ANEXO 20.
Modelo sugerido Control de los
documentos
Nombre de la empresa
Modelo sugerido
Control de los documentos
Elabor:
Revis:
Aprob:
Firma:
Firma:
Firma:
Copia Controlada
1. Propsito y alcance
Propsito Clave
Establecer los lineamientos para controlar la disponibilidad, acceso, emisin,
aprobacin y revisin de los documentos internos de NOMBRE DE LA EMPRESA, y
los relacionados con la gestin del sistema en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Alcance
Las directrices establecidas en este procedimiento aplican para el personal que
elabora, revisa, aprueba, utiliza y actualiza documentos de la empresa.
2. Responsables
Personal responsable del cumplimiento
Cargo
Departamento o seccin
Coordinador de SST
SST
Gerente general
Gerencia
Personal de NOMBRE DE LA EMPRESA
Todos
3. Procedimiento
ID
.
Entrada
Actividad
Salida
Responsable
Registro
Inicio
1
Informacin para
elaboracin del
documento
2
Elaborar documento
Hay cambios?
3
Descripcion (Cmo)
SI
El coordinador de SST se encarga de controlar la
elaboracin de documentos (manuales, procedimientos,
instructivos, planes, registros) del Sistema de Gestin en
Seguridad y Salud en el Trabajo. Obtiene la informacin por
medio de observacin directa y entrevistas con el personal
que realiza las actividades que se documentarn.
Si existen cambios en el documento, el coordinador de SST
los incorpora, hasta conseguir con quien participan de la
elaboracin el consenso acerca de los cambios y obtener el
documento previo a ser aprobado.
Responsable:
Coordinador de
SST
Participa:
Persona(s) que
utilizarn el
documento
El coordinador de SST revisa inmediatamente y enva al
gerente para que apruebe la edicin preliminar del
documento y la presentacin del medio impreso y el
archivo en medio magntico.
Si no existe una versin anterior al documento o es uno
nuevo se identifica con la Revisin 0, y se codifica segn el
anexo 1 al final del presente procedimiento. Si existe una
revisin anterior, se sigue el nmero consecutivo
correspondiente.
Responsable:
Coordinador de
SST
Participa:
Gerente
Responsable:
Coordinador de
SST
Responsable:
Coordinador de
SST
Participa:
Persona(s) que
utilizarn el
documento
NO
4
Aprobar edicin
Codificar y actualizar
revisin
ID
.
Entrada
Actividad
Salida
Editar
Incluir en el listado
maestro
Listado
maestro de
documento
s
Descripcion (Cmo)
Responsable
Registro
El Coordinador de SST realiza la presentacin definitiva del
documento, con las firmas de quien elabora, revisa y
aprueba en la primera hoja del documento. Al entrar en
vigencia una nueva revisin, bajo previa autorizacin, debe
retirar el documento anterior y convertirlo en documento
obsoleto, al cual tiene acceso solo el personal que requiere
verlo para fundamentar los cambios de la nueva revisin.
Las fechas de cada documento sern registradas en la
primera hoja de cada documento.
El listado de documentos vigentes, su cdigo y las reas en
que se utilizan se controlan a travs del registro Listado
maestro de documentos. Cuando algn documento se
revisa y es editada una nueva revisin o se distribuye entre
personas o reas diferentes, el coordinador de SST emite
un nuevo Listado maestro de documentos. Cada rea lleva
su listado maestro de documentos y de registro y se le
enva al coordinador de SST para su consolidacin.
Responsable:
Coordinador de
SST
El Coordinador de SST notifica y entrega a las personas
copia del documento impreso que van a utilizar en su lugar
de trabajo y se encarga, adems, de capacitar a todo el
personal que por sus funciones y responsabilidades
requiere tener documentos controlados en su lugar de
trabajo, con un pie de pgina en el documento de COPIA
CONTROLADA. La notificacin puede realizarse a travs
del correo interno. En el Listado maestro de documentos se
escribe a quienes se distribuye cada uno de los
documentos.
Responsable:
Coordinador de
SST
Responsable:
Coordinador de
SST
Registro:
FMI-SST-RG-056
Listado maestro
de documentos
Documento
definitivo
(copias)
8
Notificar y distribuir
ID
.
Entrada
Actividad
Documentos
externos
Identificar
documentos
externos
1
0
Salida
Mantener
Descripcion (Cmo)
Responsable
Registro
Se identifican los documentos externos recibidos o que se
encuentren en la empresa: manuales, norma tcnicas,
catlogos de productos, que requieran ser identificados y
controlados como parte del sistema de gestin, y se
incluyen en el Listado Maestro de Documentos Externos.
Los responsables y / o usuarios de los documentos deben
procurar mantener la integridad fsica de los asignados y el
cumplimiento de las directrices all establecidas.
Responsable:
Coordinador de
SST
Participa:
Gerente, jefes de
rea
Responsable:
Persona(s) que
utilizan el
documento
Si existen cambios en las actividades, procesos, nuevas
lneas de productos o servicios, cambios en las funciones
de los cargos existentes o nuevos cargos, se hace
necesario revisar los documentos actuales para evaluar la
necesidad de modificar su contenido, as como los registros
involucrados.
Responsable:
Persona(s) que
utilizan el
documento
La revisin puede ser sugerida por quienes realizan el
documento o quienes lo elaboran, aprueban o quienes lo
usan. Se deben justificar los cambios propuestos; en caso
de aprobar el (los) cambio (s), al final del documento
aparece un resumen de los cambios realizados como
evidencia de los mismos.
Responsable:
Persona(s) que
utilizan el
documento.
1
1
Se necesita
actualizar?
15
SI
Revisar
1
2
ID
.
Entrada
Actividad
Salida
Reelaborar
1
3
Descripcion (Cmo)
Responsable
Registro
Los cambios son realizados mediante la misma ruta
original, y se aprueban como la primera vez, a menos que,
por ausencia de alguna de las personas participantes, se
haya designado a alguien ms para la revisin y
aprobacin. Se toman en cuenta los enlaces con otros
documentos, es decir, que estn relacionados por
pertenecer a una misma rea proceso o actividad. Se
deben revisar antes de dar por terminada una
modificacin.
Responsable:
Coordinador de
SST, Persona(s)
que utilizan el
documento.
Al entrar en vigencia una nueva revisin, bajo previa
autorizacin del responsable, se debe retirar el documento
anterior y convertirlo en documento obsoleto, al cual
tienen acceso solo el personal que requiere verlos para
fundamentar los cambios de la nueva revisin.
Responsable:
Coordinador de
SST, Persona
responsable del
documento
Se eliminan los documentos obsoletos que estn en medio
fsico y electrnico, se destruyen para evitar su consulta y
utilizacin indebida.
Responsable:
Coordinador de
SST y/o jefe de
Procesos
Es documento
obsoleto?
1
4
11
SI
1
5
Destruir
1
6
Fin
4. Definiciones y terminologa
Definicin de trminos usados en este documento
Trmino
Aprobacin
Definicin
Autorizacin de los documentos del sistema por parte de la gerencia
para su utilizacin, lo cual es necesario antes de proceder a su
aplicacin.
Asignacin de letras y nmeros a los documentos, mediante el cual se
obtiene mayor control.
Informacin y su medio de soporte.
Es aquel documento reproducido del original aprobado, que cuando
sufre modificaciones es remplazado para evitar el uso de documentos
obsoletos.
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas.
Cdigo
Documento
Documento
vigente
Procedimiento
Registro
5. Registros
Ttulo
Departamento, rea o persona que debe retener
el documento
Listado
maestro
documentos
de
SST
6. Control de cambios
Revisin
Copia Controlada
Fech
a
Descripcin del cambio
