qq_43653083的博客

借助 OpenText™ Extended ECM 平台，内容与其他领先应用程序透明集成，例如 SAP S/4HANA®、SAP® SuccessFactors®、Salesforce®、Microsoft® Office 365® 或任何其他流程驱动软件。这些可以包括 ERP 集成，如 SAP® S/4HANA 和 Oracle® E-Business Suite，人力资源应用程序，如 SAP® SuccessFactors® 和 CRM 集成，如 Salesforce®。

SAP 解决方案的Extended ECM 为您的业务流程添加了文档管理、协作、归档和认证记录管理以及跨应用程序的相关信息虚拟视图，为在数字化转型道路上的企业提供了独特的竞争优势。

利用面向服务的体系结构，支持与不同的存储库和企业应用程序集成，并使用标准技术（包括 CMIS、SOAP 和 RESTFUL API）搜索音频文件。提供强级别的加密，包括符合 FIPS 标准和默认的 128 位 AES 级别加密，并通过内容保留和处置策略控制整个公司记录的生命周期。通过灵活的搜索和访问、版本控制和元数据控制，支持各种格式（包括 Office 文档、图像、CAD 文件和富媒体）的整个内容生命周期。提供强大、容错、云就绪的架构来管理和控制内容，包括针对全球环境的多语言支持和本地化。

清晰有条理和即时可用的信息是成功的业务流程的关键，随时随地安全管理业务文档，快速查找并智能使用它们。

您团队的最佳工作可以在传统办公室之外发生。 通过移动固有的灵活性，每个知识工作者都可以在其业务环境中推动工作流程向前发展。例如：启动工作流程：拍摄文档图片并基于自动索引数据启动新流程；参与流程：传递文件以供批准、提供附加信息或只是执行临时搜索；完成任务：立即批准查询并做出明智的决策；“任意-X”战略支持需要在办公室、固定工作时间和固定桌面之外运行的实时、敏捷业务。 它反映了工人赋权的分布式模型：任何时间、任何地点、任何设备。

使用DocuWare文档管理系统，获取、接收、存档电子签名文档的过程可以成为工作流程的一部分。Fortune Business Insights指出，“数字市场的增长是由越来越多地使用数字签名来消除欺诈，鼓励技术创新，提高数据完整性、可扩展性和透明度所推动的。此外，为了保证文档的完整性，使用了时间戳和一次性使用的数字证书。使用合格的电子签名，您的文档具有法律约束力并满足当前的安全要求。组织选择实施的电子签名类型因签名者是否亲自访问您的位置，他们将使用什么类型的设备进行访问，以及所需的安全级别而有所不同。

ECM 系统使各种规模的企业能够通过数字化纸质文档、捕获电子文档和电子邮件、自动化文档驱动的流程来确保合适的人员随时随地访问他们需要的信息以节省时间和金钱。

安全的文档管理解决方案将保护您的数据，确保业务连续性，并为审计做好快速、彻底地准备。但是，只有当您投资符合适当的安全性、合规性、功能和可用性标准的软件时，您才能发挥这种潜力。作为文档管理和工作流自动化的领导者，DocuWare 为需要数据保护、数字工作流和业务连续性的公司提供全面且安全的文档管理解决方案。合适的文档管理解决方案有助于保护您的数据、数字化纸质流程、保持业务连续性、满足合规性标准并为审计做好准备。电子签名通过加密技术和数字证书保证文档签名者的真实性和文档的完整性。7、提供客户和系统数据的分离？

您的人力资源人员可以创建职位发布，根据预定义的技能组合接收简历并自动索引简历，并使用工作流程来发送申请以供评审、安排面试和收集申请人反馈。一旦候选人接受工作，就会启动入职和配置流程，确保公司的政策得到遵守，并保证新员工有一个井井有条的开始。但是，这些应用程序旨在在某个时间点启用项目协作，它们不能管理整个文档生命周期或版本控制、自动化工作流程和安全性，从而保护您的公司免受欺诈和网络威胁。使用电子表格，您的部门可以一次性预先捕获所有必需的员工数据，并填充其他入职文档，例如税表、福利和其他员工表单。

正在寻找降低成本和最大化生产力的方法的首席财务官和首席信息官已经知道，良好的文档管理可以在几个月内收回成本。数字文档管理（有时称为“企业内容管理”或 ECM）通过自动化工作流程和消除耗时的手动任务来减少工时，从而降低成本。在文档管理的投资回报率研究中，Nucleus Research发现中小型企业（SMB）每花费一美元，回报率为8.55美元。Nucleus Research报告揭示了中小企业开始节省每一美元并赢回员工时间的主要好处和最佳实践。

在审计期间，公司的财务交易是一本打开的书。数字文档和自动化工作流程确保书本井井有条，实事求是和易于理解。通过电子文档管理，只需单击几下即可搜索所有业务文档，并且审核员可以轻松地按供应商名称、产品类型、金额或日期等条件或全文搜索进行搜索。如果您已将文档管理与财务软件集成，审计师无需离开您的会计系统或ERP即可访问所需信息—— 这使整个审计过程更容易。

会计和财务业务流程的自动化对企业领导者来说是一个巨大的机会。对于首席财务官 （CFO） 而言，可以让他们在改善运营和降低成本等传统角色中脱颖而出，同时利用他们在自动化方面的经验成为整个公司数字业务流程转型的核心。根据美国生产力和质量中心（APQC）的数据，近四分之三的组织正在进行积极的财务流程转型。接受这种变化可以为首席财务官和公司带来长期利益，它可以将首席财务官定位为数字化转型和业务流程转型等企业目标的强大力量。

文档管理和工作流程自动化可将文书工作数字化，并将其安全地保存在有组织的存储库中，以便在需要时快速检索。文档可被轻松地捕获、存储、管理、处理、共享和跟踪。受控访问、任务列表和电子邮件通知使员工能够更有效地处理日常职责，并使决策者能够批准、拒绝或请求流程中更多的信息。

如果您的公司处理的合同比以往任何时候都多，那么您并不孤单。这种指数级增长的原因包括日益增长的监管要求、供应链问题以及全球化带来的业务关系的复杂性。此外，员工更频繁地换工作，因此，需要管理更多的雇佣合同以及保密和竞业禁止协议。销售合同和供应商协议是任何处于销售行业或制造行业的公司都非常关注的问题，由于降低成本的压力，成功的合同谈判至关重要。商业伙伴关系也更为常见。

用户友好的软件正是它听起来的那样：它是一种技术解决方案，所有（或至少大多数人）都可以轻松使用它来完成他们的工作。这并不意味着该软件在幕后不复杂、功能不丰富，或者任何人都可以走到计算机前并正确操作它。例如，即使是易于使用的会计软件对于不知道总账是什么的外行来说也可能令人生畏。选择即使是非技术人员也能访问的软件解决方案的目标是选择一个最能满足组织和团队需求的方案，同时使单个任务变得更容易。

尽管技术在其他领域取得了很大进步，但许多医院、门诊机构和医疗保健提供商仍然使用过时的系统来管理计费、财务和人力资源等文档密集型流程。借助快速、安全、灵活的 DocuWare 文档管理软件，可以节省您的时间和成本，同时提供高质量的患者护理。

技术的发展速度比以往任何时候都快。高通胀、供应链问题和技术工人短缺等经济因素给当今的企业带来了巨大的压力。艰难的经济环境促使公司重新评估其财务战略，并寻找保持利润率的方法，同时培养对不断变化的经济状况做出快速反应的能力。因此，企业领导者对采用新技术变得更加开放。随着 2022 年即将结束，是时候找出哪些技术获得了最大的牵引力，并确定最有可能影响您公司的趋势。准备好了吗？让我们看看在接下来的12个月里，什么会让我们保持警惕。

在我们目前所处的混合工作新环境中，数据和文档量快速增长而导致的“内容混乱”是效率和有效协作的常见障碍。管理这个问题可能是现代企业面临的最大挑战。DocuWare专为在您的IT生态系统中工作而构建。与电子邮件、团队门户、CRM、ERP、人力资源系统、自主软件等 500 种不同应用集成，我们的成功不言而喻。DocuWare还与扫描仪、多功能设备等关键业务根据分析公司IDC发布的预测，2020年至2024年间创建的数据量将超过过去30年创建的数据量。如果你现在不开始制定战略来应对这种增长，你什么时候开始呢？

文档管理系统（DMS）安全存档功能清单：通过个人用户名和密码系统对用户进行身份验证；启用以组、角色、个人和文档为中心的访问权限；通过HTTPS在基于Web的组件之间发送所有数据，并提供256位加密；防范网络钓鱼、加密病毒和恶意软件；主动数据中心中的所有数据；启用自动化工作流，强制实施保留策略；帮助您的组织满足特定的合规性标准（包括国家和行业特定的法规）；使用电子签名保持文档完整性；记录所有更改以创建完整的审核跟踪；管理文档的当前版本和过去版本；与其他企业系统如 CRM 和 ERP集成

文档管理解决方案具有数百种功能，有可能改善您企业的工作方式。但是，您不会因为其中一项功能而购买软件。根据我们与 DocuWare 在 100 多个国家/地区的 15,000 多家客户的经验，我们明确了文档管理最重要的功能。以下说明它们是什么以及它们为什么对您很重要。

文档管理是指在公司或组织内部组织、存储和检索文档以及自动化工作流程所需的流程和资源。文档可以是硬拷贝或数字格式，包括合同、表单、发票、工作申请、福利登记信息和其他记录。

DocuWare 旨在连接您 IT 生态系统中的任何应用程序。 与 CRM、ERP 或 HR 系统的稳定集成使流程数字化过程不中断并保持数据同步。无论您使用什么程序来创建、接收和处理内容，DocuWare 都能确保您快速、安全地获得所需的信息。

DocuWare 客户端是您完成大部分与文档相关工作的地方。在工作区域之间切换以归档、查找和编辑文档。众多功能和自动化流程可以帮助您以结构化的方式快速地执行所有任务。您还可以直接从 DocuWare 客户端打开配置管理器，从而使您可以自定义应用程序或添加新的应用程序。独立、移动工作随时随地访问您需要的信息。保持正在进行的工作流，并在家中或旅途中继续处理您的任务。您所需要做的是选择浏览器和登录 DocuWare 的互联网连接。

信息管理对于几乎每个行业的组织都至关重要。从财富 500 强企业到医疗机构，您处理文件的地点和方式都很重要。如果您坚持基于纸张的流程，那么您可能会落后于其他企业而且冒着很大的风险。在许多组织中，数字创新遇到了阻力。难道不应该把所有的钱都花在更重要的地方吗？最重要的是 —— 实施起来会不会很困难？其实不然。从基于纸面的流程过渡到数字文档存储和管理解决方案（作为企业内容管理 （ECM） 的核心功能）比您想象的要简单得多，而且成本也低得多。事实上，如果你坚持反对流程转变，你就是在浪费你企业的资金。

没有什么能像手动输入数据那样减慢流程的速度。键入数据速度慢、容易出错且无法有效扩展。对于生产力至关重要的组织，必须自动从扫描的文档、PDF 和其他文档中捕获关键数据字段。DocuWare智能索引可立即识别文档中最有价值的信息，并将其转换为高度结构化的可用数据。机器学习技术会记住每个文档和索引更正，因此每次捕获都会提高工具的速度、准确性和可靠性。只需几个文档，数据捕获就变得无缝、自动化。由于智能索引使用的反馈来自多个用户（您和您的同事），因此使用得越多，智能索引表现就越好，每次都越来越快。智能索引突出显示文档

文档管理系统降低了您对保护客户数据和降低合规风险所需的关注，提高强了您为客户提供更好、更高效服务的能力，同时消除了基于纸张的成本并提高业务的完整性。确保对存储在系统内的所有文档进行适当的监督和监视。保护客户数据和降低合规风险通常是金融行业企业（从银行到投资公司，再到小型，中型和大型企业的财务部门）最关心的问题。借助数字文档管理系统，能够在安全的电子存储库中存储和检索文件，从而防止错误归档，简化与电子文档相关的工作流程。文档管理系统可以提高您公司的利润，增强您与客户的关系，并提高您遵守行业合规标准的能力。

为什么迫切需要实现无纸化？加快支付处理速度，在不降低护理质量或不增加办公成本的前提下提高看诊更多患者的能力；降低与存储、管理和发送纸面信息相关的成本；通过跟踪每个文档的存储和检索，帮助企业保持合规性；通过数字化工作流程提高流程和患者护理的透明度；提高信息准确性和控制力。医疗办公室如何开始使用文档管理软件在引入电子文档之前，请务必对文档工作流进行评估：如何查找、归档、发布和分发医疗记录？遵循当前流程会产生哪些成本？通过减少流程中涉及的纸质文件，可以降低哪些成本和提高哪些护理质量？

Workflow Manager（工作流管理器）由两个组件组成：图形设计器使创建复杂的工作流变得容易，只需拖放即可（下图左）。在DocuWare客户端的任务列表中，每个员工处理他或她（自己）的任务（下图右）。销售、人力资源、财务等部门需要流畅、可靠的信息传输，以便在正确的时间做出正确的决策。DocuWare Workflow Manager（工作流管理器）是DocuWare 的一个工具，使您能够通过简单直观的拖放界面设计自动化工作流程。此外，工作流历史记录还显示工作流中的哪些用户做出了哪些决策。

基于纸张的会计流程令人担忧，在一些企业中，基于纸张的会计流程正在削弱企业的竞争力。现在，企业高管们比以往任何时候都更想知道哪些技术在数字业务战略中作用最大，在简化会计流程方面，文档管理软件是该策略的重要组成部分。在会计部门中实施文档管理软件对部门和整个企业都有很多好处。

从何处开始使用敏感文档控制策略那么，您如何开始建立关于您企业创建、管理和维护文档所需的实践和流程呢？为了帮助您入门，以下是一组关企业文档以及您的组织如何处理文档的问题：员工如何创建新文档？谁授权或确定这种需要？新文件起草后如何维护？谁需要访问这些文档，它们在企业中的哪个位置？目前您的业务中有哪些标准文档类型？如何限制文档版本或副本的数量？您如何知道哪个版本是规范文档？文档是否总是注明批准、审阅和修订日期？哪些证据可用于文件审批？您如何知道对文档进行了哪些更改？您如何限制文档的使用 ？

企业如何处理企业文档在很大程度上体现了企业以目前的形式茁壮成长的能力以及在当今的市场中成长为成熟的、有竞争力的实体的能力。具体来说，在小型企业中，许多员工都需要承担多种职责，每一分钟对他们都是重要的、有价值的。员工从主要职责中抽出时间来寻找可能被错误归档的文件会增加员工的加班时间和员工的加班工资。让我们看一下小型企业的文档管理方法以及以经济高效的方式扩展业务需要做出那些改变。

您存储会计凭证的方式对您提前计划的能力有巨大影响。当文档难以找回或丢失时，可能会在下次审核期间产生严重问题，并限制您进行详细成本分析和计划预算的能力。有效管理会计文件以满足法律和监管要求应该是每个会计部门的核心优先事项。安全存档技术通过保留文档和数据来支持这项工作，使您的组织能够更好地跟踪应付账款、应收账款、运营和资本支出以及现金流。准确地索引使文档易于搜索、快速检索。

使用企业内容管理（ECM）系统为会计部门带来巨大的好处，包括提高效率、节约成本，如果实施得当，还可以带来巨大的投资回报。但其他部门可能会拒绝使用企业内容管理（ECM）系统，通常是因为他们没有看到企业内容管理（ECM）如何改善他们的流程和工作方式。

配置和优化您的企业内容管理（ECM）解决方案您的组织最近是否实施了企业内容管理（ECM）解决方案？在你庆祝之前，要明白现在真正的工作才刚刚开始。是时候配置和优化您的企业内容管理（ECM）解决方案了。这是您将计划付诸行动的阶段，将您的企业内容管理（ECM）与业务线应用程序以及电子邮件系统和移动技术集成。您必须采取的步骤电子邮件集成对于有效的文档管理至关重要，因为电子邮件数量庞大，而且组织中的每个人都使用它。虽然许多企业内容管理（ECM）解决方案都提供电子邮件集成，但做得好的很少。由于每个人每天都会使用到特定的

当您询问一家中型公司的员工他们希望从采用数字文档管理中获得什么，然后在他们实施解决方案后进行跟进，大多数人都表示他们获得了比最初预期的更大的价值。公司在采用企业内容管理 （ECM） 或文档管理解决方案后受益的五个方面： 1）更快地移动访问业务信息（90%的受访者）2） 防止文档和信息丢失 （75%）3） 降低文档处理成本 （60%）4）减轻维持合规性的负担 （52%）5）提高流程效率，控制成本（47%）

未能向审计师提供该信息会使您的业务面临风险，包括对不合规的处罚，关键行业认证的丧失以及日常业务活动的中断。例如，如果您正在进行深入的财务审计，这项活动可能会占用您的整个财务部门两到三周的时间，应付和应收流程则会停滞不前。最后，数字文档管理系统可以轻松准备所需的信息、设置文件的访问权限、满足审核员的需求，从而大大降低了审计失败的业务风险。当您的纸质文档、电子文件和电子邮件存储在不同的孤岛时，查找必要信息所需的时间要长得多，并且会增加丢失重要文件的风险。例如，您所在国家/地区的税务机关可以审核您的财务合规性。

这就是为什么为ECM制定一个全面的计划并设想您可能需要的用例、场景和功能非常重要的原因，确保您正在考虑的供应商有办法为您提供支持。正如您的系统架构应该能够面向未来一样，您的 ECM 解决方案也必须能够随着您的公司而发展 — 换句话说，ECM 解决方案应该能够在功能和用户数量方面进行扩展。供应商认证也是重要的指标。这些类型的认证可以让您了解供应商的内部流程，以便您了解他们的软件具有一定的质量。选择系统的第一步是让您的 IT 部门进行调查，了解 ECM 软件构建所依赖的技术，确保它与您的 IT 基础架构兼容。

要求他们解决您的痛点，制定解决这些痛点的计划，并帮助建立您的投资回报率。这并不是说你不应该寻找一个能够你的公司一起成长的，拥有广泛的功能和可扩展性的系统。然后，供应商演示他们专注于功能的产品。结果是，决策者最终会得到各种各样的想法，告诉他们如何使用这项技术，并专注于比较竞争产品的功能。突破这种困境并选择满足您需求（而不是供应商需求）的系统的最佳方法是确定您要解决的问题，然后选择可以解决该问题的文档管理系统。想要详细了解数字文档管理如何解决您的业务问题或获取您的文档管理路线图，请在评论区留言或私信。

除了文档存储之外，这些现代系统还具有广泛的功能，例如确保只有指定用户才能访问某些文件的权限，数据提取，以便可以自动抓取文档以获取相关数据和嵌入式分析以从该数据中提取见解，业务流程自动化（如合同管理）以及协作工具，允许用户实时共享和协作处理文档和项目。部署后，借助有组织的目录、文档搜索功能、自动化以及越来越多的围绕文档元数据构建的新功能，工作人员可以更快地查找和访问内容，从而节省了在混乱的目录或归档系统中搜索所浪费的时间，并使工作人员将精力重新集中在增值业务上。作者：分析师丹尼尔·埃尔曼。

在部署 DocuWare 之前，该组织使用的是不符合存储要求的旧版本的 DocStar，因此需要新的解决方案。Nucleus 发现，在完成 DocuWare 部署后，该组织通过该平台利用数字电子表格功能，提高了响应率，而且每年节省了大约 20，000 美元的纸张成本。在实施之前，该组织使用的是一个传统的基本上充当电子文件柜的解决方案。在停止原来的解决方案后，业务领导者开始考虑全套的企业内容管理（ECM） 解决方案，并选择了 DocuWare，因为它具有快速的响应能力和清晰的价值展示。