PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
CDIGO: PRO-GC-04 VERSIN: 02 Pgina 1 de 4
ELABORADO POR: FIRMA: NOMBRE: CARGO: FECHA: Yerson Alvarez del Rio Director de Calidad 01/10/2013
REVISADO POR:
APROBADO POR:
Yerson Alvarez del Rio Director de Calidad 01/10/2013
Yerson Alvarez del Rio Director de Calidad 01/10/2013
RELACIN DE SIGLAS: - Las tres primeras siglas del cdigo hacen referencia al documento PRO - Procedimiento - Las dos siguientes siglas del cdigo hacen referencia al departamento GC - Gestin de Calidad - Los nmeros del cdigo hacen referencia al consecutivo. 1. OBJETIVO:
Suministrar informacin sobre el procedimiento de control de documentos del GC a las personas responsables de dicho proceso.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los procesos y documentos que soportan el Sistema de Gestin de Calidad de la organizacin
3. RESPONSABLE:
Yerson Alvarez del Rio Director de calidad
4. DEFINICIONES PREVIAS: 4.1. APROBACIN: Confirmacin de que lo consignado en los documentos 4.2.
corresponde con los procesos de Gestin que se realizan dentro de la empresa y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento.SGC: Sistema de Gestin de Calidad.
4.2. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.
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4.3. DOCUMENTO EXTERNO: Documentos que emiten entidades externas a la
empresa, que por ley o forma voluntaria sirven como referencia para la correcta implantacin de los procesos 4.4. DOCUMENTO OBSOLETO: Documentos que perdieron vigencia al cambiar de revisin o darse de baja.
4.5. LISTA MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relacin ordenada de los
documentos que hacen parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y la ultima versin aprobada de los documentos.
4.6. PROCESO: Actividades coordinadas y controladas que recibe entradas y las
convierte en salidas.
4.7. REVISIN: Actividad que se realiza para asegurar la conveniencia, adecuacin
y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecido.
4.8. SGC: Sistema de Gestin de Calidad. 4.9. VERSIN: Seala el nmero de veces que se han efectuado modificaciones al
documento. La primera versin corresponde a los nmeros cero uno (01)
4.10.
FORMATO: Documento dispuesto para recopilar informacin, cuando este contiene dicha informacin se convierte en registro.
5. CONTENIDO 5.1. ELABORACIN DE DOCUMENTOS: Los documentos correspondientes al
SGC son elaborados por los responsables del proceso describiendo las actividades de acuerdo al "Procedimiento para la elaboracin de documentos".
5.2. APROBACIN DE DOCUMENTOS: Todo documento correspondiente al SGC
debe ser revisado y posteriormente aprobado por el Director de Calidad antes de su divulgacin y distribucin. Una vez aprobado debe ser incluido "Lista maestra de documentos internos".
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5.3. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS: Una vez aprobado el documento , se
distribuye a las personas implicadas en el proceso donde se necesita su cumplimiento.
5.4. MODIFICACIN DE DOCUMENTOS: Cuando se requiere realizar cambio a
algn documento del SGC se debe hacer lo siguiente:
5.4.1.Diligenciar el formato "Solicitud y aprobacin de creacin, modificacin o
anulacin de documentos" exponiendo las razones por las cuales debe ser modificado el documento y posteriormente entregarlo al Departamento de Calidad
5.4.2.Si es conveniente la modificacin se procede a crear la nueva versin
siguiendo el mismo proceso de elaboracin, revisin y aprobacin del documento original.
5.4.3.Se actualiza la "Lista Maestra de Documentos Internos" indicando la nueva
versin.
5.4.4.Se realiza la divulgacin a los responsables del proceso, luego se saca de
circulacin el documento anterior y se reemplaza por el nuevo documento.
5.5. Los documentos del sistema deben ser revisados peridicamente con el fin de
asegurar su efectividad.
5.6. DOCUMENTOS OBSOLETOS: Los documentos obsoletos identificados como
tal deben ser retirados y destruidos por el personal del Departamento de Calidad para evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado.
5.7. DOCUMENTOS EXTERNOS: Los documentos externos que afecten al SGC
deben ser identificados e Igualmente se debe establecer los responsables de los procesos que pueden versen afectados. Los documentos externos se deben registrar en el "Listado maestra de documentos externos"
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6. DOCUMENTOS Y REGISTROS CDIGO PRO-GC-07 LM-02 F-12 LM-03 NOMBRE Procedimiento para la elaboracin de documentos Lista maestra de documentos internos Solicitud y aprobacin de creacin, modificacin y anulacin de documentos Lista maestra de documentos externos
7. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 01/10/2013 DESCRIPCIN VERSIN 01
se agrega 5.4.1. Diligenciar el formato "Solicitud y aprobacin de creacin, modificacin o anulacin de documentos"
8. ANEXOS 8.1. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS
8.2. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS
8.3. SOLICITUD Y APROBACIN DE CREACIN, MODIFICACIN Y
ANULACIN DE DOCUMENTOS
8.4. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
