INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum
2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon II : Rumah Sakit Umum Daerah Sayang
b. Eselon III : Bagian Umum
c. Eselon IV : Sub Bagian Tata Usaha, Hukum dan Humas
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :
Direktur
Wakil Direktur Administrasi
Umum dan Keuangan
Kepala Bagian Umum
Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
Hukum dan Humas
Pengadministrasi Pengadministrasi Pengad - Perancang Pengelola
Persuratan Hukum ministrasi Perundang- Pengaduan
Umum undangan Publik
5. Ikhtisar Jabatan :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian
dokumen administrasi sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tugas
pengadministrasian tertib dan tepat sasaran,
6. Uraian Tugas :
a. Menerima surat masuk dari lingkungan unit kerja, luar instansi dan atau pihak luar non
kedinasan dengan menandatangani formulir atau buku tanda terima sebagai bukti
penerimaan.
Tahapan :
1) Terima surat masuk;
2) Memilah dan menyusun;
3) Simpan surat pada lemari surat.
b. Mengeluarkan nomor agenda pada lembar disposisi sesuai ketentuan yang berlaku agar
tersusun dengan baik;
Tahapan :
1) Menelaah dokumen yang akan diberikan nomor agenda;
2) Cantumkan noor agenda dilembar disposisi;
3) Lampirkan lembar disposisi disurat masuk.
c. Mencatat surat masuk dibuku induk surat masuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku agar tertib secara administrasi;
[1]
Tahapan :
1) Menyiapkan surat yang akan dicatat;
2) Mempelajari dan menelaah surat;
3) Mencatat pada buku agenda.
d. Mencatat surat masuk yang akan didistribusikan pada buku ekspedisi sesuai dengan
prosedur yang berlaku agar terkendali.
Tahapan :
1) Menyiapkan surat yang akan didistribusikan;
2) Mencatat pada buku ekspedisi.
e. Mengarsipkan surat masuk dari kepala sub bagian Tata Usaha, Hukum dan Humas
dan surat keputusan direktur sesuai dengan tanggal penerimaan agar mempermudah
dalam pencarian.
Tahapan :
1) Mengelompokan arsip;
2) Mengarsipkan pada file surat atau dokumen.
f. Menggandakan surat masuk dan surat keputusan direktur sesuai intruksi pimpinan
agar tersampaikan surat masuk atau surat keputusan direktur tersebut.
Tahapan :
1) Menghitung surat masuk atau surat keputusan direktur yang akan difotokopi;
2) Melakukan penggandaan.
g. Mendistribusikan surat keputusan direktur sesuai dengan unit terkait agar
tersampaikan informasi tersebut.
Tahapan :
1) Menyiapkan daftar penerima;
2) Mencatat dibuku penerima.
h. Menginput surat keputusan direktur dan surat masuk sesuai nomor urut agar mudah
dalam pencarian.
Tahapan :
1) Menyiapkan bahan yang akan diinput;
2) Input dikomputer.
i. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun
tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada;
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas
1. Surat masuk Pelaksanaan tugas,
penerimaan,pencatatan, dan penyortiran
surat masuk
2. Lembar disposisi Pengeluaran nomor agenda surat masuk
3. Buku agenda dan surat masuk Pencatatan surat masuk
4. Surat masuk dan buku ekspedisi Pencatatan pada buku ekspedisi
5. Surat atau dokumen Untuk pengendalian arsip surat atau
dokumen
[2]
6. Surat atau dokumen Untuk pendistribusian surat atau
dokumen
7. Surat atau dokumen Untuk pendistribusian surat atau
dokumen ke unit terkait
8. Surat atau dokumen Untuk penginputan surat atau dokumen
9. Intruksi pimpinan Pelaksanaan tugas kedinasan lain
8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan dalam tugas
1. Lemari surat Menyimpan surat
2. Alat Tulis Kantor (ATK), Lembar Mencatat dan mengeluarkan nomor
disposisi agenda sesuai tanggal penerimaan surat
3. Alat Tulis Kantor (ATK) Mencatat surat masuk di buku induk
surat masuk sesua dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku.
4. Alat Tulis Kantor (ATK) Mencatat surat masuk yang akan
didistribusikan dibuku ekspedisi.
5. File Surat Untuk mengarsipkan surat masuk dari
kepala sub bagian Tata Usaha,Hukum
dan Humas dan surat keputusan direktur
sesuai dengan ketentuan yang berlaku
6. Mesin fotokopi Menggandakan surat atau dokumen
sesuai dengan jumlah unit terkait.
7. Alat Tulis Kantor (ATK) Untuk mencatat tanda bukti
pendistribusian surat atau dokumen.
8. Komputer Penginputan surat masuk dan surat
keputusan direktur
9. Peraturan terkait dan arahan pimpinan Melaksanakan tugas kedinasan lain.
9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan
1. Arsip Dokumen
2. Nomor agenda Dokumen
3. Catatan surat masuk Dokumen
4. Catatan penerimaan surat masuk Dokumen
5. Arsip Dokumen
6. Dokumen Kegiatan
7. Dokumen Kegiatan
8. Data Dokumen
9. Laporan Tugas Kedinasan Lain Laporan
10. Tanggung Jawab :
a. Kebenaran dan kakuratan pelaksanaan tugas, Penerimaan, pencatatan, dan penortiran
surat masuk
b. Kebenaran dan keakuratan pemberian lembar disposisi
c. Kebenaran dan keakuratan pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan
sifatnya
d. Ketepatan dalam pendistribusian surat atau dokumen
[3]
11. Wewenang :
a. Menerima dan menolak surat masuk yang tidak sesuai dengan alamat rumah sakit.
b. Menola memberikan informasi yang bersifat rahasia .
c. Membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan di sub bagian Tata Usaha, Hukum dan
Humas .
d. Menolak dan menerima tamu atas arahan dari pimpinan.
12. Korelasi Jabatan :
No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal
1. Kepala Sub Bagian Tata RSUD Sayang Cianjur Untuk meminta
Usaha, Hukum dan arahan/petunjuk dalam
Humas pelaksanaan tugas
2. Seluruh jabatan RSUD Sayang Cianjur Koordinasi
pelaksana pada sub
bagian tata usaha, hukum
dan humas
3. Kabag,Kabid,kasubag RSUD Sayang Cianjur Menyampaikan surat
kerumahtanggaan dan
perlengkapan, komite
medik, komite
keperawatan
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
No Aspek Keterangan
1. Tempat kerja Di dalam ruangan
2. Suhu Suhu kamar normal
3. Udara Sirkulasi baik
4. Keadaan ruangan Luas
5. Letak Rata
6. Penerangan Cukup
7. Suara Tidak berisik
8. Keadaan tempat kerja -
9. Getaran Tidak ada
14. Resiko Bahaya :
No Bahaya Fisik/Mental Penyebab
1. - -
15. Syarat Jabatan :
a. Pangkat/Golru :-
b. Pendidikan : SLTA/DI/DII/DIII di bidang administrasi atau bidang lain yang
relevan dengan tugas jabatan
c. Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis :
a. Bimbingan teknis kearsipan
d. Pengalaman Kerja : ± di bagian Tata Usaha, Hukum dan Humas
[4]
e. Pengetahuan Kerja : Administrasi persuratan dan pengarsipan
f. Keterampilan Kerja : Mampu mengoperasikan komputer dan menguasai tata naskah
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) V: Verbal
3) Q: Ketelitian
h. Temperamen :
1) R : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang berulang atau secara
terus-menerus melakukan kegiatan yang sama sesuai dengan perangkat
prosedur, urutan atau kecepatan tertentu
2) T : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut batas-batas/indikator/kriteria, toleransi
atau standar-standar tertentu
3) V : Kemampuan menyesuaikan diri untuk melaksanakan berbagai tugas yang
sering berganti dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya, yang berbeda
sifatnya tanpa kehilangan efisiensi atau ketenangan diri
i. Minat Kerja :
(S) Sosial
j. Upaya Fisik :
1) Bicara
2) Duduk
3) Berjalan
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Data : D5 (Membandingkan/Mencocokkan)
2) Orang : 08 (Menerima instruksi)
3) Benda : B7 (Memegang)
[5]
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :
Waktu penyelesaian Volume
No Hasil Kerja
(menit) (setahun)
1. Arsip 3 3610
2. Nomor agenda 3 3610
3. Catatan surat masuk 15 3610
4. Catatan penerimaan surat masuk 3 3610
5. Arsip 3 994
6. Dokumen 5 1845
7. Daftar penerima surat keputusan
3 607
direktur
8. Rekapitulasi surta keputusan direktur
240 12
dan surat masuk
9. Laporan Tugas Kedinasan Lain 5 1
17. Butir Informasi Lain :
Cianjur, 6 Juli 2018
Mengetahui atasan langsung Yang membuat
H. AANG ANWAR AMIN, S.,KEP.,NERS AGUSTINA MUTIARA PUTRI
NIP.19780323 200801 1 008 NIK. 19940829 201304 2 2
[6]
[7]
