Kommunikationsleitfaden der Schulgemeinde der Liebigschule

Allgemeines

Gelingende Kommunikation ist ein zentrales Anliegen unserer

Schulgemeinde, daher waren die Gremien der Liebigschule sich einig,
zu diesem Thema einen Tag der Kommunikation zu veranstalten.

Aus diesem erwuchs eine Arbeitsgruppe aus Lehrer:innen,

Schüler:innen und Eltern, die die Ergebnisse dieses Tages sammelte,
evaluierte und einen Leitfaden erstellte.

Alle Mitglieder der Schulgemeinde orientieren sich an diesem

Leitfaden und sind bereit, bei kommunikativen Problemen
Möglichkeiten der (professionellen) Unterstützung in Anspruch zu
nehmen.

Die Mitglieder der Schulgemeinde werden gebeten, der Arbeitsgruppe

‚Kommunikation‘ Rückmeldungen zu geben, da dieser Leitfaden
regelmäßig auf seine Effizienz überprüft und - wenn nötig - verbessert
werden soll (Evaluation/Anpassung).
Inhalt:

1. Kommunikationsgrundsätze

2. Kommunikationsteilnehmer:innen

3. Kommunikationskanäle

4. Ansprechpartner:innen/Beratungsteam

5. Schulinterne Kommunikationspatner:innen

6. Kommunikation zwischen Schüler:innen und Lehrer:innen

7. Kommunikation zwischen Eltern und Lehrer:innen

7.1 Vorbereitung
7.2 Durchführung und Nachbereitung
(Gesprächsplanungsbogen und Schaubild)

8. Kommunikation zwischen

8.1 Schulleitung und SV

8.2 Schulleitung und SEB
 1. Kommunikationsgrundsätze

Die folgenden Grundsätze sollen helfen, im Schulalltag für einen reibungslosen

und zeitnahen Ablauf der Kommunikation zu sorgen.

Grundsätzlich gilt:

Wir gehen respektvoll und wertschätzend miteinander um.

Eine gelungene Kommunikation ist wesentlich für ein gutes

Funktionieren der Schulgemeinde. Daher nehmen wir uns für
unsere Kommunikation Zeit. Wir haben Geduld und hören
aufmerksam zu.

Wir kommunizieren stets freundlich und auf Augenhöhe. Wir zeigen Empathie
und Einfühlungsvermögen, lassen uns auf unsere Gesprächspartner ein und
nehmen sie ernst. Unsere Kommunikation wie auch unsere Fragen sind offen
und wertfrei.

Wir sehen persönliche Gespräche als ehrlichen und konstruktiven Austausch der
Beteiligten. Wir gehen verantwortungsvoll mit vertraulichen Inhalten um.

Wir fokussieren uns auf den Gesprächsanlass und das Ziel. Wir
kommunizieren lösungsorientiert und orientieren uns an
vorhandenen Fakten.

Wir kommunizieren zeitnah und verbindlich. Genaue Terminabsprachen

halten wir ein; bei Änderungen informieren wir unsere
Gesprächspartner:innen rechtzeitig.

Wir kommunizieren direkt und ohne Umwege mit den unmittelbar betroffenen
und involvierten Personen; idealerweise suchen wir das persönliche Gespräch.

Wir bemühen uns grundsätzlich, Informationen vollständig zu kommunizieren.

Mögliche Nachfragen verstehen wir als Teil des Kommunikationsprozesses.

Grundlegende Informationen vermitteln wir – zusätzlich zum persönlichen

Gespräch – in schriftlicher Form (Schulportal, E-Mail, Brief).
 2. Kommunikationsteilnehmer:innen

Es gibt verschiedene Kommunikationsteilnehmer:innen, die im Folgenden auch

unterschiedlich behandelt werden, da unterschiedliche Personen(-gruppen)
daran beteiligt sein können.
Kommunikation zwischen:

- Schüler:innen und Lehrer:innen

- Eltern und Lehrer:innen
- Lehrer:innen und Lehrer:innen
- Schüler:innen und Schülerinnen bzw. SV
- Schulleitung und SEB bzw. Eltern
- Schulleitung und SV bzw. Schüler:innen
- Schulleitung und Personalrat bzw. Lehrer:innen
- Elternbeirat und Eltern

3. Kommunikationskanäle

Für die Art der Kommunikation gibt es verschiedene Kanäle, die genutzt werden
können und sollen. Grundsätzlich gilt, dass persönliche Gespräche im
Schulalltag vornehmlich mündlich stattfinden und dies auch bei Problemen und
Konflikten zu bevorzugen ist, um den Prozess der Klärung zu beschleunigen.
Bei der Informationsübermittlung außerhalb des Klassenraumes oder von
Sitzungen, insbesondere wenn mehrere Ansprechpersonen betroffen sind, sollte
der schriftliche Weg gewählt werden.
Folgende offizielle Kommunikationskanäle gibt es:

1. Persönliches Gespräch/Telefonat/Videokonferenzen
2. Schulportal (Nachrichtenfunktion), E-Mail, Briefe
3. Homepage
4. Infoboards
5. Anlassbezogene Gesprächsrunden
6. Sitzungen von Gremien, Arbeitsgruppen
7. Konferenzen (Fachkonferenz/Gesamtkonferenz/Schulkonferenz)
 4. Ansprechpartner:innen und Beratungsteam

Für viele Anliegen gibt es an der Liebigschule speziell ausgebildete

Ansprechpartner:innen.

Weitere Informationen dazu finden sich auf der Homepage unter:

http://www.liebigschule-frankfurt.de/index.php/profil/beratungskonzept/669-
beratungsteam
 5. Schulinterne Kommunikationspatner:innen

6. Kommunikation zwischen Schüler:innen und Lehrer:innen

In diesem Abschnitt möchten wir explizit auf die individuelle Kommunikation

zwischen Schüler:innen und Lehrer:innen eingehen.

- Schaubild einfügen

Das oben angeführte Schaubild soll helfen, im Schulalltag für einen möglichst
reibungslosen und zeitnahen Ablauf der Kommunikation zu sorgen.

Die Klassenlehrer:innen informieren die Schüler:innen ihrer Klasse über

schulbezogene Vorgänge/Abläufe/Änderungen.
Das persönliche Gespräch mit den betroffenen Fachlehrer:innen steht an erster
Stelle.

Sollte auf dieser Stufe keine Klärung möglich sein, so wird in einem nächsten
Schritt die Klassenleitung einbezogen, grundsätzlich können
Beratungslehrer:innen, Klassensprecher:innen, Elternvertreter:innen, der SEB
jederzeit angesprochen werden. Ist bis dahin keine Klärung erfolgt, kann die
Schulleitung hinzugezogen werden.

Anregungen für ein gelingendes Gespräch zwischen Schüler:innen und

Lehrer:innen

Jedes Anliegen/Problem wird ernst genommen. Die Kommunikation findet auf

Augenhöhe statt. Es ist auf eine altersgerechte Kommunikation zu achten.

Empathie, Geduld, aktives Zuhören, Perspektivenwechsel und Sendung von Ich-

Botschaften sind im L-S-Gespräch von besonderer Bedeutung.

Schüler:innen sprechen ihr Anliegen zeitnah bei den jeweiligen Lehrer:innen an,
ohne Angst vor Konsequenzen (z. B. bei der Notenvergabe) haben zu müssen.

Das Gespräch zwischen Schüler:innen und Lehrer:innen findet in einer ruhigen

Atmosphäre statt, z.B. in Beratungsräumen.

Schüler:innen und Lehrer:innen dürfen bei Bedarf Beratung und Hilfsangebote

in Anspruch nehmen.

Auf eine rechtzeitige Information/Einbindung der Eltern/anderer Kolleg:innen

ist dort zu achten, wo dies nötig erscheint.

Lehrer:innen und Schüler:innen besprechen gemeinsam, ob ein Gesprächs- oder

Ergebnisprotokoll erstellt werden soll.

Es sollte eine für beide Seiten einvernehmliche und akzeptable Lösung gefunden
werden, mögliche Konsequenzen sollten transparent und nachvollziehbar sein.
 Möglichkeiten einer erfolgreichen Einbindung der Klasse

Schüler:innen werden in Klassenangelegenheiten, wie z.B. bei Klassenfahrten, -

allerdings unter Berücksichtigung dienstlicher und im Schulprogramm
vereinbarter Vorschriften – eingebunden.

Es ist zu Beginn der 5. Klasse vorteilhaft, nicht nur die

Kommunikationsgrundsätze zu besprechen, sondern auch gemeinsame
Absprachen zur digitalen Kommunikation innerhalb der Klassengemeinschaft zu
treffen.

Anonyme Feedbackbögen oder der Einsatz eines Kummerkastens können

helfen, Angelegenheiten ohne persönlichen Bezug zu regeln.

SV-Stunden finden nach Plan statt. Den Fachlehrer:innen sind rechtzeitig der
Durchführungsmodus von SV-Stunden und der Rotationsplan auszuhändigen.
Die aufsichtführenden Lehrer:innen haben für Ruhe und Ordnung zu sorgen,
können aber bei Nichteinhaltung der Regeln die SV-Stunde abbrechen.

7. Kommunikation zwischen Eltern und Lehrer:innen

Damit eine gelingende Kommunikation zwischen Eltern und Lehrer:innen

entsteht. bedarf es einer konstruktiven Vorbereitung auf das Gespräch, eine
zielgerichtete Durchführung und Nachbereitung.

7.1 Vorbereitung

Eltern und Lehrer:innen können sich anhand der folgenden Kriterien konkret
auf ein Gespräch vorbereiten:

Perspektive Lehrer:innen

Konkretisierung eines L-E-Gesprächs

0.Vorbereitung: Der Gesprächsplanungsbogen wurde ausgefüllt und liegt den

Gesprächspartner:innen vor.
1. Begrüßen der Eltern – eine möglichst gute Atmosphäre schaffen
Das Zimmer ist soweit vorbereitet, dass ich den Eltern einen geeigneten Platz
für das Gespräch anbieten kann. Ich kann dort mit ihnen auf Augenhöhe sitzen
(z. B. „gleichwertige“ Stühle verwenden). Ich begrüße die Eltern freundlich und
sachlich. Falls sie mich noch nicht kennen, stelle ich mich kurz vor.
2. Eine Agenda festlegen
Ich leite das Elterngespräch, indem ich zunächst kurz seinen Anlass wiederhole
(vgl. Gesprächsplanungsbogen). Ich nenne die Zeit, die für das Gespräch
angesetzt ist. So können sich die Eltern darauf einstellen und sind nicht
unangenehm überrascht, wenn das Gespräch endet. Ich frage die Eltern, ob sie
mit dem auf dem Planungsbogen genannten Ablauf einverstanden sind. In der
Regel wird dies der Fall sein. Schlagen die Eltern oder ich einen alternativen
Ablauf des Gesprächs vor, besprechen wir diesen kurz und versuchen
gemeinsam einen für alle Beteiligten annehmbaren Kompromiss zu finden. Ist
dies nicht möglich, gilt die getroffene Vereinbarung des Ablaufs auf dem
Gesprächsplanungsbogen.

3. Situation beschreiben und Ziel festlegen

Ist der Gesprächsanlass das Verhalten der Schüler:innen, beschreibe ich den
Eltern dieses sachlich, verständlich und sensibel. Ich erläutere dabei meinen
Eindruck anhand konkreter Beobachtungen. Ist der Gesprächsanlass der
Leistungsstand der Schüler:innen, beschreibe ich diesen sachlich, verständlich
und sensibel. Ich erläutere dabei meinen Eindruck anhand konkreter schriftlicher
und mündlicher Beispiele.
Tipp: Manchmal kann es passieren, dass sich die Eltern angegriffen fühlen,
obwohl das Verhalten oder Leistung des Kindes sensibel formuliert worden ist.
Dann hilft es oft, das ganz offen und direkt anzusprechen.

4. Perspektiven aufzeigen – gemeinsam an Lösungen arbeiten

Nachdem ich den Eltern hinreichend Zeit eingeräumt habe, ihre Sicht der Dinge
darzustellen, stelle ich den Eltern Fragen, die sich aus meiner Sicht aus dem
bisherigen Gespräch ergeben, um gemeinsam die Ursachen des Problems
herauszufinden und bin darauf vorbereitet, dass die Eltern eventuell
diesbezüglich weitere Fragen haben. Ich werde versuchen, diese sachlich zu
beantworten und evtl. selbst Rückfragen stellen. Anschließend frage ich die
Eltern, ob sie mit dem jetzt gemeinsam entwickelten Weg einverstanden sind.
Falls nicht, können wir überlegen, welche weitere Instanzen / Personen evtl.
hinzugezogen werden könnten, um einen zielführenden Weg einzuschlagen. Ich
habe diesbezüglich ggf. Ansprechpartner:innen für die Eltern notiert, an die sie
sich wenden können, um weitere Unterstützung zu erhalten (Beratungsteam,
Schulpsychologe, Jugendamt usw.).

5. Wege und Ziele formulieren – Entscheidungen festhalten

Ich fasse die Ergebnisse des Gesprächs möglichst knapp und präzise zusammen.
Dabei wiederhole ich unser Ziel, die erarbeiteten Ursachen und den vereinbarten
Lösungsweg. -> Sicherung des Ergebnissens, der evtl. Maßnahmen und
Ziele auf dem Gesprächsplanungsbogen
6. Verabschieden der Eltern
Ich danke meinen Gesprächspartnern, dass sie sich Zeit für das Elterngespräch
genommen haben, stehe auf und verabschiede mich freundlich.

Perspektive Eltern
Konkretisierung eines L-E-Gesprächs
0. Vorbereitung: Der Gesprächsplanungsbogen wurde ausgefüllt und liegt den
Gesprächspartner:innen vor.
1. Begrüßen – gute Atmosphäre schaffen
Wir sind pünktlich im vereinbarten Raum der Schule. Wir haben uns im Vorfeld
auf das Gespräch vorbereitet, z.B. in dem wir im Vorfeld mit unserem Kind den
Anlass durchgegangen sind. Wir begrüßen die Lehrer:innen freundlich. Falls
er/sie uns noch nicht kennt, stellen wir uns kurz vor. Garderobe legen wir ab,
damit signalisieren wir Zeit und damit die Wichtigkeit des Treffens für uns.
2. Agenda wird seitens der Lehrerkraft vorgeschlagen
Wir überlassen der Lehrkraft die Leitung des Gesprächs und gehen davon aus,
dass er oder sie zunächst den Anlass des Gesprächs kurz wiederholt. Der
Zeitrahmen und der Ablauf wird gemeinsam (anhand des
Gesprächsplanungsbogens) abgestimmt. Falls wir noch ein zusätzliches Thema
haben, nennen wir dies anfangs, es sollte aber eher am Ende besprochen werden.
Grundsätzlich können wir einen alternativen Ablauf des Gesprächs vorschlagen,
dies sollte aber kompromissorientiert sein und nicht gleich am Anfang zu einer
Konfrontation führen.
3. Situationsbeschreibung
Der Gesprächsanlass ist oftmals entweder das Verhalten oder der Leistungsstand
des Kindes. Hier dürfen wir zunächst eine sachliche Beschreibung von den
Lehrer:innen erwarten, dabei sollten konkrete Beobachtungen in das Gespräch
einfließen.
4. Perspektiven besprechen – gemeinsam an Lösungen arbeiten
Auch wir sollten unsere Beobachtungen von zu Hause, als auch Beobachtungen
unseres Kindes in das Gespräch miteinbeziehen. Es sollte uns nicht überraschen,
dass der Lehrer die Beobachtung unseres Kindes anders wahrgenommen hat,
vielleicht auch anders darstellt, wir selbst waren in der Regel nicht direkt vor
Ort. Wir sollten von der Möglichkeit Gebrauch machen, Fragen zu stellen und
unser Kind in eine anstehende Diskussion gedanklich miteinbeziehen. Mit den
Lehrer:innen in eine Diskussion einzusteigen, wo gegenseitig Fragen und
Antworten ausgetauscht werden, ist oftmals für einen Lösungsweg sehr
hilfreich. Dabei dürfen wir auch Emotionen zeigen (es geht um unser Kind!),
diese sollten wir aber auch den Lehrer:innen zugestehen. Ein Lösungsweg, der
für die Bildungsperspektive unseres Kindes sinnvoll ist, sollte das gemeinsame
Ergebnis der Diskussion sein.
Wir nehmen auch Anregungen der Lehrkraft bezüglich weiterer
Ansprechpartner:innen auf, an die wir uns wenden können, um weitere
Unterstützung für unser Kind zu bekommen (z. B. Schulsozialarbeiter:innen,
Schulpsycholog:innen, andere Lehrkräfte, Jugendamt usw.).
5. Wege und Ziele formulieren – Entscheidungen festhalten
Der Lehrer fasst die Ergebnisse des Gesprächs zusammen (inkl. Ziel, Ursachen
und den vereinbarten Lösungsweg). Wir geben ggf. Rückmeldung oder
bestätigen die Ergebnisse.
6. Verabschiedung
Wir danken den Lehrer:innen dem Lehrer für die Zeit und das Gespräch, wir
verabschieden uns freundlich.
7. Nachgang zu Hause
Wir informieren unser Kind zeitnah über die Ergebnisse.

7.2 Durchführung und Nachbereitung

Für eine gelingendes Eltern-Lehrer:innengespräch ist der folgende
Gesprächsplanungs- und -durchführungsbogen entwickelt worden, der schon bei
der Vorbereitung(wer mit wem warum etc.) auf ein solches Gespräch benutzt
werden soll. Auf dem Gesprächsbogen werden die Ergebnisse und die
vereinbarten Ziele festgehalten und der Gesprächsbogen kann bei Einverständnis
aller Beteiligten in die Schülerakte eingeordnet werden, damit evtl. notwendige
Maßnahmen für alle unterrichtenden Lehrer:innen nachvollziehbar sind. Auf der
Rückseite des Gesprächsplanungsbogens sind die wesentlichen Grundsätze für
eine gelingende Kommunikation noch einmal festgehalten und auf diese kann
im Bedarfsfall jederzeit verwiesen werden.
 Gesprächsplanungsbogen für Lehrer-Eltern-Gespräche

Vorbereitung

Wer wünscht ein Gespräch:

Name des(r) Schülers(in):

Gewünschte(r) Gesprächspartner(in):

Zuständige/r Klassenlehrerin/-lehrer:

Thema des Gesprächs:

Anlass des Gesprächs:

Ziel des Gesprächs:

Zeitrahmen:

Verlauf des Gesprächs

Gesprächsinhalt:

Gemeinsame Absprachen / Zielsetzungen:

 Anmerkungen / Sonstiges:

Datum: Unterschriften: LehrerInnen /

Erziehungsberechtigte(r)

Rückseite des Gesprächsbogens

Wir gehen respektvoll und wertschätzend während des Gesprächs miteinander
um, in dem wir

- Empathie und Einfühlungsvermögen zeigen und uns so auf unseren

Gesprächspartner einlassen,
- zuhören und dabei Geduld zeigen,
- die notwendigen Informationen vollständig kommunizieren,
- uns auf den Gesprächsanlass und das Ziel fokussieren,
- Suggestivfragen vermeiden,
- Nachfragen zulassen und darauf eingehen,
- lösungsorientiert kommunizieren.