PROGRAMA DE CAPACITACION

CONTINUA

EL MS PROJECT Y LA
GESTIÓN DE PROYECTOS
2013
GENERALIDADES
 MS PROJECT
MS Project 2007 es el software perteneciente a la suite Microsoft Office que se encarga del Diseño
y Control de Proyectos. Consideremos como proyecto a todo lo que implica realizar tareas, que
demandan un tiempo y costo. Pueden ser simples (Ej. pintar una casa) o complejos (Ej.
Construcción de un edificio)

CARGA

ENTORNO DE TRABAJO

CREAR UN PROYECTO

Se puede crear de las siguientes formas:

PLANTILLA EN BLANCO

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 3
Por defecto se genera al cargar MS Project, pero si desea forzar una plantilla de “proyecto en
blanco”

USANDO UN PROYECTO EXISTENTE

Abre un archivo existente y genera uno nuevo con las modificaciones que se le realicen.

PLANTILLA CON MODELO

Existen instaladas en su PC y recuperan datos modelos sobre diversos proyectos para ser ajustados
en sus valores.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 4
NOTA:

Se pueden incrementar si guarda algunos de sus proyectos en la ruta indicada y con formato de
Plantilla

PLANTILLA DE INTERNET

Microsoft proporciona ayuda y/o material adicional a todos sus productos. Existen plantillas en
línea listas para ser descargadas.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 5
TUTORIAL SOBRE PROYECTOS

MS Project tiene incorporado un tutorial que lo guiará sobre el diseño y control de un proyecto
mediante una interfaz de enlaces que solicita los datos necesarios para determinado proceso.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 6
ORGANIZAR VENTANAS

Normalmente se tiene más de un ventana del proyecto o varios proyectos abiertos y nos vemos
obligados a organizarlos.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 7
FORMATOS

Microsoft Project carga con una vista llamada Diagrama de Gantt que dispone de una hoja con
datos y una barra gráfica. Ambos pueden sufrir cambios en su apariencia.

Formatos al texto

Seleccionar las celdas y utilizar la barra de formatos de texto o el menú Formato.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 8
Formatos a las barras

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 9
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 10
ADMINISTRAR TAREAS
 TAREA
Es la descripción detallada de una acción o suceso importante en la ejecución de un proyecto. La
secuencia y enlaces de las tareas se denominan Programación de Tareas. Toda tarea tiene
asociado un tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no omitir detalles.

Tipos de Tarea

Tarea simple

Es la descripción detallada de la acción o suceso. Siempre tiene asociado un tiempo.

Tarea de Resumen

Es una tarea que se genera a partir de una organización estructurada de las tareas. Siempre
muestran un valor a partir de las tareas contenidas.

Hito

Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para indicar un hecho relevante en la programación.

UNIDADES DE TIEMPO

Por defecto, las tareas tienen 1 día (el signo ? significa un valor estimado) pero se pueden asignar
valores sub-múltiplos (minuto: mins, hora: h) y múltiplos (semana: sem, mes: ms) . Considere que:
60mins = 1h, 8h=1d, 5d=1sem, 4sem=1ms.

Ej.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 12
EDICION DE TAREAS

CREAR TAREAS

Ubicarse en una celda de la columna Nombre de tarea, escribir y pulsar ENTER. Por defecto, todas
las tareas duran 1 día y comienzan el mismo día de su creación.

Ej.

SELECCIONAR TAREAS

Arrastrar sobre los Items de las tareas (Item, es el Número de Fila)

INSERTAR TAREAS

Seleccionar la tarea a partir de la cual se insertará la tarea nueva. Pulsar la tecla INSERT

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 13
ELIMINAR TAREAS

Seleccionarlas y pulsar la tecla SUPR

DINAMICA DE TAREAS

Seleccionar tareas y pulsar CTRL+C (Copiar) o CTRL+X (Cortar) para llevar a la memoria del
computador. Ubicarse en posición deseada para trasladar el contenido en memoria y pulsar
CTRL+V (Pegar)

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 14
BUSCAR UNA TAREA

Permite facilitar la ubicación de una tarea que responda a un criterio de búsqueda.

REEMPLAZAR EN TAREAS

Permite sustituir expresiones que coincidan con un criterio de búsqueda específico.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 15
ORGANIZAR LAS TAREAS

Es una técnica que consiste en agrupar tareas Simples dentro de tareas Resumen. Una tarea puede
cambiar de Simple a Resumen o viceversa si se le aplica formato de Sangrías.

Para aplicar sangrías se deberá: (a) Visualizar la Barra de Formatos, (b) Seleccionar las tareas
involucradas, (c) Clic en Aumentar Sangría () o en Disminuir Sangría ().

COMPRIMIR/EXPANDIR UN ESQUEMA

Se puede hacer clic en los botones con signo de la Barra de Formatos ó directamente en los signos
predecesores a una tarea resumen. Además de dispone de un botón para elegir el Nivel deseado.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 16
DATOS EXTERNOS

Los datos que se muestran como registros (en filas) en alguna aplicación de Microsoft Office
pueden ser Pegados o Importados a un Proyecto.

DATOS PEGADOS

DATOS IMPORTADOS

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 17
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 18
VINCULAR/DESVINCULAR TAREAS

Por defecto, las tareas comienzan el mismo día que fueron creadas. Para vincularlas se necesita
seleccionar a todas las tareas (clic en Nombre de tarea) y clic en botón “Vincular tareas“ en la
barra de herramientas Estándar. Si desea anular el vínculo, deberá hacer clic en botón
“Desvincular tareas”. Por defecto se vinculan de manera secuencial (debe acabar una tarea para
que se inicie la otra)

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 19
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 20
VISTAS
 VISTA
Es la forma como se muestra un proyecto y facilita su comprensión o gestión. Por defecto, los
proyectos se verán en Diagrama de Gantt, pero se pueden cambiar con mucha facilidad usando el
menú Ver, los botones de la Barra de Vistas o alguna vista personalizada.

VISTAS MAS USADAS

DIAGRAMA DE GANTT

Es una vista que permite editar en una hoja los datos relacionados a un proyecto (tareas,
duración, etc.) y un diagrama de barras que representa la organización de las tareas.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 22
VISTA DE CALENDARIO

Permite visualizar las tareas y su organización por día y semana desde un panorama mensual. Se
pueden editar sus datos por medio de la ficha de Información de la tarea que se muestra al pulsar
doble clic sobre la tarea.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 23
VISTA DIAGRAMA DE RED

Es una vista que distribuye las tareas en forma de red donde las dependencias se visualizan en
forma de árbol o rama con sus respectivas dependencias. Esta vista facilita el control por sus
colores y datos detallados. Muestra en un color rojo la ruta óptima, es decir las tareas que definen
la duración total del proyecto.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 24
VISTA GANTT DE SEGUIMIENTO

Es una vista muy similar al Diagrama de Gantt pero que permite visualizar el % de avance o
desarrollo de la tarea (Incompleta = 0%, Avanzada >0% b <100%, Completada=100%). Además,
muestra en un color rojo la ruta óptima, es decir las tareas que definen la duración total del
proyecto.

VISTA DE USO DE TAREAS

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 25
Es una vista que nos permite ver un detalle cronológico por TAREA de la carga de trabajo asignado
a los recursos. Este detalle obedece a la carga horaria del calendario utilizado para los días hábiles
(8hr diarias en un Calendario Estándar).

VISTA GRAFICOS DE RECURSOS

Es una vista que compara porcentualmente (0% -100%) el uso de cada recurso.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 26
VISTA HOJA DE RECURSOS

Es una hoja de datos que registra los datos de los recursos empleados en el proyecto. Estos
recursos pueden ser de Trabajo o Material básicamente y tiene asociado una tasa estándar que
incidirán en el costo final del proyecto.

VISTA DE USOS DE RECURSOS

Es una vista que nos permite ver un detalle cronológico por RECURSO de la carga de trabajo
asignados a las tareas. Este detalle obedece a la carga horaria del calendario utilizado para los días
hábiles (8hr diarias en un Calendario Estándar).

VISTA PERSONALIZADAS

Es una interfaz con un entorno personalizado a un propósito particular. Se eligen de una galería
disponible y puede crear su propia Vista. Ej. Asignación de Recursos

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 27
Nota:

Si desea crear una vista en particular siga las instrucciones:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 28
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 29
RECURSOS
 RECURSO
Si un proyecto es una posible solución a un problema, y para eso se necesita realizar una serie de
pasos o tareas. ¿Quién hará las tareas? Los recursos son los que hacen posible la ejecución de una
tarea. Puede ser de Trabajo (que NO se queda en la obra), Material (que SI se queda en la obra) o
Costo (que son absorbidos en la obra). Por defecto, los proyectos no tienen recursos asignados.

DEFINIR LOS RECURSOS

Para DEFINIR los recursos deberá mostrarse la vista HOJA DE RECURSOS, escribir los nombre,
definir su Tipo correspondiente, definir su capacidad (cada 100% es una unidad del recurso de
trabajo) y sus tasas.

ASIGNAR LOS RECURSOS

Existen varias formas de asignar un recurso a una tarea.

Por ficha de Información

Se debe seleccionar la tarea, clic en botón Información de tarea, luego activar la ficha Recursos y
activar la fila deseada en la cuadricula disponible. Definir la cantidad y aceptar.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 31
Por botón de Recursos

Clic en botón Asignar recursos para poder visualizar su ventana. Seleccionar una tarea y modificar
la cuantía del recurso deseado para asignar. Clic en botón Asignar para ejecutar la asignación.
Puede realizar otras asignaciones mientras esa ventana permanezca abierta.

Por Columna de Recursos

La hoja de datos en la vista Diagrama de Gantt dispone de algunas columnas como Indicadores,
Nombre de Tarea, Duración, Comienzo, Fin, Predecesoras y Recursos, todas estas cargadas por

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 32
defecto. Para asignar un recurso por la Columna de recurso, solo deberá activar la celda de la
columna en la tarea correspondiente y elegir de la lista.

Nota:

Cuando un recurso es asignado, en su barra de Gantt aparece un rótulo con el nombre del recurso.
Cuando la frecuencia de asignación excede la capacidad máxima, se indica por colores e
indicadores de esta situación.

ASIGNACION Y DURACION

Cuando una asignación excede a la capacidad máxima del recurso tiende a afectar la duración de
la tarea. Ej.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 33
Es que por defecto la duración se divide proporcionalmente a la capacidad del recurso. Para evitar
eso, debe cambiar la configuración de la tarea como se indica:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 34
Verificamos en la ventana de recursos…

FILTRANDO EL RECURSO

Cuando los recursos son demasiados a veces es necesario filtrarlos, es decir dejar visible solo a los
que nos interesan trabajarlos. En la ventana de recursos existe un Filtro que mediante criterios
podemos utilizar.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 35
CREAR UN NUEVO FILTRO

Permite agregar a la galería de filtros una situación personalizada para criterios particulares. Por
Ejemplo, si se tiene una capacidad de operarios del 200% (dos)

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 36
Para crearles un filtro que solo se quede con los recursos de trabajo que tengan esa capacidad, se
procede así:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 37
Una vez localizado su recurso de interés, puede realizar asignaciones y/o consultas gráficas.

REFERENCIAS IMPORTANTES

Cuando las asignaciones necesitan apoyarse en una descripción y/o recomendación adicional, se
dispone de dos herramientas muy útiles: las notas y los hipervínculos.

NOTAS

Permite registrar apuntes en un editor simple. Una tarea que contiene una nota muestra un
indicador con un resumen de la nota. Para mostrar el editor puede hacer clic en su botón de Notas
o hacer doble clic en la tarea y elegir la ficha Notas.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 38
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 39
Las notas se eliminar si y solo si se borra el contenido del editor

HIPERVINCULOS

Permite invocar a un recurso externo a Project como puede ser una página Web, un punto del
proyecto o un archivo del sistema. Se puede utilizar el botón de Hipervínculos o el menú Insertar.

A una página Web

A un lugar del proyecto

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 40
A un archivo existente

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 41
COSTOS
 COSTOS
Es una variable muy importante al momento de decidir la factibilidad de un proyecto. Microsoft
Project es una hoja electrónica que procesa y resume datos sobre tiempo, trabajo y dinero. El
costo de una tarea puede ser independiente o dependiente de su duración definida por el tipo de
recurso (trabajo, material o costo).

Asumiendo este proyecto modelo…

MOSTRAR COSTOS

Para mostrar el costo total del proyecto podemos mostrar las estadísticas o la columna de costo.

Usando la estadística

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 43
Agregando columna de Costo

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 44
Microsoft Project en sus vistas donde muestra Hojas electrónicas de datos dispones de solo
algunas columnas del total que dispone, según las necesidades de la vista. Pero se puede agregar u
ocultar otras siguiendo estos pasos:

Las columnas se pueden ocultar fácilmente: seleccionarlas con un clic en su botón de cabecera y
pulsar la tecla SUPR

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 45
ANALISIS DE COSTOS

El costo total es la consecuencia de los costos en los que incurren sus tareas. Si bien, la columna
costo ya nos da un detalle del monto por tareas, a veces es necesario un análisis mas preciso.
Ejemplo:

(Item:3)
Tarea : Limpieza de terreno
Costo de tarea : 120 $/tarea

Por Trabajo...
Duración : 3 dias (8hr/dia) => 24 hr/tarea
Tasa : 5 $/hr
Costo de tarea : 24 hr/tarea * 5 $/hr => 120 $/tarea

(Item:4)
Tarea : Cimientos
Costo de tarea : 11 $/tarea

Por material...
Duración : no interviene
Tasa Cemento : 10 $/tarea
Tasa Clavo : 1 $/tarea
Costo de tarea : (10 + 1) $/tarea => 11 $/tarea

Microsoft Project dispone de vistas donde este detalle de los costos se puede observar con mayor
seguridad

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 46
COSTO FIJO

A veces se incurren en costos que no dependen de la duración de la tarea ni de la tasa del recurso
empleado. Se debe mostrar la columna Costo Fijo y escribir su valor correspondiente a la tarea.
Los valores se volverán a calcular.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 47
Existen otros costos que se verán en los capítulos siguientes.

CAMBIANDO LA MONEDA

Un proyecto es una solución universal a un problema y según el país donde se le aplicará

necesitará adaptar su símbolo monetario.

Nota:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 48
Si no encuentra la unidad monetaria en su teclado, puede copiar y pegar desde cualquier origen.
Windows ofrece un Mapa de Caracteres que dispone de algunos símbolos útiles.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 49
SUBPROYECTOS
 SUBPROYECTO
Cuando un proyecto forma parte de otro proyecto se le considera como Sub proyecto de este. Hay
que indicar que los proyectos tienen datos, configuraciones y variables (tiempo, costo y trabajo)
que se conservan cuando otro proyecto decide utilizarlos.

Asumiendo que usted elabora un proyecto 2x1 que considera que un proyecto de Construcción
residencial después necesita de un proyecto de Mudanza para un nuevo inquilino. Este proyecto
está previsto ejecutarse el 01 de Julio del año en curso.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 51
Para incluir un proyecto en otro, debe activar la celda desde donde se insertará el proyecto a
utilizar, luego utilizar el menú Insertar como se indica a continuación:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 52
Notará que los proyectos se instalan con su propia fecha de inicio entre otros valores que hay que
modificar (por separado en cada proyecto) para que se adapte a su nuevo proyecto. Como en este
caso los proyectos Construcción y Mudanza son tareas del proyecto 2x1, solo bastará con volverlos
a vincular.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 53
Para verificar que los proyectos siguen conservando sus propios recursos, deberá mostrar su
ventana de Asignación de recursos y luego activar tareas de un proyecto dado.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 54
Notará que los proyectos mantienen sus Números de Items y que pasará cuando se quiera operar
el ítem 2 ¿A dónde se irá?

ESQUEMA DE CODIGO

Los códigos EDT (Estructura de Descomposición del Trabajo) y los Número de esquema son
herramientas que dispone Microsoft Project para identificar a las tareas de un proyecto de forma
exclusiva.

Aplicando EDT

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 55
Necesita mostrar la columna EDT que ya viene con un código estándar (numeración científica) que
puede ser cambiado por un código en particular.

Por ejemplo, cambiaremos los EDT en los proyecto Construcción y Mudanza respectivamente
como se indica:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 56
Verificar que en el proyecto 2x1, que contiene a estos dos proyectos, si mostramos la columna EDT
se conserva los códigos en cada sub proyecto.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 57
Aplicando Número de Esquema

Es una configuración del proyecto que SOLO visualizar un esquema numerado científico como
prefijo al nombre de cada tarea.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 58
CALENDARIOS
 CALENDARIO
Los proyectos programan la duración de sus tareas considerando que se trabaja 8 hr/día durante
los 5 días de la semana de lunes a viernes, descansando los sábados y domingos. Se trabaja en dos
turnos por la mañana y la tarde por 4 semanas que hacen un total de 20 días/mes. Todos estos
datos son la configuración estándar que viene con Microsoft Project y que puede apreciarse en:

Si desea que el proyecto utilice otros valores, Microsoft Project dispone de otros calendarios tales
como:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 60
Debe considerar que un calendario No Estándar implica alteraciones en la carga de trabajo por día,
en nuevos días hábiles o feriados y en el total de días por semana lo. Todo esto se refleja en una
posible alteración de las fechas de inicio y fin del proyecto. La duración del proyecto permanece
inalterable porque se refiere a días y por mas que cambie la carga de un día sigue siendo la unidad
fija.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 61
Hay que tener en cuenta que en una vista Diagrama de Gantt, la hoja responde automáticamente
al cambio de calendario pero las barras deben configurarse nuevamente. Por ejemplo, en un
calendario Turno de noche se trabaja también los sábados…

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 62
CREAR SU PROPIO CALENDARIO

Los proyectos no siempre se ajustan a los horarios estándar ya sea por situaciones de recursos o
condiciones de la ejecución y necesitará personalizar su propia programación. Invocar a la interfaz
de Calendarios desde el menú Herramientas, asignar un nombre al nuevo calendario y defina la
carga de trabajo por cada día.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 63
Cuando ya tenga el calendario deseado, deberá cerrar la ventana con un clic en Aceptar para
guardar los cambios. Si aplicamos el nuevo calendario a nuestro proyecto modelo, seguro tendrá
otras fechas de inicio y fin.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 64
Tenga en cuenta que si el proyecto tiene definidos recursos de Trabajo, estos figuran en la lista de
calendarios y pueden ser objeto de una programación individual.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 65
TAREAS REPETITIVAS

Son tareas que se programan siguiendo una configuración basada en características del calendario
y generan tareas no secuenciales que se muestran en su propio resumen.

Consideremos el siguiente proyecto con una tarea repetitiva de Generar un Informe de Avances
con una frecuencia semanal y que se entrega todos los viernes desde el inicio del proyecto en un
Calendario de Turno Noche:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 66
Verificamos que son no secuenciales y que no alteran la duración total del proyecto.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 67
RUTA CRÍTICA
 RUTA CRÍTICA
Cuando las tareas de un proyecto se vinculan por primera vez se genera una dependencia
secuencial que define la tarea donde se debe empezar y donde se debe terminar. A partir de la
2da tarea se esperará a que culmine la anterior para poder ejecutarse. Esta ruta de tareas que
está obligada a cumplirse si o si para lograr el objetivo del proyecto se le denomina Ruta Crítica y
generalmente se distingue por su color “rojo”.

Microsoft Project dispone de recursos especiales para ubicar la Ruta Crítica, tales como:

Vista Gantt de seguimiento

Si los proyectos no siguieran una ejecución secuencial, la Ruta Crítica se vería así:
Lista de Filtros de la barra Estándar

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 70
Cuando una Ruta no es secuencial, se puede apreciar dos modalidades en los enlaces:

VINCULOS ENTRE TAREAS

Es la forma como se debe ejecutar una tarea en función de su tarea predecesora. Puede ser de 04
tipos:

1. Tipo FC, donde la tarea B no puede comenzar hasta que finalice la tarea A

2. Tipo CC, donde la tarea B no puede comenzar hasta que comience la tarea A

3. Tipo FF, donde la tarea B no puede finalizar hasta que finalice la tarea A

4. Tipo CF, donde la tarea B no puede finalizar hasta que comience la tarea A

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 71
Para cambiarles el vínculo a dos tareas enlazadas secuencialmente, se procede de 2 formas:

Forma 1:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 72
Forma 2:

TAREAS PRECEDENTES

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 73
Es el vínculo secuencial (FC) de una tarea pero que no necesariamente depende de la predecesora
inmediata. Muchas veces una tarea tiene varios predecesores y esto genera una gama de opciones
que se generan en paralelo. La Ruta Crítica evaluará la mejor opción entre todas que cumpla con el
objetivo del proyecto.

Consideremos un proyecto didáctico modelo secuencial:

Notamos por la columna Predecesoras que a partir de la 2da tarea, todas dependen de la
inmediata predecesora formando una Ruta Crítica.

Si alteramos las predecesoras de algunas tareas notaremos que generamos opciones que pueden
desarrollarse en paralelo:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 74
O vista en forma de burbujas:

Para modificar los valores predecesores, existen dos formas:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 75
Por Edición directa

Clic en la celda correspondiente a la columna Predecesoras de la tarea deseada y escribir el valor o

valores separados por comas.

Por Ficha de Información

Doble clic en tarea deseada para visualizar la ficha de información. Activar la ficha Predecesoras y
escribir el valor o valores separados por comas.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 76
ANÁLISIS
 PROBABILIDADES
En términos muy sencillos es lo que uno espera que suceda si se dan las condiciones apropiadas a
una situación en particular. Los proyectos son posibles soluciones a un problema planteado y la
programación prevista es posible de no cumplirse.

ANALISIS PERT

Microsoft Project brinda una herramienta que analiza las probabilidades de ocurrencia siguiendo
los principios estadísticos de Escenarios: Optimista, Esperado y Pesimista.

Primero, visualizar la barra de herramientas Análisis PERT

Segundo, activar la Hoja de entradas PERT para las lecturas de las duraciones en sus tres
escenarios.

Tercero, establecer los valores probabilísticos para cada escenario considerando que todo debe
sumar 6 (condiciones de la herramienta: 6 es 100%)

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 78
Cuarto, realizar el cálculo estimado o muy probable basado en los pesos y valores de cada
escenario.

Quinto, visualizar la programación en sus tres escenarios

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 79
Durante el primer paso, se puede usar el formulario de los valores usando un Formulario de
Entrada

ANALIZANDO DATOS EXPORTANDO A EXCEL

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 80
Es una herramienta que migra datos a Excel para facilitar su análisis cuando se requiere mayores
detalles gráficos o resúmenes inteligentes.

Asumamos un proyecto que tenga recursos asignados y que genere costos en las tareas. Ejemplo:

Para exportar los datos a Excel para su análisis con mayor detalle se debe seguir los pasos:

Primero, visualizar la barra de herramienta de Análisis

Segundo, activar el botón Analizar datos de escala temporal en Excel para iniciar el asistente y
avanzar en las opciones por defecto.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 81
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 82
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 83
Tercero, realizar operaciones mas detalladas de análisis. Ejemplo, realizar un filtro por Costo

Deberá seleccionar todos los datos

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 84
Activar el filtro y seleccionar el criterio de costos

Verificar que el filtrado se realizó correctamente

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 85
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 86
MACROS
 MACROS
Las macros son rutinas de comandos equivalentes a acciones del sistema y permiten enriquecer un
proyecto mediante procesos adicionales y/o complementarios. Pueden generarse en forma
automática si usamos la grabadora de macros o en forma manual si utilizamos un editor de Visual
Basic.

MACROS AUTOMATICAS

No necesita saber de programación en Visual Basic, solo necesita conocer bien el proceso a
realizar y la grabadora lo hará por usted.

Primero, necesitará activar la grabadora y asignarle un nombre antes de Aceptar

Segundo, realizar el proceso que desea guardar en esa macro. Ejemplo: 100% de avance

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 88
Tercero, terminar el proceso deteniendo la grabadora

Cuarto, seleccionar otra tarea y verificar que funciona la macro creada.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 89
MACROS POR DISEÑO

Se necesita destrezas de programador en Visual Basic, pero para el curso daremos las
instrucciones básicas. Este tipo de macros permite utilizar una interfaz gráfica donde se diseña y
codifica al gusto de su solución. Ejemplo: Cálculos por el financiamiento de una inmueble
adquirido.

Primero, se debe cargar la interfaz de Visual Basic

Segundo, se debe invocar a la plataforma gráfica llamada UserForm

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 90
Tercero, clic en control y clic en formulario para crear un objeto. Luego buscar la ventana de
propiedades y alterar su título (Caption) para que se vea como en la muestra.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 91
Cuarto, abrir la ventana de código de los comandos pulsando Doble clic y escribirle la lógica en el
evento por defecto llamado Click, tal como se muestra a continuación:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 92
Quinto, verificar si se ejecuta

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 93
Sexto, asignar este formulario a un módulo de macro

Séptimo, regresar al proyecto y verificar si ya está en la lista de macros

COMO ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTÓN DE HERRAMIENTAS

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 94
Todos los botones que figuran en cualquier aplicación siempre ejecutan macros. Es posible
incrementar la utilidad de Microsoft Project si implementamos macros como soluciones prácticas
a nuestra gestión cotidiana.

Primero, visualizar la ficha comandos de la ventana Personalizar en las barras de herramientas

Segundo, ubicar la categoría Todas las Macros y arrastrar los nombres de las macros hasta
soltarlas sobre alguna barra de herramientas visible

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 95
Tercero, pulsar botón derecho sobre los botones creados y configurar su presentación a su gusto.
Ejemplo: cambiarlas por iconos sin texto

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 96
Cuarto, verificar y cerrar la ventana de Personalizar para que comiencen a funcionar las macros

Quinto, ejecutar y comprobar que todo se hizo bien

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 97
FILTROS
 FILTROS
Microsoft Project es una hoja de datos que por lo general describe proyectos muy detallados, en
consecuencia la cantidad de tareas y/o recursos son extensos. ¿Como ubicar solo a las tareas y/o
recursos que se desean trabaja? Los Filtros, son la herramienta que proporciona MS Project.

Consideremos un proyecto de plantilla comercial (145 items) programada para que se inicie Hoy:

USANDO LA LISTA DE AGRUPAR POR

Es una herramienta que mediante un rótulo de resumen y color amarillo permite agrupar a las
tareas que cumplan con determinado criterio específico (no requiere mas datos).

Ejemplo: Agrupar por Duración

Para anular el filtrado Agrupar por, solo necesita volver a elegir la opción SIN AGRUPAR

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 99
USANDO LISTA DE FILTRO

Es una herramienta que solo muestra a las tareas que cumplan con determinado criterio específico
(no requiere mas datos) o detallado (requiere datos).

Ejemplo: Mostrar a las tareas que usen el recurso Dirección General

Para anular el Filtro, solo necesita volver a elegir la opción TODAS LAS TAREAS

USANDO EL BOTON DE AUTOFILTRO

Es una herramienta que habilita a las columnas de la hoja de datos a participar individual o
colectivamente en la construcción del criterio. Cada columna muestra un consolidado puntual o
sesgado de las opciones que contiene, facilitando la selección. Además tiene la posibilidad de
construir criterios lógicos.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 100
La ventaja que se tiene con esta herramienta es que podemos seguir filtrando sobre las tareas ya
filtradas.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 101
Para anular el filtro de una columna, solo bastará con elegir la opción (Todas). Si se desea anular
todos los filtros deberá volver a pulsar clic sobre el botón Autofiltro.

AMBITO DE LOS FILTROS

Cualquier vista que contenga una hoja de datos puede ejecutar los filtros, considerando que las
opciones se adaptan a sus datos.

Ejemplo: Visualizar solo a los recursos de Dirección

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 102
Ejemplo: Quedarse con las tareas que comenzaron entre el 10-02-09 y 14-02-09

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 103
ZOOM

Es una herramienta que controla el % de visualización en la vista de gráfico Gantt o en cualquier

otro que use una escala. Considera siempre los límites que la escala le permite.

Acercar / Alejar

En la escala de Gantt

En la escala de Uso de Tareas

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 104
En las otras vistas el comportamiento es similar

Desplazarse a Tarea

Esta herramienta es muy útil cuando las tareas son muchas y el diagrama de Gantt crece tanto que
cuesta coordinar la visualización de la tarea y su barra. Se debe seleccionar la tarea y hace clic en
la herramienta para que barra que le corresponda se ponga visible y el proyecto se desplaza.

CONFIGURAR LA ESCALA

Es posible mejorar las características de la escala con respecto a intervalos y series disponibles.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 105
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 106
REPORTES
 REPORTES
Es una práctica muy común durante la Gestión de un Proyecto. Consiste en dejar constancia
impresa de determinado resultado. Existen muchas plantillas para diversos datos del proyecto.
Además existe la posibilidad de mejorar el reporte si migramos la información a Excel por ser un
especialista en el análisis de datos. También se puede ir capturando fotos de algunos datos y
llevarlos a otro documento mediante el portapapeles.

Consideremos un proyecto de plantilla Nuevo negocio con una lista de recursos valorada, con
gestión de avance en sus 10 primeras tareas programada con fecha de inicio del año:

Usando las plantillas de Informes

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 108
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 109
Debe tener en cuenta que cada plantilla ya viene con un formato de fuente, posición y tamaños de
papel. Solo nos queda visualizarlo, imprimirlo y cerrar

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 110
Usando el portapapeles

A veces estamos haciendo una monografía u otro tipo de documento y necesitamos capturar
algunos datos del proyecto. Se puede utilizar la captura de datos desde Project siguiendo estas
instrucciones.

Primero, realice una operación que le arroje los resultados esperados. Ejemplo: Quedarse solo
con las tareas completadas.

Segundo, clic en botón que captura pantalla llamado Copiar imagen. Configure y Acepte.

Tercero, cargar otra aplicación que usará el resultado y ubicar el cursos donde desea insertar la
foto capturada. Ejemplo: En Word se está informando sobre el avance de las tareas.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 111
Cuarto, Pegar (CTRL+V o botón derecho, Pegar, etc.) para recuperar el contenido del portapapeles

Informes Visuales o Salidas a Excel para afinar el Detalle

Se conoce de las bondades de Excel para un análisis gráfico detallado. Microsoft Project no intenta
competir y brinda la posibilidad de sacar sus datos por un software especialista.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 112
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 113
REPORTES POR INDICADORES

Microsoft Project dispone de una columna de indicadores que nos Reporta sobre el estado de un
proceso, por ejemplo Notas, Tarea Completada, Recurso sobre asignado, Fuera de Fecha límite,
etc.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 114
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 115
VALOR GANADO
 METODO DE VALOR GANADO
(EARNED VALUE MANAGEMENT-EVM)

Ms Project controla tradicionalmente el cronograma de actividades y costos planeados con los

gastados.
El valor Ganado es la cantidad (en horas o en costos) presupuestada para el trabajo realmente
completado en un momento deseado. Mide el alcance, tiempo y costo para evaluar el desempeño
y avance del proyecto. Alerta de posibles desvíos que debe corregirse.
El PMI ya lo tiene normado como una práctica en la dirección de proyectos.

Valor Planeado (PV)

Es el presupuesto autorizado y asignado al trabajo que debe ejecutarse para completar las
actividades del proyecto.
Responde a ¿Cuánto trabajo se planificó?

Valor Ganado (EV)

Es el valor (en términos del presupuesto: soles, hrs, etc.) del trabajo completado.
Responde a ¿Cuánto trabajo actualmente se ha completado?

Costo Actual (AC)

Es el costo real del Trabajo realizado en el momento del análisis (fecha de Estado)
Responde a ¿Cuánto ha costado completar el trabajo actual?

Variación del Costo (CV)

CV=EV-AC
Compara la Cantidad de Trabajo realizado durante un período y lo que gastó para ejecutarlo.
Determina si se gastó más o menos de lo presupuestado.

Variación del Cronograma (SV)

SV=EV-PV

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 117
Compara el avance obtenido en el trabajo del proyecto (um) durante un período y el avance en el
trabajo planeado para ser ejecutado (um)

Análisis de las varianzas

 Varianzas <0, desfavorable para el proyecto
 Varianzas =0, lo planeado
 Varianzas >0, ahorro en el costo, favorable

Índice de Rendimiento del Coste (CPI)

CPI=EV/AC
Calcula cuántas unidades de dinero de trabajo se ganaron por cada unidad de dinero que se gastó.
Mide el uso efectivo del presupuesto.

Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI)

SPI=EV/PV
Calcula cuántas unidades de dinero de trabajo se ganaron por cada unidad de dinero de trabajo
planeado, hasta la fecha de análisis. Mide el progreso real del cronograma.

**Estos 2 indicadores miden el estado de “salud” del proyecto para informar al patrocinador del proyecto

Análisis de los indicadores

 INDICE DE DESEMPEÑO EN COSTO<1, está por encima del presupuesto
 INDICE DE DESEMPEÑO EN COSTO=1, está según lo planeado
 INDICE DE DESEMPEÑO EN COSTO>1, está por debajo del presupuesto

 INDICE DE DESEMPEÑO EN TIEMPO<1, está atrasado

 INDICE DE DESEMPEÑO EN TIEMPO=1 está según el cronograma
 INDICE DE DESEMPEÑO EN TIEMPO>1 está adelantado

Estimación a la terminación (EAC)

Es una forma de definir cuál sería el importe final si la tendencia continúa con el mismo indicador
CPI considerando el Costo Inicial del presupuesto.

EAC=BAC/CPI

Ej.
01. Cargar una plantilla de Nuevo Negocio y ajustar su inicio para la fecha actual

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 118
02. Asignar tasas estimadas a las del mercado

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 119
03. Mostrar el costo planeado, costo fijo, costo previsto y costo real. Confirmar que costo fijo,
previsto y real está en 0

04. Aplicar una línea base y verificar que los costos de presupuesto son los costos previstos (o
planeados)

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 120
05. Realizar algunos ajustes de tiempo y fecha de inicio como se indica:
El ítem 7 “Investigar el mercado y la competencia” durará 2 días
El ítem 8 “Entrevistarse con los propietarios de negocios similares” tiene un recurso que solo trabaja al 50%
El ítem 12 “Definir los requisitos de nuevas entidades” iniciará con un retraso de 3 días
El ítem 15 “Sintetizar el enfoque del negocio” durará 4 días
El ítem 15 “Sintetizar el enfoque del negocio” asignar 500 soles

06. Verificar algunas variaciones producidas

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 121
07. Verificar los valores acumulados y verificar que no se calculan porque no tienen punto de
comparación

09. Agregar una fecha de estado para comparar. Verificar que se calculan los acumulados y que los
costos planeados son crecientes (curva S)
Ej. Hasta le mitad de la última tarea completada (ítem 15)

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 122
Obteniendo los valores a la fecha de análisis:
PV=1600, EV=1400, AC=2250

Variaciones
CV=EV-AC=1400-2250=-850 (<0) Se está saliendo del presupuesto, posible financiamiento
adicional.
SV=EV-PV=1400-1600=-200 (<0) Se está saliendo de lo programado, posible reprogramación que
extienda el plazo final.

Índices de rendimiento
CPI=EV/AC=1400/2250=0.6222 (<1) se está gastando más.
SPI=EV/PV=1400/1600=0.8750 (<1) Se está demorando más.

Otros indicadores
Costo Total Esperado según de rendimiento

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 123
CEF= PV/CPI= (1600/0.6222…) = 2571.43

Costo Faltante
VAF=PV-CEF = 1600 – 2571.43=-971.43

Estimación a la Terminación
EAC=BAC/CPI = 44880/0.6222 =72131.1475
Deberá pensar en financiar 72131.1475-44880=27251.1475 si se mantienen tan pésimos
indicadores.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 124
UTILITARIOS
 UTILITARIO
Es todo recurso que no sea propio de Microsoft Project, pero por su condición de compatibilidad
con el fabricante Microsoft puede ser usado sin problemas. Existen una amplia lista de utilitarios
disponibles como Objetos desde el menú Insertar. Cada utilitario carga su propia interfaz.

Asumamos una plantilla de Nuevo Producto a la cual le insertaremos un objeto Ecuación que
exprese una fórmula como se muestra:

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 126
Para crea una ecuación de debe tener en cuenta: haga todo lo que pueda hacer con el teclado y
cuando tenga una dificultad utilizar los comandos. Los comandos se visualizan si se hace clic en el
botón de categoría deseada.

Ejemplo: Crear una fórmula del Valor del Pago de un préstamo.

Seguir escribiendo hasta encontrar otra dificultad y repetir el proceso hasta terminar.

Para regresar al proyecto salga correctamente de la aplicación utilizada.

Verificamos que el objeto se ha insertado en Microsoft Project

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 127
Ahora intentemos crear exposición de fotos de edificios utilizando un PPS de Power Point y luego
de guardar el archivo insertaremos el objeto en nuestro proyecto.

Primero, descargar algunas imágenes desde internet sobre edificios

Segundo, cargar Power Point y generar un Album de fotos usando sus archivos

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 128
Tercero, editar los títulos, guardar como archivo de presentación y salir de la aplicación

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 129
Cuarto, volviendo al proyecto se deberá insertar el objeto desde un archivo existente mostrando
con un icono deseado

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 130
HERRAMIENTAS DE DIBUJO

Es una barra de controles básicos de dibujo que sirven para resaltar parte del diagrama en las
ocasiones que se desee.

Los objetos se pueden personalizar usando su ficha de Propiedades

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 131
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 132
PUBLICAR PROYECTOS
 PUBLICAR PROYECTOS
Es un recurso que se está poniendo de moda para cualquier profesional. Consiste en tener un
lugar en internet donde puede mostrar su información y compartirla con el resto del mundo.
Existen servidores web gratuitos que ofrecen un espacio (restringido) para que una persona pueda
construir un portal web. Se denomina portal a un archivo web o página web que tiene los enlaces
suficientes para mostrar lo que desea.

Para construir una página Web puede utilizar editores simples o editores profesionales. Para
nuestro caso utilizaremos Microsoft Word.

Primero, descargar desde internet algunas fotos que desee que aparezcan en su portal y elaborar
un proyecto modelo.

Segundo, cargar Microsoft Word y construir dos páginas simples

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 134
Tercero, guardar como páginas web index y somos respectivamente

Cuarto, enlazar ambas páginas con el recurso Hipervínculos de Word

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 135
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 136
Quinto, guardar los cambios y cerrar Word.

Sexto, crearse una cuenta de alojamiento web gratis en [Link] y abrir la cuenta

Ej.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 137
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 138
Agregar datos detallados del usuario. Ej.

Verificar registro y acceder a tu cuenta para activar el espacio web concedido

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 139
Ahora, a subir los archivos

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 140
(Si el sitio contiene carpetas, deberá crearlas y subir los archivos que contengan)

Séptimo, verificar si su trabajo fue publicado con un clic en el archivo [Link]

Ej.

Ing. Walter Estela Tamay

Microsoft Office User Specialist 141
Ing. Walter Estela Tamay
Microsoft Office User Specialist 142