CONCEPTO DE EQUIVALENTES AL EFECTIVO
Segundo las NIC Normas Internacionales de Contabilidad, los equivalentes al
efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fcilmente
convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo
poco significativo de cambios en su valor.
Los equivalentes al efectivo se tienen, ms que para propsitos de inversin o
similares, para cumplir los compromisos de pago a corto plazo. Para que una
inversin financiera pueda ser calificada como equivalente al efectivo, es
necesario que pueda ser fcilmente convertible en una cantidad determinada de
efectivo y estar sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por
tanto, una inversin ser equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento
prximo, por ejemplo tres meses o menos desde la fecha de adquisicin.
Las participaciones en el capital de otras empresas quedarn excluidas de los
equivalentes al efectivo a menos que sean, sustancialmente, equivalentes al
efectivo, como por ejemplo las acciones preferentes adquiridas con proximidad a
su vencimiento, siempre que tengan una fecha determinada de reembolso.
Criterios de clasificacin
Efectivo
El efectivo incluye el efectivo a la mano. Tambin incluye depsitos a la vista, que
a pesar de no ser un trmino definido, generalmente deben tener el mismo nivel
de liquidez del efectivo, es decir, se pueden retirar en cualquier momento sin
penalizacin. Por ejemplo, las cuentas de fondos adicionales que pueden ser
depositados y/o retirados en cualquier momento sin previo aviso, como en el caso
de una cuenta corriente bancaria.
Equivalentes de Efectivo
Los equivalentes de efectivo se definen como inversiones a corto plazo, de gran
liquidez, fcilmente convertibles en un monto conocido de efectivo y sujetos a
riesgos poco importantes de cambios en su valor. Adems, se mantienen con la
intencin de cumplir con necesidades de efectivo de corto plazo.
Para efectos de la definicin anterior, normalmente se considera a corto plazo una
inversin con vencimiento de tres meses o menos desde su fecha de adquisicin.
Para que una inversin se considere fcilmente convertible, debe ser convertible
con notificacin en un periodo corto de tiempo y sin penalizacin importante. Para
cumplir con el criterio de exposicin del riesgo de cambio en su valor, la entidad
necesita evaluar, por ejemplo, si el instrumento est sujeto a cambios significativos
de riesgos de tasa de inters y de mercado.
Los equivalentes de efectivo se mantienen para cumplir con compromisos de corto
plazo y no propsitos de inversin u otros. Por lo anterior, a pesar de que el
instrumento per se, cumpla con la definicin descrita, a menos que se mantenga
para cumplir con necesidades de corto plazo, no calificar como equivalente de
efectivo.
Por ejemplo, una entidad adquiere CETES (Certificados de la Tesorera de la
Federacin) a 28 das cuyos fondos utilizar para el pago de proveedores. El
instrumento tiene un plazo corto (menor a tres meses) y es burstil (existe un
mercado secundario amplio para estos ttulos).
Adems, la Compaa considera que est sujeto a riesgos poco importantes de
cambios en su valor dado que: tiene un rendimiento fijo (ya que es cupn cero y se
emite a descuento) y slo habr 3 emisiones de CETES durante su vigencia
(limitando la exposicin a cambios en su valor razonable), su riesgo de crdito es
mnimo por ser emitido por el Gobierno Federal, e, histricamente ha habido
estabilidad de las tasas de inters en periodos cortos de tiempo. Por lo tanto,
califica como un equivalente de efectivo.
Siguiendo el mismo ejemplo del prrafo anterior, nicamente cambiando que el
destino de los fondos de la inversin en CETES ser para el pago de intereses
sobre un prstamo cuyo cupn vence de manera semestral, la inversin no
calificara como un equivalente de efectivo.
Ahora asuma que los CETES se adquieren a travs de un fondo de inversin. La
inversin de la entidad sera una inversin en un instrumento de capital (del
fondo), que en principio no califica como un equivalente de efectivo, a menos que,
en sustancia sea un equivalente de efectivo. En contraste, la entidad entra en
operaciones de reporto a 7 das, sobre ttulos con vencimientos mayores a 3
meses. Asumiendo que se cumplen las otras condiciones de clasificacin, los
reportes califican como equivalentes de efectivo. El factor determinante sera el
vencimiento de los reportos en s mismos, no el de los ttulos subyacentes.
Efectivo restringido
Cuando existen restricciones sobre el efectivo, la presentacin y clasificacin del
efectivo restringido depender de la naturaleza de la restriccin. Si dadas las
restricciones, los montos no cumplen con la definicin de efectivo o equivalentes
de efectivo, no deben presentarse como tal.
Impacto en estados financieros
Un instrumento que no califica como efectivo o equivalente de efectivo est sujeto
a otra normatividad del IAS 39, Instrumentos financieros: Reconocimiento y
Medicin, u otras normas, lo cual puede tener implicaciones en su reconocimiento,
valuacin, presentacin y revelaciones.
Para efectos del estado de flujos de efectivo, los cambios en inversiones que no
califiquen como equivalentes de efectivo debern clasificarse ya sea en la seccin
de operacin, inversin o financiamiento.
Medidas de control interno para desembolso de efectivo.
1. Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los ingresos de
caja sean depositados a la brevedad.
2. Todo desembolso se debe efectuar con cheque.
3. Todo cheque daado o inutilizado debe marcarse como anulado y
archivarse a lo menos el nmero de serie.
4. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las facturas para su
pago ni tampoco formular asientos en los registros.
5. Los cheques presentados a la firma de las personas encargadas deben
estar respaldados con toda la documentacin de la operacin, por ejemplo
factura debidamente autorizada, orden de pago, etc.
6. Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos personas
diferentes con distinto nivel jerrquico.
7. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una anotacin que
fue pagada, anotando en el nmero de cheque, fecha, etc.
8. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente cruzados a
nombre de las empresas o personas naturales.
9. Toda operacin de ingreso de dinero debe contar con el correspondiente
comprobante de ingreso.
10. El depsito que se realice de los fondos ingresados debe quedar registrado
en una planilla de control que ser validado al confeccionar la conciliacin
bancaria.
11. La persona encargada de la recepcin de los fondos debe confeccionar al
trmino del da un resumen con todos los ingresos recibidos detallando la
fuente de estos y confeccionar el comprobante de depsito.
12. Una persona de distinto nivel jerrquico debe autorizar o dar VB para el
depsito propiamente tal validando el monto del depsito con todos los
ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos.
13. Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos
consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de
anularse alguno de ellos.
14. En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el recuento de todo el
dinero, moneda, papel y comprobantes de gastos realizados.
15. En el caso de cuentas corrientes bancarias la conciliacin bancaria.
FONDO FIJO
Como medida de mejor administracin de las necesidades inmediatas de
dinero que pueden presentarse en las empresas, se crean los fondos fijos.
Estos fondos corresponden a montos que se dejan en efectivo en la
empresa bajo la custodia y responsabilidad de un funcionario pertinente,
previamente designado por la administracin.
La cual tambin fijar el monto y los conceptos por los cuales se pueden
realizar egresos por parte del funcionario respectivo.
Normalmente estos fondos son designados para cubrir gastos menores al
interior de la organizacin y estn dados por la premura con la cual se
necesitan ejecutar.
OTROS ASPECTOS:
Responsabilidad delimitada
Se deben establecer por escrito las responsabilidades de cada cargo y hacerlas
conocer a los interesados. Por ejemplo: la responsabilidad de autorizar los pagos
recaer en una sola persona, quien tenga conocimiento de ella
Separacin de funciones de carcter incompatible
Debe existir una adecuada segregacin de funciones y deberes, de modo que una
sola persona no controle todo el proceso de una operacin. Por ejemplo: el cajero
no debe ser correntista, ni tenedor de libros, que son funciones incompatibles
y deben ser desempeadas por distintas personas.
Servidores hbiles y capacitados
Se debe seleccionar y capacitar adecuadamente a los empleados, para aumentar
la eficiencia y economa en sus labores. Por ejemplo: el cargo de contador debe
ser desempeado por una persona que posea ttulo profesional y la experiencia
correspondiente a su nivel de responsabilidad.
Aplicacin de pruebas continuas de exactitud
Consiste en la verificacin peridica y sorpresiva de las operaciones; deben
aplicarse para asegurar la correccin en las operaciones. Por ejemplo: comparar
con otra persona el total cobrado diario con el total depositado en bancos.
Movimiento de personal
Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los
empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos
empleados que desempean sus cargos de responsabilidad sobre recursos
financieros o materiales.
Esta medida permitir entre otras cosas: capacitar a los empleados en otras
labores de la administracin; erradicar la idea de que hay empleados
indispensables y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.
Fianzas
Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, debern
estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una
prdida o de un fraude efectuado por ellos mismos. Por ejemplo: el cajero, los
cobradores, los pagadores, el bodeguero, etc.
Instrucciones por escrito
Las instrucciones al personal para el desempeo de sus funciones debern darse
por escrito, en forma de descripcin de cargos.
Esto contribuye a que los empleados cumplan ms eficientemente con su trabajo,
por cuanto las rdenes o instrucciones impartidas verbalmente pueden olvidarse o
malinterpretarse.
Uso de formas prenumeradas
Debern utilizarse formas prenumeradas e impresas para la documentacin
importante. Por ejemplo: recibos, rdenes de compra, facturas, comprobantes de
caja chica, entradas y salidas de almacn, etc.
Asimismo, se mantendr un control fsico sobre el uso y las existencias de dichas
formas, las cuales debern conservarse en estricto orden numrico.
Evitar el uso de dinero en efectivo
El uso de dinero en efectivo se debe limitar solo para compras menores por medio
del fondo fijo de caja chica.
Clasificacin de inversiones como equivalentes al efectivo
Una Entidad debe evaluar si algunas de sus inversiones cumplen la definicin de
equivalente a efectivo, a fin de clasificarla como tal en el Estado de Situacin
Financiera, e incluirla en el Estado de Flujos de efectivo.
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que se
mantienen para cumplir compromisos de pago a corto plazo ms que para
propsitos de inversin u otros. Adicionalmente, segn el glosario de las NIIF, son
fcilmente convertibles en importes determinados de efectivo y estn sujetos a un
riesgo insignificante de cambios en su valor.
De acuerdo con la anterior definicin, ciertas inversiones mantenidas por una
entidad podrn ser clasificadas como equivalentes al efectivo siempre que
cumplan esta definicin.
Ahora bien, es obligatorio clasificarlas en esta categora?, si no clasifican como
equivalentes al efectivo, en qu grupo se clasifican?
Para empezar, cuando hablamos de este tipo de inversiones, estamos hablando
evidentemente de inversiones en ttulos de deuda, y no en ttulos de patrimonio.
Esto, en razn a que los ttulos de patrimonio no son convertibles en cantidades
determinadas de efectivo, pues su valor vara de acuerdo con el mercado activo
en el cual estas inversiones se pueden transar, y por este hecho estn sujetas
tambin a cambios de valor que podran ser significativos. Los ttulos de deuda,
por el contrario, se convierten en cantidades previamente conocidas de efectivo, a
travs de pactar el vencimiento, la tasa (o tasas de inters) y la forma de pago.
Tambin se debe tener en cuenta que es distinto hablar de ttulos de deuda que
decir cuentas por cobrar. Estas ltimas no califican como equivalentes al
efectivo, dado que no son inversiones.
La condicin de corto plazo no est indicada expresamente en las NIIF, ms bien,
las NIIF establecen como corto plazo 90 das, por ejemplo. Ser entonces cada
entidad la que establezca lo que considera corto plazo para efectos de clasificar
algunos de sus instrumentos financieros como equivalentes al efectivo.
A modo de ejemplo, supongamos que una entidad ha pactado con la mayora de
sus proveedores un plazo normal de pago a 60 das. El efecto de pagar estas
cuentas de contado en el momento de la recepcin del inventario no es material.
La entidad tiene disponibles los recursos para pagar a sus proveedores de
contado; sin embargo, dado que el beneficio de pagar de contado no es material,
decide constituir unos Certificados de depsitos en una entidad financiera
autorizada para tal fin, con un vencimiento de 60 das.
La intencin de la entidad es redimir las inversiones a su vencimiento, para pagar
a sus proveedores con el efectivo resultante de la redencin. En la misma
transaccin, la entidad generar algunos ingresos por rendimientos financieros.
En este caso, las inversiones cumplen las caractersticas y condiciones para ser
consideradas equivalentes al efectivo:
Corto plazo: 60 das.
Se convertirn en una cantidad determinada de efectivo.
Los recursos sern utilizados para pagar gastos en el corto plazo.
No existe riesgo significativo de disminucin del valor de los Certificados de
depsitos.
Otro caso, una entidad mantiene recursos equivalentes al 10% de sus cuentas por
pagar exigibles en inversiones de bajo riesgo, alta liquidez y corto plazo.
Estas inversiones se mantienen para cumplir un requerimiento legal que busca
proteger el patrimonio de los acreedores de la entidad.
La entidad tiene potestad de decidir en qu entidades autorizadas realizar sus
inversiones, y puede cancelar las existentes y constituir nuevas, incrementar o
disminuir el valor del portafolio, siempre y cuando mantenga un nivel de
inversiones no inferior al 10% citado anteriormente.
Dado que las inversiones se mantienen para propsitos distintos al de cubrir
necesidades operativas de corto plazo, la entidad no clasificar este portafolio de
inversiones como equivalentes a efectivo.
Para tener en cuenta
Si las inversiones se mantienen con propsitos diferentes de cubrir
necesidades operativas, no son equivalentes al efectivo.
No todas las inversiones a 90 das o menos son equivalentes al efectivo;
dependen de cmo la entidad gestiona sus recursos, y lo que para ella
significa corto plazo.
Si existen restricciones sobre las inversiones (embargos, garantas, entre
otros), no pueden ser considerados equivalentes al efectivo.
