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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS
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Fecha: Febrero 2017 Fecha: Fecha:
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1. OBJETIVO
Establecer un mtodo que asegure que la documentacin del sistema de gestin sea la
adecuada conforme a la norma, de fcil aplicacin y comprensin, que proporcione
evidencia de su implementacin, seguimiento, medicin y control.
2. ALCANCE
El procedimiento es aplicable a los documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC)
de Empacadora xxx. Los documentos del SGC incluyen: Manual de la Calidad, Planes de
Calidad, Procedimientos, Instrucciones y Formatos bases.
2.1 Responsables del procedimiento
El encargado del Centro de Control de la documentacin, comit de gestin de calidad,
representante de la gerencia y las personas que requieran:
-Hacer un documento nuevo del sistema de gestin
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-Modificar un documento existente.
2.2 Lmites
Desde que surge la necesidad de crear un documento del Sistema de Gestin hasta que
se elimina.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
MGC: Manual de Gestin de Calidad.
Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin tal como se expresa
formalmente por el Comit de Gestin de Calidad.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Planes de Calidad: Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados
deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto,
proceso o contrato especfico.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
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Instrucciones: Documentacin especifica que norma una actividad de un proceso.
SGC: Sistema de Gestin de Calidad
4. PROCEDIMIENTO
4.1. Identificacin de necesidades de crear un documento
Todo el personal de Empacadora xxx es responsable de detectar la necesidad de la
elaboracin de un nuevo documento o de incorporar un documento externo al SGC.
Se consulta al Jefe de rea y/o al Coordinador de Calidad si la creacin del documento es
o no necesaria.
4.2. Obtener comentarios para la autorizacin de la creacin del documento o de
incluir documento externo al SGC
El Jefe de rea y/o Gestin de Calidad realiza comentarios sobre el documento y
posteriormente da la autorizacin para la creacin del documento o la inclusin de un
documento externo al SGC.
Si es una inclusin de un documento externo el procedimiento contina en el punto 4.4.1.
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4.3. Nombrar un Responsable de la elaboracin del documento
El Jefe de rea designa a un Responsable para la elaboracin del documento.
4.4. Elaboracin del documento.
El Responsable elabora el documento o corrige, segn sea el caso, tal como:
Procedimientos, instrucciones y formatos de registros de acuerdo con los requerimientos
de Empacadora xxx y consistentes con la norma ISO 9001:2008.
4.4.1. Codificacin del documento
Slo en el caso de ser un documento nuevo para el SGC se crea el cdigo. En el caso de
un documento externo, se le antepone al cdigo la letra E y luego el rea que le
pertenece. Para mayor facilidad de uso, se codifica los documentos segn el siguiente
mtodo:
XXX: rea de la empresa
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XX: Nombre de la empresa
X001: Nombre del documento y nmeros consecutivos
Por ejemplo: codificar el manual de calidad de Empacadora xxx ste quedara de la
siguiente manera: SGC-Exx.M001
SGC es el rea que pertenece el manual
Exx es Empacadora xx
M001 es manual y el primer nmero, luego dos, tres y as sucesivamente.
Si el documento es de origen externo, el procedimiento contina en el punto 4.7.
4.5. Revisin del Documento
El Jefe de rea y/o Gestin de Calidad revisa el documento y verifica(n) que tenga fecha
efectiva, nmero de revisin y el cdigo respectivo.
Si el documento tiene observaciones: el procedimiento regresa al punto 4.4.
Si el documento no tiene observaciones: el procedimiento contina en el punto 4.6.
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4.6. Aprobacin del documento
La aprobacin depende del nivel de la documentacin:
Tipo de Documento: Responsable de aprobacin:
Manual Gerencia General
Procedimientos Representante de la Direccin, Jefaturas
Departamentales.
Instrucciones de Trabajo Gerencias o Jefaturas Departamentales
Registros Se aprueban en conjunto con el documento
que los contiene.
4.7. Actualizacin del ndice Maestro de Control de Documentos y Registros.
Antes de publicar el documento los encargados de Gestin de Calidad deben actualizar el
ndice Maestro de Control de Documentos y Registros e incluir el nuevo documento que
ha sido creado, en este debe incluir el cdigo, el nmero de revisin, la fecha efectiva y,
de ser el caso, el comentario del cambio en la misma Hoja de Clculo.
4.8. Guardar y copiar el documento.
Gestin de Calidad guarda y saca copias del documento aprobado o del documento de
origen externo. En el caso de las copias, se le coloca un sello de copia controlada.
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4.9. Archivar el documento en la base de datos del Sistema de Calidad
Gestin de Calidad archiva el documento original en la base de datos del sistema de
Calidad.
4.10. Publicacin del documento
Gestin de Calidad o el Jefe respectivo, con el apoyo del Jefe de Sistemas, cuelgan el
documento digitalizado en la carpeta Sistema de Gestin de Calidad. Luego se enva los
documentos desactualizados en la carpeta documentos obsoletos.
En el caso de los documentos impresos, Gestin de Calidad o el Jefe respectivo, segn el
ndice Maestro de Control de Documentos y Registros recoge las copias controladas
obsoletas de los puntos de distribucin, procede con su eliminacin, y finalmente archiva
la copia del documento vigente.
4.11. Distribucin de la documentacin.
El Jefe respectivo o Gestin de Calidad distribuye(n) el documento mediante una de las
siguientes formas:
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-El envo de un correo electrnico al personal autorizado notificando la aprobacin de un
documento.
-Comunicacin verbal al personal autorizado del nuevo documento o de los cambios
realizados.
4.12. Utilizacin de los documentos.
Luego de la distribucin, el personal de Empacadora xxx utiliza los documentos vigentes
en los procesos respectivos.
4.13. Identificacin de Cambios.
El personal de Empacadora xxx tiene la responsabilidad de identificar cambios en los
documentos e informa al Jefe respectivo y/o Gestin de Calidad si el cambio es o no
necesario.
4.14. Autorizacin del cambio en el documento.
El Jefe respectivo o Gestin de Calidad autoriza la modificacin del documento. El
procedimiento contina en el punto 4.4.
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
ndice Maestro de Control de Documentos y Registros.
Norma ISO 9001:2008
6. ANEXOS Diagrama de Flujo Control de Documentos Formato Control de Documentos
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