1- Diseo y racionalizacin de impresos.
El impreso bien concebido ahorra trabajo memorstico e
intelectual, e incluso manual y mecnico, ya que recuerda
los datos que hay que consignar en l; indica la marcha a
seguir en el trabajo; da ya hecha buena parte del mismo;
evita el trabajo reiterativo cuando hay que repetir un mismo
documento; facilita su tramitacin, clasificacin y archivo.
Para concebir bien los impresos, conviene
confeccionarlos segn criterios de racionalizacion y
normalizacion.
En general, se puede decir que racionalizar impresos
es sujetar su diseo y confeccin a mtodos fundados
en
razonamientos
sistemticos.
La
accin
racionalizadora puede referirse tanto a la nueva
creacin de un impreso o sistema de impresos, como
a la reforma de los existentes.
normalizar los impresos es sujetar su diseo y
confecciona
patrones
ya
racionalizados
y
propugnados o aceptados como norma o regla
general.
2. Administracion y control de impresos.
Para este tipo de trabajo, la organizacin debe
nombrar a una persona que tenga los
conocimientos y la experiencia necesarios.
Tambin, por la naturaleza de sus .funciones,
puede designar al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar
con este mecanismo), o puede contratar los
servicios
de
un
consultor
externo.
En cuanto a la formacin del equipo tcnico de
apoyo se puede, en primer lugar, considerar la
incorporacin de los miembros del grupo piloto
responsable de la captacin de la informacin
preliminar. En segundo lugar, elaborar una lista
del personal que puede participar considerando
la magnitud y especificaciones del trabajo.
Es recomendable que en el proceso de
seleccin de este cuerpo de estudio se tomen
en cuenta 'caractersticas tales como la
objetividad del personal, su buen manejo de las
relaciones humanas y, sobre todo, su
conocimiento
de
la
organizacin.
CAPACITACION
DEL
GRUPO
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe
capacitar, no slo en lo que respecta al manejo
de medios de investigacin que se emplearn
para el levantamiento de la informacin, sino en
todo el proceso que seguir para preparar el
estudio.
3. tecnicas en instrumentos de analisis y diseo
organizativo.
AUTORIZACIN PARA REALIZAR EL ESTUDIO.
Luego se debe presentar el proyecto al titular
de la organizacin o de la unidad administrativa
responsable
de
su
ejecucin
para
su
aprobacin.
Una vez autorizado, se procede a hacer del
conocimiento de todos los niveles jerrquicos, la
intencin de realizar un estudio, resaltando los
beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a
fin de que todos brinden su apoyo durante su
desarrollo. Sin este requisito el trabajo podra
tomar ms tiempo o presentar mayor grado de
dificultad.
INTEGRACIN
DEL
GRUPO
DE
ESTUDIO
Para iniciar formalmente el estudio, es
indispensable prever que la responsabilidad de
las acciones no se diluya entre varias personas,
por lo que debe designarse a un coordinador,
auxiliado por un equipo tcnico, al que se le
debe encargar todas las fases deejecucin para
lograr homogeneidad en el contenido y
presentacin
de
la
informacin.
Por ello, se debe dar a conocer a los
participantes el objetivo que se persigue,
unidades
administrativas
.involucradas,
calendarizacin de actividades, documentos de
soporte, inventario estimado de informacin a
captar, distribucin de cargas de trabajo, y el
responsable de la coordinacin de este
esfuerzo.
Cuando el grupo detrabajo sea numeroso,
puede resultar conveniente formar subgrupos.
RECOPILACIN
DE
DATOS
Concluida la parte preparatoria del estudio se
inicia la fase de recopilacin de datos, la cual
debe dirigirse hacia aquellos hechos que
permitan conocer y analizar lo que realmente
sucede en la organizacin; de lo contrario, se
obtendr una impresin deformada de la
realidad,
incurriendo
en
interpretaciones
errneas y en medidas de mejoramiento que al
aplicarse
resultan
inoperantes.
REQUISITOS MNIMOS QUE DEBEN REUNIR LOS
DATOS
Para que los datos aporten elementos de
decisin acordes con la realidad, eviten
dilaciones y un uso irracional de recursos,
tienen
que
ser:
1)
Especficos
2)
Completos
3)
Correctos
4)
Congruentes
5)
Susceptibles
de
validarse
Asimismo, debe aplicarse un criterio de
discriminacin, teniendo siempre presente el
objetivo del estudio, y proceder continuamente
a su revisin y evaluacin para mantener una
lnea
de
accin
uniforme.
ACTITUD DEL GRUPO RESPONSABLE DE LA
RECOPILACIN.
La labor de investigacin tiene que llevarse a
cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas
por parte del personal destinado al estudio.
En la etapa de recopilacin de datos, en
especial,
es
recomendable
que
los
investigadores o analistas adopten una
conducta amable y discreta fin de procurarse
una imagen positiva en las unidades o reas de
estudio, lo que facilitar su tarea y estimular la
participacin activa de la fuerza de trabajo.
Con el fin de evitar falsas expectativas, es de
vital importancia que el equipo responsable de
esta
funcin,
se
abstenga
deexternar
comentarios que no tengan un sustento o hacer
promesas que no puedan cumplir, apegndose
en todo momento a las directrices del estudio
en
forma
objetiva.
TECNICAS DE RECOPILACIN DE DATOS
La eleccin de tcnicas e instrumentos para la
recopilacin de los datos debe estar en funcin
de las caractersticas del estudio que se
pretenda
realizar.
Para recabar la informacin en forma gil y
ordenada se puede utilizar alguna o una
combinacin de las siguientes tcnicas:
investigacin documental, consulta a sistemas
de informacin, entrevista, cuestionarios y la
observacin
directa,
a
saber:
Investigacin
documental
Se deben seleccionar y analizar aquellos
escritos que contienen datos de inters
relacionados con el estudio, para lo cual se
deben revisar: bases jurdico-administrativas,
diarios oficiales, actas de reuniones, circulares,
oficios y toda aquella documentacin que pueda
aportar
informacin
relevante
a
la
investigacin.
Consulta
a
sistemas
de
informacin
Es necesario tener acceso a sistemas
computacionales que contengan informacin y
recursos de apoyo para allegarse informacin,
lo que permite recabar informacin interna y/ o
de sistemas externos a la organizacin
enlazados a travs de redes o va satlite.
Entrevista
Esta herramienta consiste bsicamente en
reunirse con una o varias personas y
cuestionarles en forma adecuada para obtener
informacin.
Este medio es posiblemente el ms usado y el
que puede brindar informacin ms completa y
precisa, puesto que el entrevistador, al tener
contacto con el entrevistado, adems de
obtener respuestas,puede percibir actitudes y
recibir
comentarios.
La entrevista puede agrupar a directivos y
empleados de una misma rea o que
intervienen en la misma clase de tareas, as
como a clientes y/o usuarios, prestadores de
servicios y proveedores que interactan con la
organizacin.
Para que una entrevista se desarrolle
positivamente, es conveniente observar estos
aspectos:
Tener claro el objetivo, para lo cual se
recomienda preparar previamente una gua de
entrevista que contenga los principales puntos
que se desea captar, para que al trmino de la
misma, pueda verificarse si se ha obtenido la
informacin
prevista.
Establecer anticipadamente la distribucin del
trabajo
asignando
responsabilidades
y
determinando
las
reas
a
investigar.
Concertar previamente la cita con la idea de
que
el
entrevistado
est
debidamente
preparado para proporcionar la informacin con
el tiempo y tranquilidad necesarios para
disminuir el margen de error y evitar
interrupciones.
Clasificar la informacin que se obtenga sobre
la situacin real o relativa a sugerencias para
mejorara, procurando no confundir ambos
aspectos.
Cuestionario
Este instrumento se utiliza para obtener la
informacin deseada en forma homognea.
Estn constituidos por series de preguntas
escritas,
predefinidas,
secuenciadas
y
separadas por captulos o temtica especfica.
Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; sin
embargo, la calidad de la informacin que se
obtenga depende de su estructura y forma de
presentacin.
En trminos generales, todo cuestionario debe
expresar
el
motivo
de
supreparacin,
procurando que las preguntas sean claras y
concisas, con un orden lgico, redaccin
comprensible y facilidad de respuesta evitando
recargado
con
demasiadas
preguntas.
Asimismo, se debe incluir un instructivo de
llenado
para
indicar
cmo
contestado.
Observacin
directa
Este recurso puede ser empleado por los
tcnicos o analistas en el rea fsica donde se
desarrolla el trabajo de la organizacin. A partir
del anlisis de la informacin recabada es
aconsejable sostener plticas con algunas de
las personas que prestan sus servicios en estas
reas
para
complementada
o
afinada.
Otra forma consiste en que el jefe del rea de
trabajo realice la observacin directa, comente
y analice algunos de los puntos con sus
subordinados y presente sus resultados al
investigador. La ventaja de este procedimiento
es, que debido a la familiaridad entre jefe y
subordinados, la informacin puede ser ms
completa, pero habr ocasiones en que los
resultados no sean los deseados, debido a
inhibiciones, problemas internos, o que pueda
plantearse una situacin que no corresponde a
la
realidad
operativa.
Cuando el universo de estudio es de gran
magnitud, pero la informacin es homognea,
existe
la
posibilidad
de
conocer
sus
caractersticas sin necesidad de encuestar o
investigar a todas las unidades, ni de
entrevistar a todo el personal de la organizacin
utilizando el muestreo, que es una tcnica
estadstica que sirve para inferir informacin
acerca del universo que se investiga a partir del
estudio
parcial
del
mismo.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con
lasespecificaciones
y
volumen
de
la
informacin, establecen cul es la mnima
cantidad de informacin representativa del todo
-muestra- que es necesario recabar para que los
resultados que se obtengan a partir de sta,
tengan
validez.
INTEGRACIN
DE
LA
INFORMACIN
Una vez que se cuenta con la informacin de las
reas involucradas en el estudio, se debe
proceder a ordenar y sistematizar los datos a
efecto
de
poder
preparar
su
anlisis.
Resguardo
Para facilitar la tarea de integracin, es
recomendable que la informacin que se
obtenga sea incorporada a equipos de cmputo
para salvaguardarla y facilitar su manejo. Con
este
propsito
se
pueden:
a) Crear directorios, subdirectorios y archivos
para desagregarla en funcin de la divisin del
trabajo.
b) Crear bases de datos o programas
especficos.
c)
Utilizar
paquetes
acordes
con
las
necesidades
especficas
del
proyecto.
d) Combinar recursos (a, b, c) para optimizar
resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con
apartados especficos con los documentos
fuente del estudio, en las cuales se
compendiar la informacin por rea, sistema,
procedimiento, equipos, polticas, etctera. Es
conveniente que los documentos que se
recaben contengan el visto bueno de la persona
que
suministra
la
informacin.
Tambin se considera procedente que conforme
se obtengan datos sobre algn aspecto, se
incorporen en un documento de trabajo que
sirva de memoria para el diseo del proyecto.
Clasificacin
Para facilitar su anlisis, la informacin puede
ser
dividida
en
dos
grandes
rubros:
Antecedentes
Se debe tomar encuenta la reglamentacin
jurdico-administrativa que regula la realizacin
del trabajo, cmo se ha aplicado por parte de
las unidades responsables de hacerla y qu
efecto
ha
tenido
en
otras
unidades,
organizaciones,
clientes
y/o
usuarios.
Tambin es oportuno considerar la evolucin o
desarrollo de las estructuras organizacionales
anteriores,
as
como
los
resultados
y
condiciones en que se obtuvieron, lo cual har
posible contar con una referencia histrica para
comprender
mejor
la
situacin
actual.
Situacin
actual
Por lo que toca a este punto, es recomendable
considerar
los
siguientes
aspectos:
Objetivos.
Corroborar la existencia de objetivos en el rea
o reas de estudio; en caso afirmativo, verificar
su congruencia con los objetivos generales de la
organizacin.
Estructura
orgnica
Conviene
revisarla
cuidadosamente
para
establecer si responde adecuadamente a las
necesidades
de
trabajo.
Recursos presupuestales asignados a estructura
orgnica
Estimar el monto del presupuesto destinado a
cubrir las percepciones de la plantilla de
personal.
Normas
y
polticas
administrativas
Precisar si se han emitido y plasmado en
documentos, as como si son del conocimiento
del personal y responden a las necesidades
reales
de
la
organizacin.
Funciones
Detectar hasta qu grado el personal sabe
cules son sus funciones y qu puestos las
realizan.
Procedimientos
Verificar
su
existencia,aplicacin
y
caractersticas
Instrumentos
jurdico-administrativos
Estudiar manuales, reglamentos, circulares,
oficios,
entre
otros,
para
conocer
la
fundamentacin vigente para orientar el
trabajo.
Infraestructura
tecnolgica
Examinar las condiciones de los sistemas de
informacin, soporte tcnico, relaciones e
interaccin
ambiental.
Equipo
Tomar en cuenta el equipo de trabajo que se
utiliza para cumplir con las actividades, su uso,
condiciones, as como si es
apropiado
y
est
bien
Condiciones
de
suficiente,
distribuido.
trabajo
Observar la distribucin del espacio, mobiliario
existente, flujo del trabajo, condiciones de
ventilacin, temperatura, ruido, iluminacin y
color de las reas que prevalecen, y todos
aquellos aspectos que apoyen u obstaculicen
las
labores
del
personal.
Ambiente
laboral.
Resulta de suma importancia conocer las
relaciones humanas existentes para determinar
el clima organizacional que prevalece. Este
factor ser de utilidad para el desarrollo de la
investigacin y permitir atenuar la resistencia
al cambio y conseguir la colaboracin del
personal.
Entre otros aspectos, es importante establecer
las relaciones intra e interdepartamentales,
liderazgos y flujo de la comunicacin formal e
informal,
y
Relaciones
con
el
entorno
Conocer la opinin de los clientes y/o usuarios,
prestadores de servicios y otras instancias que
inciden en la operativa organizacional.
23-
4-
5-
4. instrumentos y metodologa del
anlisis estructural.
1Planeacin de estudio
2 Recopilacin de datos
Concluida la parte preparatoria del estudio
se inicia la fase de recopilacin de datos
Anlisis de Datos
Una vez realizado la recopilacin y registro
de datos, estos deben someterse a un
proceso de anlisis o examen crtico
1 Propsito de anlisis
El anlisis de una situacin consiste en
dividir o separar sus elementos
componentes hasta conocer la naturaleza,
caractersticas y origen de su
comportamiento
