UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

Sources of Financial Documents

2.1.1 Meaning and Types of source documents in accounting

Source documents are the original documents that provide evidence of transactions that have
taken place within a business. These documents are the foundation of the accounting process as they
provide the necessary information for recording transactions accurately. A source document captures the
key information about a transaction, such as the names of the parties involved, amounts paid (if any), the
date, and the substance of the transaction. They prove that the recorded financial transactions occurred
and are thus essential for the accounting methods. Moreover, these documents are crucial for auditing
procedures. Since the paper trail of all transactions is easily available to auditors, it enhances the audit’s
validity and objectivity. A paper trail is created each time a business engages in a financial transaction.
The term source document in accounting refers to this paper trail. A source document usually includes the
following details:

 The total value of a transaction ; Date of the transaction ; The deal’s explanation

The most commonly used types of source documents in accounting are as follows:

 Purchase Order: The buyer sends this to the vendor. They will then outline exactly what the order
should contain and when it should arrive.
 Sales Invoice: This is a process for managing account receivables. When the seller gives out goods,
they will provide a document containing all relevant sale details.
 Purchase Invoice: This is made for account payables. The seller will enter this as sales invoice while
the buyer will enter it as purchase invoice.
 Debit Note: This is evidence of reduction in purchases and can be useful to support purchases return
journal. Furthermore, in customer books, debit note will reduce how much they owe to the seller.
 Credit Note: This is evidence of reduced sales and support sales return journal. In addition to
supplier’s books, credit note reduces the amount owed by the customer.
 Cheque : This is a special bank note that represents the cash paid by the customer.
 Revenue receipt: This is used to record the receipt of cash which is a proof that the payment is made.
 Cash register receipts: This is a business paper that listed the money coming in from customers.
 Bank or Credit advice: They are debit or credit bank advice. Bank credit advice is bank documents
informing the business of an increase made in the business’s bank account. Unlike bank debit advice
that is opposite to bank credit advice.
 Deposit slips: When one receives Cheque or cash from customer, the seller will take it to the bank
and present.
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

 Bank statements: This is a summary of financial transactions that occurred at a certain institution
during a specific time period. For example, a typical bank statement may show your deposits and
withdrawals for a certain month.
 Bill of exchange: This is an unconditional order in writing, addressed by one person to another,
signed by the person giving it. It also requires the person to whom it is addressed to pay on demand.
 Payroll report: This can also refer to the list of employees of a business and the amount of
compensation due to each of them.
 Cancelled Cheque: This is a check that has been paid or cleared by the bank
 Cheque Stubs: typically attached to the cheque book and contain details such as the Cheque number,
date, payee, amount, and purpose of the payment.
 Employee Timecard: This is a method for recording and tracking the amount of an employee’s time
spent on each job
 Board minutes or minutes of meetings: The secretary of the board usually takes minutes during
meetings.
 Goods Dispatched Note (GDN): This a document of the company that lists the goods sent out to a
customer. Without a doubt, the company will keep one record of goods dispatched notes.
 Goods Issues Note (GIN): This is a physical record of the movement of goods or materials from the
warehouse or store to production department.
 Stock takes Records: This is also called stock counting. It is when you manually check and record
all the inventory that your business currently has on hand
 Stock Records: Is another important source document in accounting that provides information about
the inventory or stock levels of a business. These records help businesses track the quantity, value,
and movement of their inventory, which is crucial for managing costs, fulfilling orders, and making
informed business decisions.
 Goods Received Note (GRN): This is source document that shows the goods that a business has
received from a supplier.
 Remittance advice: This source document can confirm the amount paid and shows discrepancies that
can easily be investigated.
 Insurance Endorsement Certificates: This is where one party will add the other party as an
“additional insured” on their commercial liability insurance policy.
 Point of Sales Summaries: This can be used to record a number of sales at a cash register.
 Memorandum: Memo is a written document businesses use to communicate an announcement,
policy changes, price increases or notification to take an action, such as attend a meeting, or change a
current production procedure.
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

 Computer-generated Receipts: This is the kind of receipts is to be generated by the computer.

 Lease Agreement or Rental Agreement: Lease contracts are formal documents that identify the
lessor, lessee, what’s being leased, whether it’s an asset or a property.
 Sales Tax Returns: This is the taxpayer’s document of declaration. This will enable the taxpayer to
furnish the transaction details during a tax period and deposits his Sales Tax liability.
 Cash Register Tapes: it provides a detailed record of transactions processed through a cash register
or point-of-sale (POS) system.
 Adjustment Notes: This are issued to customers due to damaged, returned or undelivered goods
 Employee Pay Advice: This source document that can helped to provide written evidence concerning
employee income.
 Payroll Advice Report: This payroll reports helped small businesses understand payroll costs and
summarize payroll data.
 Evidence of Sale or Disposal of Assets: This is the removal of a long-term asset from the company’s
accounting records.

2.1.2 Importance of Source Documents in Accounting

In general, the source documents play a crucial role in the accounting process for several reasons:

 Accuracy: Source documents provide the necessary information to accurately record transactions in
the accounting system, ensuring that financial statements are prepared correctly.
 Evidence: Source documents serve as evidence of transactions and help to prevent fraud or errors in
the accounting records.
 Compliance: Source documents are essential for compliance with tax laws and regulations, as they
provide proof of income and expenses.
 Audit trail: Source documents create an audit trail that can be used to track transactions and verify
the accuracy of financial reports.

2.2 Preparing source documents in accounting

In accounting, preparing source documents is like gathering all the important papers that show what a
business has been doing. Below are the key steps involved in the preparation and processing of financial
documents:

1. Gathering Financial Data: The first step in preparing financial documents is to gather all relevant
financial data from various sources within the organization. This may include invoices, receipts, bank
statements, payroll records, and other financial transactions.
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

2. Organizing Financial Data: Once the financial data is collected, it needs to be organized
systematically. This involves sorting the data into categories such as income, expenses, assets,
liabilities, etc., to facilitate accurate recording and analysis.
3. Recording Transactions: After organizing the financial data, the next step is to record all
transactions accurately in the accounting system. This process involves entering transaction details
such as date, amount, description, and accounts affected by the transaction.
4. Reconciling Accounts: Reconciliation is a critical step in ensuring that all financial transactions are
accurately recorded. This involves comparing internal records with external statements (e.g., bank
statements) to identify any discrepancies that need to be resolved.
5. Preparing Financial Statements: Once all transactions are recorded and reconciled, financial
statements can be prepared. The key financial statements include the income statement, balance sheet,
and cash flow statement, which provide an overview of the organization’s financial performance and
position.
6. Reviewing and Analyzing Financial Statements: After preparing the financial statements, they need
to be reviewed and analyzed to assess the financial health of the organization accurately. This
analysis helps stakeholders make informed decisions based on the organization’s financial
performance.
7. Auditing Financial Documents: Auditing is a crucial step in verifying the accuracy and reliability of
financial documents. An independent auditor examines the financial records to ensure compliance
with accounting standards and regulations.
8. Filing Tax Returns: Another essential step in processing financial documents is filing tax returns
accurately and timely. This involves calculating taxable income, deductions, credits, and other
relevant tax information required by tax authorities.
9. Maintaining Documentation: It is essential to maintain proper documentation of all financial
transactions and records for future reference or audit purposes. Organized documentation facilitates
transparency and accountability in financial reporting.
10. Implementing Internal Controls: Establishing internal controls is crucial in safeguarding assets,
preventing fraud, and ensuring compliance with laws and regulations. Adequate controls help
mitigate risks associated with financial document preparation and processing.
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

**[የፋይል ስም]፡ ክፍል ሁለት የፋይናንስ ሰነዶች ምንጮች.docx**

**የፋይናንስ ሰነዶች ምንጮች**

**2.1.1 የምንጭ ሰነዶች በሂሳብ ሥራ ውስጥ ፍቺ እና አይነቶች**

ምንጭ ሰነዶች በድርጅት ውስጥ የተከናወኑ ግብይቶችን ማረጋገጫ የሚሰጡ የመጀመሪያ ሰነዶች ናቸው። እነዚህ ሰነዶች የሂሳብ
ሂደቱ መሰረት ናቸው፣ ምክንያቱም ግብይቶችን በትክክል ለመመዝገብ አስፈላጊውን መረጃ ይሰጣሉ። ምንጭ ሰነድ ስለ አንድ
ግብይት ቁልፍ መረጃዎችን ያካትታል፣ እንደ የተሳትፉ ወገኖች ስም፣ የተከፈሉ መጠኖች (ካለ)፣ ቀን እና የግብይቱ ዓይነት።
እነሱ የተመዘገቡት የፋይናንስ ግብይቶች ተከናውነዋል በሚል ያረጋግጣሉ እና ስለዚህ ለሂሳብ ዘዴዎች አስፈላጊ ናቸው።
ከዚህም በላይ እነዚህ ሰነዶች ለማረጋገጫ (ኦዲት) ሂደቶች ወሳኝ ናቸው። የሁሉም ግብይቶች የወረቀት እልባት (ፓፐር ትሬል)
ለማረጋገጫ ባለሙያዎች (ኦዲተሮች) በቀላሉ ይገኛል፣ ይህም የማረጋገጫውን (ኦዲቱን) ትክክለኛነት እና ዓላማነት ያሻሽላል።
አንድ ድርጅት የፋይናንስ ግብይት በሚያከናውንበት ጊዜ የወረቀት እልባት ይፈጠራል። በሂሳብ ሥራ ውስጥ ያለው "ምንጭ
ሰነድ" የሚለው ቃል ወደዚህ የወረቀት እልባት ይመለከታል። አንድ ምንጭ ሰነድ በተለምዶ የሚከተሉትን ዝርዝሮች ያካትታል፡-

- የግብይቱ ጠቅላላ ዋጋ
- የግብይቱ ቀን
- የግብይቱ መግለጫ

በሂሳብ ሥራ ውስጥ በብዛት ጥቅም ላይ የሚውሉት የምንጭ ሰነዶች አይነቶች እንደሚከተለው ናቸው፡-

- **የግዢ ትእዛዝ (ፑርቻስ ኦርደር)፡** ገዢው ይህንን ለአቅራቢው ይልካል። ከዚያም ትእዛዙ ምን ማንቀሳቀስ እንዳለበት
እና መቼ እንደሚገኝ በትክክል ያብራራሉ።
- **የሽያጭ ፋክተር (ሴልስ ኢንቮይስ)፡** ይህ የሂሳብ ተቀባዮችን (አካውንት ሬሲቬብልስ) ለማስተዳደር የሚያገለግል
ሂደት ነው። ሻጩ ዕቃዎችን ሲሰጥ፣ ሁሉንም የሚመለከታቸውን የሽያጭ ዝርዝሮች የያዘ ሰነድ ያቀርባል።
- **የግዢ ፋክተር (ፑርቻስ ኢንቮይስ)፡** ይህ ለሂሳብ ክፍያዎች (አካውንት ፔይብልስ) የሚዘጋጅ ነው። ሻጩ ይህንን እንደ
የሽያጭ ፋክተር ይመዝግባል፣ ገዢው ደግሞ እንደ የግዢ ፋክተር ይመዝግበዋል።
- **የዕዳ ማስታወሻ (ዲቢት ኖት)፡** ይህ የግዢ መጠን መቀነስን የሚያረጋግጥ ሲሆን የግዢ መመለሻ ጆርናል ለማገዝ ጠቃሚ
ሊሆን ይችላል። በተጨማሪም በደንበኛው የሂሳብ መዝገብ ውስጥ፣ የዕዳ ማስታወሻ ለሻጩ ያለባቸውን ዕዳ መጠን ይቀንሳል።
- **የደረሰኝ ማስታወሻ (ክሬዲት ኖት)፡** ይህ የሽያጭ መጠን መቀነስን የሚያረጋግጥ ሲሆን የሽያጭ መመለሻ ጆርናል
ለማገዝ ያገለግላል። ከዚሁ በተጨማሪ በአቅራቢው የሂሳብ መዝገብ ውስጥ፣ የደረሰኝ ማስታወሻ በደንበኛው ላይ ያለውን ዕዳ
መጠን ይቀንሳል።
- **ቼክ (ቸክ)፡** ይህ በደንበኛው የተከፈለውን ገንዘብ የሚወክል ልዩ የባንክ ማስፈንጠሪያ ነው።
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

- **የገቢ ክፍያ ደረሰኝ (ሬቬኑ ሬሲፕት)፡** ይህ የገንዘብ ክፍያ መቀበልን ለመመዝገብ ያገለግላል፣ ክፍያው
እንደተከናወነ የሚያረጋግጥ ማስረጃ ነው።
- **የቁጠባ ማሽን (ካሽ ሬጅስተር) ደረሰኞች፡** ይህ ከደንበኞች የሚመጣውን ገንዘብ ዝርዝር ያለው የንግድ ወረቀት ነው።
- **የባንክ ማሳሰቢያ (ባንክ ወይም ክሬዲት አድቫይስ)፡** እነዚህ የዕዳ ወይም የደረሰኝ ባንክ ማሳሰቢያዎች ናቸው።
የባንክ ደረሰኝ ማሳሰቢያ በድርጅቱ የባንክ ሂሳብ ውስጥ የተደረገ ጭማሪን ለድርጅቱ የሚያሳውቅ የባንክ ሰነድ ነው። ይህ
ከየባንክ ዕዳ ማሳሰቢያ የተለየ ሲሆን የባንክ ደረሰኝ ማሳሰቢያ ተቃራኒውን ያሳያል።
- **የተቀማጭ ሰነዶች (ዲፖዚት ስሊፕስ)፡** አንድ ሰው ከደንበኛ ቼክ ወይም ገንዘብ ሲቀበል፣ ሻጩ ወደ ባንክ ይወስደው
ይገኝል።
- **የባንክ መግለጫዎች (ባንክ ስቴትመንትስ)፡** ይህ በአንድ የተወሰነ ተቋም ውስጥ በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ
የተከናወኑ የፋይናንስ ግብይቶች ማጠቃለያ ነው። ለምሳሌ፣ የተለመደ የባንክ መግለጫ ለአንድ የተወሰነ ወር ያደረጉትን
ተቀማጭ ገንዘብ እና መውጫዎች ሊያሳይ ይችላል።
- **የሂሳብ ገቢዎች ሰነድ (ቢል ኦፍ ኤክስቼንጅ)፡** ይህ በጽሑፍ የተደረገ ያለ ቅድመ ሁኔታ ትእዛዝ ሲሆን በአንድ ሰው
ወደ ሌላ ሰው ተዘጋጅቶ በሰጡት ሰው ፊርማ የተረጋገጠ ነው። እንዲሁም በሚያገኘው ሰው በፍላጎት ጊዜ እንዲከፍል
ያስገድዳል።
- **የደመወዝ ሪፖርት (ፔይሮል ሪፖርት)፡** ይህ የአንድ ድርጅት ሰራተኞችን እና ለእያንዳንዳቸው የሚገባውን የክፍያ
መጠን ዝርዝር ሊያመለክት ይችላል።
- **የተሰረዘ ቼክ (ካንሰልድ ቸክ)፡** ይህ በባንክ የተከፈለ ወይም የተነጻጸረ ቼክ ነው።
- **የቼክ ቁራጭ (ቼክ ስታብስ)፡** በተለምዶ በቼክ ደብተር ላይ የተያያዙ እና የቼክ ቁጥር፣ ቀን፣ ተቀባይ፣ መጠን እና
የክፍያው ዓላማ የመሳሰሉ ዝርዝሮችን የያዙ ናቸው።
- **የሰራተኛ የሰዓት ካርድ (ኢምፕሎይ ታይምካርድ)፡** ይህ አንድ ሰራተኛ በእያንዳንዱ ሥራ ላይ የወሰደውን የጊዜ መጠን
ለመመዝገብ እና ለመከታተል የሚያገለግል ዘዴ ነው።
- **የዳይሬክተሮች ምክር ቤት ዝርዝር ማስታወሻ ወይም የስብሰባ ዝርዝር ማስታወሻ (ቦርድ ሚኒትስ ወይም ሚኒትስ ኦፍ
ሚቲንግስ)፡** የምክር ቤቱ ጸሃፊ በስብሰባዎች ወቅት ዝርዝር ማስታወሻዎችን ይወስዳል።
- **የተላኩ ዕቃዎች ማስታወሻ (ጉድስ ዲስፓችት ኖት / ጂ.ዲ.ኤን.)፡** ይህ ከድርጅቱ ወደ ደንበኛ የተላኩትን ዕቃዎች
ዝርዝር ያለው የድርጅቱ ሰነድ ነው። ያለ እርግጥ ድርጅቱ የተላኩ ዕቃዎችን ማስታወሻ አንድ መዝገብ ይጠብቃል።
- **የወጣ ዕቃ ማስታወሻ (ጉድስ ኢሹስ ኖት / ጂ.አይ.ኤን.)፡** ይህ ከመጋዘን ወይም መደብር ወደ የምርት ክፍል
የተንቀሳቀሱ ዕቃዎች ወይም እቃዎች አካላዊ መዝገብ ነው።
- **የክምችት ቆጠራ መዝገቦች (ስቶክ ቴክስ ሬኮርድስ)፡** ይህ እንዲሁም የክምችት ቆጠራ ተብሎ ይጠራል። አሁን ባለዎትን
ሁሉንም የድርጅትዎ ክምችት (ኢንቬንቶሪ) በእጅ በመፈተሽ እና በመመዝገብ የሚከናወን ነው።
- **የክምችት መዝገቦች (ስቶክ ሬኮርድስ)፡** ይህ ስለ የድርጅት ክምችት ወይም የክምችት ደረጃዎች መረጃ የሚሰጥ በሂሳብ
ሥራ ውስጥ ሌላ አስፈላጊ የምንጭ ሰነድ ነው። እነዚህ መዝገቦች ለድርጅቶች የክምችታቸውን ብዛት፣ ዋጋ እና እንቅስቃሴ
እንዲከታተሉ ይረዳሉ፣ ይህም ለወጪዎች ማስተዳደር፣ ለትዕዛዝ መሙላት እና በመረጃ ላይ የተመሰረተ የንግድ ውሳኔዎችን
ለመድረግ ወሳኝ ነው።
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

- **የተቀበሉ ዕቃዎች ማስታወሻ (ጉድስ ሬሲቭድ ኖት / ጂ.አር.ኤን.)፡** ይህ አንድ ድርጅት ከአቅራቢ የተቀበለውን ዕቃዎች
የሚያሳይ የምንጭ ሰነድ ነው።
- **የገንዘብ ክፍያ ማስታወሻ (ሬሚታንስ አድቫይስ)፡** ይህ የምንጭ ሰነድ የተከፈለውን መጠን ማረጋገጥ እና በቀላሉ
ሊመረመሩ የሚችሉ ልዩነቶችን ማሳየት ይችላል።
- **የኢንሹራንስ ማጠናከሪያ ሰርቲፊኬቶች (ኢንሹራንስ ኢንዶርስመንት ሰርቲፊኬትስ)፡** ይህ አንድ ወገን ሌላኛውን
ወገን "ተጨማሪ ኢንሹርድ" በማለት በንግድ ኃላፊነት ኢንሹራንስ ፖሊሲያቸው ላይ የሚጨምርበት ስፍራ ነው።
- **የሽያጭ ነጥብ ማጠቃለያዎች (ፖይንት ኦፍ ሴልስ ሳመሪዝ)፡** ይህ በቁጠባ ማሽን (ካሽ ሬጅስተር) ላይ ብዙ ሽያጮችን
ለመመዝገብ ሊያገለግል ይችላል።
- **የውስጥ ደብዳቤ (መሞራንደም)፡** መሞራንደም የተፃፈ ሰነድ ሲሆን ድርጅቶች ማስታወቂያ፣ የፖሊሲ ለውጦች፣ የዋጋ
ጭማሪዎች ወይም ድርጊት ለመደረግ ማሳሰቢያ (ለምሳሌ ስብሰባ ለመገኘት ወይም የአሁኑን የምርት ሂደት ለመቀየር) ለመግባባት
ይጠቀሙበታል።
- **በኮምፒተር የተፈጠሩ ደረሰኞች (ኮምፒተር-ጀነሬትድ ሬሲፕትስ)፡** ይህ የደረሰኞች አይነት በኮምፒተር መፍጠር
የሚገባ ነው።
- **የባእሲ ስምምነት ወይም የኪራይ ስምምነት (ሊዝ አግሪመንት ወይም ሬንታል አግሪመንት)፡** የባእሲ ኮንትራቶች
ባእሲውን፣ ባእሲየኛውን፣ የተባአሰውን ነገር (ንብረት ወይም እቃ) የሚገልጹ መደበኛ ሰነዶች ናቸው።
- **የሽያጭ ግብር መግለጫዎች (ሴልስ ታክስ ሬተርንስ)፡** ይህ የግብር ከፋይ የመግለጫ ሰነድ ነው። ይህ ግብር ከፋዩን
በግብር ጊዜ ውስጥ የግብይት ዝርዝሮችን እንዲያቀርብ እና የሽያጭ ግብር ኃላፊነቱን እንዲከፍል ያስችለዋል።
- **የቁጠባ ማሽን (ካሽ ሬጅስተር) ቴፖች (ካሽ ሬጅስተር ቴፕስ)፡** ይህ በቁጠባ ማሽን (ካሽ ሬጅስተር) ወይም በሽያጭ
ነጥብ (ፖኤስ) ስርዓት የተካሄዱ ግብይቶች ዝርዝር መዝገብ ይሰጣል።
- **የማስተካከያ ማስታወሻዎች (አጅስትመንት ኖትስ)፡** እነዚህ በተበላሸ፣ በተመለሰ ወይም ባልተደረሰ ዕቃዎች
ምክንያት ለደንበኞች የሚሰጡ ናቸው።
- **የሰራተኛ ክፍያ ማስታወሻ (ኢምፕሎይ ፔይ አድቫይስ)፡** ይህ የምንጭ ሰነድ ስለ ሰራተኛ ገቢ የተፃፈ ማስረጃ ለመስጠት
ይረዳል።
- **የደመወዝ ማስታወሻ ሪፖርት (ፔይሮል አድቫይስ ሪፖርት)፡** ይህ የደመወዝ ሪፖርት ለትናንሽ ንግዶች የደመወዝ
ወጪዎችን እንዲረዱ እና የደመወዝ መረጃን እንዲያጠቃልሉ ይረዳል።
- **የንብረት ሽያጭ ወይም ማስወገድ ማስረጃ (ኢቪደንስ ኦፍ ሴል ወይም ዲስፖዛል ኦፍ አሰትስ)፡** ይህ ከድርጅቱ የሂሳብ
መዝገቦች ውስጥ የረጅም ጊዜ ንብረት ማስወገድ ነው።

**2.1.2 የምንጭ ሰነዶች በሂሳብ ሥራ ውስጥ ጠቀሜታ**

በአጠቃላይ ምንጭ ሰነዶች በሂሳብ ሂደት ውስጥ በሚከተሉት ምክንያቶች ወሳኝ ሚና ይጫወታሉ፡-

- **ትክክለኛነት፡** ምንጭ ሰነዶች በሂሳብ ስርዓቱ ውስጥ ግብይቶችን በትክክል ለመመዝገብ አስፈላጊውን መረጃ ይሰጣሉ፣
ይህም የፋይናንስ መግለጫዎች በትክክል እንዲዘጋጁ ያረጋግጣል።
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

- **ማስረጃ፡** ምንጭ ሰነዶች የግብይቶች ማስረጃ ሆነው ያገለግላሉ እና በሂሳብ መዝገቦች ውስጥ ማጭበርበር ወይም
ስህተቶችን ለመከላከል ይረዳሉ።
- **ማሟላት (ኮምፕላየንስ)፡** ምንጭ ሰነዶች የገቢ እና ወጪ ማስረጃ ስለሚሰጡ ለግብር ህጎች እና ደንቦች መሟላት
አስፈላጊ ናቸው።
- **የማረጋገጫ (ኦዲት) እልባት፡** ምንጭ ሰነዶች ግብይቶችን ለመከታተል እና የፋይናንስ ሪፖርቶችን ትክክለኛነት
ለመረጋገጥ የሚያገለግል የማረጋገጫ (ኦዲት) እልባት ይፈጥራሉ።

**2.2 የምንጭ ሰነዶችን በሂሳብ ሥራ ውስጥ ማዘጋጀት**

በሂሳብ ሥራ ውስጥ የምንጭ ሰነዶችን ማዘጋጀት አንድ ድርጅት የሠራቸውን ነገሮች ሁሉ የሚያሳዩ ሁሉንም አስፈላጊ ወረቀቶች
መሰብሰብ ይመስላል። የፋይናንስ ሰነዶችን ማዘጋጀት እና ማካሄድ ውስጥ የሚካተቱት ቁልፍ ደረጃዎች ከዚህ በታች
ተዘርዝረዋል፡-

1. **የፋይናንስ መረጃ መሰብሰብ፡** የፋይናንስ ሰነዶችን ለማዘጋጀት የመጀመሪያው ደረጃ ከድርጅቱ ውስጥ ከተለያዩ
ምንጮች ሁሉንም የሚመለከታቸውን የፋይናንስ መረጃዎች መሰብሰብ ነው። ይህ ፋክተሮችን፣ ደረሰኞችን፣ የባንክ
መግለጫዎችን፣ የደመወዝ መዝገቦችን እና ሌሎች የፋይናንስ ግብይቶችን ሊያካትት ይችላል።
2. **የፋይናንስ መረጃ አደራጃገብ፡** የፋይናንስ መረጃ ከተሰበሰበ በኋላ በደንብ ማደራጀት ያስፈልገዋል። ይህ ትክክለኛ
መመዝገብ እና ትንተና ለማመቻቸት መረጃውን ወደ ምድቦች መከፋፈልን ያካትታል፣ እንደ ገቢ፣ ወጪ፣ ንብረት፣ ኃላፊነት
ወዘተ.
3. **ግብይቶችን መመዝገብ፡** የፋይናንስ መረጃ ከተደራጃ በኋላ የሚቀጥለው ደረጃ ሁሉንም ግብይቶች በትክክል በሂሳብ
ስርዓቱ ውስጥ መመዝገብ ነው። ይህ ሂደት የግብይቱ ቀን፣ መጠን፣ መግለጫ እና በግብይቱ የተጎዱ ሂሳቦች የመሳሰሉ የግብይት
ዝርዝሮችን ማስገባትን ያካትታል።
4. **ሂሳቦችን መስማማት (ሬኮንሲሊዬሽን)፡** መስማማት (ሬኮንሲሊዬሽን) ሁሉም የፋይናንስ ግብይቶች በትክክል
መመዘገባቸውን ለማረጋገጥ ወሳኝ ደረጃ ነው። ይህ ውስጣዊ መዝገቦችን ከውጭዊ መግለጫዎች ጋር (ለምሳሌ የባንክ መግለጫዎች)
ማነፃፀርን ያካትታል ፣ ይህም ሊፈታ የሚገባቸውን ልዩነቶች ለመለየት ያስችላል።
5. **የፋይናንስ መግለጫዎችን ማዘጋጀት፡** ሁሉም ግብይቶች ከተመዘገቡ እና ከተስማሙ በኋላ የፋይናንስ መግለጫዎች
ሊዘጋጁ ይችላሉ። ቁልፍ የፋይናንስ መግለጫዎች የገቢ መግለጫ (ኢንካም ስቴትመንት)፣ የቀሪ ሒሳብ መግለጫ (ባላንስ ሺት) እና
የገንዘብ ፍሰት መግለጫ (ካሽ ፍሎ ስቴትመንት) ናቸው፣ እነዚህም ስለ ድርጅቱ የፋይናንስ አፈጻጸም እና ቦታ አጠቃላይ እይታ
ይሰጣሉ።
6. **የፋይናንስ መግለጫዎችን መርምር እና መተንተን፡** የፋይናንስ መግለጫዎች ከተዘጋጁ በኋላ የድርጅቱን የፋይናንስ
ጤና በትክክል ለመገምገም መርምር እና መተንተን ያስፈልጋቸዋል። ይህ ትንታኔ የባለሀብቶችን (ስቴከሆልደርስ) በድርጅቱ
የፋይናንስ አፈጻጸም ላይ በመመርኮዝ በመረጃ ላይ የተመሰረተ ውሳኔዎችን እንዲያደርጉ ይረዳል።
 UNIT 2 PREPARE AND PROCESS FINANCIAL DOCUMENTS

7. **የፋይናንስ ሰነዶችን ማረጋገጥ (ኦዲቲንግ)፡** ማረጋገጥ (ኦዲቲንግ) የፋይናንስ ሰነዶችን ትክክለኛነት እና

አስተማማኝነት ለማረጋገጥ ወሳኝ ደረጃ ነው። ነጻ የሆነ አረጋጋጭ (ኦዲተር) ከሂሳብ ደረጃዎች እና ደንቦች ጋር ያለውን
ተግባራዊነት ለማረጋገጥ የፋይናንስ መዝገቦችን ይመረምራል።
8. **የግብር መግለጫዎችን መስጠት፡** የፋይናንስ ሰነዶችን በማካሄድ ሌላው አስፈላጊ ደረጃ የግብር መግለጫዎችን
በትክክል እና በጊዜው መስጠት ነው። ይህ ተገቢ የግብር ገቢ፣ ቅነሳዎች፣ የግብር ክሬዲቶች እና በግብር አስተዳዳሪ አካላት
የሚፈለጉ ሌሎች የሚመለከታቸውን የግብር መረጃዎችን ማስላትን ያካትታል።
9. **ሰነዶችን መጠበቅ፡** ለወደፊት ማጣቀሻ ወይም ለማረጋገጫ (ኦዲት) ዓላማ ሁሉንም የፋይናንስ ግብይቶች እና መዝገቦች
ተገቢ ሰነዶችን መጠበቅ አስፈላጊ ነው። የተደራጁ ሰነዶች በፋይናንስ ሪፖርት ማቅረብ ማጭስተኝነት እና ኃላፊነት
ያቀላልላሉ።
10. **ውስጣዊ ቁጥጥሮችን መተግበር፡** ውስጣዊ ቁጥጥሮችን መመስረት ንብረቶችን ለመጠበቅ፣ ማጭበርበርን ለመከላከል እና
ህጎችን እና ደንቦችን ለማሟላት ወሳኝ ነው። በቂ ቁጥጥሮች ከፋይናንስ ሰነድ ዝግጅት እና ማካሄድ ጋር የተያያዙ አደጋዎችን
ለመቀነስ ይረዳሉ።