MATERIA: HERRAMIENTAS DE COLABORACIN DIGITAL
Utilidades de Microsoft Word
Roco Rodrguez Rodrguez
domingo, 31 de julio de 2011
2011
1 ESPOL
II
TABLA DE CONTENIDO
Como crear tabla de contenido ................................ ................................ ............................... 1 Creando marcadores ................................ ................................ ................................ ............... 1 Indice de contenido ................................ ................................ ................................ ................. 2 Enviar una carta a varios destinatarios ................................ ................................ .................... 3 Origen de datos desde un documento................................ ................................ ................. 3 Configurar el documento principal ................................ ................................ .................. 4 Origen de datos desde Excel y Access (datos predeterminados)................................ ......... 6 Conectar el documento a un origen de datos. ................................ ................................ 6 Elegir un archivo de datos................................ ................................ ................................ 6 Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook........................... 6 Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel................................ ..................... 9 Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento ................................ ................................ ................................ ............ 10 Qu ocurre al realizar la combinacin................................ ................................ ............ 12 Trabajar con campos: ejemplos ................................ ................................ ..................... 13 Escribir el contenido y agregar campos................................ ................................ .......... 15 Secciones y sus utilidades ................................ ................................ ................................ ...... 21 Insertando diferentes objetos ................................ ................................ ............................... 22 IMAGEN ................................ ................................ ................................ ............................. 22 IMAGEN PREDISEADA ................................ ................................ ................................ ..... 22 Ecuacin ................................ ................................ ................................ ............................ 23 Smbolos ................................ ................................ ................................ ............................ 23 Formato de las imgenes u Objetos................................ ................................ ................... 24
III
TABLA DE ILUSTRACIONES
VENTANA 1 .................................................................................................... 1 VENTANA 2 .................................................................................................... 2 VENTANA 3 .................................................................................................... 2 VENTANA 4 .................................................................................................... 4 VENTANA 5 .................................................................................................... 4 VENTANA 6 .................................................................................................... 6 VENTANA 7 .................................................................................................. 11 VENTANA 8 .................................................................................................. 12 VENTANA 9 .................................................................................................. 12
14 VENTANA 11 ................................................................................................ 14 VENTANA 12 ................................................................................................ 15 VENTANA 13 ................................................................................................ 16 VENTANA 14 ................................................................................................ 21 VENTANA 15 ................................................................................................ 22 VENTANA 16 ................................................................................................ 22 VENTANA 17 ................................................................................................ 23 VENTANA 18 ................................................................................................ 23 VENTANA 19 ................................................................................................ 24
VENTANA 10 ................................................................................................
PRIMERA PARTE
Como crear tabla de contenido
Una vez ya determinado cada ttulo del documento con los diferentes ESTILOS de la ficha INICIO, procedemos a buscar la ficha REFERENCIAS y hacemos clic en TABLA DE CONTENIDO, donde se abre una seleccin de tablas que usted puede elegir segn su gusto. Previamente, deber estar en su hoja en blanco donde desee que se coloque su tabla de contenido. Adems en la opcin Insertar tabla de contenido, usted. Puede hacer modificaciones y personalizar su tabla.
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Creando marcadores
Hacemos clic en ficha INSERTAR y otro clic en MARCADOR del grupo vnculos. Aqu escribimos la palabra que identifica a nuestro marcador y damos un clic en AGREGAR. El uso de esta herramienta es para encontrar rpidamente una palabra en un extenso documento. Con
Ctrl+ I ms seleccionando IR A/MARCADOR y colocando el nombre de marcador, nos
ubicar velozmente en el prrafo u hoja donde se guardo el maracador.
PRIMERA PARTE
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Indice de contenido
Seleccionamos el ttulo del prrafo, despus nos ubicamos en la ficha REFERENCIAS/grupo INDICE/MARCAR ENTRADA. Nuestra frase o palabra estar marcada. Seguido de REFERENCIAS/grupo INDICE/INSERTAR INDICE, elegimos el formato que nos agrade y aceptamos con un clic.
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SEGUNDA PARTE
Enviar una carta a varios destinatarios
Origen de datos desde un documento
Puede utilizar la combinacin de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de etiquetas de direccin. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de informacin, aunque su contenido es nico. Por ejemplo, en las cartas que enve a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La informacin nica de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.
El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
1.
Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los grficos que son iguales para cada versin del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
2.
Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la informacin que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
3.
Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias slo para determinados elementos de archivo de l datos, puede elegir qu elementos (registros) incluir.
4.
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con informacin contenida en el archivo de datos.
5.
Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
SEGUNDA PARTE
SUGERENCIA Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia utilizando el
panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigir paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha
Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuacin, haga
clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
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Configurar el documento principal
1. Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, no estarn disponibles los comandos del paso siguiente. 2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.
ventana 5
3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
SEGUNDA PARTE
Por ejemplo, puede crear:
Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la direccin
de destino es nica para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamao del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de
sobre del cuadro de dilogo Opciones de sobre. Un conjunto de etiquetas de direccin Cada etiqueta muestra el nombre y la
direccin de una persona, pero el nombre y la direccin de cada etiqueta son nicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de dilogo Opciones para etiquetas.
Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrnico El contenido
bsico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene informacin especfica para cada destinatario, como su nombre, direccin o cualquier otra informacin. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrnico para crear esos tipos de documentos.
Un catlogo o directorio Para cada elemento se indica el mismo tipo de informacin,
como su nombre o su descripcin, pero el nombre y la descripcin de cada uno es nico. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.
Reanudar una combinacin de correspondencia
Si tiene que dejar de trabajar en una combinacin de correspondencia, podr guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinacin ms adelante. Microsoft Office Word conserva la informacin del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinacin. 1. Cuando est listo para reanudar la combinacin, abra el documento. Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutar un comando SQL. 2. Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en S. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podra hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
SEGUNDA PARTE
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. 3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Origen de datos desde Excel y Access (datos predeterminados)
Conectar el documento a un origen de datos.
Para combinar informacin en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, tambin llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el pr oceso de combinacin de correspondencia.
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Elegir un archivo de datos
En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios. Siga uno de estos procedimientos: Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos
de Outlook.
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook
Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista
existente y busque el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos.
SEGUNDA PARTE
En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar
origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo
apropiado o elija Todos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:
Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB (OLE DB: arquitectura de base de datos de componentes que implanta un acceso eficiente a red e Internet para llegar a muchos tipos de orgenes de datos, entre los que se incluyen datos relacionales, archivos de correo, archivos simples y hojas de clculo.) o un controlador ODBC (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): mtodo estndar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.). Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.
Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las dems filas deben contener datos.
Libretas de direcciones electrnicas: Libreta de direcciones de Microsoft Outlook Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0 Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificacin de interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envo de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrnico, el correo de voz y el fax) trabajar con un nico cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook.
SEGUNDA PARTE
Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un documento principal de combinacin de correspondencia.) como origen de datos.
Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categora de informacin que corresponde a una columna de informacin en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulacin o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de informacin relacionada que corresponde a una fila de informacin en el origen de datos. Toda la informacin referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por marcas de prrafo. Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
6. Haga clic en el botn de Microsoft Office en Opciones de Word. 7. Haga clic en Avanzadas.
y, a continuacin, haga clic
8. Desplcese hasta la seccin General y active la casilla de verificacin
Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
9. Haga clic en Aceptar. 10. Con el documento principal de la combinacin de correspondencia abierto, en el grupo
Iniciar
haga
Combinar
clic en
correspondencia Seleccionar
de
la
ficha y, a
Correspondencia,
destinatarios
continuacin, haga clic en Usar lista existente. 11. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar
origen de datos y haga doble clic en ella.
SEGUNDA PARTE
12. En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de
clculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar. NOTA
Si no aparece el elemento Hojas de clculo de MS Excel con
DDE (*.xls), active la casilla de verificacin Mostrar todo.
13. En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o
rango de celdas el rango de celdas o la hoja de clculo que contiene la
informacin que desea combinar y haga clic en Aceptar.
NOTA
Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de
datos, puede desactivar la opcin Confirmar conversiones al abrir despus de haber establecido la conexin con la hoja de clculo. Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
NOTA
Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de
forma independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta (consulta: forma de buscar todos los registros almacenados en un origen de datos que cumplen los criterios que indique. Las consultas pueden contener operadores, comillas, caracteres comodn y parntesis para limitar la bsqueda.) y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo (origen de datos externo: origen de datos que contiene los datos a los que un usuario desea tener acceso: por ejemplo, una lista de Microsoft Excel o una base de datos de Microsoft Access.).
Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office en Opciones de Word. 2. Haga clic en Avanzadas. 3. Desplcese hasta la seccin General y active la casilla de verificacin y, a continuacin, haga clic
Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
4. Haga clic en Aceptar.
SEGUNDA PARTE
5. Con el documento principal de la combinacin de correspondencia abierto, en el grupo
Iniciar
haga
Combinar
clic en
correspondencia Seleccionar
de
la
ficha y, a
Correspondencia,
destinatarios
continuacin, haga clic en Usar lista existente. 6. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar
origen de datos y haga doble clic en ella.
7. En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de
clculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar. NOTA
Si no aparece el elemento Hojas de clculo de MS Excel con
DDE (*.xls), active la casilla de verificacin Mostrar todo.
8. En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o
rango de celdas el rango de celdas o la hoja de clculo que contiene la
informacin que desea combinar y haga clic en Aceptar.
NOTA
Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de
datos, puede desactivar la opcin Confirmar conversiones al abrir despus de haber establecido la conexin con la hoja de clculo. Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
NOTA
Si ha instalado 2007 Microsoft Office system (en vez de instalar Microsoft Word de
forma independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para construir una consulta y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo.
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento
Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estar listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posicin que indiquen dnde aparecer la informacin nica en cada copia del documento.
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SEGUNDA PARTE
Los marcadores de posicin, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinacin de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.
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Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posicin para estas categoras. Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro.
Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.
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SEGUNDA PARTE
ventana 8
NOTA
Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el documento
principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.
Qu ocurre al realizar la combinacin
Al combinar, la informacin contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La informacin de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y as sucesivamente.
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SEGUNDA PARTE
Trabajar con campos: ejemplos
Puede agregar cualquier encabezado de columna de su archivo de datos al documento principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al disear cartas modelo, etiquetas, mensajes de correo electrnico y otros documentos combinados. Por ejemplo: Suponga que est creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la gua urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columna Organizacin con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo Organizacin en lugar de escribir el nombre de cada organizacin especfica. Imagine que trimestralmente enva mensajes de correo electrnico a sus clientes informndoles de nuevos productos y ofertas especiales. Para personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal a su archivo de datos, en la que escribir notas como, por ejemplo "Sra. Garca, este nuevo artculo es exactamente lo que estaba buscando". Colocando un campo NotaPersonal en el documento principal, puede incluir esas notas al final de mensajes concretos. Suponga que su lista de correo es la de los suscriptores de su boletn y que su archivo de datos incluye una columna, llamada FechaCaducidad, en la que se indica la fecha en que finaliza cada suscripcin. Si coloca un campo FechaCaducidad en el documento principal de la etiqueta antes de ejecutar la combinacin de correspondencia, los suscriptores podrn ver sus respectivas fechas de caducidad en sus etiquetas postales. Los campos se pueden combinar y separar con signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una direccin, puede colocar los campos en el documento principal de esta manera: Nombre Apellidos Direccin Cdigo postal Ciudad, Estado o provincia Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de direccin o lneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre s una serie de campos. Por ejemplo: El campo Bloque de direcciones es una combinacin de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la direccin, la ciudad y el cdigo postal.
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SEGUNDA PARTE
El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesa elegido.
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Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra), mientras que, en el saludo, podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".
Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos
Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos. Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
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Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.
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SEGUNDA PARTE
Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el campo Apellido. No es problema que los campos Tratamiento de cortesa, Identificador
nico y Segundo nombre no estn asignados. No es necesario que el documento de la
combinacin de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecer como marcador de posicin vaco, normalmente una lnea en campo o un campo oculto.
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Escribir el contenido y agregar campos
1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo. 2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
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SEGUNDA PARTE
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3. Siga uno de estos procedimientos: Bloque de direcciones con nombre, direccin y otra informacin 1. Haga clic en Bloque de direcciones. 2. En el cuadro de dilogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de direccin que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Lnea de saludo 4. Haga clic en Lnea de saludo. 5. Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuacin. 6. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Microsoft Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el nombre de una compaa. 7. Haga clic en Aceptar.
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SEGUNDA PARTE
8. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Campos individuales 9. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, clic haga clic en Insertar campo de combinacin. 10. En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos procedimientos:
Para seleccionar campos de direccin que se correspondan automticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de
direccin.
Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
11. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. 12. Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar. 13. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Microsoft Office Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Campos personalizados de los contactos de Outlook 14. En los Contactos de Outlook, dentro del men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, haga clic en Lista de telfonos. 15. Haga clic con el botn secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos.
17
SEGUNDA PARTE
16. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione
Campos definidos por el usuario en la carpeta .
17. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de dilogo hasta los encabezados de columna. Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicacin que desee.
NOTA
Puede agregar un nuevo campo al cuadro de dilogo Selector de
campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.
18. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de dilogo Selector de campos. 19. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinacin de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de telfonos y arrstrelo para sacarlo del encabezado de columna. 20. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningn contacto. 21. En el men Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia. 22. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista
actual.
23. Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en
Slo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estn disponibles en la
combinacin. 24. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en
18
SEGUNDA PARTE
Documento existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el documento
que se debe utilizar como documento principal. 25. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificacin Archivo permanente y, a continuacin, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma. 26. Seleccione las opciones de combinacin que desee usar.
Cartas modelo Preparar un lote de cartas para realizar un envo masivo de
correo.
Etiquetas postales Configurar etiquetas postales para realizar un envo
masivo de correo.
Sobres Configurar sobres para un envo masivo de correo. Catlogo Crear un nico documento que contenga un catlogo o una lista
de direcciones.
Nuevo documento Generar documentos combinados que pueda editar por
separado en Word.
Impresora Enviar los documentos combinados directamente a la impresora
predeterminada.
Correo electrnico Generar documentos combinados diseados para ser
usados como mensajes de correo electrnico. Cuando est listo para completar la combinacin en Word, en la ficha Correspondencia del grupo
Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic
en Enviar mensajes de correo electrnico. La lnea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de dilogo Contactos para combinar
correspondencia de Outlook.
27. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha
Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la
19
SEGUNDA PARTE
flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin, en los campos que desee agregar al documento.
NOTAS
No se puede escribir los caracteres de los campos de combinacin ( ) manualmente ni utilizar el comando Smbolo del men Insertar, sino que se debe utilizar la caracterstica de combinacin de correspondencia. Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra cdigos de campo en lugar de los resultados de los campos. Esto no afecta a la combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botn secundario del mouse en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic en Activar o desactivar cdigos de campo en el men contextual.
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TERCERA PARTE
Secciones y sus utilidades
La importancia de las secciones es que nos permite fraccionar en partes nuestro documento y nos premite configurar cada seccin de diversa manera por ejemplo: hojas de diferente marginacin, con diferentes pies de pginas o encabezados.
Se crean asi: ficha DISEO DE PGINA/ grupo CONFIGURAR PGINA/ icono Saltos/ SALTOS DE SECCIN/ PGINA SIGUIENTE.
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CUARTA PARTE
Insertando diferentes objetos
IMAGEN
El procedimiento es asi: FICHA INSERTAR/ grupo ILUSTRACIONES/ opcin IMAGEN, luego seleccionamos del banco de imgenes de nuestro computador.
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IMAGEN PREDISEADA
El procedimiento es asi: FICHA INSERTAR/ grupo ILUSTRACIONES/ opcin IMAGEN PREDISEADA, luego seleccionamos del banco de imgenes de nuestro computador.
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CUARTA PARTE
Ecuacin
Hacemos clic en ficha INSERTAR/grupo SMBOLOS/ECUACIN. Elegimos una de las ya establecidas o sino la opcin INSERTAR NUEVA ECUACIN.
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Smbolos
Hacemos clic en ficha INSERTAR/grupo SMBOLOS/ SMBOLOS. Elegimos uno o la opcin MS SMBOLOS.
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CUARTA PARTE
Formato de las imgenes u Objetos
Seleccionamos una imagen y configuramos, elegimos las opciones de la barra de herramientas, pero para obtener ms configuraciones daremos clic derecho sobre la imagen y clic en FORMATO DE IMAGEN , ah buscamos relleno,estilos,sombras, etc. Para forma o SmartArt, estn FORMATO AUTOFORMA Y FORMATO DE OBJETO, sucesivamente.
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INDICE
A
Agregar marcadores de posicin, llamados campos de combinacin de correspondencia, a los documento , 14
C
Conectar el documento a un origen de datos. . ORIGEN DE DATOS EXCEL Y ACCESS
O
Origen de datos desde Excel y Access (datos predeterminados) , 9
S
Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel . ORIGEN DE DATOS EXCEL Y ACCESS, ORIGEN DE DATOS EXCEL
Y ACCESS
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook. ORIGEN DE DATOS EXCEL Y ACCESS
Pgina A
