Cmo escribir un manual de capacitacin
Un manual de capacitacin es un libro de instrucciones. Se disea un manual para
brindar un resumen de algn tema antes de asistir a una clase, una gua para
seguir durante un curso de formacin, una referencia sobre alguna materia para
despus de la capacitacin y una referencia general. Usa estos pasos para
escribir un manual de capacitacin.
Pasos
1.- Conoce a tu audiencia. Investiga el nivel de conocimientos y de experiencia
de tu audiencia, independientemente del servicio, del sistema o del producto del
que trate el manual de capacitacin.
Usa un lenguaje sencillo y brinda informacin de apoyo extensiva sobre el
sistema o el producto para los grupos que vean el contenido por primera vez. Los
usuarios nuevos no solo necesitan saber lo que es el producto o el sistema, sino
tambin cmo usarlo.
Usa terminologa de alto nivel y menos informacin de apoyo para los
grupos ms familiarizados con el producto o sistema. En general, los usuarios
existentes del sistema o producto necesitan conocer solo las caractersticas
nuevas.
2.- Escribe un boceto. Un boceto te ayudar a organizar la informacin. Tambin
te ayudar a asegurarte de cubrir todos los puntos del sistema o producto en el
manual de capacitacin.
3.- Comienza con una introduccin. Describe la estructura de la empresa, los
roles y responsabilidades. Introduce el procedimiento estndar de operacin, las
reglas generales y la planilla de notas de calidad. Revisa brevemente algunas de
las reglas generales, quizs con vietas o con palabras clave. En general, no
debes suponer que el lector conoce algo del tema o incluso de la organizacin, por
lo que debes aclarar las cosas.
Mantn la introduccin breve y directa. Relee y sacrifica todos los
agregados innecesarios.
4.- Escribe los captulos para las lecciones. Comienza cada captulo con un
resumen de la informacin presentada en las pginas siguientes. Usa
encabezados para organizar la informacin en secciones ms pequeas dentro de
cada captulo.
Comienza cada paso o instruccin con un verbo.
Mantn las instrucciones cortas y directas. Coloca las aclaraciones en notas
separadas para mantener juntas las instrucciones y para ayudar a que el usuario
vea el proceso desde el inicio hasta el final.
Alerta a los usuarios de las formas alternativas para realizar los pasos. Si
hay ms de una manera de completar la accin, anota todas en el manual de
capacitacin.
Incluye imgenes de pantalla, si se aplica. Las imgenes de pantalla del
sistema brindan una ayuda visual que complementa las instrucciones escritas.
5.- Prepara secciones que resuman las lecciones individuales. Escribe un
breve resumen del objetivo de la informacin contenida en cada seccin. Usa
tablas de referencia rpida para la informacin que los usuarios podran necesitar
revisar con regularidad, como combinaciones de teclas o definiciones de campo.
Inserta los resmenes de las lecciones al final de cada captulo. Crea un
apndice o una seccin de referencia al final del manual e incluye all todos los
resmenes de las lecciones.
6.- Realiza una capacitacin de prueba. Selecciona un grupo de
participantes que represente el grupo que estar usando el manual terminado. Haz
que el grupo use el manual de capacitacin y te comente su legibilidad, las reas
que se puedan mejorar y las secciones que necesiten ms o menos detalles.
7.- Edita el manual. Usa la informacin brindada por el grupo de prueba para
hacerle cambios al contenido o al flujo del manual.
Enva el manual a un grupo de edicin interno o a un colega. Haz que
corrijan la gramtica y la puntuacin del manual de capacitacin.
http://es.wikihow.com/escribir-un-manual-de-capacitaci%C3%B3n
Referencias
http://www.stc-phoenix.com/Rough
%20Draft_Current/July05%20files/insdesign_july05.htm
http://www.techrepublic.com/article/tips-for-writing-effective-training-material-forbeginners/5077224
