La codificacin de cuentas
En materia contable, comercial y de organizacin administrativa, la codificacin
consiste en la representacin de las palabras o frases por medio de signos o smbolos con un
significado especial ya asignado.
Un ejemplo comn de lo que es la codificacin lo tenemos en los cdigos utilizados
en los esquemas de los equipos electrnicos para indicar los diversos accesorios (cables,
conexiones, condensadores). Otro ejemplo generalmente conocido es la clave telegrfica
Morse. Para un telegrafista es algo tan sencillo como lo es para nosotros leer una revista o
un libro de historietas. Tambin en el ejrcito y la marina existen los cdigos de seales por
medio de banderas y luces. Los automviles interpretan seales de trnsito provenientes de
avisos y estaramos largo tiempo citando ejemplos sobre diversos cdigos que permiten
facilitar las comunicaciones, haciendo la expresin ms precisa y breve al presentar hechos
e informaciones que se repiten.
Ventajas
Identificacin rpida de las cuentas.
Impartir una funcin definitiva al plan de contabilidad de las cuentas en registros,
comprobantes, tarjetas, facturas, etc.
Reducir el trabajo que implica la anotacin de los ttulos de las cuentas en registros,
comprobantes, tarjetas, facturas, etc.
Ayuda a la memoria humana
Facilita la clasificacin y tabulacin mecnica y electrnica de los datos.
Mtodos ms usados de codificacin
Existen diversos mtodos de codificacin, de los cuales los ms conocidos son:
Mtodo de secuencia.
Mtodo de bloque
Mtodo de grupo
El mtodo de secuencia es la forma ms simple de codificar: 1,2,3,4,5,6,7,8,9 este
mtodo consiste en seguir una numeracin correlativa, asignando el nmero de acuerdo al
orden o secuencia de cada asunto.
El mtodo de bloque consiste en agrupar los asuntos de acuerdo a su naturaleza, y
asignar una serie correlativa de nmeros a cada grupo o clasificacin. Cuando se establece
el cdigo, unos cuantos nmeros se dejan sin asignar entre rubro y rubro, es decir, entre
grupo y grupo, como reserva para futuras adiciones. Ejemplo
1. Caja
2. Banco paraso
3. Banco venezolano
4. Cuentas por cobrar
5. Inventarios
6. Edificios
7. Terrenos
8. Maquinaria
En el ejemplo anterior podemos notar que la expansin para agregar nuevos grupos
de cuentas, se prev dejando una cantidad de nmeros sin asignar.
4 5 8 10 11 12 13 14 15 17 19 20 23 - 24
As mismo, se observa que los nmeros del 1 al 19 son usados para los activos
corrientes y del 21 al 25 para activos fijos. Este mtodo de codificacin nos trae, en cierta
manera, un elemento de memorizacin si tomamos en consideracin que los bloques del 1
al 19 y del 21 al 25 son reservados para una determinada clase de activo. Sin embargo, este
sistema obliga a aprender de memoria la lista completa de referencia, cuando no es
demasiado extensa, o a consultar con frecuencia el catalogo. Es preferentemente
recomendable a empresas pequeas con pocas cuentas.
El mtodo de grupo es parecido al de bloque, pero es ms amplio y proporciona
mayor facilidad para ser memorizado. En este mtodo las clasificaciones mayores y las subdivisiones estn presentadas por los dgitos sucesivos como ejemplo tenemos el cdigo de
cuentas para Bancos y otras Instituciones Financieras, el cual fue elaborado siguiendo este
mtodo.
100.00 Activo
116.00 Efectos de cobro Inmediato
116.01 Cmara de compensacin
116.01. M.01 Cmara de compensacin a cargo del BCV
116.01. M.02 Cmara de compensacin a carago de otros bancos
Como vemos este mtodo permite la incorporacin de nuevas cuentas, sub-cuentas
dentro de los grupos correspondientes, sin alterar en absoluto la lgica de su construccin.
La principal ventaja de este mtodo consiste en que est programado para satisfacer las
necesidades actuales de la empresa, permite la incorporacin de nuevas cuentas a medida
que tales necesidades aumentan como consecuencia de la expansin de las actividades. En
otros trminos, el mtodo consta de permanente flexibilidad.
Aspectos generales utilizados en la clasificacin de las cuentas para los Bancos
El Catalogo de Cuentas constituye la enumeracin de cuentas ordenadas
sistemticamente e identificadas con nombres para distinguir una clase de partidas de otras,
a los fines del registro contable de las transacciones. Las cuentas que integran el Catalogo
de Cuentas deben ser utilizadas con el objeto de generar informacin para la toma de
decisiones en los niveles de la gerencia, para garantizar el control del patrimonio y para
medir los resultados de la gestin.
Al disear el catlogo de Cuentas Patrimoniales se tomaron en consideracin los
siguientes aspectos:
Cada cuenta deber reflejar el registro de un tipo de transaccin perfectamente
definida.
Las transacciones iguales deben registrarse en una misma cuenta.
El nombre asignado a cada cuenta expresa su contenido a los fines de evitar
confusin.
Se adopta el sistema numrico para codificar las cuentas, el cual es flexible con el
objeto de permitir la incorporacin de otras que resulten necesarias a los propsitos
que se persiguen.
Bases de la Codificacin
Estructura del cdigo
El cdigo de cuentas ha sido diseado con la finalidad de establecer una
clasificacin flexible, ordenada y pormenorizada de las cuentas de mayor y las subcuentas
que se utilizan para el registro contable de las operaciones. Su estructura permite formar
agrupaciones que van de conceptos generales a particulares, la cual se conforma de seis (6)
posiciones y de nueve (9) dgitos, que se representan de la siguiente forma:
Grfico de la estructura del cdigo de cuentas
Significado de los niveles jerrquicos de la estructura del cdigo de cuentas
El significado de los niveles jerrquicos que constituyen la estructura del Catlogo
de Cuentas, es el siguiente:
Grupo:
Primera posicin del catlogo de cuentas, integrada por un dgito, constituye una de las
partes principales que identifican la naturaleza de las cuentas.
Los grupos de cuentas, que se representan con los nmeros uno (1) al siete (7), son:
Subgrupo:
Integrado por un dgito, constituye la segunda posicin del plan de cuentas, la cual se
utiliza para identificar la clasificacin del "Grupo" previsto en la primera posicin.
Rubro:
Integrado por un dgito, constituye la tercera posicin del plan de cuentas y representa la
desagregacin del subgrupo.
Cuenta:
Esta clasificacin que se ubica en la cuarta posicin e integrada por dos (2) dgitos,
identifica las cuentas en las cuales se registra cada tipo de transaccin, expresado en dinero
y que, posteriormente, se anota en el libro "Mayor".
Subcuenta de Primer Grado (1):
Ubicada en la quinta posicin e integrada por dos (2) dgitos, identifica la clasificacin de
la cuenta.
Subcuenta de Segundo Grado (2):
Compuesta por dos (2) dgitos, y ubicada en la sexta posicin, se utiliza para reflejar el
detalle de la subcuenta respectiva.
CONTABILIZACIONES ESPECIFICAS
1.- CUENTAS CORRIENTES
1.1. Generalidades
Las instituciones bancarias estn facultadas para abrir y mantener cuentas corrientes a sus
clientes tanto en moneda chilena como extranjera, las que se rigen principalmente por la ley
sobre cuentas corrientes bancarias y cheques y por las condiciones generales que fija cada
banco.
Esta es una forma de captar fondos, dado que los cuentacorrentistas mantienen depsitos en
sus cuentas para cubrir las rdenes de pago hasta la concurrencia de las cantidades de
dinero que hubieren depositado o del crdito que se haya pactado, el que conforme a la
normativa vigente no puede ser superior a 30 unidades de fomento.
El costo de estos fondos est dado por la utilizacin de recursos para administrar estas
cuentas (locales, remuneraciones, sistemas computacionales, canje de documentos, etc.) y
por los intereses que puedan pagarse sobre estos depsitos.
1.2. Tratamiento contable
- Se abona la partida 3005 "Acreedores en Cuentas Corrientes" por los depsitos recibidos
- Se carga esta cuenta por los giros efectuados por el banco cuentacorrentista y por los
cargos efectuados por el banco por diferentes conceptos (impuesto de timbres y estampillas,
mantencin de la cuenta, pago de servicios pactados, etc.)
- Su saldo es acreedor. Sin embargo, en el caso de otorgarse un crdito por sobregiro,
contablemente se muestra con saldo deudor en una cuenta corriente especial del cliente.
Ahora bien, para efectos de presentacin contable, conforme al principio de exposicin, los
saldos deudores de las cuentas corrientes deben presentarse en el balance en la partida 1105
"Deudores en Cuentas Corrientes" del rubro Colocaciones.
As se tiene que:
a) A la apertura de una cuenta corriente mediante un depsito inicial (en este caso se supone
en efectivo), el registro contable es el siguiente:
1005 Caja
3005 Acreedores en Cuentas Corrientes
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