Inicio de un proyecto

Tabla de contenido

Introducción........................................................................................................... 1

Mapa conceptual ................................................................................................... 2

1. Iniciar el proyecto ............................................................................................. 3

Diagrama de Gantt ............................................................................................... 5
Diagrama de Red ................................................................................................. 6

2. Familiarización con la interfaz de Microsoft Project ...................................... 7

Interpretación del menú y de la barra de herramientas ........................................ 7
Ingreso de tareas ................................................................................................. 8
Guardar un archivo en Microsoft Project 2013 ................................................... 10

3. Configuración del proyecto ............................................................................ 12

4. Ajuste de tiempo y calendario del proyecto ................................................. 16

Excepciones ....................................................................................................... 22

Referencias .......................................................................................................... 27
 Introducción

Para empezar un proyecto y llevarlo a cabo, lo primero que se debe saber son las
actividades a desarrollar y sus duraciones, es decir, las fechas de inicio y
finalización de las mismas.

La directriz de un proyecto debe tener en cuenta tres aspectos importantes:

1. Recursos.
2. Costos. Proyecto.
3. Tiempos.

Si se quiere lograr un óptimo desarrollo de lo mencionado anteriormente, una

excelente opción es Microsoft Project 2013.

Microsoft Project 2013 es un software que sirve para administrar un proyecto

mediante una interfaz de usuario amigable, en donde el gestor de proyecto puede
desarrollar planes, asignación de recursos, tareas, seguimiento a algún proceso
en especial, entre otros.

Microsoft inició la producción de dicho programa en el año de 1993 con la versión

v3, las versiones v1 y v2 fueron creadas por Apple.

Para iniciar a trabajar en este programa, una vez instalado, se ejecuta dando clic
en el acceso directo que está ubicado en el escritorio:

1
 Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la

interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

Inicio de un proyecto

Conocer la interfaz y Familiarización Configuración

Ajuste de tiempo
plantillas de la interfaz del proyecto
y calendario
predeterminadas y
en línea
Interpretación Opciones Barra de
acceso rápido Tiempo y
calendarios
Además de Moneda, símbolo,
De
decimales y ubicación.
Algunas
excepciones
Menús
Barra de
Diagrama de Gantt Diagrama de Red herramientas

2
 1. Iniciar el proyecto

Al iniciar el programa se puede visualizar la interfaz que contiene una serie de

plantillas predeterminadas, al igual que un campo de búsqueda de plantillas en
línea.

Campo de
búsqueda en
línea

Plantillas
predeterminadas

3
Para este caso, dar clic en un Proyecto en blanco y a continuación se puede
visualizar la interfaz del mismo.

Por lo general los proyectos de ingeniería, así como su programación de obra, se

representan mediante diagramas de Gantt:

4
Diagrama de Gantt

Ayuda a visualizar a través de barras horizontales y escalas de tiempos la

duración de las tareas.

5
Diagrama de Red

Permite comprender la relación entre tareas.

6
 2. Familiarización con la interfaz de Microsoft Project

Si ha utilizado programas de la suite de Office como Microsoft Word o Microsoft

Excel, será fácil comprender el manejo de las herramientas de Microsoft Project
2013.

Interpretación del menú y de la barra de herramientas

Barra de
herramientas de Menú cinta de opciones
acceso rápido

Barra de Escala de
estado tiempos

7
Esta es la interfaz de usuario de Microsoft Project 2013, para este caso se va a
utilizar un ejemplo de aplicación de planeación de un proyecto de construcción.

Ingreso de tareas

Para iniciar el desarrollo de un proyecto en Microsoft Project 2013, es necesario

ingresar el listado de tareas que se deben realizar en la ejecución del proyecto.

Para comenzar una nueva tarea ubicar en el menú cinta de opciones, en la

pestaña TAREA que se encuentra en la parte superior izquierda, luego dé clic
sobre el botón Tarea.

Ahora seleccionar en Modo de tarea la opción Programada automáticamente.

Esto con el fin de que el software realice la programación de tareas

automáticamente con respecto a calendarios, restricciones, entre otros.

A continuación, introducir las siguientes actividades:

 Limpieza, nivelación y localización.

 Excavaciones de cimientos y desagües.
 Viga de cimentación.
 Hierro de cimentación.
 Tubería de PVC 4 (sanitario).

8
 Tubería de PVC 4 (lluvias).
 Cajas de inspección de 1x1.
 Impermeabilización de cimientos.
 Relleno, compactación y cimentación.
 Pisos en concreto de 10 cm.
 Muros.
 Columnas de confinamiento.
 Dinteles.
 Formaleta de losa.
 Armado de refuerzo de losa.
 Puntos hidráulicos.
 Puntos sanitarios.
 Puntos eléctricos.
 Colocación de losa.
 Fraguado de losa.
 Revoques.
 Desencofrado de losa.
 Mortero impermeabilizado en losa.
 Ladrillo en losa.
 Puntos hidráulicos piso 1.
 Puntos sanitarios piso 1.
 Instalación ducha.
 Instalación de inodoros.
 Instalación de lavamanos.
 Instalación de lavadero.
 Instalación de tanque.
 Instalación de calentador.
 Ubicación de puntos eléctricos en el piso 1.
 Cableado y aparatiado del piso 1.
 Estuco y pintura.
 Colocación de puertas y ventanas.
 Aseo general.
 Retiro de escombros.

9
Guardar un archivo en Microsoft Project 2013

1. En el menú cinta de opciones dar clic en la pestaña ARCHIVO.

2. Clic en Guardar como, luego dar clic en Examinar.

3. Después elegir la carpeta donde se desea guardar el archivo; en Nombre de

Archivo, digitar el nombre que se le quiere dar, en este caso se utilizó
Viviendaprogresiva2pisos. Finalmente, dar clic en Guardar (la extensión de
este archivo es .mpp).

Nota: en el nombre del proyecto se deben evitar espacios o caracteres especiales

como: comas, tildes, símbolos, entre otros.

10
La presentación en pantalla debe ser similar a esta:

A continuación se establecerá la fecha de inicio de las tareas del proyecto para

darle comienzo, para ello dar clic en la cinta de opciones, específicamente en la
pestaña PROYECTO. Clic en Información del proyecto.

11
En Fecha de comienzo oprima el botón de la derecha para que así aparezca el
calendario, luego seleccione 23 de noviembre de 2015 y haga clic en Aceptar.

Observe que todas las tareas se han trasladado y que tienen como inicio el 23 de
noviembre de 2015. No olvide guardar su trabajo.

3. Configuración del proyecto

Para configurar las opciones de un proyecto dirigirse al menú cinta, dar clic en la
pestaña ARCHIVO luego en el botón Opciones.

A continuación aparecerá la ventana con las opciones del proyecto:

Al momento de crear un proyecto es importante tener en cuenta varios aspectos a

configurar como:

 Opciones de moneda: para ello dirigirse a Opciones y elegir la opción

Mostrar, en donde se puede encontrar las opciones de moneda del proyecto
como el símbolo, la cantidad de decimales, el tipo de moneda y la ubicación.

12
 Barra de herramientas de acceso rápido: dicha barra está ubicada en la parte
superior izquierda de la interfaz, allí se pueden agregar los comandos que más
se utilicen en el proyecto.

Para personalizar la herramienta, dirigirse a Opciones, luego dar clic en la

barra de herramientas de acceso rápido, en esta parte se encuentran los dos
recuadros, en el primero están los comandos disponibles y en el segundo los
que están en la interfaz.

13
 Comandos disponibles Comandos disponibles en la
interfaz

Para añadir un comando nuevo, basta con dar clic en el botón Agregar.

 Personalizar menú cinta: para modificar el menú cinta, es muy similar a la de

cambiar la barra de acceso rápido, basta con ir a Opciones, dar clic en
Personalizar cinta de opciones y allí elegir el comando a personalizar y luego
dar clic en el botón Agregar.

14
Si se desea cambiar el color de la interfaz del programa, dirigirse a opciones y en
la pestaña General ir al Tema de Office y allí cambiarlo.

15
 4. Ajuste de tiempo y calendario del proyecto

Colombia se rige a través del calendario gregoriano y la jornada laboral es de 48

horas semanales.

Para el proyecto Viviendaprogresiva2pisos la propuesta de horario de trabajo es la

siguiente:

Jornada Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Mañana 7 a 12 7 a 12 7 a 12 7 a 12 7 a 12 7 a 12:30
Almuerzo Almuerzo Almuerzo Almuerzo Almuerzo
Tarde 1 a 4:30 1 a 4:30 1 a 4:30 1 a 4:30 1 a 4:30
Total 8.5 h 8.5 h 8.5 h 8.5 h 8.5 h 5.5 h

Luego se procede a cambiar la jornada laboral de acuerdo a la legislación.

En la cinta de opciones se hace clic en PROYECTO, clic en Cambiar tiempo de

trabajo y en la parte inferior de la nueva ventana dar clic en el botón Opciones...

16
En las opciones de calendario para este proyecto se ingresa:

Hora de comienzo predeterminada: 7:00 a.m.

Hora de fin predeterminada: 4:30 p.m.

Horas por día: 8.5 horas.

Horas por semana: 48 horas.

Días por mes: 24 días.

Clic en Aceptar para guardar los cambios.

17
En el siguiente paso se va a cambiar el calendario del proyecto, de nuevo
seleccionar de la cinta de opciones (PROYECTO-Cambiar tiempo de trabajo-
Crear calendario…), en la ventana emergente clic en Crear calendario…, en la
nueva ventana emergente Cambiar calendario laboral en Nombre escribir
“Progresivo”. Se selecciona el botón Crear nuevo calendario base y después se
hace clic en Aceptar.

Para establecer el calendario como tal en el proyecto, la cinta de opciones se debe

hacer clic en PROYECTO-Información del proyecto y en Calendario seleccionar
Progresivo y luego Aceptar para asignarlo al proyecto.

18
Hacer clic de nuevo en la cinta de opciones PROYECTO-Cambiar tiempo de
trabajo.

Puede ver que en la opción para Calendario aparece Progresivo.

19
Elija la pestaña Semanas laborables y también [Predeterminado], clic en el botón
Detalles...

Posteriormente en la ventana emergente Detalles de ˈ[predeterminado]ˈ hacer clic

en Lunes y presionar la tecla Shift, después clic en Viernes y así va a poder
resaltar los días de lunes a viernes.

20
Activar la opción Establecer día(s) en estos períodos laborables específicos.
Cambiar el horario de 07:00 a 12:00 y de 01:00 a 4:30. Debe llevar hasta el final
con flechas y luego dar Enter, clic en Aceptar.

De nuevo se hace clic en PROYECTO-Cambiar tiempo de trabajo y clic en la

pestaña Semanas laborables.

Al hacer clic en un día cualquiera (23) se contempla que a la derecha el horario de

trabajo es el establecido y que el nombre del calendario es Progresivo.

Nota: de la misma forma se instaura para el día sábado de 7 a 12:30 el período

laborable.

21
Excepciones

Para el ejemplo se tendrán tres días (3), el 2 de noviembre que es un festivo no

laborable; el 8 de diciembre, otro festivo, pero que por necesidades del proyecto
será hábil y el 9 diciembre, día no laborable.

Se puede observar que no se encuentra configurado ningún tiempo de trabajo

como se muestra a continuación:

22
Clic debajo de Nombre y a continuación escribir Día no laborable, luego clic en
Comienzo y seleccionar 2 de noviembre; después clic en Fin y escoger el mismo
día y mes que se acaban de mencionar.

De nuevo clic debajo de Día no laborable, pero ahora digitar Día laborable y dar
clic en Detalles.

23
Se activan los períodos laborables y como se tiene accionado el calendario
Progresivo, aparece la jornada laborable de 7 a 12 y de 1 a 4:30; después hacer
clic en Comienzo y definir el 2 de noviembre, por último presionar Aceptar.

24
Si visualiza el calendario, en el mes de noviembre se observa que el día 2 de ese
mismo mes es un día laborable, de igual manera se define el 10 de noviembre
como día no laborable.

25
Ver en el calendario el cambio de color de los días.

Nota: es importante establecer el calendario laboral como Progresivo y no como

Estándar, ya que de lo contrario la jornada laboral y los días festivos no se
tendrán en cuenta, determinando una equivocada duración del proyecto.

26
 Referencias

Formació[Link]. (2015). Manuales y tutoriales gratis Ms Project 2013 y

predecesores. Consultado el 05 de febrero de 2016 en
[Link]

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro
Luis Felipe Diciembre
Autor Experto temático Agroindustrial.
Montoya Martínez de 2015
Regional Quindío
Guionista Línea Centro
Luz Clarena Arias Enero de
Adaptación de producción Agroindustrial.
González 2016
Quindío Regional Quindío

27
Organización de las tareas
 Tabla de contenido

Introducción........................................................................................................... 1
Mapa conceptual ................................................................................................... 1

1. Duración de las tareas ...................................................................................... 2

2. Organización de las tareas ............................................................................... 5

Tareas de resumen ............................................................................................. 6
Hitos .................................................................................................................. 10

3. Vinculación de las tareas................................................................................ 11

Referencias .......................................................................................................... 21
 Introducción

En este material de formación se van a asignar las características de las

actividades del proyecto ingresadas en la actividad de aprendizaje anterior de
manera clara y consistente, para así lograr una ejecución en el tiempo requerido.
Para ello, se van a utilizar las herramientas de Microsoft Project 2013.

Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la

interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

Organización de las tareas

Duración de Organización de Vinculación de

tareas tareas las tareas

Aplicar programación Fin a Comienzo Comienzo

lineal: (CPM), (PERT) y comienzo a comienzo Fin a fin a fin
CPM/PERT, para
determinar la secuencia
y desarrollo del
proyecto.

Tareas de Hitos
resumen

Agrupa actividades Tareas de resumen con

en capítulos. duración 0, marcan
donde termina una fase
y donde culmina un
proyecto.

1
 1. Duración de las tareas

Después de introducir las actividades se obtiene la siguiente presentación:

Se observa que las actividades comienzan el 23 de noviembre de 2015.

En la columna Modo de tarea se aprecia que ésta es programada de manera

automática.

El signo de interrogación en la columna Duración significa que no se ha definido

su duración.

Iniciar colocando la perdurabilidad de la actividad: Limpieza, nivelación y

localización.

2
Para la duración se pueden utilizar los siguientes sufijos:

• d (Día).
• h (Hora).
• s (Semana).

Se continúa ubicando la duración a la actividad: Excavación de cimientos y

desagües, así como en las demás actividades según el archivo de Excel
“Programación de obra”, el cual se encuentra en el menú del programa de
formación en el botón Materiales del programa / Documentos de apoyo /

3
Documentos complementarios / Documentos complementarios: Actividad de
aprendizaje 2.

Después ingresar todas las duraciones a las actividades se obtiene una

presentación como esta:

La actividad Excavaciones de cimientos y desagües tiene una duración de 6 días,

pero se observa que la barra termina el día miércoles a medio día, debido a que el
sábado sólo se trabaja medio día y el domingo no es laborable.

De igual manera en la actividad Viga de cimentación, la cual tiene una duración de

2 días, se puede ver que termina el día 1 de diciembre por la misma razón que la
actividad anterior, por consiguiente, se debe tener bien definido el calendario, ya
que es definitivo para la determinación de la duración del proyecto.

4
Nota: las duraciones de las actividades dependen de los rendimientos, estas
pueden estar sujetas a variaciones debido a retrasos por mal tiempo, escases de
materiales, entre otras.

2. Organización de las tareas

Para organizar las tareas se hace necesario tener conocimientos en

procedimientos de programación lineal como: Método de la Ruta Crítica (CPM),
Evaluación de Programa y Técnica de Revisión (PERT) y CPM/PERT, o
experiencia en la secuencia y desarrollo de actividades de un proyecto.

5
Tareas de resumen

Se utilizan para agrupar actividades en capítulos; capítulo es un grupo de ítems

con una característica similar.

Ejemplo:

Cimentación.
Viga de cimentación.
Hierro de cimentación.

Para resumir tareas, diríjase a la cinta de opciones y seleccione TAREA. Con clic
sostenido elija las actividades Limpieza, nivelación y localización y Excavaciones
de cimientos y desagües, vaya al grupo Insertar de la cinta de Opciones de Tarea
y haga clic en el icono Insertar tarea de resumen.

Note que se ha introducido una barra que agrupa ambas tareas, ahora bien, sobre
la tarea de Resumen, teclee Trabajos Preliminares, para así definir este grupo o
fase de actividades.

Para cambiar el nombre del resumen, dar clic en la celda y escribir el nombre del
mismo en la caja de texto llamada Nombre y por ultimo dar clic en Aceptar.

6
De la misma forma, ahora seleccione las actividades 4 y 5; luego haga clic sobre
el ícono Resumen de la sección Insertar de la pestaña TAREAS y teclee
Cimentación.

7
De esta manera se van creando las diferentes fases o capítulos del proyecto.
Cada vez que se realiza un resumen, es necesario estar grabando.

Se seleccionan todas las líneas de la columna Nombre de tarea y se hace clic en

el ícono del grupo Insertar del botón Resumen, de esta manera se crea una tarea
de resumen para todo el proyecto.

8
En este ejemplo, se le cambió el nombre al proyecto y quedó Vivienda de dos
pisos progresiva; esta tarea es la que va a permitir determinar la duración y los
costos del mismo.

Al dar clic en la flecha de la parte derecha de cada actividad de resumen, se

obtiene una presentación resumida por capítulos. Para ver de nuevo, sólo tiene
que hacer clic en la flecha de la actividad de resumen.

9
Hitos

Son tareas de resumen con duración 0, se utilizan para marcar donde termina una
fase y donde culmina un proyecto.

Ubique la actividad de resumen Cimentación y haga clic en el ícono

teclee Fin de Preliminares y después dé Enter. Observe que la duración es de 0
días.

Para colocar el hito de fin de proyecto, situarse en la última línea y escribir Fin de
Proyecto, luego en la columna duración cambiar a 0d y automáticamente se
modificará a la derecha el símbolo del rombo que indica que la actividad es un
hito.

10
 3. Vinculación de las tareas

Consiste en definir si una tarea antecede o es simultánea con otra.

La secuencia de tareas en Microsoft Project 2013 tiene cuatro tipos de

vinculaciones:

FC Fin a comienzo.

CC Comienzo a comienzo.

FF Fin a fin.

CF Comienzo a fin.

11
Elegir con clic y Shift las tareas a vincular: Limpieza, nivelación y localización y
Excavaciones de cimientos y desagües.

En la cinta de opciones escoger la pestaña TAREA y en el grupo Programación

hacer clic en el ícono Vincular tareas, aparece la flecha abajo Fin a
comienzo.

Si estas tareas no fueran una después de la otra, sino simultáneas, lo que se debe
hacer es doble clic sobre la flecha, esto hace que por añadidura aparezca la caja
de diálogo llamada Dependencia entre tareas.

Allí, en el menú desplegable de Tipo: elegir Comienzo a comienzo (CC) y hacer

clic en Aceptar.

12
Ahora las actividades son simultáneas.

Al ampliar y disminuir el ancho de las columnas, se hace visible la columna

Predecesoras, donde se identifica quien precede a quien.

Se vincula la actividad 4 con la 6 Cimentación.

13
La actividad 4 está precedida por la actividad 3, es decir son consecutivas.

Sin embargo, la actividad 7 se inicia después de que la actividad 4 se haya

realizado en un 50 %, para esto, es necesario hacer doble clic en la flecha que
vincula la actividad 4 y oprimir la tecla Ctrl en la actividad 6, de esta manera
emergerá el cuadro de diálogo.

Después se debe hacer clic en el menú desplegable de Tipo y seleccionar

Comienzo a comienzo.

Acto seguido se selecciona la actividad 4 con la tecla Ctrl junto con la actividad 7 y
se da clic en el icono vinculación tareas, luego se hace doble clic en la flecha que
las une y en el cuadro de diálogo que aparece se presiona clic a la derecha de tipo
y se escoge Comienzo a comienzo (CC) y en retardo elegir 2d, es decir la mitad
de la duración de la excavación.

14
Ahora se vincula la actividad 7 a la 8, después se hace doble clic en la flecha y se
les declara como simultáneas Comienzo a comienzo (CC).

15
Se vincula ahora la 8 con la 11, determinando que son simultáneas (CC).

Asociar la 8 (Ctrl) con la 11 y establecer que son simultáneas, comenzando con

50 % después de iniciada la 8.

11 y 12 simultáneas (CC).
12 y 13 (FC).
11 y 15 (FC).
16 y 17 (FC).
17 y 18 (FC).
16 y 19 (FC).
19 y 21 (FC).

Hasta este momento la programación tiene el siguiente aspecto:

Sucede que por directrices de la obra, los Pisos en concreto de 10 cm, actividad
16, se realizará el día 10 de diciembre y la actividad 15 Relleno, compactación y
cimentación se prolongará a 4 días como se muestra en la siguiente imagen:

16
Si se cambia la duración a la actividad 16, el piso estaría iniciando el día 17 de
diciembre, cosa que no se quiere, para esto, se debe realizar la programación
manualmente.

En la columna Modo de tarea hacer clic y seleccionar Programada manualmente,

contemple que los íconos cambian de la columna Modo de tarea a un alfiler
, y que la tarea modifica su color.

17
Clic en la columna y modifique la fecha a 17 de diciembre, tal y como
lo desea la dirección de la obra.

Se observa entonces que cuando la programación es manual Final comienzo

(FC), esta vinculación no se tiene en cuenta y que la prioridad es la fecha de inicio.

Se tiene programado que la actividad Armado de refuerzo de losa se inicie cuando

se hayan terminado las actividades Dinteles y también Formaleta de losa, para
esto, se va a vincular Dinteles + Ctrl Armado de refuerzo de losa, más el ícono de
vinculación de actividades.

Se vincula Formaleta de losa + Ctrl Armado de refuerzo de losa, más el ícono de

vinculación de actividades.

18
Se observa que la finalización de ambas actividades es necesaria para el inicio de
la actividad Armado de refuerzo de losa.

Por último, se deben vincular los hitos de la siguiente manera:

a. El hito de fin de fase se debe vincular con la primera actividad de la fase

siguiente.

b. La última actividad de cada fase debe vincularse con el hito de fin de fase.

19
 Última
actividad con el
hito.

Hito con primera

actividad de la
fase siguiente.

20
 Referencias

Universidad FASTA. (s.f.). Tareas. Consultado el 05 de febrero de 2016.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro
Luis Felipe Diciembre
Autor Experto temático Agroindustrial.
Montoya Martínez de 2015
Regional Quindío
Guionista Línea Centro
Luz Clarena Arias Enero de
Adaptación de producción Agroindustrial.
González 2016
Quindío Regional Quindío

21
Flujo de caja y menú de
reportes
 Tabla de contenido

Introducción........................................................................................................... 1

Mapa conceptual ................................................................................................... 1

1. Flujo de caja....................................................................................................... 3
Ingreso costos fijos del proyecto .......................................................................... 4

2. Menú de reportes .............................................................................................. 7

Referencias .......................................................................................................... 14
 Introducción

Ya se familiarizó con la programación de actividades al crear vínculos para poder

determinar la duración del proyecto, una de las interrogantes a resolver, junto con
el conocimiento del flujo de caja y el menú de reportes.

Fuente: SENA

En la actualidad los preceptos básicos de la administración de proyectos se ven

representados por el triángulo del proyecto, un símbolo que popularizó Harold
Kerzner.

Asimismo, en este material de formación se van a conocer las herramientas que

ofrece Microsoft Project 2013 para la determinación de costos del proyecto.

Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la

interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

1
 Flujo de caja y menú de reportes

Flujo de caja Menú reportes

Tareas Imprimir
Crear informe
críticas informe

Basados
en los
APU

Nuevo Recursos Costes En curso

Panel
informe

Ingreso costos fijos

del proyecto

2
 1. Flujo de caja

Una vez realizada la programación de actividades, en la actividad de aprendizaje

anterior, se obtiene la siguiente presentación:

Aprecie que la duración del proyecto es de 47 días.

Así pues, surge una interrogante, ¿cuál es la ruta crítica? La respuesta está en el
menú cinta de órdenes, donde se hace clic en FORMATO para luego activar el
recuadro de Tareas críticas.

Tarea crítica es aquella en la que si se incrementa su duración, va a generar que

el tiempo del proyecto aumente o disminuya. Observe que la actividad 14 no es
una tarea crítica, las tareas críticas son aquellas que se marcan de color rojo.

3
En todo proyecto de construcción es muy importante establecer el flujo de caja
para saber cuánto dinero se debe tener en cada período de tiempo en el
cumplimiento de los pagos y así, establecer reservas, todo en pro de poder
alcanzar las metas. Microsoft Project 2013 tiene herramientas que permiten
realizar el flujo de caja de manera sencilla.

Continúe con el ejercicio y de acuerdo al documento de apoyo de este programa

de formación, “Programación de obra 3”, ubicado en el menú del programa en el
botón Materiales del programa / Documentos de apoyo / Documentos
complementarios / Documentos complementarios: Actividad de aprendizaje 3.
Todo esto con relación a la columna Costo directo, en la cual se vincula el costo
directo de cada una de las actividades con las APU (Análisis de Precios Unitarios)
de este proyecto.

Ingreso costos fijos del proyecto

4
Se puede decir que los costos fijos del proyecto son los valores que no cambian,
como lo son contratos con terceros, los cuales no dependen de la duración de las
tareas.

Ahora siguiendo con los procedimientos se debe Seleccionar en la cinta de

órdenes la pestaña TAREA.

Ampliar la ventana del formulario de tareas para que aparezcan más columnas.

Aparece una nueva columna con el nombre Agregar nueva columna, hacer doble
clic sobre ella y desplazarse hacia abajo ubicando Costo.

Del archivo “Programación de obra 3”, seleccionan los valores de Costo directo y
con la opción de copiar (Ctrl + C) y pegar (Ctrl + V) se trasladan a esta columna.

5
De esta forma se obtiene el costo del proyecto, el cual es de $46,978,541.54 para
una duración de 47 días.

6
Estos costos han sido determinados mediante las cantidades y los APU del
proyecto.

2. Menú de reportes

En la pestaña CREAR UN INFORME se pueden obtener múltiples tipos de

reportes.

En dicha pestaña se pueden observar los principales informes como:

 Nuevo informe: con esta opción se generarán informes a partir de un reporte

en blanco, con gráficos, tablas y comparación.

 Panel: esta opción se utiliza para realizar informes basados en los datos de su
proyecto.

7
 Recursos: por medio de este tipo de reporte se pueden imprimir informes con
datos basados en recursos del proyecto.

 Costes: se utiliza esta opción para realizar los informes con respecto a los
costes del proyecto.

8
 En curso: con esta opción se pueden efectuar informes dependiendo de los
hitos o tareas del proyecto.

A continuación se muestra un ejemplo de un informe de flujo de caja, para ello dar

clic la pestaña CREAR UN INFORME, luego en el botón Costes, allí seleccionar
Flujo de caja y luego en Flujo de caja. Aparecerá un reporte de flujo de caja del
proyecto.

9
Para imprimir dicho reporte, ir a la pestaña Archivo, luego clic en Imprimir.

También es posible conseguir el diagrama de Gantt del proyecto, para hacerlo, se

debe hacer clic en VISTA y elegir Diagrama de Gantt.

10
Luego debe hacer clic en Archivo y después en Imprimir.

En la opción Configuración página se puede colocar un encabezado del logo de

la empresa y demás información del diagrama. Luego debe hacer clic en Imprimir
para así obtener una copia del diagrama.

11
Una forma de ver el diagrama de manera completa en pantalla es hacer clic
derecho sobre la cinta del calendario y dar clic sobre la opción Zoom.

12
Aparece Zoom, hacer clic sobre él e inmediatamente después seleccionar
Proyecto completo.

13
 Referencias

Project Management Institute y Microsoft Partener. (2013). Manual Microsoft

Project Professional 2013. Consultado el 05 de febrero de 2016, en
[Link]
%[Link]

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Centro
Luis Felipe Diciembre
Autor Experto temático Agroindustrial.
Montoya Martínez de 2015
Regional Quindío
Guionista Línea Centro
Luz Clarena Arias Enero de
Adaptación de producción Agroindustrial.
González 2016
Quindío Regional Quindío

14
Definición y asignación de
recursos
 Tabla de contenido

Introducción........................................................................................................... 1

Mapa conceptual ................................................................................................... 1

1. Definición de los recursos ............................................................................... 2

2. Asignación de los recursos ............................................................................. 6

Referencias .......................................................................................................... 14
 Introducción

En el material de formación anterior se obtuvieron los costos del proyecto con

base en los costos fijos, esta vez se va a hacer teniendo en cuenta los recursos,
ya que para un proyecto es de suma importancia dicho componente porque de allí
se desprenden ítems como recurso humano, técnico, físico y financiero.

Mapa conceptual

En el mapa conceptual que se comparte a continuación, se evidencia la

interrelación temática del contenido que se plantea en este material de formación:

Definición y asignación de recursos

Cálculo de materiales, de mano de Personas, materiales y equipos necesarios

obra y de herramientas o equipos se para desarrollar el proyecto.
obtienen de los Análisis de Precios
Unitarios (APU).

Disponibilidad Definición de los

recursos Asignación de
los recursos

Costo

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 1. Definición de los recursos

Los recursos son las personas, materiales y equipos necesarios para desarrollar el
proyecto.

La definición y asignación de recursos se da a través del cálculo de materiales, de

mano de obra y de herramientas o equipos que generalmente se obtienen de los
Análisis de Precios Unitarios (APU), los cuales determinan el consumo de
instrumentos, así como la disponibilidad de la indumentaria y la mano de obra.

Microsoft Project 2013 considera dos aspectos para la planeación de recursos:

• Disponibilidad.

• Costo.

La disponibilidad se refiere al recurso de la mano de obra y a las herramientas o

equipos.

El costo abarca los materiales a usar en el proyecto.

De acuerdo a estos dos aspectos se asignan los recursos.

Ahora se va a desarrollar un ejemplo de determinación de la duración del

proyecto, así como su costo mediante el análisis de precios unitarios.

En el documento “Recursos”, disponible en el menú del programa de formación en

el botón Materiales del programa / Documentos de apoyo / Documentos
complementarios / Documentos complementarios: Actividad de aprendizaje 4, se
tiene que el proyecto se compone de las siguientes actividades:

Tareas Unidad Cantidad

1 Acabados segundo piso

2 1 Revoque. m2 175
3 2CC + 50 % Estuco y pintura. m2 350

Al tomar la fecha de inicio como actual hace que empiece un nuevo proyecto.

2
Guardar con el nombre [Link].

Para definir los recursos en la cinta de opciones, seleccionar la pestaña TAREA,

luego en Diagrama de Gantt y luego en Hoja de recursos.

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Cuando aparezca la hoja de recursos:

Iniciando en la primera fila y debajo de la columna Nombre del recurso, escribir:

Mortero 1:3.

En la columna Tipo asignar Material.

En la columna Etiqueta establezca M3.

En la columna Iniciales aparece M, ésta se puede cambiar por lo que desee, por
ejemplo Mortero.

En la columna Grupo escribir Material.

La columna Capacidad se llena para indicar el porcentaje de trabajo de la mano

de obra.

En la columna Tasa estándar escriba 286021.0, es decir el precio del M3,

mortero.

Introducir los siguientes recursos:

4
En el recurso Of1 (oficial 1) puede colocarse el nombre del contratista, en la
columna Capacidad Máxima se pone 100 % si el trabajador está dedicado
completamente a la actividad, ya que éste podría tener dedicaciones parciales
como un maestro de obra, el cual supervisa varias labores.

La columna Tasa estándar es la jornada horaria o diaria del trabajador; para situar
este valor escriba 64518.3/d.

El recurso Andamio se ha definido como Tipo Costo, ya que su valor depende de

la mano de obra, siendo variable para cada actividad, por lo que no es posible
asignar costo al momento de definirlo.

En la columna etiqueta se puede colocar la unidad para los materiales solamente.

Nota: no olvidar guardar el trabajo nuevamente.

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 2. Asignación de los recursos

En la cinta de opciones Ver hacer clic y seleccionar Diagrama de Gantt.

En la cinta de opciones seleccionar la pestaña Recurso, y doble clic sobre la tarea

Revoque.

Seleccionar la pestaña Avanzado y en Tipo de Tarea elegir Duración fija, luego

clic en Aceptar.

6
Hacer lo mismo con la tarea Estuco y pintura. Con esto se está definiendo que la
tarea tiene una duración fija, a la cual más tarde se le va a asignar dicha duración.

Si se activará el recuadro Condicionada por el esfuerzo, y asimismo se le

asignarán 3 ayudantes, la duración de la tarea sería 1/3 de lo que se conceda. Si
se asignarán 2 ayudantes, la duración de la tarea seria 1/2; es el caso de si se
tienen más obreros, lo que se supone es que la obra se realizará en menos
tiempo.

Dar clic en la tarea Revoque y luego en Asignar Recurso.

Para el revoque, los recursos: Mortero 1:3, Ay1, Of1, Andamio y Herramienta
Menor, la cantidad de mortero que consume este recurso es la cantidad del APU,
multiplicada por la cantidad de obra a ejecutar, así:

Mortero 1:3 0.03 x 175 x 1.03 = 5.41 m3, el 1.03 es el desperdicio indicado en el
APU.

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Como el andamio es un costo y en este caso depende de la mano de obra,
entonces:

Andamio = valor del andamio por m2 x cantidad de revoque.

Andamio = 505.373 x 175 = 88440.28.

Herramienta menor = 1010.746 x 175 = 176880.55.

Recuerde que los valores de los APU se encuentran en el documento “Recursos”,

ubicado en el menú del programa de formación en el botón Materiales del
programa / Documentos de apoyo / Documentos complementarios / Documentos
complementarios: Actividad de aprendizaje 4.

Se va a iniciar asignando el recurso Mortero 1:3, para lo cual debe hacer clic en
Mortero 1:3 y luego en Asignar.

En la columna Unidades escribir 5.41 y después dar Enter.

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Asignar los demás recursos así:

Al Andamio y a la Herramienta no se le asignan ningún valor en el costo, ya que

esta columna la calcula el programa.

Para poder asignar el costo a estos dos recursos, debe dirigirse a la cinta de
opciones y seleccionar la ventana Vista en el grupo Vista de Tareas y luego dar
clic en Uso de Tareas.

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Hacer doble clic en Andamio.

En el cuadro Costo escribir 88440.28 y dar clic en Aceptar.

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Dar doble clic sobre Herramienta menor y en Costo digitar 176880.55, luego
presionar Aceptar.

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De esta manera se asignan todos los recursos a la tarea Revoque y ya puede
verlos.
Realizar lo mismo para la actividad Estuco y pintura, de acuerdo al documento
de apoyo Recursos.

En consecuencia sólo falta determinar las duraciones de las actividades:

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Revoque = 175 / 10 = 17.5. Tomó 18 días, 10 es el rendimiento que se aprecia en
la mano de obra de esta cuadrilla.
Estuco y pintura = 350 / 15.8 = 22.15. Tomó 23 días.
En el formulario de tareas escribir las duraciones de las mismas. Por último, en el
formulario de tareas trasladarse a la columna agregar nueva columna, hacer clic
y seleccionar Costo.

De esta manera se consiguen los resultados, la duración y el costo del proyecto.

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 Referencias

Gestión de Proyectos Software. Universidad de Cantabria. (s.f.). Práctica 3 -

Gestión de recursos con Ms Project.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Luis Felipe
Experto Centro Agroindustrial. Diciembre
Autor Montoya
temático Regional Quindío de 2015
Martínez
Guionista -
Luz Clarena Centro Agroindustrial. Enero de
Adaptación Línea de
Arias González Regional Quindío 2016
Producción

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