E-Mails schreiben
Tipps für internationale Studierende
Bevor Sie eine E-Mail verschicken, sollten Sie versuchen, die benötigten Informationen auf
der Homepage der Hochschule zu finden, oder andere Studierende ansprechen. Ihnen hilft
das nicht weiter? Dann ist es Zeit eine E-Mail zu verschicken. Aber denken Sie daran, dass
Sie mit jeder E-Mail einen Eindruck bei der angeschriebenen Person hinterlassen.
Wir erklären Ihnen nun Schritt für Schritt, wie man eine gute E-Mail schreibt.
Anrede
Wenn Sie eine Lehrperson zum ersten Mal anschreiben, sollten Sie auf jeden Fall eine
formelle Anrede wählen.
- Es wird nur der höchste Titel verwendet.
- Der Titel Professor wird ausgeschrieben.
- Der Titel Doktor wird abgekürzt (Dr.).
- Dozentin oder Dozent ist kein akademischer Titel.
- Der Vorname wird nicht genannt.
- Achtung: Namen richtig schreiben!
Sie möchten einen Sprechstundentermin mit Prof. Dr.-Ing. Kampmann
vereinbaren? Dann schreiben Sie:
Sehr geehrte Frau Professorin Kampmann,
Sie richten eine Mail an Dr. Heinrich Hox? Dann schreiben Sie:
Sehr geehrter Herr Dr. Hox,...
Bei den Ämtern Dekan/ Dekanin, Rektor/ Rektorin, Präsident/ Präsidentin wird weder der
Titel (z. B. Professor/Professorin) noch der Familienname genannt. Also: Sehr geehrte Frau
Dekanin/ Sehr geehrter Herr Rektor /Sehr geehrte Frau Präsidentin.
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E-Mails sind nicht so formell wie Briefe. Viele Menschen dürften die oben genannten Regeln
auch gar nicht kennen. Es würde also nicht negativ auffallen, wenn Sie z. B. „Prof.“ statt
„Professorin“ schreiben. Die Erwartungen der Lehrpersonen können in Bezug auf die ge-
wählte Schreibweise außerdem sehr unterschiedlich sein. Manche legen großen Wert darauf,
korrekt angesprochen zu werden. Anderen hingegen ist dies nicht wichtig.
Halten Sie sich anfangs immer an die Regeln einer formellen
Korrespondenz. Wenn die Antwort-Mail einen informellen Ton
hat, können Sie Ihre E-Mails entsprechend anpassen.
Wurden Sie mit „Hallo Frau Massri“ oder „Liebe Frau Massri“
angesprochen, könnte man eine solche Begrüßung übernehmen
(man muss es aber nicht, wenn es sich nicht richtig anfühlt):
Hallo Frau Professorin Kampmann,...
Liebe Frau Professorin Kampmann,...
Unproblematisch ist folgende Variante:
Guten Tag, Frau Professorin Kampmann, ...
Betreff
Der Betreff ist wichtig und sollte immer angegeben werden. Man sollte anhand des Betreffs
sofort Thema, Inhalt oder Grund der E-Mail erkennen können. Der Betreff kann auch helfen,
eine E-Mail später im Postfach wiederzufinden.
Darauf sollten Sie achten:
- Nicht allgemein, sondern konkret formulieren.
- Kurz und gleichzeitig aussagekräftig formulieren.
- Wichtige (Schlüssel-)Begriffe und Daten nennen (wenn sinnvoll).
Im Betreff werden keine ganzen Sätze gebildet. Es wird der Nominal-Stil gewählt.
Das bedeutet: statt eines Verbs (nachfragen) bildet man ein Nomen (Nachfrage).
Nachfrage zu Ihrer Mail vom 11.11.20
Anmeldung zum Mathe-Tutorium (Modul 12)
Terminvereinbarung wegen Klausureinsicht
Bitte um Fristverlängerung / Dokumentation CCN-Praktikum
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Einleitung
Kennt die angeschriebene Person Sie noch nicht, ist es sinnvoll, sich in ein bis zwei Sätzen
kurz vorzustellen. Manchmal bietet sich als Einleitung auch an, sich auf einen vorherigen
Kontakt zu beziehen.
ANGABEN ZUR EIGENEN PERSON
Sehr geehrte Frau Professorin Kampmann,
ich heiße Marwa Massri und studiere Informatik im 1. Semester
(B.A.). Zurzeit besuche ich Ihre Vorlesung.
oder:
ich heiße Marwa Massri (BA Informatik, 1. Sem.) und besuche
Ihre Vorlesung „Grundlagen der Informatik“.
BEZUGNEHMEN AUF VORHERIGEN KONTAKT
Sehr geehrte Frau Professorin Kampmann,
wie vereinbart schicke ich Ihnen hier meine Ausarbeitung.
oder:
wie schon angekündigt, …
oder:
bezugnehmend auf unser Gespräch vom … (Datum), bestätige
ich hiermit meine Teilnahme.
Hauptteil
Sie können davon ausgehen, dass die von Ihnen angeschriebene Person jeden Tag sehr viele
E-Mails erhält. Sie wird es Ihnen danken, wenn Sie Ihr Anliegen auf den Punkt bringen.
Achten Sie dabei auf folgende Aspekte:
EFFEKTIVE KOMMUNIKATION
- Klar und eindeutig formulieren, worum es geht.
- Fragen müssen auch als Fragen erkennbar sein.
- Alles vorbringen, was zum Verständnis notwendig ist.
- Alles weglassen, was überflüssig ist.
- Bei langen E-Mails die wichtigsten Informationen bereits
am Anfang nennen.
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ÜBERSICHTLICHKEIT UND STRUKTUR
- Absätze und Aufzählungszeichen geben dem Text Struktur
und sorgen für bessere Lesbarkeit.
SPRACHE UND FORM
- Auch wenn Sie sich kurz fassen, können Sie dabei höflich sein.
- Anredepronomen werden groß geschrieben.
Kann ich übermorgen in Ihre Sprechstunde kommen?
Können Sie mir in dieser Sache weiterhelfen?
- Verwenden Sie keine Umgangssprache, Emoticons oder Ironie.
Ich habe folgende Fragen:
1. Kann ich mich noch für das Praktikum xy anmelden?
Wenn ja, reicht diese Mail dazu aus oder muss ich noch etwas
anderes dafür tun?
2. Wäre es möglich, dass ich am 10.01.21 fehle, da ich an die-
sem Tag einen wichtigen Arzttermin habe. Ich hatte versucht,
diesen zu verschieben, es ist aber leider nicht möglich.
Wenn Sie mit dem Hauptteil Ihrer E-Mail fertig sind, können Sie noch einen freundlichen
abschließenden Satz hinzufügen.
Für Nachfragen stehe ich Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Mühe. / Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Ich bedanke mich bereits im Voraus bei Ihnen! / Ich bedanke
mich im Voraus für Ihre Mühe.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. /
Über eine kurze Rückmeldung wäre ich sehr dankbar.
Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie noch mehr Informa-
tionen von mir benötigen.
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Grußformel
Die Grußformel am Ende der E-Mail muss zur Anrede passen. Sie können sich auch an der
Grußformel orientieren, die Ihre E-Mail-Partnerin oder Ihr E-Mail-Partner gewählt hat.
Mit freundlichen Grüßen
Viele Grüße
Beste Grüße
Nicht verwenden sollten Sie:
MfG (für: Mit freundlichen Grüßen) / Liebe Grüße / Herzliche Grüße
Übrigens: Man setzt kein Komma nach dem Wort „Grüße“.
Signatur
Nennen Sie Vorname und Nachname (in der Reihenfolge und ohne Punkt oder Komma).
Sie können auch noch zusätzliche Informationen zu Ihrer Person ergänzen:
Marwa Massri
BA Informatik
1. Semester
Matrikelnummer: 123456
Anhänge
Als Anhang bezeichnet man Dateien, die per E-Mail weitergeleitet werden. Es sollten nur
solche Dateien angehängt werden, die wirklich notwendig sind.
Im E-Mail-Text sollten Sie auf Anhänge hinweisen, damit sie nicht übersehen werden. Es
lässt sich zu einem späteren Zeitpunkt auch besser nachvollziehen, welche Dateien in der
originären E-Mail mitgeschickt wurden.
Anbei finden Sie meinen Praktikumsbericht.
Wie besprochen schicke ich Ihnen das ausgefüllte Formular
(siehe Anhang).
Die Lösung zur Aufgabe xy habe ich dieser Mail angehängt.
Im Anhang finden Sie die Unterlagen x, y, z.
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Darauf sollten Sie achten:
- Präzise Dateinamen vergeben.
Nicht Hausarbeit.pdf,
sondern: Hausarbeit_Massri_MarketingSoSe2020.pdf
- Gängige Dateiformate wählen; bei Textdateien vorzugsweise PDF.
- Auf eine annehmbare Dateigröße achten.
- Nur wenige Dokumente anhängen.
- Anhänge evtl. in sinnvoller Reihenfolge einfügen.
Und zum guten Schluss ...
Bevor Sie Ihre E-Mail verschicken, sollten Sie diese noch einmal in Ruhe durchlesen und auf
Fehler überprüfen. Falls Ihr E-Mail-Programm keine automatische Fehlerkorrektur hat,
kopieren Sie den Text in ein Schreibprogramm (z.B. Word, Open Office) und korrigieren Sie
die markierten Fehler. Bei wichtigen E-Mails empfiehlt sich das „Vier-Augen-Prinzip“,
also das Korrekturlesen durch jemand anderen.
Niemand wird von Ihnen erwarten, dass Sie absolut fehlerfrei sind im Hinblick auf Recht-
schreibung, Grammatik und Interpunktion. Aber man wird merken, ob Sie sich Mühe gegeben
haben. Auch wird man gerne Fehler übersehen, wenn Ihre E-Mail die oben genannten
Kriterien ansonsten erfüllt (ergebnisorientiert, gut strukturiert, höflich etc.).
Versuchen Sie dazu zu lernen, indem Sie E-Mails, die Sie erhalten, genau anschauen:
Welche Formulierungen gefallen Ihnen? Sammeln Sie solche Formulierungen, um Sie selbst
zu verwenden.
Sollten Sie noch nicht zufrieden sein mit der Qualität Ihrer E-Mails, so kann Ihnen die Check-
liste auf der folgenden Seite helfen, mögliche Fehlerquellen zu entdecken und sich in syste-
matischer Art und Weise zu verbessern. Sie gewinnen an Sicherheit und entwickeln Routine
im E-Mail-Schreiben. Diese werden Sie brauchen, wenn Sie in die Berufswelt einsteigen!
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Checkliste
ANREDE UND GRUSSFORMEL
richtige Anrede
Name korrekt
Abschiedsformel passend
Angaben zu meiner Person vollständig
INHALT
Betreff präzise
klar und eindeutig, worum es mir geht
alle notwendigen Informationen enthalten
keine überflüssigen Informationen enthalten
Erwartungen an Empfängerin/Empfänger klar formuliert
FORM UND SPRACHE
(möglichst) keine Rechtschreibfehler
Groß- und Kleinschreibung beachtet
keine Tippfehler
richtige Interpunktion
Anhänge komplett / passende Dateinamen
übersichtlich und leserfreundlich gestaltet
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Impressum
Herausgeber:
Institut SO.CON, Hochschule Niederrhein
Wissenschaftliche Leitung: Prof. Dr. Beate Küpper
Richard-Wagner-Str. 101
41065 Mönchengladbach
[email protected]
[email protected]
www.hsnr.de/socon
www.hsnr.de/profi
Autorin: Flavia Nebauer
Gestaltung: Dietgard Brandenburg
Stand: Dezember 2020
Dieses Werk ist unter einer Creative Commons Lizenz vom Typ Namensnennung-Nicht kommerziell
4.0 International zugänglich. http://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/
Die Handreichung ist im Rahmen des Projekts PROFI der Hochschule Niederrhein entstanden. Das Förderprogramm PROFI wird
vom DAAD mit Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung gefördert. Ziel des Programms ist es, die Chancen ge-
flüchteter Akademikerinnen und Akademiker auf eine bildungsadäquate Beschäftigung in Deutschland zu erhöhen. Zudem soll mit
dem Programm ein Beitrag zur Schaffung internationaler Strukturen an den deutschen Hochschulen und zur Steigerung der Chancen-
gleichheit in der zunehmend diversen Studierendenschaft geleistet werden.
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