2003 y 2007.
CARACTERISTICAS
Permite el aprendizaje rápido con el planeamiento y la administración guiados,
organización y seguimiento del rendimiento.
Genera informes predefinidos.
Permite compartir planes de proyecto, colaboración entre grupos de trabajo.
Presenta diagramas como: Diagrama de Grant y Diagrama de Pert(diagrama de
red).
Es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimiento descritos en el
PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI(Project Management
Institute).
Microsoft Project y Project Server son piezas angulares del Microsoft Office
Enterprise Project Management(EPM)
Planificación y Programación
La planificación y programación son dos elementos clave, y MS Project ofrece
una gran cantidad de herramientas para ayudar en estos procesos.
Se puede crear un plan de proyecto desde cero o importar uno desde una hoja
de cálculo u otra herramienta de planificación. A partir de ahí, se pueden definir
las tareas, asignar recursos y establecer plazos.
Una característica interesante de esta herramienta es la vista de Diagrama de
Gantt, que proporciona una vista visual de las tareas y su relación con el
tiempo. Además, la herramienta permite la creación de diagramas de red y
calendarios para ayudar en la planificación.
Seguimiento y Control
Una vez que se ha creado un plan de proyecto, es necesario realizar un
seguimiento y controlar el progreso. Tiene una gran cantidad de herramientas
para esta etapa del proceso de gestión de proyectos.
Por ejemplo, se pueden establecer hitos y puntos de control para asegurarse de
que el proyecto está avanzando según lo planeado. Además, cuenta con una
función de seguimiento de costos que permite el registro de los costos en
tiempo real.
Algo digno de destacar es la capacidad de crear informes personalizados para
el seguimiento y control. Estos pueden incluir información sobre el progreso del
proyecto, los recursos utilizados, los costos y otros detalles importantes.
Colaboración y Comunicación
MS Project ofrece herramientas para facilitar ambos procesos. Por ejemplo, se
pueden asignar tareas a diferentes miembros del equipo y establecer niveles de
autorización para la edición de tareas. Además, permite la sincronización de
tareas y proyectos en tiempo real para mantener a todos los miembros del
equipo actualizados.
También cuenta con una función de colaboración que permite a los miembros
del equipo compartir archivos y comentarios en línea. Esta característica es
especialmente útil cuando se trabaja en proyectos con equipos distribuidos
geográficamente.
Además, se encarga de la integración con otras herramientas de colaboración,
como Microsoft Teams y SharePoint, para una comunicación y colaboración
más efectivas.
Personalización y Flexibilidad
Cada proyecto es diferente y requiere un enfoque único. Tiene una gran
cantidad de herramientas de personalización y flexibilidad para adaptarse a las
necesidades específicas.
Por ejemplo, se pueden crear campos personalizados para tareas, recursos y
proyectos. Estos campos personalizados pueden ser utilizados para rastrear
información específica, como el costo de un recurso en particular o la fecha de
inicio de una tarea importante.
Permite la creación de vistas personalizadas que muestran solo la información
relevante. Esto es especialmente útil para proyectos grandes y complejos,
donde la información puede ser abrumadora.
Por si fuera poco, brinda una gran flexibilidad en cuanto a la integración con
otras herramientas y sistemas. Por ejemplo, se puede integrar con herramientas
de gestión de recursos humanos y financieros, así como con sistemas de
planificación de recursos empresariales (ERP).
VENTAJAS
Planificación: Es una herramienta muy completa y efectiva para la planificación
y programación de proyectos. Permite establecer tareas, asignar recursos,
definir plazos y crear hitos y puntos de control.
Seguimiento: Proporciona una gran cantidad de herramientas para el control del
progreso del proyecto, como la función de seguimiento de costos en tiempo
real, informes personalizados y la vista de Diagrama de Gantt.
Colaboración: Cuenta con una función de colaboración que permite a los
miembros del equipo compartir archivos y comentarios en línea. Además, se
puede asignar tareas a diferentes miembros del equipo y establecer niveles de
autorización para la edición de estas.
Personalización: Tiene una gran cantidad de herramientas de personalización y
flexibilidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada proyecto,
como la creación de campos.
Integración: Tiene la opción de integrarse con otras herramientas de
administración de recursos humanos y financieros, así como con sistemas de
planificación de recursos empresariales (ERP).
