Tổng quan về API Nhãn Drive

Nhãn là siêu dữ liệu mà bạn xác định để giúp người dùng sắp xếp, tìm và áp dụng chính sách cho các tệp trong Google Drive. Drive Labels API là một API RESTful hỗ trợ các quy trình kinh doanh bằng cách đính kèm siêu dữ liệu vào các tệp trên Drive. Các trường hợp sử dụng phổ biến cho API này là:

  • Phân loại nội dung để tuân theo chiến lược quản trị thông tin – Tạo nhãn để xác định nội dung hoặc dữ liệu nhạy cảm cần được xử lý đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể tạo một nhãn có huy hiệu (nhãn có các giá trị lựa chọn được mã hoá bằng màu) có tiêu đề "Độ nhạy cảm" với các giá trị "Tuyệt mật", "Bí mật" và "Công khai".

  • Áp dụng chính sách cho các mục trong Drive – Tạo nhãn để quản lý nội dung trên Drive trong suốt vòng đời của nội dung đó và đảm bảo nội dung tuân thủ các phương pháp lưu giữ hồ sơ của tổ chức bạn. Ví dụ: sử dụng nhãn để quản lý chính sách ngăn chặn mất dữ liệu (DLP), theo đó, bạn không thể tải các tệp có nhãn "Mức độ nhạy cảm" được đặt thành "Tuyệt mật" xuống máy tính.

  • Sắp xếp và tìm tệp – Tạo nhãn để tăng khả năng tìm kiếm nội dung của công ty bằng cách cho phép mọi người trong tổ chức tìm các mục dựa trên nhãn và trường của nhãn. Ví dụ: một người trong tổ chức của bạn có thể sử dụng các lựa chọn tìm kiếm trên Drive để tìm tất cả hợp đồng đang chờ chữ ký trước một ngày cụ thể.

Dưới đây là danh sách các thuật ngữ thường dùng trong Drive Labels API:

Nhãn

Siêu dữ liệu có cấu trúc được đặt trên một tệp trên Drive. Người dùng Drive có thể chỉ định nhãn và đặt giá trị trường nhãn cho tệp. Nhãn bao gồm:

Tên nhãn
Tên tài nguyên của nhãn. Mã nhận dạng nhãn là một phần của tên nhãn. Tuỳ thuộc vào yêu cầu, tên sẽ có dạng như sau: labels/{id} hoặc labels/{id}@{revisionId}. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Sửa đổi nhãn bên dưới.
Mã nhận dạng nhãn
Giá trị nhận dạng duy nhất trên toàn cầu cho nhãn. Mã nhận dạng này là một phần của tên nhãn, nhưng không giống như tên, mã nhận dạng này nhất quán giữa các bản sửa đổi.

Có 2 kiểu nhãn:

Nhãn có huy hiệu

Một nhãn có loại trường SelectionOptions chứa các lựa chọn có thể được mã hoá bằng màu để cho biết mức độ quan trọng. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đặt badgeConfig thông qua Properties của Choice.

Drive hiển thị màu của lựa chọn đã chọn cho từng tệp để người dùng hiểu rõ trạng thái, mức phân loại, v.v. của tệp. Ví dụ: lựa chọn "Tuyệt mật" cho nhãn có huy hiệu "Mức độ nhạy cảm" có thể hiển thị bằng màu đỏ. Mỗi lần, bạn chỉ có thể có một nhãn được gắn huy hiệu.

Nhãn tiêu chuẩn

Một nhãn chứa từ 0 loại trường trở lên. Nhãn tiêu chuẩn có thể có tiêu đề nhãn, chẳng hạn như "Dự án Moonshot" và cho biết tất cả các tệp liên quan đến dự án. Nhãn tiêu chuẩn cũng có thể có một số trường có cấu trúc. Ví dụ: nhãn có tiêu đề "Hợp đồng" có thể chứa các trường "Công ty", "Ngày đến hạn", "Trạng thái" và "Bên ký kết". Mỗi trường thuộc một loại cụ thể (văn bản, ngày, lựa chọn hoặc người dùng).

Sơ đồ nhãn có huy hiệu.
Hình 1. Nhãn có huy hiệu
Sơ đồ nhãn tiêu chuẩn.
Hình 2. Nhãn tiêu chuẩn
Trường

Một thành phần riêng lẻ có thể đặt và nhập của nhãn. Một nhãn có thể không có hoặc có nhiều trường được liên kết với nhãn đó.

Loại trường
Loại dữ liệu của giá trị được liên kết với trường. Có thể định cấu hình dưới dạng văn bản, số nguyên, ngày, người dùng hoặc lựa chọn. Nếu định cấu hình trường bằng ListOptions, bạn có thể đặt trường người dùng và trường lựa chọn bằng nhiều giá trị. Loại được chọn sẽ ảnh hưởng đến cả các giá trị hợp lệ áp dụng cho các mục trên Drive và các lựa chọn về cụm từ tìm kiếm có sẵn.
Lựa chọn

Một trong số nhiều lựa chọn mà người dùng có thể chọn trong một trường SelectionOptions.

Loại nhãn

Tất cả nhãn đều có LabelType. Có 2 loại nhãn:

Quản trị

Để tạo và chỉnh sửa nhãn do quản trị viên sở hữu, bạn phải là quản trị viên tài khoản có đặc quyền Quản lý nhãn.

Quản trị viên có thể chia sẻ nhãn quản trị với bất kỳ người dùng nào để cấp cho người dùng đó quyền xem và áp dụng nhãn cho các mục trên Drive. Để sửa đổi hoặc đọc giá trị nhãn trên các mục trong Drive, bạn cần có các quyền sau:

  • Sửa đổi – Để sửa đổi siêu dữ liệu của mục trên Drive liên quan đến một nhãn nhất định, người dùng phải có cấp độ quyền phù hợp:

    • Mục trên Drive: EDITOR
    • Nhãn: APPLIER

  • Đọc – Để đọc hoặc tìm kiếm siêu dữ liệu của mục trên Drive liên quan đến một nhãn nhất định, người dùng phải có cấp quyền phù hợp:

    • Mục trên Drive: READER
    • Nhãn: READER
Shared (Dùng chung)

Người dùng không phải là quản trị viên có thể tạo nhãn dùng chung để người khác có thể áp dụng cho các mục trên Drive. Các nhóm có thể tạo và sắp xếp nhãn riêng để sử dụng trong nhóm mà không cần quản trị viên.

Hệ thống phân loại nhãn

Các trường nhãn hiện được định cấu hình mà người dùng có thể áp dụng cho tệp trên Drive. Còn được gọi là giản đồ nhãn.

Ví dụ về hệ thống phân loại nhãn:

  • Độ nhạy – Đỏ, Cam, Vàng, Xanh lục
  • Trạng thái – Chưa bắt đầu, Bản nháp, Đang xem xét, Bản cuối cùng
  • Loại nội dung – Hợp đồng, Tài liệu thiết kế, Bản mô phỏng
  • Bộ phận – Tiếp thị, Tài chính, Nhân sự, Bán hàng
Vòng đời của nhãn

Nhãn trải qua một vòng đời, trong đó nhãn được tạo, xuất bản, cập nhật, v.v. Khi một nhãn trải qua vòng đời, bản sửa đổi nhãn của nhãn đó sẽ tăng lên. Để biết thêm thông tin, hãy xem bài viết Vòng đời của nhãn.

Sửa đổi nhãn

Một phiên bản của nhãn. Mỗi khi nhãn được tạo, cập nhật, xuất bản hoặc không dùng nữa, số phiên bản nhãn sẽ tăng lên.

Bản sửa đổi nháp
Số phiên bản của bản nháp hiện tại của nhãn. Bạn có thể thực hiện một số nội dung cập nhật cho nhãn, mỗi lần cập nhật sẽ tăng số phiên bản nháp mà không ảnh hưởng đến phiên bản đã xuất bản. Tính năng nhãn nháp cho phép bạn kiểm tra các nội dung cập nhật nhãn trước khi xuất bản.
Bản sửa đổi đã xuất bản
Số phiên bản sửa đổi của phiên bản nhãn đã xuất bản. Nhãn đã xuất bản là phiên bản nhãn mà người dùng hiện có thể thấy.