LECCION 02 – ACCESS 2007

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos (I)

2. 1 Conceptos básicos de Access 2007.

Base de datos.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor
de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca
como tal.

Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información
utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.

En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas.

Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los
pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos
de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene
información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o
pedidos.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre
del cliente, dirección,...

Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los
campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...

Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES
podría ser:

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Campos
Código Nombre Apellidos Dirección C.P.
Registro
1 Luis Grande Lilos C/ Germanías, 23 46723
1
Registro
2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625
2
Registro
3 Francisco Juan López C/ Valle, 56 46625
3
Registro
4 María Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521
4

Consultas.

Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las
tablas ya creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se
utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código
postal sea 46625.

Formularios.

Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas.

Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de
datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.

Informes.

Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

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Páginas.

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar
con ellos desde Internet o desde una intranet. Este tema lo trataremos en otro curso más avanzado.

Macros.

Una macro es el objeto de Access 2007 que define de forma estructurada las acciones que el usuario
desea que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podríamos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un
elemento de un formulario.

Módulos.

Un módulo es el objeto de Access 2007 que contiene procedimientos personales que se codifican
utilizando Visual Basic.

Realmente se trata de programación con Access.

2.2 CREAR UNA BASE DE DATOS

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos debemos:

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic
en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que
aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.

Selecciona la opción Base de datos en blanco.

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En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos
basada en ella.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación
.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que
estamos creando y el lugar donde se guardará.

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En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde
vamos a guardar la base de datos.

Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.

Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.

En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.

En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión
.ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

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LECCION 02 – ACCESS 2007

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean
a partir de éstas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos
seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.

Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

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2.3 El Panel de Exploración

Diferentes vistas del Panel

El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007 que nos

permitirá acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.

Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del Panel esta organizada por
grupos donde el elemento más importante es una tabla.

A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos relacionados a ella. Por ejemplo, en la imagen
vemos el grupo Alumnos encabezado por la Tabla Alumnos. En la misma categoría también
encontramos el Formulario Alumnos y el Informe Alumnos, ambos relacionados con la tabla con el
mismo nombre.

El Panel de Exploración puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botón .

Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido contrario
) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo de la ventana.

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Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos acceder al menú de

visualización:

En el momento de creación y trabajo con la base de datos, quizá la vista más cómoda sea la
ordenación por Tipo de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan no
conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen.

Veamos un ejemplo con la siguiente imagen:

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Los elementos que se muestran en este panel son exactamente los mismo que vimos en la vista
anterior.

En este caso aparecen divididos en tres grupos: Tablas, Formularios e Informes.

De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es más sencillo encontrar un objeto que
sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.

2.4 Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Cerrando Access:

Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

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Sin cerrar Access:

En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.

2.5 Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:

Desde el Botón de
Office :

Ir al Botón de Office .

Elegir la opción
Abrir...

Desde los documentos recientes del Botón de Office :

Despliega el Botón de Office donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron bajo el título
de Documentos recientes.

Haz clic en la que quieras abrir.

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Desde la ventana de Introducción a Microsoft Office

Access:

Nada más abrir Access desde su icono en el Escritorio o

desde la opción en Inicio → Todos los Programas aparecerá
la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.

En la parte derecha verás el marco Abrir base de datos

reciente.

Selecciona una que quieras abrir o haz clic en el enlace

Más... para buscar el archivo de la base de datos que quieres
abrir.

En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el cuadro
de diálogo Abrir para que busques el archivo:

Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir.

Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.

Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior
aparecerá toda la información de dicha carpeta.

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Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y
hacer clic sobre el botón Abrir.

O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.

Para practicar los conceptos de esta unidad didáctica realiza el Ejercicio de creación de base de
datos.

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2.6 Ejercicio paso a paso. Crear, abrir y cerrar una base de datos

Objetivo.

Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos de Access 2007.

1 Si no tienes abierto Access 2007, ábrelo para realizar el ejercicio.

2 Haz clic sobre la opción Base de datos en blanco en la ventana de Introducción a Microsoft Office
Access.

3 También podrías desplegar el Botón de Office y hacer clic en la opción Nuevo.

Aparecerá el panel Base de datos en blanco a la derecha de la pantalla.

Haz clic en el boton Buscar ubicación .

Se abrirá el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos.

4 Haz clic sobre el icono que aparece en la parte izquierda del cuadro de diálogo.

Observa como en el recuadro Guardar en: ahora aparece la carpeta Mis documentos

5 Pulsa el botón para crear una nueva carpeta y llámala Mis ejercicios.

6 Haz doble clic sobre la carpeta Mis ejercicios para entrar en ella.

7 En el recuadro Nombre de archivo:, escribe el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo,
Clases.

8 Haz clic sobre el botón Aceptar.

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Observa como al volver a la página inicial, en el cuadro de texto Nombre de archivo aparece
Clases.accdb.

También verás la ruta de la carpeta de Mis documentos.

9 Pulsa el botón Crear.

Observa como tenemos una nueva base de datos llamada Clases.accdb preparada para cerar una
tabla.

Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos anterior, por lo tanto vamos a
cerrarla.

10 Abre el Botón de Office .

11 Pulsa el botón Salir de Access.

Vamos a volver a abrir la base de datos, para ello eberás volver a abrir el programa desde su icono en
el Escritorio o desde Inicio → Todos los Programas.

Ahora la base de datos está creada luego no elegimos la opción Base de datos en blanco sino que
abriremos una existente.

12 En la pantalla de Introducción podríamos hacer clic sobre el nombre de la base de datos en el

marco Abrir base de datos reciente.

Mejor haremos clic sobre la opción Abrir del Botón de Office.

En este caso aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

13 En el recuadro Buscar en: deberemos tener la carpeta Mis documentos si no es así haz clic en el
icono Mis documentos o busca la carpeta desplegando el árbol de carpetas del recuadro Buscar en: y
seleccionando la carpeta Mis documentos.

Ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.

14 Haz clic sobre el archivo que queremos abrir, Clases.accdb.

15 Haz clic sobre el botón Abrir.

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También podemos resumir los pasos 11 y 12 haciendo doble clic sobre el fichero Clases.accdb

Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos utilizando un método
diferente al que hemos utilizado antes.

16 Haz clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos.

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