搞清采购流程的7个核心环节，才知道怎么控风险、降成本！

jdyzzy

于 2025-06-12 18:07:20 发布

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文章标签：采购采购流程

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说真的，这几年做采购相关的项目越来越有一个感觉：企业采购不是没流程，而是没人真整明白流程是怎么回事。

很多公司一说要优化采购，第一反应是：

“我们是不是要上系统？” “要不要搞个集采中心？” “是不是把审批流程再严一点就行？”

但说句实话，你要是连自己公司采购流程都没搞清楚，就别指望降本增效、控风险了——你连“成本”和“风险”在哪一步都搞不明白。

本文将系统拆解采购全流程的 7 个核心环节 —— 从需求提出到归档追溯，剖析每个步骤的常见漏洞与管控要点，揭示流程清晰化对企业成本控制、资金周转及风险防控的关键作用，帮助管理者走出 “重工具轻流程” 的误区，建立科学的采购管理逻辑。

一、别以为采购就是“下订单、签合同、对账付款”

你去问10个老板“你们采购怎么做的”，8个会说：

“就XX部门提需求，我们下单采购呗，找供应商报价，签合同走审批，最后付款。”

听起来没毛病，流程似乎挺“顺”的对吧？但真要往下问：

谁提的需求，有没有备查？
比了几家供应商？有记录吗？
合同归档了吗？条款有没有评估？
收货有没有验收？货对得上账吗？
为什么月底发现这批材料超预算了？

这些问题，一问一个答不上。

其实真正的采购流程，不是你觉得“下个订单就完事了”，而是一个完整的链条，从**“需求触发”到“合同履约”再到“结算归档”，环环相扣，少哪一环都容易出事。

我们先把整个采购流程梳理一遍，再逐步拆解：

二、采购流程其实分7步，每一步都有坑

步骤1：需求提出（Requisition）

这个阶段其实最容易被忽视。

一个项目部突然说“要买一批设备”；运营说“办公室纸张快用完了”；甚至领导一句话：“换掉这批不靠谱的供应商”，都能触发采购流程。

问题来了：

需求有没有标准格式？是用系统提、还是口头说、还是Excel发？
有没有人审核“这个需求是否合理”？
有没有预算范围？计划内还是临时加？

控不住源头，后面再省也省不出啥来。

举个例子：有公司采购预算很紧，但业务部门临时提了一批“紧急物资”，结果财务根本没安排预算，最后变成“要不先垫一下”，风险来了不止是资金，还包括合规问题。

步骤2：审批流程（Approval）

有了需求，接下来就是审批：这个东西到底能不能买，谁说了算？

是不是每类采购金额都有审批权限表？
是不是不同类型的东西（比如IT、市场、行政）要走不同条线审批？
审批是不是全靠人催？是不是过个节假日就卡在领导那？

这一步的风险点是：没有审批记录、流程混乱，出了问题没人负责。

曾经有客户财务部审计时发现一个采购单金额30多万，压根没审批记录，项目经理说“领导口头同意了”，谁来担？

步骤3：比价 & 询价（Sourcing）

很多公司在这个阶段是“走形式”，找3家供应商随便要报价，实际早就内定了。

但真正有效的比价流程，要满足这几个条件：

每家报价有留存（别用微信聊完就删了）
有统一格式做比对（含税、含运费、交付周期清楚）
有人做初筛+商务评审（不能只比价格）

这个阶段的重点，其实是“花钱花得值不值”，不是光“选最便宜的”。

你没评估服务能力、交付周期、后期维护，买个最便宜的结果可能是：交期拖2个月，返修率超标，最后一地鸡毛。

步骤4：合同签署（Contract）

合同一开始签得潦草，后面再来补就麻烦了。

合同模板是谁管的？有没有法务审？
是否有明确付款条款、交付节点、验收标准？
有些采购是不是根本没合同，只靠一个报价单？

这一步的关键在于“风险对赌”：如果供应商出问题，我们有约束吗？如果我们内部变更计划，有没有违约风险？

曾见过公司因为合同没写“交付时间延误罚款条款”，结果供应商耽误工期40天，公司只能“协调一下”，损失自己扛。

步骤5：收货与验收（Receiving）

这一步往往是“流程断点”。

谁来收货？有没有收货单？
货对得上账吗？型号、数量一致吗？
设备有没有调试、有没有试运行记录？

很多公司物料到了仓库，现场收了，但系统里没人登记，结果月底对账时财务一问，业务说：“我们收到了啊”，但没有单据。发票开了，流程没走完，审计一看就问题大了。

步骤6：对账 & 付款（Payment）

这一步，关系到两个最实际的事：资金安全 + 财务合规。

付款流程是不是按合同走的？
有没有收货+发票+合同“三单对齐”？
有没有付款申请记录？

很多时候问题出在这里：合同说是“分期付款”，但项目部急着要结清，财务被催得头大。结果前期货还没全部收、质量也没验完，钱已经全付完了。

要知道，付款才是你最后的控制权，钱一出去，所有采购风险都成了“历史遗留问题”。

步骤7：归档 & 追溯（Archiving）

最后，所有单据——需求单、审批单、比价记录、合同、收货单、发票、付款凭证……有没有一套标准的归档机制？

是电子化保存，还是靠打印锁柜子？
谁来归档？定期有没有审？
查找是否方便？项目结束后能不能完整调出所有记录？

归档不是为“有备无患”，而是为以后追责、结算、经验复用做准备。

三、流程清楚了，控风险、降成本才能真的落地

如果你仔细看完上面这7步，你就会发现： 采购流程不清楚，你根本谈不上什么“降成本”——你连钱是怎么花出去的都不知道。

控风险靠哪几步？

需求审批 → 防止不合理支出
合同条款 → 防止交付扯皮
收货验收 → 防止假账、虚报
归档记录 → 形成闭环、可追责

降成本靠哪几步？

源头控需求 → 不是所有采购都必要
比价+评审机制 → 花同样的钱买更好的货
付款机制设计 → 把控节奏，掌握主动权

所以你看，一个“采购优化”的根本，不在于你上了什么系统、用了哪个平台，而在于：

你是不是真的把每个关键节点都跑通、跑实、跑顺了。

四、说到底：采购流程管得顺，企业运营才稳得住

现在很多老板嘴上说“控制成本、降本增效”，但每天审批的采购单依然是“拍脑袋签字”；业务部门喊着“流程太繁琐”，其实是自己从没配合过流程去走一次；财务天天补台，审核不到底，最后账实不符。

说到底，不是系统不行，是流程从一开始就没厘清楚，更没人落到执行上。

而真正做得好的企业，都在采购这件事上有个共识：

标准化流程先建好
数字化工具再上线
所有人理解流程逻辑并愿意配合，才是真正的“落地”！

FAQ

Q1：采购合同签得太潦草，后续出问题怎么维权？

A：用 “三查三对” 法堵住漏洞：

查模板合规性：法务提前制定标准化合同模板，明确 “交付日期延误每日扣 1% 货款”“质量不合格无条件退换” 等关键条款；
对条款细节：采购人员签署前核对 “付款方式（分期 / 全款）”“验收标准（如设备试运行 7 天）”“违约责任” 是否填写完整；
留签署记录：所有合同通过电子签章系统签署，自动生成时间戳和签署日志，一旦纠纷可作为法律证据。

Q2：收货时发现货不对板，怎么防止供应商赖账？

A：落实 “三单核验 + 视频留证”：

单据核对：仓库收货时对比 “采购单（型号数量）”“物流单（发货方信息）”“供应商送货单”，三单不一致拒签；
现场取证：拆箱时用手机录制视频，展示包装状态、货物标识及瑕疵细节，视频中同步口头确认 “收到 XX 型号货物，发现 XX 问题”；
系统登记：24 小时内将问题录入系统，自动推送供应商确认，超过 48 小时未回复默认认可问题描述。

Q3：采购单据归档混乱，审计时怎么快速找记录？

A：建立 “电子档案 + 物理索引” 双轨制：

电子归档：所有单据（需求单 / 合同 / 发票等）扫描上传至企业云盘，按 “年份 + 项目编号” 分类，文件名包含 “供应商名称 + 采购类型” 关键词；
物理索引：重要原件（如合同盖章页）按月份装订成册，封面贴二维码，扫码可查看对应电子档案存放路径；
定期核验：财务每月抽查 10% 单据，核对电子档与原件一致性，发现缺失立即追溯责任人。