PENGENDALIAN

PERSEDIAAN 3
FOR
ASSISTANT CHIEF of STORE

Learning & Development Department

April 2015

Confidential - Do not duplicate or distribute without written permission | @Alfamart 2015

 TUJUAN PEMBELAJARAN
 Memahami kenapa persediaan penting di toko

 Memahamai alur pengendalian persediaan

 Menghitung PKM dan mengusulkan review PKM

 Memahami proses PB dan menghitung PB

 Menghitung DSI toko

 Mengendalikan bad stock toko dan OOS by display

 Mengendalikan loss product

 Menghitung FPD NBH toko

 Menjalankan tertib administrasi

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015
 POKOK BAHASAN

 Penetapan Stock

 Handling Stock

 Administrasi

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Alur Keluar Masuk Barang

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PERSEDIAAN penting di toko ???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang anda pahami tentang PENGENDALIAN
PERSEDIAAN dan KENAPA DIKENDALIKAN ???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Alur Pengendalian Persediaan

Sasaran Kerja:
- Penetapan stock
“Continuous
STOCK - Handling stock
Stock”
- Administrasi

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PENGENDALIAN PERSEDIAAN adalah berbagai upaya yang berfokus pada
pengelolaan stock yang tepat berdasarkan
kebutuhan konsumen

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 INGATLAH !!!
Stock ideal memerlukan Pengelolaan Persediaan
yang tepat berdasarkan data dan analisis yang
lengkap sehingga tercipta Continuitas Stock

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

PENETAPAN STOCK
 Bagan Kondisi Persediaan Toko

STOCK

OUT OF
OVER STOCK IDEAL STOCK
STOCK
 Item kurang laku  Fluktuasi sales
 Setting PKM besar  Setting PKM kecil
GOAL
 Alokasi tidak sesuai  Kosong supplier/WH
 Barang Promo/Sewa  Kesalahan transaksi
 Seasonal  Barang hilang

 DSI tinggi CONTINUOUS  Hilang penjualan

 Barang rusak/exp  Penjualan turun
 Biaya STOCK  Image buruk

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang menjadi indikator untuk menentukan
PERSEDIAAN toko ???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Minor

Sales MPKM

Kapasitas DSI
Display STOCK

Lead Time
OOS

Struk
Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015
Apa yang diperhatikan saat penambahan Stock ???

TREND SALES

SEASONAL

PROMOSI

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang harus dilakukan untuk menentukan
persediaan toko ???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LAKUKAN perhitungan PKM berdasarkan
kemampuan jual toko !!!

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Penetapan Kuantitas Maksimum

PKM adalah penetapan kuantitas maksimum suatu toko per item-

itemnya yang disesuaikan dengan kondisi Sales, Lead Time, Safety
Stock dan Minor dari Warehouse

RUMUS PKM :

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Variabel PKM :
 Average sales Qty/day
Rata-rata penjualan atau potensi sales yang terjadi setiap harinya, biasanya di ukur per
tiga bulan.
 Lead Time
Jarak terpanjang dari PB dikirim sampai dengan barang datang ke toko
Rumus :

 Safety Stock
Stock aman terpanjang yang harus ada di toko jika kondisi delivery DC tidak kirim barang
 Minor
Minimum Order, batas minimal toko order ke DC/BKL

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 FUNGSI :
Mengetahui data sales PLU dan data-data yang diperlukan untuk menentukan PKM tiap PLU

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Saldo (Inventory) Akhir

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 LATIHAN !!!
1. Berapakah PKM item Fitbar Fruits 25G, jika diketahui data-data sebagai berikut :
 Avg Sales Qty/Day = 5 pcs
 Lead Time = 2 dan Safety Stock sama dengan lead time
 Minor = 2
Hitunglah PKM nya !
2. Penjualan item Floridina 360ml Toko SAT Jaya Abadi Sales Toko SAT Jaya Abadi mengalami kenaikan.
Pada bulan Juli (31 Hari) terjual 155pcs, bulan Agustus (31 Hari) 186 pcs dan sampai dengan tanggal
tgl 20 September sudah terjual 140 pcs. Adapun Lead Time toko 3 hari dan safety Stock mengikuti
Lead Time dan Minornya adalah 6 pcs. Berapakah PKM Toko yang ideal untuk item tersebut ?
Berapakan PKM Exist item tersebut, jika ada N + = 24 ?
3. Diketahui :
 Sales Bulan Juli (Rokok Marllboro Red) = 60 bks, JHK = 30 hari, dengan OOS = 6 Hari
 Sales Bulan Agustus (Rokok Marllboro Red) = 68 bks, JHK =31 hari, dengan OOS = 6 Hari
 Sales Bulan September (Rokok Marllboro Red) = 45 bks, JHK = 14, dengan OOS = 3 Hari
 Pengiriman barang terjadi pada hari Senin, Rabu, dan Sabtu
 Safety Stock mengikuti Lead Time dan Minor = 10
Ditanya : Berapa PKM untuk item tersebut agar tidak terjadi OOS ?

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 CEK JAWABAN !!!
1. PKM = Avg Sales Qty/Day x (LT + SS) + Minor
= 5 x (2 + 2) + 2
= 22 pcs (V)

2. Avg Sales Qty/Day = Total Sales Qty/JHK

= (155 + 186 + 140)/(31 + 31 + 20)
= 481/82
= 5,86  6 pcs

PKM = Avg Sales Qty/Day x (LT + SS) + Minor

= 6 x (3 + 3) +6
= 42 pcs

PKM Exist = PKM Toko + N+

= 42 + 24
= 66 pcs

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 CEK JAWABAN !!!
3. Avg Sales Qty/Day = Total Sales Qty/JHK
= (30 + 68 + 45)/((30 – 6) + (31 – 6) + (14 – 3))
= 143/60
= 2,3  2 pcs

= (7/3) + 1
= 3 hari
SS = LT
SS = 3 hari

PKM = Avg Sales Qty/Day x (LT + SS) + Minor

= 2.3 x (3 + 3) + 10
= 24,3 bks  Karena Minornya 10, jadi untuk item ini PKM nya 20 bks (2 slove)

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Penetapan Kuantitas Maksimum merupakan indikator
terpenting dalam menentukan Permintaan Barang
(PB) ke toko

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Permintaan Barang (PB)

 PB terjadi jika EOD dikirim setiap

hari

 Proses PB disesuaikan dengan

Minor suatu item barang
PB = PKM Exist - OH
 Jika jumlah PB < Minor, maka tidak
terjadi PB

 Jika jumlah PB >/= Minor, maka

terjadi PB sejumlah minor

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 PROSES PB DIPENGARUHI PKM EXIST :

PKM Exist = PKM + N+

PKM Exist = PKM + Nx
PKM Exist = PKM + N+ + Nx

Ket :
N + : Sewa
N x : Promosi

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 LATIHAN !!!
1. Berapakah Stock item Sinde, jika N+ = 12 dan diimplementasikan 1 kali pengiriman dan
berapakah PKM Exist nya ?

Nama Item MPKM PKM Minor OH

Sinde Larutan Orange 320ml 6 12 6 0
2. Berapakah Stock item Mizone, jika Nx = 2 dan diimplementasikan 1 kali pengiriman dan
berapakah PKM Exist nya ?

Nama Item MPKM PKM Minor OH

Mizone Passion Fruit 500 ml 24 24 12 8

3. Berdasarkan data item diatas berapa PB untuk item Sinde dan Mizone ?

4. Jika PKM suatu Item 12, OH = 9, dan minornya = 4. berapakah PB yang terjadi ?

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 CEK JAWABAN !!!
1. PKM Exist = PKM Toko + N
= 12 + 12
= 24 pcs
2. PKM Exist = PKM Toko + N
= 24 + (24 x 2)
= 72 pcs
3. PB Sinde = PKM Exist – OH
= 24 – 0
= 24 pcs
PB Mizone = PKM Exist – OH
= 72 – 8
= 64 pcs  Karena PB dipengaruhi Minor (6), jadi PB nya = 60 pcs
4. PB = PKM Exist – OH
= 12 – 9
= 3 pcs  Karena PB dipengaruhi Minor (4), untuk item ini tidak terjadi PB karena
dibawah Minor

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

LAKUKAN perhitungan PKM secara berkala, dan

perhatikan kondisi DSI toko !!!

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Apa yang anda pahami

tentang DSI ???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Day Sales Inventory

Day Sales Inventory adalah membandingkan nilai inventory dari

seluruh item di toko dengan rata-rata penjualan.

VS

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015
 FORMULA DSI

Saldo Akhir

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 LATIHAN !!!
1. Berapakah DSI PKM dan DSI OH untuk item-item dibawah ini :

AVG
SALES (BULAN) PKM
Nama Item MINOR SALES/H MPKM STOCK DSI PKM DSI OH
TOKO
INI JHK -1 JHK -2 JHK ARI
Dji Sam Soe 80 316 31 352 31 314 25 160 320 143
Gudang Garam Filter 20 60 31 66 31 84 25 20 80 68
Sampoerna Mild 16 60 459 31 550 31 490 25 160 320 203
Sampoerna Mild 12 40 268 31 321 31 330 25 100 240 119

2. Diketahui : Rp. Saldo akhir = Rp. 100.000.000 dan Sales dari tanggal 1 sampai 20 = Rp.
160.000.000. Berapa DSI sampai tanggal 20 ?

3. Diketahui : Saldo Awal = Rp. 144.351.805

Saldo Akhir = Rp. 106.220.890
Sales April = Rp. 298.799.149
Aktivitas Retur = Rp. 184.605
Berapakah DSI bulan April ?

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 CEK JAWABAN !!!
1. DSI PKM = PKM/Avg Sales Qty
DSI OH = OH/Avg Sales Qty

DSI PKM (Dji Sam Soe) = 320/((316 + 352 + 314)/(31 + 31 +25))

= 320/11,28
= 28,3  28 hari
DSI OH (Dji Sam Soe) = 143/((316 + 352 + 314)/(31 + 31 +25))
= 143/11,28
= 12,6  13 hari

DSI PKM (GG Filter) = 80/((60 + 60 + 84)/(31 + 31 +25))

= 80/2,41
= 33,19  33 hari
DSI OH (GG Filter) = 68/((60 + 60 + 84)/(31 + 31 +25))
= 68/2,41
= 28,21  28 hari

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 CEK JAWABAN !!!
DSI PKM (Sampoerna Mild 16) = 320/((459 + 550 + 490)/(31 + 31 +25))
= 320/17,22
= 18,58  19 hari
DSI OH (Sampoerna Mild 16) = 203/((459 + 550 + 490)/(31 + 31 +25))
= 203/17,22
= 11,78  12 hari
DSI PKM (Sampoerna Mild 12) = 240/((268 + 321 + 330)/(31 + 31 +25))
= 240/10,56
= 22,72  23 hari
DSI OH (Sampoerna Mild 12) = 119/((268 + 321 + 330)/(31 + 31 +25))
= 119/10,56
= 11,26  11 hari

2. DSI Per Tanggal = ((Saldo Akhir) / Rp Sales Tgl 1 s/d “H”) x Tgl “H”
= (100.000.000/160.000.000) x 20 hari
= 12.5 hari  13 hari

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Apa tujuan mengetahui

DSI Toko ???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Tujuan DSI :

1. Mengetahui Berapa harikah nilai inventory yg

ada ditoko dibandingkan dengan Avg sales toko

2. Mengetahui Kapan tenggang waktu jatuh tempo

inventory suatu barang dari TOP sehingga tidak

jadi utang dagang

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Faktor-faktor apa yang mempengaruhi DSI toko???

SALES

STOCK

RETURN

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Adakah pengaruh DSI terkait
laba rugi toko ???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Pengaruh DSI Terkait Rugi Laba :

 DSI harian “<” hari TOP artinya Untung

 DSI harian “=” hari TOP artinya Impas

 DSI harian “>” hari TOP artinya Rugi

Keterangan :
TOP  Term of Payment = Jangka waktu pembayaran

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Apa yang harus dilakukan terhadap persediaan
barang di toko???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

HANDLING STOCK
 Alur Handling Stock

Penetapan Stock Penerimaan Penataan Penyimpanan

 Tidak OOS  Jangan dilempar  Sesuai Planogram  Food dan Non Food
 Tidak Over Stock saat penurunan  Full Display  Recehan dan
 Hitung dan review barang  Kebersihan dan Kartonan
PKM  Teliti pengecekan Kerapian  Penggunaan Pallet
 Monitoring stock  Cek Expired & FEFO  Kebersihan dan
secara berkala  SO Rutin Kerapian
 Cek Expired
 Label Exp

 Continuous Stock  Barang Rusak Kecil  Barang Rusak,  Barang Rusak dan
 Stock Ideal Expired, Hilang Kecil Expired Kecil

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Apa yang harus dilakukan
agar stock toko tetap layak
jual, dikonsumsi, dan
tersedia sesuai kebutuhan
konsumen???

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Bad Stock

KENDALIKAN!!! OOS

Product Lost

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Pengendalian Bad Stock

Bad Stock adalah suatu kondisi barang yang rusak baik secara fisik
(kemasan) atau expired sehingga tidak layak jual
dan konsumsi, yang diakibatkan pengiriman
dan pengelolaan barang di toko.

Penyebab Barang Rusak :

1. Personil Toko

2. Binatang

3. Konsumen

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 PAHAMILAH!!!
1. Barang Rusak Karena Kesalahan Toko

AKTIVITAS KONDISI PENCEGAHAN

 Melempar barang kartonan  Perlakukan barang dengan

 Membuka koli dengan teliti
benda tajam  Konsentrasi dan hati-hati
 Menumpuk barang tidak  Perhitungkan jenis barang
Barang Datang Warehouse semestinya dan luas area penerimaan
 Terburu-buru mengecek barang
barang  Memastikan barang layak
jual dan konsumsi

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Lanjutan…

AKTIVITAS KONDISI PENCEGAHAN

 Expired  FEFO/FIFO
 Ceroboh saat display dan  Konsentrasi dan hati-hati
membersihkan produk  Display harus mengikuti
 Display tidak sesuai planogram
Display Barang di Area Sales planogram (Tir, KI-KA, A-B,  Floor display diatur jangan
D-B) sampai mengganggu
 Floor display mengganggu konsumen
trafic konsumen

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Lanjutan …

AKTIVITAS KONDISI PENCEGAHAN

 Overstock  Cek PKM dan floor display

 Gudang kurang layak pakai  Info ke pihak terkait
 Penempatan barang tidak  Atur penempatan barang
tepat  Gunakan alat bantu
Gudang  Ceroboh saat ambil barang  Pisahkan barang baik dan
 Pemisahaan barang baik dan barang rusak
barang rusak  Atur keluar masuk barang di
 Expired gudang gudang (FEFO/FIFO)

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

2. Barang Rusak Karena Binatang

AKTIVITAS KONDISI PENCEGAHAN

 Tikus  Optimalkan kebersihan dan

 Kecoa dan Semut maintenance
 Optimalkan kebersihan

Area Sales dan Gudang

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

3. Barang Rusak Karena Konsumen

AKTIVITAS KONDISI PENCEGAHAN

 Konsumen mencoba barang  Optimalkan pengawasan

dagangan  Membantu/menolong
 Konsumen kesulitan saat konsumen
akan mengambil barang
Area Sales dan Gudang pada rak yang tidak
terjangkau

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Pengendalian Out of Stock

OUT OF STOCK adalah barang tidak tersedia secara data (OH= 0) atau
barang tidak tersedia di rak display (barang tersedia di gudang, meja
kasir,dll)
Out of Stock atau barang kosong terjadi ketika :

1. Produk tidak ditemukan dalam bentuk yang diinginkan (rasa/ukuran)

2. Produk tidak tersedia secara data (OH= 0)
3. Produk tidak terdapat di rak menurut konsumen

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Out of Stock By Display !!!

Barang terdapat di Barang tidak Barang terdisplay di

gudang tersedia di rak meja kasir

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Lakukan !!!
 Speed Display

 Full Display

 Rutin Monitoring Stock

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Pengendalian Loss Product

Loss Product atau barang hilang adalah selisih qty barang antara fisik
dan data (OH), yang disebabkan oleh internal, eksternal, dan
administrasi.

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Diagram Pengendalian Loss Product

PENYEBAB AKIBAT PENANGANAN

Internal  Stock Tidak Sesuai Integritas

 Loss Sales
Eksternal Pengawasan
 Biaya dan NBH
Administrasi Teliti
 Turn Over Karyawan

NOTE :
NBH atau Nota Barang Hilang adalah total selisih barang hilang (Rp) yang menjadi beban
karyawan toko setelah dikurangi BTK atau Batas Toleransi Kehilangan dari perusahaan
Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015
 FORMULA NBH

BTK tergantung kebijakan masing-masing Branch

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 LATIHAN !!!

1. Toko SAT A mengalami selisih minus pada bulan Juni (30 Hari) Rp.400.000,-
adapun BTK / batas Toleransi Kehilangan 0,15 % dari Net Sales Perbulan.
Sedangkan SPD toko tersebut adalah Rp. 6.000.000. Berapa rupiahkah selisih
yang menjadi beban personil toko berdasarkan proxy (FPD) ? Perhatikan
tabel dibawah ini !

Proporsi
No Nama NIK Jabatan Selisih Tunai
proxy hari Kerja total
1 Sutarno Chief 2 25
2 Budiono [Link] 6 1.5 25
3 Agung [Link] 5 1.25 25
4 Sari Crew 1 25
5 Teguh Crew 1 25
6 Hariono Crew 1 25

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 CEK JAWABAN !!!

1. NBH = ((6.000.000 x 30) x 0,15%) – 400.000  = - Rp. 130.000

Proporsi
No Nama NIK Jabatan Selisih Tunai
proxy hari Kerja total
1 Sutarno Chief 2 25 50 670.97 33,548
2 Budiono [Link] 6 1.5 25 37.5 670.97 25,161
3 Agung [Link] 5 1.25 25 31.25 670.97 20,968
4 Sari Crew 1 25 25 670.97 16,774
5 Teguh Crew 1 25 25 670.97 16,774
6 Hariono Crew 1 25 25 670.97 16,774
193.8 130,000

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

 Bagaimana cara Monitoring Stock di toko, agar
tidak terjadi NBH ???

Lakukan Stock Opname Secara

Rutin!!!

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

ADMINISTRASI
 Administrasi Stock

LPB NRB STOCK OPNAME

 Teliti Penerimaan Barang  Teliti Saat Retur Barang  Teliti Saat Proses SO

 Tertib Receipt PO  Tertib Arsip NR  Tertib Arsip Adjust SO

 Tertib Arsip LPB  Cek Rutin LPMP

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015

Thank You!
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA Tbk
Jl. MH Thamrin No.9 Cikokol,
Tangerang 15117,
Indonesia

t +62 21 557 55966 (hunting)

f +62 21 557 44456, 557 54918

[Link]

Learning & Development Department All Rights Reserved. @Alfamart 2015