HR & GA Task

No. Activity PIC Daily

Set up interview for all position

(Jabodetabek + Bandung Area)

Screening CV, by Job portal, email etc.

Sortlist profile Candidate and contact

Arrange for the test by webite and update

1 HR & Adminsitration Ida
Filter and ploting the shortlist candidate
for work location

Following up request MPP

Searching & Explore profile via Job Portal

(LinkeDln, Jobsrtreet, etc)

Respons chat from candidate

d. skrining cv kandidat

h. share link psikotes

HR Riska R S monitoring and give a feedback from web
carrer

filing data base karyawan

 rekap MPP

a. Check E-mail

b. Berkoordinasi dengan outlet mengenai

permintaan seragam, pengajuan uang
duka dan menikah

c. Membayar klaim tol dan parkir driver

RMI

d. Realisasi pettycash HRD

e. Input pengajuan di Accpac ( PR dan RC )

General Affair f. Berkoordinasi dengan OB & Security

Widya Julian
(Administration)

g. Berkoordinasi dengan Driver

h. Membuat new item code di Accpac

Cek informasi karyawan resign/kasus

Import Absen

Koordinasi dengan pihak pic outlet jika

ada masalah /perlu
 Weekly Monthly
Prepare Offering letter & Employee
Agreement for Staff & Back Office Update Org Chart
Level
Arrange the on boarding process Arrange for Birthday Voucher activity
inculding induction (PO-Distribute)
Prepare Job Poster, arrange the
"Thanks Card" activity
process until walk interview
Monitoring and make sure all data for Recheck realization Cash Advance,
new Joiner already register in the HRIS prepare for purchasing Stacionary
(PB) and Office needs
Make sure for new joiner (Ops)
Arrange and register finger print
already have Bank Account
Coordinate with OB to make sure
Arrange the Exit Interview
Office is good (cleanliness, etc)
Recheck to finance for deposit
Recap deposit uniform
uniform
Coordinate with the Area for Training Monitoring GA for stockupnam
Schedule OPR New Comer uniform

Recap MPP needs

a. email total new comer yang sudah

a. exit notice
join

b. walk in b. crosscheck no rekening new comer

c. print form dan surat pernyataan c. crosscheck data pb new comer

d. email payrol salary new comer

d. invite kontrak
(waiter / cook)
e. instruksi pengisian form dan surat
e. input data new comer di arsip
pernyataan
f. surat pengantar ke bank (yg blm
f. filing dokumen new comer
memiliki no rek mandiri)
g. destroy dok nok yang sudah 3
g. pembuatan kontrak
bulan
h. print dan sirkulasi kontrak ke new h. share nik dan pass pb ke new
comer comer
i. merapihkan dokumen kontrak,
b. posting iklan walk in
persyaratan dan form
j. follow up (kandidat yg tidak hadir,
q. perkenalan karyawan baru HO
dok blm lengkap)
k. email kedatangan new comer
email approval dan password pb
(operational & office)
l. pembuatan nik new comer
m. regis finger
n. pembagian seragam
0. pembuatan jadwal training dan
preparation
p. email jadwal training ke area (bu
tari)
c. instruksi untuk registrasi di web
career dan absen online
g. interview
q. pembuatan surat pengantar ke
outlet dan sirkulasi
k. invite kandidat untuk interview
l. pembuatan absen walk in, kontrak,
dan training
f. email jadwal test skill

a. Sortir seragam dan atribut RMI yang a. Stok opname seragam dan atribut
retur RMI

b. Realisasi klaim tol dan parkir HRD b. Pengajuan restok seragam dan
Manager atribut RMI

c. Menyiapkan seragam untuk outlet &

c. Pengajuan kebutuhan Pantry Office
new comer
d. Pengajuan uang menikah seluruh
d. Pengajuan obat2an P3k Office
staff

e. Pengajuan ATK untuk All

e. Pengajuan uang duka seluruh staff
Department

f. Pengajuan deposit seragam seluruh f. Pembayaran iuran dalam lingkungan

staff antar RT antar Office

g. Proses Expenses Claim All Expats g. Rekap schedule driver Expat

h. Menghitung jam lembur driver

Expat

i. Membuat laporan Petty Cash HRD

dan Perjalanan Dinas ke Finance

j. Realisasi Petty Cash HRD dan

Perjalanan Dinas ke Finance
 k. Pengajuan CA Petty cash HRD dan
perjalanan dinas

Melakukan update data Melakukan pengecekan Absensi HO &

mutasi,demosi,promosi Outlet
Input schedule karyawan HO, Klaim absensi semua Expart dan
(OB,Driver,IT,Security) Consultant

Melakukan perhitungan payroll

Cek Absensi HO karyawan &Expart
Melakukan calculate SC&Bonus dan
Input gaji,kehadiran,fungsional dll kompare dengan data yang dari
karyawan new joint dan promosi finance dan bu Vero
FU ke Area buat shedule,karyawan
yang lanjut contract &eksekusi yang Rekap outlet yang dapat bonus dan
tidak lanjut upload ke PB
Koordinasi dengan RO Bpjs jika
terdapat kendala mulai adari applikasi
dan pendaftaran Rekap Potongan SC & upload ke PB
Mengajukan gaji yang di hold ke pak
ardhata pembayaran dalam sebulan Merekap nominal PPH 21 yang kaan
hanya di tgl 15 dibayarkan oleh Finance
Merekap data
share password PB ke new joint&reset konsolidasi(joint,resign,promosi,adjus
password karyawan tment dan SP)
Approval OT,Absensi yang sudah di Membuat rekapan tagihan Bpjs
verifikasi oleh atasan (HO)&APPROVAL Kesehatan & Ketenagakerjaan untuk
ot OUTLET dibayarkan finance

Menghitung UPH sisa cuti karyawan

Meeting Area dan HRD resign
Eksekusi pemanggilan karyawan HO
Kirim kekapan telat HO ke BOD yang diperpanjang kontrak/kartap
Menyiapkan topics meeting weekly Rekap tambahan potongan
BOD &Tambahan lain untuk payroll

Bertemu dan memberikan SP ke outlet Rekap Cuti bersama jika ada

Rekap data Projection compensation

Update gaji di sistem bpjs
Kirim Payroll khusus expart ke Kota
tgl 04 setiap bulannya
 Yearly/Project (optional)

Support for opening New Store

Dailyworker Nataru and Ramadhan

& Ied Fitri
Arrange Breaking the fast together
Activity

Arrange company Outing

Arrange company Annual Meeting

Responsible take action if there any

Case in GA activity
Coordinate with user for new joiner
facility (Ops)
Coordinate with user fpr test skill
kitchen staff schedule
Coordinate with Bandung area if
there any MPP request
end to end process daily worker
nataru
end to end process daily worker
ramadhan
end to end process daily worker ERP
project
a. Pengajuan seragam pengganti
untuk Security, OB & Staff Specialist
Visit (Yearly)

b. Berkoordinasi dengan teknisi jika

ada office utility yg rusak atau
pemasangan office equipment yang
baru
c. Booking ( Tiket & Hotel ) untuk
perjalanan dinas staff
d. Membuat doc surat perjalanan
dinas staff
e. Menyiapkan document Expat
untuk mengurus izin tinggal Expat
(baru dan perpanjang) ;
berkoordinasi dengan agent

f. Mencari dan survey tempat tinggal

baru untuk Expat (baru atau
pindah) ; berkoordinasi dengan
agent

g. Pengajuan dan proses

pembayaran sewa dan perpanjangan
sewa apartment Expat

h. Mengurus nomor Telephone

kantor, PLN ( pergantian daya ) dan
Asuransi Office dan Kendaraan Office

i. Mengurus utility Expat (internet,

utility apartment dll)
j. Berkoordinasi dengan Agent
apabila ada utility expat yang kurang
atau rusak
k. Mencari venue untuk acara kantor
(annual meeting / lunch meeting)

Membuat internal memo

Membantu backup handle
perpanjangan kontrak

Melakukan koordinasi dengan bpjs

ketenagakerjaan apabila ada
karyawan yang kecelakaan dan
meninggal

Pengajuan pembayaran kompensasi

yang finish kontrak

Update status pajak karyawan di

awal tahun

2/3 bulan visit ke Bandung

Setting kenaikan gaji massal

(Tahunan & KPI

Award pemenang acara untuk di

masukkan ke payroll

Data Aktuaria
Siapkan SPT Tahunan karyawan
untuk diprint dan didistribusikan ke
karyawan

Set THR
HR & GA Task

No. Activity PIC

1 HR & Adminsitration Ida

HR & Adminsitration Riska R S

HR & Adminsitration Widya Julian

Daily
a. Interview All Posisi (Jabodetabek-Bandung)
b. Screening CV by email, etc
c. Payment perdin
d. Sortir data Ok dan Not Ok
e. Kirim link tes & atau rejection by web, dan link update profile
f. Plotting data oke untuk penepatan
g. FU beberapa hal seperti jika ada request MPP, atau hal conditional lainnya
h. Support invite kandidat (intv -kontrak)
i. Hijack by Linkedin/hunting referensi

a. respon chat di hp recruitment

b. posting iklan walk in
c. instruksi untuk registrasi di web career dan absen online
d. skrining cv kandidat
e. invite kandidat untuk tes skill
f. email jadwal test skill
g. interview
h. share link psikotes
i. send reject kandidat by e-rec
j. print hasil psikotes
k. invite kandidat untuk interview
l. pembuatan absen walk in, kontrak, dan training
m. email permintaan seragam
n. email peminjaman ruang meeting
o. email approval dan password pb
p. input permintaan mpp
q. perkenalan karyawan baru HO
a. Check E-mail
b. Berkoordinasi dengan outlet mengenai permintaan seragam, pengajuan
uang duka dan menikah
c. Membayar klaim tol dan parkir driver RMI
d. Realisasi pettycash HRD
e. Input pengajuan di Accpac ( PR dan RC )

f. Berkoordinasi dengan OB & Security

g. Berkoordinasi dengan Driver
h. Membuat new item code di Accpac

Cek informasi karyawan resign/kasus

Import Absen

Koordinasi dengan pihak pic outlet jika ada masalah /perlu

Weekly
a. Kontrak & pembuatan kontrak BO
b. Training Induction
c. Buat iklan WI, Posting hingga Walk Interview
d. Memastikan data ter-input ke dalam PB
e. Back up input karyawan ke PB
f. Back up registrasi finger
g. Exit Interview
h. Rekap deposit seragam
i. Koordinasi dengan Area untuk schedule training OPR New
comer

j. Rekap pemenuhan MPP

a. exit notice
b. walk in
c. print form dan surat pernyataan
d. invite kontrak
e. instruksi pengisian form dan surat pernyataan
f. surat pengantar ke bank (yg blm memiliki no rek mandiri)
g. pembuatan kontrak
h. print dan sirkulasi kontrak ke new comer
i. merapihkan dokumen kontrak, persyaratan dan form
j. follow up (kandidat yg tidak hadir, dok blm lengkap)
k. email kedatangan new comer (operational & office)
l. pembuatan nik new comer
m. regis finger
n. pembagian seragam
0. pembuatan jadwal training dan preparation
p. email jadwal training ke area (bu tari)
q. pembuatan surat pengantar ke outlet dan sirkulasi
a. Sortir seragam dan atribut RMI yang retur
b. Realisasi klaim tol dan parkir HRD Manager
c. Menyiapkan seragam untuk outlet & new comer
d. Pengajuan uang menikah seluruh staff
e. Pengajuan uang duka seluruh staff

f. Pengajuan deposit seragam seluruh staff

g. Proses Expenses Claim All Expats

Melakukan update data mutasi,demosi,promosi

Input schedule karyawan HO,(OB,Driver,IT,Security)

Cek Absensi HO
Input gaji,kehadiran,fungsional dll karyawan new joint dan
promosi
FU ke Area buat shedule,karyawan yang lanjut contract
&eksekusi yang tidak lanjut
Koordinasi dengan RO Bpjs jika terdapat kendala mulai adari
applikasi dan pendaftaran
Mengajukan gaji yang di hold ke pak ardhata pembayaran
dalam sebulan hanya di tgl 15

share password PB ke new joint&reset password karyawan

Approval OT,Absensi yang sudah di verifikasi oleh atasan
(HO)&APPROVAL ot OUTLET
Meeting Area dan HRD
Kirim kekapan telat HO ke BOD
Menyiapkan topics meeting weekly BOD
Bertemu dan memberikan SP ke outlet
Monthly
a. Structure Org
b. Birthday Voucher (Pengajuan - Distribusi)
c. Credo Submission
d. Kroscek realisasi Cash Advance, Pengajuan pembelian atk dan kebutuhan kantor
e. Memastikan seluruh new comer memiliki Norek Mandiri
f. Koordinasi dengan OB mengenai hal rumah tangga (Kebersihan dll)
g. Kroscek - Rekap Deposit seragam & email Finance
h. Support untuk Stock opname seragam

a. email total new comer yang sudah join

b. crosscheck no rekening new comer
c. crosscheck data pb new comer
d. email payrol salary new comer (waiter / cook)
e. input data new comer di arsip
f. filing dokumen new comer
g. destroy dok nok yang sudah 3 bulan
h. share nik dan pass pb ke new comer

a. Stok opname seragam dan atribut RMI

b. Pengajuan restok seragam dan atribut RMI
c. Pengajuan kebutuhan Pantry Office
d. Pengajuan obat2an P3k Office
e. Pengajuan ATK untuk All Department

f. Pembayaran iuran dalam lingkungan antar RT antar Office

g. Rekap schedule driver Expat
h. Menghitung jam lembur driver Expat
i. Membuat laporan Petty Cash HRD dan Perjalanan Dinas ke Finance
j. Realisasi Petty Cash HRD dan Perjalanan Dinas ke Finance
k. Pengajuan CA Petty cash HRD dan perjalanan dinas
Melakukan pengecekan Absensi HO & Outlet
Klaim absensi semua Expart dan Consultant

Melakukan perhitungan payroll karyawan &Expart

Melakukan calculate SC&Bonus dan kompare dengan data yang dari finance dan bu
Vero

Rekap outlet yang dapat bonus dan upload ke PB

Rekap Potongan SC & upload ke PB

Merekap nominal PPH 21 yang kaan dibayarkan oleh Finance

Merekap data konsolidasi(joint,resign,promosi,adjustment dan SP)

Membuat rekapan tagihan Bpjs Kesehatan & Ketenagakerjaan untuk dibayarkan
finance
Menghitung UPH sisa cuti karyawan resign
Eksekusi pemanggilan karyawan HO yang diperpanjang kontrak/kartap
Rekap tambahan potongan &Tambahan lain untuk payroll
Rekap Cuti bersama jika ada
Rekap data Projection compensation
Update gaji di sistem bpjs
Kirim Payroll khusus expart ke Kota tgl 04 setiap bulannya
Yearly/Project (optional)
a. Opening New Store
b. Dailyworker Nataru dan Puasa-Lebaran
c. Buka puasa bersama
d. Outing
e. Annual Meeting
f. Bantu support jika ada case2 di operasional GA
g. koordinasi dengan user mengenai perangkat kerja - email untuk new comer BO
h. Koordinasi dengan User untuk schedule test skill staff kitchen
i. Koordinasi dengan Area Bandung jika ada request MPP

j. Koordinasi dengan Angga untuk bantu atur ritme on the spot proses interview -
kontrakBandung
a. daily worker nataru
b. daily worker ramadhan

a. Pengajuan seragam pengganti untuk Security, OB & Staff Specialist Visit (Yearly)
b. Berkoordinasi dengan teknisi jika ada office utility yg rusak atau pemasangan office
equipment yang baru
c. Booking ( Tiket & Hotel ) untuk perjalanan dinas staff
d. Membuat doc surat perjalanan dinas staff
e. Menyiapkan document Expat untuk mengurus izin tinggal Expat (baru dan perpanjang) ;
berkoordinasi dengan agent
f. Mencari dan survey tempat tinggal baru untuk Expat (baru atau pindah) ; berkoordinasi
dengan agent
g. Pengajuan dan proses pembayaran sewa dan perpanjangan sewa apartment Expat
h. Mengurus nomor Telephone kantor, PLN ( pergantian daya ) dan Asuransi Office dan
Kendaraan Office
i. Mengurus utility Expat (internet, utility apartment dll)
j. Berkoordinasi dengan Agent apabila ada utility expat yang kurang atau rusak
k. Mencari venue untuk acara kantor (annual meeting / lunch meeting)
Membuat internal memo
Membantu backup handle perpanjangan kontrak
Melakukan koordinasi dengan bpjs ketenagakerjaan apabila ada karyawan yang kecelakaan
dan meninggal

Pengajuan pembayaran kompensasi yang finish kontrak

Update status pajak karyawan di awal tahun

2/3 bulan visit ke Bandung

Setting kenaikan gaji massal (Tahunan & KPI

Award pemenang acara untuk di masukkan ke payroll

Data Aktuaria
Siapkan SPT Tahunan karyawan untuk diprint dan didistribusikan ke karyawan
Set THR