Office 365 Back-up Programma: Microsoft 365 e-mail migreren naar PST

Handleiding: Het Office 365 Back-up- en Migratieprogramma downloaden en gebruiken

1. Aanmelden bij Microsoft

Download het Office 365 Back-up- en Migratieprogramma en start de software. De knop waar normaal PST openen staat, opent nu direct het inlogvenster van Microsoft binnen het programma. U hoeft dus niet eerst handmatig een Azure-app-registratie in te stellen.

2. Mappen en een datumbereik selecteren

De mappenstructuur van de mailbox verschijnt overzichtelijk met selectievakjes. In de berichtenlijst daarnaast toont de kolom Grootte direct waar de meeste gegevens zitten, nog voordat u begint met exporteren. Vink de gewenste mappen aan. Het datumfilter wordt rechtstreeks op de server toegepast, zodat het overzicht exact toont wat er daadwerkelijk in het bestand wordt opgeslagen.

3. Eerst controleren, dan pas downloaden

Klik op een bericht om het te openen in het voorbeeldvenster; externe inhoud wordt hierbij veilig niet geladen. Door hier even twee minuten te controleren, voorkomt u dat u per ongeluk overbodige mappen downloadt. Zo weet u meteen zeker dat het programma exact de juiste e-mails ophaalt.

4. Genereer uw PST-bestand

Kies de gewenste opslaglocatie en start het maken van de back-up. Bij grote postvakken kan dit enkele uren duren; het programma slaat daarom de voortgang op naast het doelbestand. Mocht de internetverbinding wegvallen, dan gaat het proces de volgende keer automatisch verder vanaf dat punt. Zodra het proces is voltooid, opent u het bestand in Outlook via Bestand, vervolgens Openen en exporteren, en daarna Outlook-gegevensbestand openen.

Waarom een back-up van een Microsoft 365-mailbox naar PST verstandig is

Uw volledige e-mailgeschiedenis, niet alleen recente berichten

De werkelijke waarde van een archief zit in berichten die u over tien jaar nodig hebt: een contract uit 2014, een aankoopbewijs voor een garantiekwestie of een e-mailwisseling waarin een schriftelijke afspraak staat. Juist deze oudere gegevens vallen bij de standaard exportfuncties vaak buiten de boot, iets waar men pas achter komt zodra die specifieke jaren nodig zijn. U geeft simpelweg de gewenste periode aan, en Office 365 Back-up- en Migratiesoftware haalt exact die jaren binnen.

Gratis downloaden

Een archief dat blijft bestaan nadat het account stopt

Accounts worden meestal beëindigd om administratieve redenen, niet om technische. Microsoft sluit accounts waar twee jaar niet op is ingelogd, universiteiten hanteren vaste opschoonschema's voor afgestudeerden en een werkgever zet de toegang op de laatste werkdag direct stop. Vaak gebruikt men deze software omdat zo'n datum al vaststaat. Een PST-bestand op uw eigen computer blijft probleemloos leesbaar, ook lang nadat het oorspronkelijke account is opgeheven.

Gratis downloaden

Een archief dat blijft bestaan nadat het account stopt.

Eén gebruiker met één mailbox

Back-upsoftware voor Microsoft 365 wordt doorgaans aangeboden voor tenant-beheerders: een beheerconsole in de browser, een beheerder die alles configureert en licenties voor elk account binnen het bedrijf. Dat is een prima oplossing voor een IT-afdeling, maar onhandig voor één persoon met een enkele mailbox en een naderende deadline-een situatie waar de meeste softwaremakers aan voorbijgaan. Voor een persoonlijk outlook.com- of hotmail-account hebt u hiermee van niemand toestemming nodig.

Gratis downloaden

Toegang die u direct weer kunt intrekken

Het is begrijpelijk dat u voorzichtig bent met het verlenen van toegang tot uw e-mail aan software. Deze toegang is echter niet blijvend. Microsoft beheert deze rechten op de eigen servers. Zodra uw lokale kopie gereed is, trekt u de machtiging eenvoudig weer in via het overzicht met app-machtigingen in uw Microsoft-account. Ook daarvoor is geen tussenkomst van ons nodig.

Gratis downloaden

Toegang die u direct weer kunt intrekken.

Wat het Office 365 Back-up- en Migratieprogramma doet

Rechtstreeks aanmelden zonder invoerbestand

U hoeft geen bestanden te selecteren of in het venster te slepen. De bron is de mailbox zelf, die rechtstreeks wordt benaderd via Microsoft Graph met alleen-lezen-rechten. Na het inloggen staat het e-mailadres direct naast de knop Afmelden, zodat altijd duidelijk is van wie de getoonde e-mail is.

Volledig overzicht over uw mailbox

Aan de linkerkant staat de mappenstructuur, in het midden de berichtenlijst en rechts ziet u het voorbeeld van het geselecteerde bericht. Externe elementen worden niet automatisch opgehaald, zodat trackingpixels in oude nieuwsbrieven niet worden geactiveerd; de statusbalk geeft dit duidelijk aan. U kunt de e-mails rustig doornemen voordat u besluit ze definitief op te slaan.

Server-side datumfilter

Het filteren op datum gebeurt direct op de mailserver, niet pas nadat het programma eerst alle gegevens heeft binnengehaald. Als u kiest voor de periode 2019 tot en met 2021, worden uitsluitend die specifieke berichten gedownload. Hierdoor is het exporteren van mailboxen met tienduizenden e-mails aanzienlijk sneller voltooid.

Ontworpen voor grote volumes

De verwerkingssnelheid wordt bepaald door de verzoeklimieten van Microsoft zelf, niet door uw processor. In onze tests verwerkte de software 200.000 berichten in 3,5 uur zonder gegevensverlies. Een proces dat tussentijds werd afgebroken, ging daarna naadloos verder waar het was gebleven. Vraagt de server om gas terug te nemen, dan meldt het venster netjes dat het wacht, in plaats van te bevriezen.

Bijlagen byte voor byte bewaard

Bijlagen worden zonder enige wijziging in het PST-bestand opgeslagen, door ons geverifieerd tot bestanden van 224 MiB. Voordat het eerste bericht wordt weggeschreven, controleert het Office 365-migratieprogramma de doellocatie en waarschuwt het bij onvoldoende schijfruimte. Zo voorkomt u dat het proces pas halverwege vastloopt.

Postvakitem	In het PST-bestand	Opmerkingen
Mappenstructuur	Ja	Submappen behouden hun oorspronkelijke indeling en namen
Onderwerp, Van, Aan, CC, datums	Ja	De verzend- en ontvangstdatums blijven behouden en worden niet overschreven door de datum van de back-up
HTML-inhoud en opmaak	Ja	Berichten openen in Outlook exact zoals het origineel
Bijlagen	Ja, byte voor byte	Getest en geverifieerd tot 224 MiB per bijlage
Status Gelezen en Ongelezen	Ja	Een ongelezen bericht blijft ook in het bestand als ongelezen gemarkeerd
Contactpersonen, agenda, taken	Nee	Deze versie ondersteunt uitsluitend e-mail
Gedeelde en gedelegeerde postvakken	Nee	Alleen het postvak waarmee u inlogt; het online archief van Microsoft 365 wordt in deze versie overgeslagen

Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Talen

Bestandsgrootte

20 Mb

Versie

1.0

Laatst bijgewerkt op

04/08/26

€ 39,99

🖥️ System Requirements

Windows 11/10/8.1/8/7 (32/64-bit)
Intel i3, AMD Ryzen 5 of hoger
4 GB RAM of hoger
NVIDIA® GeForce® serie 8 en 8M, Intel® HD Graphics 2000, Quadro FX 4800, Quadro FX 5600, AMD Radeon™ R600, Mobility Radeon™ HD 4330, Mobility FirePro™ serie, Radeon™ R5 M230 of hoger grafische kaart met up-to-date drivers
1280 × 768 schermresolutie, 32-bit kleur
1 GB vrije schijfruimte of hoger

🙋 Vaak gestelde vragen

❓ Maakt Microsoft 365 niet automatisch een back-up van mijn postvak?

Nee, niet in de vorm van een zelfstandig bestand dat u zelf beheert. Microsoft bewaart uw gegevens binnen de eigen clouddienst voor beschikbaarheid en herstel, volgens de bewaartermijnen die uw beheerder heeft ingesteld. Dat is iets heel anders dan een lokaal bestand in eigen beheer. Bovendien biedt Outlook op het web geen optie om een postvak direct als PST-bestand te exporteren. Een lokaal archief moet u zelf aanmaken.

❓ Wordt al mijn e-mail bewaard, of alleen de lokale Outlook-cache?

Alles binnen het door u gekozen datumbereik wordt meegenomen. De reguliere exportfunctie van Outlook leest namelijk alleen de lokale .ost-cache uit, waarin vaak alleen recente berichten staan opgeslagen. Daardoor bevat een geëxporteerd PST-bestand soms enkel e-mails vanaf 2024, terwijl webmail teruggaat tot 2018. Het Office 365-back-up- en migratieprogramma omzeilt deze cache volledig en leest het postvak rechtstreeks op de server uit, map voor map. Het eindrapport verantwoordt elk verwerkt bericht en vermeldt het exacte aantal indien een item niet kon worden opgeslagen.

❓ De exportoptie is niet beschikbaar in het nieuwe Outlook. Kan ik alsnog een PST-bestand maken?

Ja. Het ontbreken van de exportfunctie is een veelgehoorde beperking van het nieuwe Outlook en een van de hoofdredenen waarom deze zelfstandige software is ontwikkeld. Het programma gebruikt de exportfunctie van Outlook niet en vereist zelfs geen geïnstalleerde versie van Outlook om het bestand aan te maken; het maakt rechtstreeks verbinding met uw postvak. U heeft Outlook (of een andere PST-lezer) alleen nodig om het uiteindelijke bestand te openen.

❓ Welke machtigingen vraagt de software? Kan het programma mails verzenden of verwijderen?

Het programma vraagt uitsluitend om leesrechten voor uw e-mail. Bij het aanmelden wordt een gedelegeerde leestoegang voor berichten gevraagd, waarmee de software mappen kan indexeren, berichten kan inzien en bijlagen kan downloaden. Er worden geen schrijf- of verzendrechten aangevraagd: het programma kan dus geen berichten verwijderen, wijzigen, verplaatsen of uit uw naam verzenden. Het toestemmingsvenster van Microsoft toont deze exacte rechten voordat u akkoord gaat.

❓ Waar worden mijn inloggegevens opgeslagen en hoe trek ik de toegang weer in?

Het aanmelden verloopt rechtstreeks tussen u en Microsoft, en het verificatietoken dat wordt teruggestuurd blijft uitsluitend in het werkgeheugen van het actieve programma. Het wordt nooit weggeschreven naar een bestand of het Windows-register. Zodra u het programma sluit, eindigt de sessie direct. Daarom moet u zich bij een volgend gebruik opnieuw aanmelden en blijft u niet automatisch ingelogd. Er worden tijdens de sessie en bij het verwerken van de e-mail geen gegevens via onze servers geleid. Wilt u de toegang definitief intrekken, open dan de beveiligingsinstellingen van uw Microsoft-account, zoek deze toepassing op onder app-machtigingen en verwijder deze.

❓ Hoe groot mag het PST-bestand worden?

In Outlook 2016 en nieuwere versies kan een PST-bestand standaard maximaal 50 GB groot worden. Vanaf ongeveer 47,5 GB weigert Outlook al nieuwe items toe te voegen. Oudere versies hanteren aanzienlijk lagere limieten. Is een postvak groter dan deze limiet, maak dan een back-up per datumbereik in afzonderlijke bestanden, net zoals men dat handmatig zou doen. Reken op een hoeveelheid vrije schijfruimte die ongeveer gelijk is aan de omvang van het postvak. Sla het bestand niet op in een map met NTFS-compressie; kleine e-mails nemen daarin juist meer schijfruimte in beslag in plaats van minder.

❓ Blijven bijlagen exact behouden zoals ze waren?

Ja, deze blijven volledig ongewijzigd. Dat geldt ook voor tekstbestanden, waarin een enkele afsluitende regeleinde bij een conversie gemakkelijk verloren kan gaan. De grootste bijlage in onze tests was 224 MiB en deze bleef tot op de bit identiek. Bij bestanden die nog groter zijn, stopt het programma met een duidelijke melding in plaats van een onvolledig bestand weg te schrijven. Aangezien Exchange Online berichten sowieso begrenst op 150 MB, dekt het geteste bereik alles wat een postvak daadwerkelijk kan bevatten.

❓ Kan ik de back-up opslaan op een externe schijf of in OneDrive?

Een externe schijf is hiervoor een uitstekende bestemming. Veel gebruikers bewaren back-ups van hun Outlook-e-mails op een externe schijf in een lade. Selecteer simpelweg de schijf in het programma, waarna het bestand daar rechtstreeks wordt aangemaakt. Bij een map die synchroniseert met de cloud ligt dat anders. Kiest u een map die door OneDrive of Dropbox wordt bijgehouden, dan geeft het programma een waarschuwing: het bestand dat u zojuist uit de cloud heeft opgehaald, zou dan direct weer worden geüpload. Sla het bestand daarom eerst lokaal op. Het daarna handmatig kopiëren naar cloudopslag is dan een bewuste keuze en geen automatisch neveneffect.

❓ Mijn zakelijke Microsoft 365-account vraagt om goedkeuring van de beheerder. Wat nu?

Dit wordt bepaald door het beleid van uw organisatie, niet door ons. Standaard mag een gebruiker een toepassing toestemming geven om het eigen postvak uit te lezen, maar een organisatie (tenant) kan dit beperken, goedkeuring van een beheerder verplicht stellen of gebruikerstoestemming volledig uitschakelen. Als het aanmelden eindigt met een verzoek om goedkeuring, wordt dit veroorzaakt door een van deze instellingen en kan alleen een beheerder dit vrijgeven. Bij een persoonlijk outlook.com-account treedt deze melding niet op.

❓ Verplaatst het programma e-mail van het ene naar het andere postvak?

Nee, er vindt geen migratie plaats van het ene naar het andere actieve postvak. De verwerking werkt in één richting: van een online Microsoft 365- of Outlook.com-postvak naar een lokaal PST-bestand op uw computer. Daarmee verplaatst u uw e-mail van de cloud naar uw eigen systeem. Daarom wordt de software ook omschreven als een migratieprogramma voor Microsoft 365 en Outlook. Berichten rechtstreeks overzetten naar een tweede postvak kan deze versie niet, en de leesmachtigingen die het programma vraagt zouden dat technisch ook niet toelaten.

❓ Werkt het ook met Gmail of op een Mac?

Geen van beide, en het is verstandig dat te weten voordat u de software downloadt. Het programma is uitsluitend ontwikkeld voor Windows, en het postvak dat u wilt uitlezen moet een Microsoft-omgeving zijn. Zowel Microsoft 365 als Office 365 worden ondersteund, evenals gratis Outlook.com-, Hotmail- en Live-adressen. Gmail en Google Workspace worden in deze versie niet ondersteund. Heeft u e-mail al als losse bestanden op uw schijf staan, dan kunnen onze overige conversieprogramma's bestanden in MBOX-, EML-, MSG-, OST- en EDB-formaat omzetten naar PST.

Download het Office 365 Back-up- en Migratieprogramma voor Outlook en Microsoft 365

Handleiding: Het Office 365 Back-up- en Migratieprogramma downloaden en gebruiken

1. Aanmelden bij Microsoft

2. Mappen en een datumbereik selecteren

3. Eerst controleren, dan pas downloaden

4. Genereer uw PST-bestand

Waarom een back-up van een Microsoft 365-mailbox naar PST verstandig is

Uw volledige e-mailgeschiedenis, niet alleen recente berichten

Een archief dat blijft bestaan nadat het account stopt

Eén gebruiker met één mailbox

Toegang die u direct weer kunt intrekken

Wat het Office 365 Back-up- en Migratieprogramma doet

Rechtstreeks aanmelden zonder invoerbestand

Volledig overzicht over uw mailbox

Server-side datumfilter

Ontworpen voor grote volumes

Bijlagen byte voor byte bewaard

Voor wie is het Office 365-back-up- en migratieprogramma bedoeld?

Bij vertrek bij een werkgever of onderwijsinstelling

Voor bezitters van een verouderd Outlook.com- of Hotmail-postvak

Voor zakelijke Microsoft 365-accounts

Wat er in het PST-bestand terechtkomt

🖥️ System Requirements

🙋 Vaak gestelde vragen

Other email and Outlook converters

Convert email to Outlook PST

Convert email to PDF

Convert Outlook mail to other clients

Repair a damaged Outlook file

Beoordeel Email Backup & Migration Tool for Microsoft Office 365 and Outlook

Risk-free download