POLITICAS MANEJO DISPONIBLE BANCOS
La existencia de fondos y valores, cualquiera sea su origen, deber estar sujeta a
comprobaciones fsicas mediante arqueos sorpresivos peridicos, practicados por
un Empleado independientes de quienes tienen la responsabilidad de su custodia
y registro.
Apertura de Cuentas Bancarias
Toda cuenta bancaria debe ser abierta exclusivamente a nombre de MYSTICK
S.A.S. y en nmero limitado a lo estrictamente necesario, en los bancos y
mediante la autorizacin que dispongan las normas legales vigentes.
La apertura y cierre de toda cuenta corriente bancaria debe ser autorizada
formalmente por la Mxima Autoridad.
Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias
Los Empleados titulares y suplentes, designados para el manejo de fondos de
MYSTICK S.A.S. , deben ser acreditados legalmente ante los bancos depositarios;
los cheques que se expidan llevarn firmas mancomunadas tipo A y B de
dichos Empleados.
Las expresiones tipo A y B se utilizan para indicar que son firmas de diferentes
Empleados, los cuales no deben depender directamente el uno del otro. Excepto
en los casos en que la firma tipo A es de la Mxima Autoridad.
Los Empleados que tengan asignada la responsabilidad de firmar cheques,
indistintamente del tipo de firma sern responsables por cerciorarse antes de
firmar, del cumplimiento de las Normas de Control relativas a los pagos.
Cuando se produzca el retiro o traslado de cualquiera de los Empleados
acreditados se debern cancelar en forma inmediata las firmas autorizadas en los
respectivos Bancos y proceder a realizar un nuevo registr para mantener la
condicin de firmas mancomunadas.
Programacin Financiera
MYSTICK S.A.S. deber realizar la programacin de sus flujos financieros,
tendiente a optimizar la utilizacin y productividad de los recursos. El
departamento de Contabilidad es responsable de integrar las necesidades de
efectivo y preparar la programacin de caja. La periodicidad del flujo de caja, ser
definida en funcin de las necesidades y las caractersticas de la Organizacin.
Los perodos de programacin se establecern, controlarn y reprogramarn en
funcin de la cantidad y cuanta/monto de las transacciones que involucren
movimientos de fondos.
Mensual y Trimestralmente se deber fijar el nivel de fondos disponibles para
atender los gastos devengados y pagar las obligaciones de la Organizacin.
Desembolsos con Cheque
A excepcin de los pagos por Caja menor y de los casos en que la ley exija el
pago de remuneraciones o transferencias en efectivo, todos los desembolsos se
efectuarn mediante cheque intransferible a nombre del beneficiario y expedido
contra las cuentas bancarias de la organizacin.
Control Contable de la Ejecucin Presupuestaria
Contabilidad deber proveer y garantizar el control contable de la ejecucin
presupuestaria. En cuanto a los Gastos deber registrar las asignaciones
presupuestarias, los compromisos adquiridos y contingentes, los gastos
devengados y pagos realizados, y los saldos, devengados no pagados. En cuanto
a los Recursos o Ingresos deber registrar las estimaciones presupuestarias, los
recursos liquidados o devengados, los cobros realizados y los saldos por cobrar.
Conciliaciones de Saldos
Contabilidad, independientes de la funcin de registro contable del efectivo,
deudores y acreedores, elaborar conciliaciones de los saldos bancarios, de
valores por cobrar y de obligaciones, dentro de los primeros diez das hbiles del
mes siguiente, con el propsito de revelar errores o transacciones no registradas
oportunamente. Igualmente debern efectuar conciliaciones peridicas de los
registros auxiliares con el Mayor.
Confirmacin de Saldos
En forma independiente se comprobar el movimiento de las cuentas bancarias,
de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar, confirmando directamente
con los bancos o terceros sus saldos a cualquier fecha y realizando un corte de las
operaciones para tal fin.
Clasificacin, Anlisis, Evaluacin y Seguimiento de Saldos de Valores por
Cobrar y por Pagar
Los derechos y obligaciones se debern clasificar por fechas de antigedad y de
vencimiento, respectivamente, y un Empleado independiente del manejo de los
fondos, crditos y obligaciones, deber realizar anlisis y evaluaciones mensuales
de los valores o cuentas por cobrar y por pagar.
Cierre del Ejercicio Contable
Contabilidad deber efectuar el cierre de sus operaciones contables al 31 de
diciembre de cada ao.
Rendicin de Cuentas
Empleado o persona que reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes de
MYSTICK S.A.S., tiene la obligacin de rendir cuenta de la administracin a su
cargo por intermedio del sistema contable, especificando la documentacin de
respaldo.
