GASTOS DE PERSONAL (Ampliado) CYF – A305

Los GASTOS DE PERSONAL hacen referencia a todos aquellos gastos que tiene la empresa por el hecho
de tener contratados a trabajadores por cuenta ajena. También hace referencia a todas las obligaciones
o derechos que se generan entre la empresa y las Administraciones Públicas en relación a cuotas de
cotización, a pago delegado a trabajadores de baja y a retenciones del impuesto sobre la renta de las
personas físicas.

1. ¿Qué cuentas se usan para los Gastos de Personal?

A. Grupo 64. Gastos de Personal →
640. Sueldos y Salarios. Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa. Es el
importe íntegro de las remuneraciones devengadas.
641. Indemnizaciones. Cantidades entregadas al personal de la empresa para resarcirle de un
daño o perjuicio. Se incluyen, entre otras, las indemnizaciones por despido y las jubilaciones
anticipadas.
642. Seguridad Social a cargo de la empresa. Recoge las cuotas de cotización de la empresa a
favor de los organismos de la Seguridad Social por las diversas prestaciones que realizan.
649. Otros gastos sociales. Gastos de naturaleza social distintos de las cuotas a la Seguridad Social.
Se citan, a título indicativo, las subvenciones a comedores; sostenimiento de escuelas e
instituciones de formación profesional; becas para estudio; primas por contratos de seguros sobre
la vida, accidentes, enfermedad, etc.
B. Grupo 46. Personal →
460. Anticipos de Remuneraciones. Cuando las remuneraciones, normalmente una parte de ellas,
se pagan por anticipado a los trabajadores. Es una cuenta del Activo Corriente del Balance.
465. Remuneraciones pendientes de pago. Cuando las remuneraciones quedan pendientes de
pago. Es una cuenta del Pasivo Corriente del Balance.
C. Grupo 47. Administraciones Públicas →
4751. Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas. Retenciones practicadas a los
trabajadores a cuenta del IRPF, que se ingresan trimestralmente en la Hacienda Pública, en los
meses de abril, julio, octubre y enero. Es una cuenta del Pasivo Corriente del Balance.
476. Organismos de la Seguridad Social acreedores. La cotización a la Seguridad Social la pagan
entre la empresa y el trabajador. Este pago se realiza el mes siguiente al del devengo de los
salarios, por eso se refleja la obligación de pago con la Seguridad Social en esta cuenta. La
Seguridad Social correspondiente a enero se paga en febrero y así sucesivamente. Es una cuenta
del Pasivo Corriente del Balance.
471. Organismos de la Seguridad Social deudores. Créditos a favor de la empresa, relacionados
con pagos de prestaciones sociales, a cargo de la Seguridad Social y realizados por la empresa. Se
conoce como “Pago Delegado”. Estos importes se compensan con las cuotas de cotización. Es una
cuenta del Activo Corriente del Balance.
D. Retribuciones en Especie →
755. Ingresos por Servicios al Personal. Las retribuciones en especie forman parte del salario
bruto del trabajador. En la nómina se descuentan porque esa parte del salario no la va a recibir el
trabajador en dinero. La forma de descontarlo es contabilizando un ingreso que compense ese
gasto.

Contabilidad y Fiscalidad – A305 – Gastos de Personal (ampliado) Página 1

 E. Créditos al Personal →
254. Créditos a Largo Plazo al Personal. Recoge los créditos concedidos por la empresa a su
personal cuyo vencimiento sea superior a un año.
544. Créditos a Corto Plazo al Personal. Recoge los créditos concedidos por la empresa a su
personal cuyo vencimiento sea inferior o igual a un año.
762. Ingresos de Créditos. Recoge los intereses a cobrar a los empleados en cada plazo
recuperado del crédito.

EJEMPLO PASO A PASO

1. La empresa contabiliza las nóminas el último día de cada mes. Se pagan por banco las
deudas con la Seguridad Social y con la Hacienda Pública el último día del periodo
obligatorio en cada caso.

Recuerda que en una Pyme…

 Las cuotas de la Seguridad Social se pagan a mes vencido. Por ejemplo, las cuotas de cotización
que aparecen en la nómina del mes de agosto se pagan del 1 al 30 de septiembre.
 Las retenciones del IRPF se pagan a trimestre vencido, del 1 al 20 del mes siguiente. Por
ejemplo, la suma de las retenciones que aparecen en las nóminas del tercer trimestre (julio,
agosto y septiembre) se pagan del 1 al 20 de octubre.

El día 18 de agosto de 2023, la empresa Odiel, S.A. concede a un trabajador un anticipo

por importe de 480,20 € y le entrega un cheque.

PASO 1 – LA EMPRESA PAGA UN ANTICIPO A UNO DE SUS EMPLEADOS.

Se trata una salida de dinero de la cuenta en el banco de la empresa. Se abre una cuenta de activo (460)
Anticipos de Remuneraciones que luego, cuando se pagué la nómina a fin de mes, se descontará del dinero
que se debe al trabajador por los servicios prestados a la empresa.
1 18/08/2023

480,20 (460) Anticipos de remuneraciones (572) Bancos 480,20

-------------------------------- x --------------------------------

El sueldo bruto del trabajador en el mes de agosto de 2023 asciende a 2.202,25 €.

Aparecen las siguientes deducciones en la nómina: 263,28 € por IRPF, 159,43 € por
cotizaciones a la Seguridad Social y 190,90 € por el valor de las retribuciones en especie
recibidas por el trabajador. Se aplica el anticipo. La cuota de la empresa a la Seguridad
Social tiene un importe de 700,09 €. Se paga por transferencia.

PASO 2 – SE CONTABILIZA LA NÓMINA DE AGOSTO A FIN DE MES.

El sueldo bruto del trabajador es un gasto para la empresa (640) Sueldos y Salarios, pero no es el importe neto
o líquido que realmente recibe el trabajador. La empresa le descuenta varias cantidades por distintos
conceptos:
 263,28 € por IRPF que se van a contabilizar en la cuenta (4751) H.P. acreedora por retenciones
practicadas.
 159,43 € por las cotizaciones del trabajador a la seguridad social que se van a contabilizar en la cuenta
(476) Organismos Seguridad Social Acreedores.
 190,90 € por las retribuciones en especie recibidas por el trabajador que se van a contabilizar en la cuenta
(755) Ingresos por servicios al personal.

Contabilidad y Fiscalidad – A305 – Gastos de Personal (ampliado) Página 2

  480,40 € por el anticipo sobre la nómina que le había pagado unos días antes que se va a contabilizar de
nuevo en la cuenta (460) Anticipos de Remuneraciones, pero en el Haber. Se está saldando la cuenta.
La diferencia es el importe que realmente se paga al trabajador (572) Bancos, c/c.

2 31/08/2023

H. P. Acreedora por Retenciones

2.202,25 (640) Sueldos y salarios (4751) 263,28
Practicadas
Organismo de Seguridad Social
(476) 159,43
Acreedores
(755) Ingresos por servicios al personal 190,90
(460) Anticipos de remuneraciones 480,20
(465) Remuneraciones pendientes de pago 1.108,44
-------------------------------- x --------------------------------
1.108,44 (465) Remuneraciones pendientes de pago (572) Bancos 1.108,44
-------------------------------- x --------------------------------

PASO 3 – SE CONTABILIZAN LAS COTIZACIONES DE LA EMPRESA A LA SEGURIDAD

SOCIAL.
La empresa, además de las cotizaciones del trabajador que le descuenta de la nómina, también tiene que
pagar las cotizaciones de la empresa por el hecho de tener contratado a ese trabajador. Y para la empresa
también es un gasto que se contabiliza en la cuenta (642) Seguridad Social a cargo de la empresa.

-------------------------------- x --------------------------------
Seguridad social a cargo de la Organismo de Seguridad Social
700,09 (642) (476) 700,09
empresa Acreedores
-------------------------------- x --------------------------------

Estos dos asientos que acabamos de ver se pueden hacer de forma conjunta en un único asiento.

Con fecha 2 de septiembre de 2023 la empresa concede un crédito al empleado por valor
de 1.500 € y le hace el ingreso mediante transferencia. Debe ser devuelto en 15 cuotas
mensuales de igual importe. El interés de cada cuota es de 19,80 €. Dichos importes se
descontarán mensualmente al abonar la nómina correspondiente, comenzando por la del
mes de septiembre.

PASO 4 – SE CONTABILIZA UN CRÉDITO QUE LA EMPRESA CONCEDE A UN TRABAJADOR.

Hay que calcular que parte del crédito se tiene que cobrar a corto plazo (hasta un año) y que parte del
crédito se tienen que cobrar a largo plazo (más de un año). Las 12 primeras cuotas son a corto plazo.
NOMINAL 1.500,00 € CUOTAS 15

CUOTA MENSUAL = 1.500,00 € ÷ 15 = 100,00 €

(544) Créditos a C/P al Personal = 12 x 100,00 € = 1.200,00 €

(254) Créditos a L/P al Personal = 3 x 100,00 € = 300,00 €

Para la empresa supone un activo ya que entrega un dinero al trabajador y espera recuperarlo. Dicho de
otra forma, tiene derecho a recuperar el importe del crédito que ha concedido al trabajador.

3 02/09/2023

1.200,00 (544) Créditos a C/P al personal (572) Bancos 1.500,00

300,00 (254) Créditos a L/P al personal
-------------------------------- x --------------------------------

Contabilidad y Fiscalidad – A305 – Gastos de Personal (ampliado) Página 3

 Recuerda que se decía que “se pagan por banco las deudas con la Seguridad Social el
último día del periodo obligatorio”

PASO 5 – El 30 DE SEPTIEMBRE SE CONTABILIZA EL PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL DE

LAS CUOTAS CORRESPONDIENTES A LA NÓMINA DE AGOSTO.
Recuerda que se pagan las dos cuotas, la del trabajador (159,43 €) y la de la empresa (700,09 €).

4 30/09/2023

Organismo de Seguridad Social

859,52 (476) (572) Bancos 859,52
Acreedores
-------------------------------- x --------------------------------

El sueldo bruto del trabajador en el mes de septiembre de 2023 asciende a 1.890,05 €. La

empresa abona también 400,80 €, a cargo de la Seguridad Social, por la baja laboral del
trabajador durante parte del mes. Aparecen las siguientes deducciones en la nómina:
240,32 € por IRPF y 155,14 € por cotizaciones a la Seguridad Social. La cuota de la
empresa a la Seguridad Social tiene un importe de 670,33 €. Se pagan 500 mediante
cheque, quedando el resto pendiente de pago hasta el día 5 del mes siguiente.

PASO 6 – SE CONTABILIZA LA NÓMINA DE SEPTIEMBRE A FIN DE MES.

En este caso el trabajador cobra el sueldo bruto, que como ya se ha dicho es un gasto para la empresa (640)
Sueldos y Salarios. Y además cobra una prestación (400,80 €) por los días que ha estado de baja (471)
Organismos Seguridad Social Deudores, que para la empresa es un derecho y no un gasto porque la Seguridad
Social se lo tiene que devolver.
La suma de ambas cantidades no es el importe neto o líquido que realmente recibe el trabajador. La empresa
le descuenta varias cantidades por distintos conceptos:
 240,32 € por IRPF que se van a contabilizar en la cuenta (4751) H.P. acreedora por retenciones
practicadas.
 155,14 € por las cotizaciones del trabajador a la seguridad social que se van a contabilizar en la cuenta
(476) Organismos Seguridad Social Acreedores.
 100 € por la devolución de la primera cuota del crédito que la empresa concedió al empleado que se van
a contabilizar en la cuenta (544) Créditos a Corto Plazo al personal.
 19,80 € por los intereses de la cuota anterior que se va a contabilizar en la cuenta (762) Ingresos de
Créditos, porque la empresa está cobrando ese dinero.
La diferencia es el importe que se paga al trabajador: 500 € se pagan en ese momento mediante cheque (572)
Bancos, c/c y el resto queda pendiente de pago y se contabiliza en la cuenta (465) Remuneraciones
pendientes de pago.

5 30/09/2023

H. P. Acreedora por Retenciones

1.890,05 (640) Sueldos y salarios (4751) 240,32
Practicadas
Organismos de Seguridad Social Organismo de Seguridad Social
400,80 (471) (476) 155,14
Deudores Acreedores
(544) Créditos a C/P al personal 100,00
(762) Ingresos de créditos 19,80
(465) Remuneraciones pendientes de pago 1.775,59
-------------------------------- x --------------------------------
500,00 (465) Remuneraciones pendientes de pago (572) Bancos 500,00
-------------------------------- x --------------------------------

Contabilidad y Fiscalidad – A305 – Gastos de Personal (ampliado) Página 4

 PASO 7 – SE CONTABILIZAN LAS COTIZACIONES DE LA EMPRESA A LA SEGURIDAD
SOCIAL.
La empresa, además de las cotizaciones del trabajador que le descuenta de la nómina, también tiene que
pagar las cotizaciones de la empresa por el hecho de tener contratado a ese trabajador. Y para la empresa
también es un gasto que se contabiliza en la cuenta (642) Seguridad Social a cargo de la empresa.

-------------------------------- x --------------------------------
Seguridad social a cargo de la Organismo de Seguridad Social
670,33 (642) (476) 670,33
empresa Acreedores
-------------------------------- x --------------------------------

Estos dos asientos que acabamos de ver se pueden hacer de forma conjunta en un único asiento.

PASO 8 – SE RECLASIFICA EL CRÉDITO AL PERSONAL DE LARGO PLAZO A CORTO PLAZO.

Al cobrar la primera cuota a corto plazo hay que reclasificar la cuota número trece. Recuerda que
inicialmente había 12 cuotas mensuales a corto plazo y el resto a largo plazo. Al cambiar la referencia
temporal y avanzar en el tiempo, la cuota número trece que estaba a largo plazo pasa a estar a corto
plazo.

-------------------------------- x --------------------------------
100,00 (544) Créditos a C/P al personal (254) Créditos a L/P al personal 100,00
-------------------------------- x --------------------------------

PASO 9 – EL 5 DE OCTUBRE SE PAGAN LAS REMUNERACIONES PENDIENTES DE PAGO AL

TRABAJADOR.
Para ello saldamos la cuenta (465) Remuneraciones pendientes de pago haciendo un pago a través de
(572) Bancos, c/c.

6 05/10/2023

1.275,59 (465) Remuneraciones pendientes de pago (572) Bancos 1.275,59

-------------------------------- x --------------------------------

Recuerda que se decía que “se pagan por banco las deudas con la Hacienda Pública el
último día del periodo obligatorio”

PASO 10 – EL 20 DE OCTUBRE SE CONTABILIZA EL PAGO A LA HACIENDA PÚBLICA DE

LAS RETENCIONES CORRESPONDIENTES A LAS NÓMINAS DEL TERCER TRIMESTRE.
Recuerda que hay que pagar las retenciones del IRPF del trimestre por lo que hay que sumar las
retenciones que aparecen en las nóminas de los meses de julio (en el ejemplo no tenemos este dato), de
agosto (263,28 €) y de septiembre (240,32 €).

7 20/10/2023

H. P. Acreedora por Retenciones

503,60 (4751) (572) Bancos 503,60
Practicadas
-------------------------------- x --------------------------------

Recuerda que se decía que “se pagan por banco las deudas con la Seguridad Social el
último día del periodo obligatorio”

Contabilidad y Fiscalidad – A305 – Gastos de Personal (ampliado) Página 5

 PASO 11 – EL 31 DE OCTUBRE SE CONTABILIZA EL PAGO A LA SEGURIDAD SOCIAL DE LAS
CUOTAS CORRESPONDIENTES A LA NÓMINA DE SEPTIEMBRE.
Recuerda que se pagan las dos cuotas, la del trabajador (155,14 €) y la de la empresa (670,33 €). Y que
hay que descontar el pago de la prestación al trabajador que estaba de baja (400,80 €).

8 31/10/2023

Organismo de Seguridad Social Organismos de Seguridad Social

825,47 (476) (471) 400,80
Acreedores Deudores
(572) Bancos 424,67
-------------------------------- x --------------------------------

TAREA

1. La empresa Hawái, S.A. contabiliza las nóminas el último día de cada mes. Se pagan por banco las
deudas con la Seguridad Social y con la Hacienda Pública el último día del periodo obligatorio.
El día 14 de noviembre de 2023, la empresa concede a un trabajador un anticipo por importe de 420,72
€ y le entrega un cheque.
El sueldo bruto del trabajador en el mes de noviembre de 2023 asciende a 1.312,98 €. Aparecen las
siguientes deducciones en la nómina: 140,62 € por IRPF, 98,72 € por cotizaciones a la Seguridad Social
y 118,20 € por el valor de las retribuciones en especie recibidas por el trabajador. La cuota de la
empresa a la Seguridad Social tiene un importe de 401,11 €. Se paga por transferencia.
Con fecha 5 de diciembre de 2023 la empresa concede un crédito al empleado por valor de 1.536 € y le
hace el ingreso mediante transferencia. Debe ser devuelto en 16 cuotas mensuales de igual importe. El
interés de cada cuota es de 11,37 €. Dichos importes se descontarán mensualmente al abonar la
nómina correspondiente, comenzando por la del mes de diciembre.
El sueldo bruto del trabajador en el mes de diciembre de 2023 asciende a 1.090,18 €. La empresa abona
también 233,81 €, a cargo de la Seguridad Social, por la baja laboral del trabajador durante parte del
mes. Aparecen las siguientes deducciones en la nómina: 136,19 € por IRPF y 96,02 € por cotizaciones a
la Seguridad Social. La cuota de la empresa a la Seguridad Social tiene un importe de 398,09 €. Se
pagan 600 mediante cheque, quedando el resto pendiente de pago hasta el día 5 del mes siguiente.
Contabiliza en el Libro Diario de la empresa Hawái, S.A. todos los asientos relacionados con el
enunciado durante los meses de noviembre y diciembre de 2023 y enero de 2024.

2. La empresa Maui, S.A. contabiliza las nóminas el último día de cada mes. Se pagan por banco las
deudas con la Seguridad Social y con la Hacienda Pública el último día del periodo obligatorio.
Con fecha 2 de mayo de 2023 la empresa concede un crédito a un empleado por valor de 2.950 € y le
hace el ingreso mediante transferencia. Debe ser devuelto en 10 cuotas mensuales de igual importe. El
interés de cada cuota es de 23,20 €. Dichos importes se descontarán mensualmente al abonar la nómina
correspondiente, comenzando por la del mes de mayo.

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 El sueldo bruto del trabajador en el mes de mayo de 2023 asciende a 2.090,25 €. La empresa abona
también 415,33 €, a cargo de la Seguridad Social, por la baja laboral del trabajador durante parte del
mes. Aparecen las siguientes deducciones en la nómina: 227,12 € por IRPF y 183,36 € por cotizaciones
a la Seguridad Social. La cuota de la empresa a la Seguridad Social tiene un importe de 801,80 €. Se
paga la mitad por transferencia quedando el resto pendiente de pago hasta el día 3 del mes siguiente.
El día 11 de junio, el trabajador solicita un anticipo sobre su nómina del mes de junio por importe de 425
€. La empresa le concede solamente 315 € y le entrega un cheque.
El sueldo bruto del trabajador en el mes de junio de 2023 asciende a 2.580,23 €. Aparecen las siguientes
deducciones en la nómina: 245,98 € por IRPF, 195,12 € por cotizaciones a la Seguridad Social y 90,90 €
por el valor de las retribuciones en especie recibidas por el trabajador. La cuota de la empresa a la
Seguridad Social tiene un importe de 828,72 €. Se paga mediante transferencia.
Contabiliza en el Libro Diario de la empresa Maui, S.A. todos los asientos relacionados con el
enunciado durante los meses de mayo, junio y julio de 2023.

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