工厂采购管理实践：简单做一个采购流程自动化管理系统

采购管理是制造生产企业成本效益、供应链效率、产品质量、风险应对和创新发展的关键驱动力。但企业使用传统手段和流程管理采购时，难以实现与供应商有效协同、采购全流程不透明、成本难控制、生产成本增加、库存管理效率低等多个问题。

随着数字化发展加剧，越来越多中小工厂都在考虑或借助 SaaS 数字化采购管理平台提升采购管理效率和与供应商协调能力。比如在 SaaS 数字化平台根据实际需求高度自定义搭建采购管理应用（系统），帮助采购双方提升协同效率、全过程实时监控采购业务过程。

线上采购管理解决方案

根据工厂管理需求，采购管理模块包括供应商管理、采购计划管理、采购合同管理、采购报表分析、采购自动化流程等，帮助工厂降低采购成本，实现采购全流程自动化、透明化。

采购管理功能清单

采购计划管理：用于材料采购和委外加工采购业务管理，自动通知负责人进行审批。

采购合同管理：根据计划生成采购合同，自动通知负责人审批，优化采购成本并提升效率。

供应商管理：记录和管理所有供应商信息，用于供应商日常管理和关联采购合同单。

采购分析报表：自动统计采购合同数量、金额、采购状态占比等，帮助企业优化采购战略规划。

根据工厂管理采购业务需求，以下详细分享如何根据上述多个痛点和需求，设计搭建采购管理模块系统，希望对您在管理采购或供应商有参考价值，分享具体如下：

• 高度自定义设置搭建供应商管理表
• 创建视图高效查看和管理采购数据
• 设置数据精细化管控采购全流程
• 配置智能助手全程监控更新采购状态
• 智能自动生成多维度采购分析报表

高度自定义设置搭建供应商管理表

如何根据实际需求快速设计搭建管理业务表单？以供应商管理表为例，如下图点击新建→新建表单→流程表单，设置表单名称为供应商表，进入表单编辑页面。

速融云提供三大类型、几十种丰富强大字段控件，满足各行业各岗位对业务表单管理需求，企业可根据需求拖拽字段设置条件即可。

以供应商名称为例，在基本控件拖拽单行文本，设置名称为供应商名称即可，其他字段控件可根据时间需求灵活拖拽控件即可。

如果有更复杂需求，比如自动生成唯一指定的供应商编号，即按照指定的格式要求。设置也非常简单，在增强控件拖拽流水号格式，设置标题名称后，根据实际需求设置单个或多个流水号规则。

流水号规则支持设置提交日期、自动计数、固定字符、表单字段等，非常灵活。尤其是自动计数，可灵活设置重置周期为不重复、每日、每周、每月、每年重置等。

以上分享部分常见字段设置方法，其他设置方法同样，大家可以根据实际业务自定义设置专属业务表单。

创建视图高效查看和管理采购数据

根据采购计划管理业务需求，需根据采购状态分别管理和维护数据，按照之前需人为花费大量时间新建多个Excel 表手动管理，耗时较长，数据准确性难保证。

现在只需新建数据视图，设置其筛选条件即可试下能自动分类整理所有数据，且数据实时更新，节省人为手动整理和维护时间成本。以采购计划为例，点击新建视图→表格视图，设置视图名称。

以待审批（采购计划）为例，在数据过滤/显示点击「普通筛选条件」。（注：如有更复杂的筛选需求，可在高级筛选进行配置，如果感兴趣的伙伴较多，后面会专门出一篇给大家详细分享如何解决复杂业务场景下筛选需求。）

在状态设置待审批即可，点击确定即可生效。系统自动筛选符合该条件的数据，数据实时更新。其他状态比如采购中、已完成、已收货、我的采购计划等设置筛选条件同样，节省人为大量低效时间成本。

如需创建汇总所有采购计划数据视图，同上新建数据视图，设置其权限仅允许管理员查看和管理即可。出库表设置同样，这里不做重复累述，大家可以下滑文末领取生产小工单模板，安装操作体验设置效果。

设置数据精细化管控采购全流程

为保证业务数据安全，速融云支持设置多个精细化数据权限：业务表单、流程引擎、应用权限、视图权限、仪表盘权限等。这里以数据视图权限为例，演示如何灵活控制细化到单个字段权限。

以「汇总」数据视图为例，在视图设置→数据过滤/权限，根据实际业务需求设置隐藏字段、列表隐藏字段、冻结列、只读字段等。同时支持设置是否允许团队成员查看其他辅助数据、是否修改、删除、导出等，确保数据安全百分百。

配置智能助手全程监控更新采购状态

根据采购计划管理，需监控根据审批通过自动新建录入采购合同内容和发起对应流程。那如何实现这一流程？很简单，在采购计划流程设置子级流程和自动操作节点即可解决。

进入表单设置页面→「编辑流程」，在审批节点下方新建子流程节点，设置节点名称和子流程节点发起人和数据传递规则。

子流程节点不局限于采购计划管理，大家也可根据实际需求进行灵活设置，设置后点击保存即可生效。

如何根据完成采购计划更新采购状态为已完成？同样在子流程节点下方添加「自动操作-更新节点」，设置该节点名称。

设置需监控的目标应用和目标表单，筛选当前表单为同一个条件，自动将状态更更改为已完成，点击保存即可生效，这一过程无需人为手动维护。

智能自动生成多维度采购分析报表

自动化报表分析设置也很简单，无需花费大量时间整理和统计所有业务数据。在仪表盘简单设置对对业务分析具体要求，系统全程24小时监控所有业务，自动整理计算所有数据，实时生成多维度生成报表分析。

采购报表分析：自动统计采购合同数量、金额、采购状态占比等，帮助企业优化采购战略规划。

总结

通过生产采购管理系统，帮助工厂解决在采购过程信息不对称、供应深信息管理、采购成本高等难题。帮助实现采购流程透明化、高效化、自动化等，节省大量人工重复低效时间成本，提升整体车间生产效率。