QP-WYC程序文件.doc

质量管理体系文件控制程序 QP/WYC-01 1 目的 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。 2 范围 适用于与质量管理体系有关文件的控制。 3 职责 3.1 技术部负责组织质量管理体系文件、产品图样等技术文件的编制、收发、更改的控制和 管理； 3.2 生产部、供销部等其他部门负责本部门文件的管理和正确使用。 4 程序 4.1 文件分类 4.1.1 质量管理体系文件包括： a. 质量手册、程序文件、管理制度等； b. 质量管理体系运行过程中的质量计划、涉及的质量记录表格。 4.1.2 技术文件包括： a. 产品技术标准（国家标准、行业标准、企业标准）； b. 产品图样、工艺文件、操作规程（作业指导书）、检验规范等； c. 设备使用说明书等。 4.2 质量管理体系文件的编号 a. 质量手册 手册代号/企业名称代号—01，手册中各章以章节号区分。 如：QM/WYC—01，表示质量手册编号。 b. 程序文件 程序文件代号/企业名称代号—程序文件顺序号 如：QP/WYC—01，表示第一个程序文件的编号。 c. 支持文件 支持文件代号/企业名称代号—支持文件顺序号 如：QW/WYC—01，表示第一个支持文件的编号。 若公司原有文件已有编号，可直接引用。 d. 质量记录 公司自制质量记录编号方式如下（非公司自制质量记录的编号沿用原编号）： 质量记录代号/企业名称代号—质量记录顺序号 如：QR/WYC—01，表示第一个质量记录的编号。 4.3 文件的编写、审核、批准、发布 1. 文件由技术部负责组织人员编写，管理者代表审核，总经理批准发布； 2. 文件批准发布时，审批人应确保文件是适宜的； 4.4 文件的受控状况 文件分为"受控"和"非受控"两大类，凡与本公司质量管理体系运行紧密相关的文件应 为受控文件。所有受控文件须在该文件封面加盖"受控"印章，并注明分发号。 4.5 文件的更改 4.5.1 质量管理体系文件的更改由技术部负责组织实施，申请更改部门填写《文件和资料修改申 请单》，经原审批部门（或人员）审核和批准后实施更改。 4.5.2 其他文件的更改由各相应部门填写《文件和资料修改申请单》，经原审批部门审批，再由 各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时，该部门应获得 审批所需依据的有关背景资料； 4.5.3 文件版本/版次的管理 体系文件的初始修改状态为A—a，换版文件用大写英文字母"B、C、D……"表示版本号 ；文件换页修改用小写英文字母"b、c、d……"表示文件页修改次数。 体系文件第一次换版为B版，以后换版依次类推为C版、D版、……，文件第一次换页修 改版次为b，以后修改依次为c、d……。 4.5.4 体系文件更改采取杠改或换页方式进行。更改时，由更改人将错误处用斜线划掉，在空 白处填写正确语句，并加盖"修改""受控"章，当一页杠改超过五处或一次更改内容较多 时，采取换页方式更改。换页更改时，文件的修改次数标识作相应的变化。 6. 文件的领用 1. 文件领用由使用者在《文件和资料发放登记表》上签字领取。 2. 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，发放部门收回相应旧文件；因丢失而补发的 文件，应给予新的分发号，并注明已丢失文件的分发号失效；发放部门作好相应发放 签收记录。 4.7 文件的保存、作废与销毁 4.7.1 文件的保存 a. 各部门对接收其他部门发放的受控文件，及时记录《受控文件和资料清单》进行管理 。 b. 各部门负责保管本部门与质量管理体系相关的文件，文件保存场所应适宜。 c. 任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和 检索。 4.7.2 文件的作废与销毁 a. 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖"作废 "印章，确保防止作废文件的非预期使用； b. 为某种原因需保留的任何已作废文件，都应进行适当标识，加盖"作废保留"印章； c. 对要销毁的作废文件，由相关部门文件管理人员整理列出销毁文件清单，写明销毁文 件的名称、编号、份数等，经部门负责人审批后进行销毁，文件销毁时至少应有二 人参加。 4.7.3 文件的复制 a. 受控体系文件的复制由技术部文件管理员负责进行，受控发放并登记文件编号。其他 部门自行复制或未加盖"受控"印章的文件为无效文件。 b. 技术文件的复制由技术部负责进行，受控登记发放，领用人签字领取。 4.8 外来文件的控制 a. 技术部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，分发到相关部门使用，并及 时把旧标准收回。 b. 为确保技术标准的及时有效更新，技术部负责对标准类文件进行受控发放，或者以" 受控文件和资料清单"或其他方式定期发布厂内使用外来文件的最新版本，相关部 门核对后自行处 在现代企业管理中，文件控制程序是确保质量管理体系运行有效性的重要组成部分。QP-WYC程序文件，即质量管理体系文件控制程序，是确保与质量管理体系相关的所有文件在各相关场所始终使用正确、有效版本的重要操作规范。它涵盖从文件的分类、编号到编写、审核、批准、发布以及最终的更改、领用、保存、作废和销毁等各个方面。以下将详细介绍QP-WYC程序文件的各个组成部分及其执行要求。 ### 文件分类和编号 QP-WYC程序文件将体系内的文件划分为质量管理体系文件和技术文件两大类。质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、管理制度、质量计划和记录表格等，它们是体系正常运行的纲领性文件。技术文件则包括产品技术标准、图样、工艺文件、操作规程和检验规范等，这些文件对于生产活动具有直接指导意义。 为了便于管理和识别，所有文件都遵循一定的编号规则，例如质量手册编号格式为“QM/企业名称代号—01”，程序文件为“QP/企业名称代号—程序文件顺序号”，支持文件为“QW/企业名称代号—支持文件顺序号”，而质量记录则为“QR/企业名称代号—质量记录顺序号”。 ### 文件的编写、审核、批准和发布 QP-WYC程序文件明确了文件的编写、审核、批准和发布流程。由技术部负责组织人员编写文件，管理者代表进行审核，总经理进行最终批准发布。这确保了文件内容的适宜性和权威性。 ### 文件的受控与更改 文件的受控状态是体系运行中十分关键的部分。与公司质量管理体系运行紧密相关的受控文件应当在封面加盖“受控”印章，并注明分发号。若需要对受控文件进行更改，则必须通过填写《文件和资料修改申请单》，由原审批部门（或人员）审核和批准后方可实施。 体系文件的版本管理采用字母和数字相结合的方式进行。大写字母表示版本号，小写字母表示页面修改次数，例如，B版表示第一次换版，b表示第一次换页修改。更改方式可以是杠改或换页，需要更改人签字并加盖“修改”和“受控”章，若更改超过五处或内容较多时，则应采取换页方式进行。 ### 文件的领用、保存、作废与销毁 文件的领用需在《文件和资料发放登记表》上进行登记签字。若文件因破损重新领用，则分发号不变；若文件丢失补发，则应给予新的分发号，并注明已失效的分发号。 文件的保存由各部门负责，需要确保文件保存场所适宜，并防止文件被乱涂乱画或私自外借。对于失效或作废的文件，要及时从所有发放或使用场所撤出，注明作废，并由部门资料员加盖“作废”印章，防止误用。对于需要保留的作废文件，应当做好适当标识。销毁作废文件时，需列出销毁文件清单，注明销毁文件的详细信息，并由至少两人参加销毁过程。 ### 外来文件的控制 技术部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，并及时更新。技术部对标准类文件进行受控发放，确保外来文件的及时有效更新，并通过“受控文件和资料清单”或其他方式发布厂内使用外来文件的最新版本。 ### 总结 QP-WYC程序文件通过详细的分类、编号、管理流程和规定，为质量管理体系文件的控制提供了全面的操作指南。这不仅有助于企业内部文件的规范管理，更是确保企业能够持续提供符合质量要求的产品和服务，对维护企业声誉、满足顾客需求和遵守法规要求起到了至关重要的作用。通过体系化的文件管理，企业能够高效地应对内部与外部变化，及时调整质量管理体系，满足不断变化的市场和顾客需求。