Implementacin del Comit Gerencial.
Mejora la
comunicacin en tu empresa
Por Enrique Nuez
Espero que todos estemos de acuerdo sobre la importancia de la buena
comunicacin en nuestros negocios. Haz que la informacin oportuna, til
y pertinente llegue donde debe llegar y tus negocios ser mejores Lo
dudas?
Todos los das, veo en los negocios de mis clientes fluir informacin de
buena calidad y de mala calidad, hacia cualquiera de los cuatro cuadrantes
de la empresa.
Recuerdas la dinmica del telfono roto? Pues, sucede todos los das en
las empresas.
La gente escucha una parte de lo que quisimos decir, quizs la que le
conviene o quizs no escuchan simplemente.
Tambin puede suceder que, como empresarios, no hemos logrado
encontrar la forma de transmitir correctamente el mensaje para que no se
malinterprete.
Haz dicho lo siguiente alguna vez? Cuntas veces tengo que repetir esto
para que se me entienda? Ser que yo tengo que ser la secretaria de
todos ustedes para que las cosas se hagan en esta empresa? Pero es que
hablo en chino? En qu momento nos vamos a comenzar a entender?
y no, no estoy hablando del matrimonio, estoy hablando de negocios.
Es irnico; pero ahora que existen los medios tecnolgicos ms modernos, la
comunicacin es ms abundante y en tiempo real; pero contar con Skype,
con WhastApp, los mensajes de voz, los mensajes de texto, Mail, Voxer,
FaceBook y tantos otros medios no garantiza que esa comunicacin sea de
mejor calidad.
Durante cinco aos atend un cliente muy exitoso, con ventas de ocho
millones de dlares al ao y trescientos empleados, que no ha querido
aprender a utilizar su propia computadora, ni usa el correo electrnico, ni
escuchas sus mensajes en el celular. Tiene cuenta de correo para su
negocio, pero lo contesta y escribe su esposa que trabaja en la empresa.
No es broma, es cierto! y tiene una empresa que vale casi 25 millones de
dlares. Cuando sea grande, quiero ser como l!
Por eso y por muchas otras realidades cotidianas, es que recomiendo
SIEMPRE la implementacin del Comit Gerencial.
Qu es un Comit Gerencial?
Es una reunin semanal de NO ms de dos horas en donde participan el
Gerente General o Propietario de la empresa y las gerencias o jefaturas
operativas: Operativas, Finanzas, Mercadeo & Ventas, Produccin, Logstica.
Recomiendo que siempre asistan los gerencias responsables de las reas
estratgicas de la empresa; pero pueden ser invitados a parte o a toda la
reunin los asesores de la empresa, alguna jefatura de un rea estratgica,
un nuevo departamento, el administrador de alguna sucursal que se desea
evaluar.
En las empresas familiares y pymes, recomiendo que estn presentes
aquellas personas que aunque no participan en la operacin cotidiana, s
tienen impacto en la toma de decisiones.
Qu NO es un Comit Gerencial?
No es una ni debe pretender sustituir la sesin mensual de Junta Directiva.
No es ni debe tratarse como una reunin de socios. No es una sesin de
planeamiento estratgico, ni sustituye lo que llamo en otro artculo La
Tcnica del Altillo
Objetivos de la Reunin de Comit Gerencial
Revisar lo sucedido durante la semana que acaba de terminar: ventas,
tesorera, situaciones particular con proveedores y clientes, volumen de
produccin, costos, situaciones del personal, estado de las instalaciones,
maquinaria y equipo, etc.
Los participantes presentan sus planes para la semana presente, metas,
compromisos, resultados que se esperan, situaciones donde requieren del
apoyo de sus compaeros, recursos que son requeridos.
Tomar decisiones operativas para alcanzar los resultados deseados de
corto plazo, para que estos aporten a las metas de largo plazo.
Cuando se tienen los estados financieros, analizar la situacin financiera
y los resultados del mes terminado. Esto sobre la base de lo que implica
para cada unidad operativa del negocio esa situacin y esos resultados, asi
cmo conocer el impacto y la responsabilidad de cada uno en esas
realidades.
5 elementos para obtener el mayor provecho del Comit Gerencial
1) Debe convertirse en un hbito. Debes crear esta reunin semanal de
Comit Gerencial como una actividad de participacin obligatoria, prioritaria
y puntual. Sugiero, con frecuencia, los martes o mircoles, porque para ese
da se cuenta con bastante informacin financiera y de produccin para
medir los resultados de la semana pasada.
2) Debe contener un protocolo o secuencia. Siempre a una hora y que sea
oportuna, es lo mejor para facilitar el traslado y participacin de todos a
tiempo. Generalmente, comienza con una motivacin breve del Gerente
General o Propietario de la empresa.
Luego el Gerente o Director Financiero (si tu empresa es pequea o
mediana sera el Contador General). Despus seguira Ventas, Produccin,
Operaciones y las otras divisiones presentes. Recuerda son dos horas, no
ms, por lo tanto hay que regular los tiempos.
3) La minuta debe ser enviada con anticipacin. Aunque tengas claro lo que
vers en cada reunin, alguien debe tener la tarea de resumir la reunin
anterior y enviarla junto con la minuta de la siguiente. Se agregan temas
que sern discutidos o situaciones que sern planteadas. Esto ayuda
mucho a que los participantes se preparen mentalmente para la cita.
4) Los tiempos de cada participante deben ser bien administrados. Empiezo
contigo, con el empreario: No abuses de tu autoridad para acaparar el
tiempo de la reunin. Aprovecha para escuchar, para mirar el desempeo
en vivo de tu equipo de trabajo. No te preocupes si se arman discusiones
acaloradas. Aportan, porque sacan de todos su verdadero yo. Cunto
tiempo debes participar? Sugiero entre un 10% y un 20% del tiempo total.
Parece poco; pero esta es reunin donde te interesa conocer el desempeo
de tu gente. Recuerda que buscas formar un equipo que sea: gente
disciplinada, capaz y comprometida y responsable por los resultados
deseados. De paso te recomiendo leer este artculo: Cmo obtener
ganancias en tiempos de crisis +
5) Lo reunin debe estar orientada a resultados. El equipo gerencial debe
estar orientado a resultados y un testimonio de ese esfuerzo es que las
reuniones de Comit Gerencial estn orientadas a resultados. Es decir, cada
ejecutivo, gerente, jefe o encargado, debe tener claros cules son los
resultados que se esperan de la divisin, departamento o unidad que tiene a
cargo. Tambin debe tener claros cules se esperan que sean sus talentos,
habilidades, competencias, capacidades y destrezas para alcanzar esos
resultados.
6) Utiliza todas las herramientas que mejoren el desempeo en la reunin.
Por supuesto que debes poner reglas a respetar durante la reunin como el
uso de celulares y las computadores personales; pero es posible que debas
utilizar presentaciones en Power Point, informes financieros o reportes que
todos podran ver en sus computadores; pero procura que tu gente est
concentrada en el contenido de la reunin.
7) Invita expertos a la sesin. Muchas decisiones en la empresa son
apoyadas por personas externas a la empresa; pero que por su posicin,
experiencia o relacin con la compaa aportan informacin adicional para
mirar, resolver o tomar una decisin importante dentro de la empresa a
nivel operativo. Puedes invitar consultores, asesores legales, expertos en
algn tema tcnico. Para estas personas, igual el tiempo tiene que ser
dosificado para evitar que consuman ms tiempo de la cuenta en la
reunin.
Para terminar
Implementar la reunin de Comit Gerencial es una de las primeras
sugerencias que ofrezco de forma vehemente en mis consultoras. Son
muchos los perjuicios que tiene para una empresa el no contar con un
mecanismo prctico para que el equipo gerencial se acerque y se
comprometa.
Son muchos los beneficios que tendrs en tu empresa y en tu libertad como
gerente y como empresario al implementar estas sesiones semanales de
Comit Gerencial. Hazlo y luego escribe sobre tu experiencia. Tendrs
dificultades. Algunos logran implementarlo de forma inmediata, gracias a la
autoridad. A otros les costar un poquito ms.
Pero hazlo y vers los beneficios. Vers ms ventas, ms ganancias y ms
riqueza en tu negocio.
