Tabla de Contenidos

CAPÍTULO 1 - Programación ______________________________ 1-5

1.1. Percent Complete Type __________________________________ 1-6
1.2. Opciones de Cálculo de Asignación de Recursos ______________ 1-13
Taller 1 __________________________________________________ 1-14
1.3. Análisis Dotación de Recursos ____________________________ 1-15
1.4. Nivelacion de Recursos _________________________________ 1-18
1.5. ¿Cómo se determina si hay suficientes recursos para nivelar? ____ 1-23
1.6. Resources Curves _____________________________________ 1-25
1.7. Future Period Bucket – Assignments _______________________ 1-28
Taller 2 __________________________________________________ 1-32
1.8. Administración de Líneas Base____________________________ 1-33
Taller 3 __________________________________________________ 1-42
1.9. Reflection ___________________________________________ 1-43
1.10. Opciones de Programacion y Tipos de Cálculo ______________ 1-49
1.11. Global Change ______________________________________ 1-53
1.12. Reportes ___________________________________________ 1-58
Taller 4 __________________________________________________ 1-72
CAPÍTULO 2 - Control___________________________________ 2-73
2.1. Earned Value Management ______________________________ 2-74
2.2. Prácticas Claves de un Buen EVM __________________________ 2-76
2.3. Técnicas de Medición del Porcentaje de Avance _______________ 2-77
2.4. Elementos Básicos del EVM ______________________________ 2-84
2.5. Definición de Técnicas de Valor Ganado en P6 ________________ 2-96
Taller 5 __________________________________________________ 2-99
2.6. Financial Periods _____________________________________ 2-100
Thresholds e Issues _______________________________________ 2-108
Taller 6 _________________________________________________ 2-122
2.7. Analisis con Función “Tracking” __________________________ 2-124
Taller 7 _________________________________________________ 2-128

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1-1
CIMA recibe con agrado cualquier
corrección, sugerencia y/o comentario
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En caso de que desee hacernos

llegar dichos comentarios sobre
errores tipográficos, de formato, o
de otro tipo, lo puede enviar al
e-mail [email protected].

Con esta acción colaborará a

perfeccionar este manual, y ayudará a
futuros usuarios del software que
agradecerán su aporte.

Autor: CIMA Gestión de Proyectos Limitada

Los Leones 1745, oficina 12, Providencia

Santiago, Región Metropolitana, Chile

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por ningún medio, electrónico, manual, fotocopia, grabación, ni por ningún sistema de
almacenamiento, recuperación de información, sin permiso previo y por escrito del autor,
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1-2
Curso de Tópicos Avanzados de Primavera P6

CIMA Gestión de Proyectos les da la bienvenida al Curso Avanzado de Primavera P6.

En el trancurso de los años, el planificador y controlador de proyectos maneja un conjunto

estándar de herramientas que le permiten realizar su trabajo en forma regular. Esa
experiencia les permite realizar la mayoría de las funciones propias de su trabajo, sin
embargo, todo el potencial que se puede obtener de primavera queda oculto bajo las
configuraciones por defecto que tiene el software.

El curso de tópicos avanzados de Primavera P6 busca explorar las configuraciones poco

usadas en el trabajo diario, a fin de otorgar al planificador y controlador, un set adicional
de herramientas para que su trabajo resulte de mayor calidad. Para lograrlo, el curso se
dividirá en dos grandes secciones, la de planificación del proyecto y la de control del
proyecto, donde en ambas se podrán observar configuraciones adicionales que ayudará en
cada una de las etapas mencionadas. El curso finalizará con algunos tópicos poco
frecuentes como son el uso de Future Period buckets, Curvas de Recursos y Cambios
Globales.

Bienvenidos al curso!

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1-3
Objetivos del Curso

 Entregar conocimiento y herramientas a los participantes que les permitan

aprovechar íntegramente el potencial que posee Primavera P6 como herramienta
para la gestión de proyectos.

 Profundizar el manejo en funciones de Primavera que usualmente no son utilizadas,

además de aprender conceptos promovidos por el PMI (Project Management
Institute) para una correcta gestión de proyectos, a través de lo que ellos llaman
“buenas prácticas”, las cuales están contenidas en su libro “PMBoK Guide”. Todo
este conjunto de conocimientos, permitirá optimizar de manera relevante, el
manejo de información de los proyectos administrados con Primavera.

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1-4
 CAPÍTULO 1 - PROGRAMACIÓN

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1-5
 1.1. Percent Complete Type

Durante la etapa de planificación de un proyecto es importante definir el parámetro con el

cual se va a medir el avance, ya que se debe configurar Primavera para que la información
de avance ingresada sea la que realmente se necesita para el proyecto.

Por ejemplo, se tiene el caso de un proyecto en el cual el contrato por servicio es por HH
gastadas. El presupuesto de la actividad es de 100 HH en 10 días, además, en la etapa de
planificación se configuró que la actividad medirá el porcentaje de avance a través de las
unidades. Si en la etapa de control se entregó un avance de 10 HH en 9 días el porcentaje
de avance es de un 10% y no de un 90% como se tendería a pensar.

En base a esta lógica, ¿Cuáles son éstos parámetros y donde podemos configurarlos?

El método más usado para evaluar el porcentaje de avance de un cronograma es el

control por porcentaje de avance en cada una de las actividades de una actividad.

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1-6
Para lograr este cometido, primavera otorga tres tipos de control del porcentaje de avance
de una actividad cuando se selecciona el método “Activity Percent Complete”,
dependiendo del método seleccionado, se podrán ver afectadas las variables actuales y
remanentes de las unidades asignadas y de los días remanentes de las actividades. Los
tipos de control del porcentaje de avance son:

 Duration Percent Complete

 Units Percent Complete

 Physical Percent Complete

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1-7
 Duration Percent Complete

Este tipo de control se debe realizar cuando la actividad tiene un plazo definido para su
ejecución, siendo el control menos específico de los tres tipos disponibles. Especifica que
el porcentaje de avance será calculado por Primavera de acuerdo a la relación que existe
entre la duración Planificada y la duración Remanente. Si se modifican cualquiera de esos
valores, a su vez, se verá afectado el procentaje de avance desplegado.

Aunque es un control de tiempo, el cálculo realizado por Primavera no considera la

cantidad de días que hayan transcurrido desde el inicio de la actividad (actual duration).

(Original Duration) – (Remaining Duration)

Duration % Complete = ------------------------------------------------------

Original Duration

En forma adicional al cálculo anterior, cada vez que se modifique el porcentaje de avance,
Primavera realizará una estimación proporcional de las unidades gastadas, en caso que la
actividad posea esta asignación.

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1-8
 Units Percent Complete

En segundo nivel, se encuentra el control de avance por cantidades asignadas, y se utiliza

cuando la actividad se debe realizar con un monto de unidades de trabajo específicas, las
que se pueden utilizar en un periodo no establecido de tiempo.

Este control indica que el porcentaje de avance será calculado por Primavera de acuerdo a
la relación que existe entre las cantidades Actuales y Remanentes totales de las
unidades Laborales y No laborales asignadas a la actividad.

El porcentaje de avance se verá modificado si se ajustan las cantidades remanentes

Laborales y No Laborales de la actividad.

Actual (Labor + Nonlabor) Units

Units % Complete = -----------------------------------------------------------------------------------

Actual (Labor + Nonlabor) Units + Remaining (Labor + Nonlabor) Units

Para completar el control, se debe ingresar los días remanentes de desarrollo de la

actividad, ya que Primavera no calculará un avance proporcional en días de acuerdo al
porcentaje de avance señalado. Estos dos valores pasan a ser independientes uno del
otro.

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1-9
 Physical Percent Complete

Finalmente, cuando el porcentaje de avance de la actividad debe reflejar el porcentaje de

avance real de una obra en construcción, el porcentaje de avance de esa actividad será
ingresado por el usuario en forma manual, en cuyo caso, Primavera no realizará ningún
cálculo de las demás variables (units, duration), ya que para un control de avance físico,
todas estas variables son independientes entre ellas.

Se considera que este tipo de control es el más preciso, ya que cada una de las variables
debe ser controlada e ingresada directamente al sistema, además de estimar los
remanentes tanto de la duración como de las unidades.

Ingreso del procentaje de Avance

El valor del avance de la actividad se puede ingresar en la sección Status de cada

actividad, donde aparecerá Duration %, Units % o Physical %, de acuerdo a la selección
que se haya realizado.

También puede ingresarse directamente en la columna llamada Activity Percent Complete

Activity Performance
Duration Units Physical Percent Percent
Complete Complete
Consolidado 30%
Actividad 1 30% 30% 30%
Actividad 2 30% 30% 30%
Actividad 3 30% 30% 30%

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1-10
Tipos de Duracion

El tipo de duración es una configuración que permite controlar los cálculos de duración,
unidades laborales (HH) y la tasa de trabajo (unidades por tiempo).

Para comenzar a entender cómo se comportará la programación en cada caso, es preciso

tener en consideración que siempre se cumplirá la ecuación siguiente:

Esta ecuación viene automáticamente sincronizada por Project Management de modo que
siempre sea verdadera según la opción que se seleccione para calcular cada uno de los
cuatro tipos de duración existentes en la ventana Activities, en el tab General.

La consideración para estos 4 tipos de actividades, es que de acuerdo al tipo seleccionado,

mantendrá la relación ante cambios en alguno de los demás parámetros. La explicación de
cada uno de los tipos viene dada por la tabla siguiente.

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1-11
 Cuando agrega
Cuando cambia Cuando cambia Cuando
un nuevo
Duration Type Duratión, qué units/time, cambia units,
recurso, qué
cambia? qué cambia? qué cambia?
cambia?

Fixed
Units/Time
Units Duration Duration Duration

Fixed Duration Units/Time

and Units/Time
Units Units Units
(1)

Fixed Units Units/Time Duration Duration Duration

Fixed Duration Units

and Units
Units/Time Units/Time Units/Time
(2)

Nota (1): Duration prevalece sobre Units/Time

Nota (2): Duration prevalece sobre Units

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1-12
 1.2. Opciones de Cálculo de Asignación de Recursos

Además de lo que se estipula en el tipo de duración, es posible seleccionar la forma en la

que Primavera considerará las asignaciones de Cantidades, Duraciones y Rendimientos de
los recursos existentes, cuando se produce una asignación o remoción de recursos en esa
misma actividad.

Para esto, se debe ir al menú Edit / User Preferences y seleccionar el tab Calculations. En
la sección llamada Resource Asignments existen dos posibles valores:

 Preserve the Units, Durations and Units/Time for existing resources

Esta opción permitirá que ante una asignación o eliminación de recursos, los valores
actuales de los recursos que se mantengan en la actividad, no se verán afectados por este
cambio

 Recalculate the Units, Durations and Units/Time for existing assignments based on
the activity Duration Type

Esta opción permitirá que ante una asignación o eliminación de recursos, los valores
actuales de los recursos serán recalculados de acuerdo al tipo de duración que se haya
definido, considerando las referencias mostradas en la tabla del punto anterior.

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1-13
 Taller 1

Ya definidas cuales serán las actividades del proyecto, se necesita asignar un tipo de
duración a éstas, por lo que se debe realizar las siguientes acciones:

1) Generar un filtro que sólo muestre las actividades LH1120, LH1130 y LH1140, todo
con la intención de solo enfocarse en éstas tres actividades.

2) Verificar que el recurso “Concretero” sea el mismo para las tres actividades con la
misma información:

 Horas presupuestadas : 80h

 Rendimiento : 8 h/d
 Duración Original : 10 Días

3) Asigne a cada actividad el tipo de duración Fixed Units/Time y modifique:

 La duración de la actividad LH1120 desde 10 a 20 días.

 El presupuesto de la actividad LH1130 desde 80 a 160 HH.
 El rendimiento de la actividad LH1140 de 8h/d a 12h/d.

4) Verifique y comente que cambios ocurrieron.

5) Volver a configurar las actividades según el paso 2.

6) Repetir lo mismo del paso 3 pero con tipo de duración Fixed Units.

7) Verifique y comente que cambios ocurrieron.

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1-14
 1.3. Análisis Dotación de Recursos

Debido a que Primavera tiene la capacidad de administrar Proyectos, programas y

carteras, las cuales pueden estar conformados por varios proyectos, se hace imprescindible
realizar un análisis global de la asignación de recursos realizada durante la etapa de
planificación, ya sea para el proyecto actual como para la asignación a través de toda la
cartera. Para esto, existen las funciones “Resource Usage Spreadsheet” y “Resource
Usage Profile”

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1-15
Como sabemos, esta herramienta permite realizar diferentes análisis acerca de la
distribución de los recursos o roles de los proyectos. Uno de los objetivos de este análisis
es detectar aquellos periodos de tiempo (días, semanas, meses, trimestres, años) en los
cuales exista exceso de asignación de trabajo (lo que llamamos “sobreasignación) o
tiempo libres (lo que llamamos “subasignación).

En Primavera son fácilmente identificables estos dos conceptos. La primera referencia es

identificar el límite de cada recurso, lo cual en el grafico se ve como una línea de color
negro.

Sobreasignación

En la imagen superior, se observa claramente la línea de color negro que corresponde al

límite de disponibilidad del recurso analizado. El segmento de la barra de color rojo indica
que en ese periodo se está asignando más unidades de recurso que las que se tiene
disponible. Por otro lado, cuando las barras se encuentran por debajo del límite disponible
significa que existen unidades de recursos disponibles para asignar a las actividades.

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1-16
Este mismo análisis es posible realizarlo para los roles asignados a las actividades, tal
como se muestra en la imagen siguiente:

El resultado de estos análisis, puede indicar que existen o no recursos con

sobreasignación. Si existen recursos con sobre asignación, este problema debe ser
corregido. Para esto existe una gama de posibilidades, dentro de las cuales obviamente se
encuentra el analizar el cronograma y corregir manualmente aquellas actividades que
estén con problemas de sobreasignación. La otra alternativa es evaluar la posibilidad de
contratar más recursos de tal manera de cubrir aquellos periodos de tiempo en que la
asignación sobrepasa la disponibilidad indicada. Obviamente esto debe pasar por una
evaluación económica respectiva.

En el caso que se quiera hacer un análisis de roles, se debe en primer lugar configurar la
visualización de éstos a través de la barra “Display” de la vista, en donde se selecciona la
opción View y luego “Roles”. Además debemos cambiar el cálculo del límite para la
sobreasignación, esto se realiza en el menú Edit, opción User Preferences, luego en la
pestaña Analysis Resources, Display The Role Limit base on “Custom Role Limit”.

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 1.4. Nivelacion de Recursos

Una alternativa que ofrece Primavera P6 para ayudar a este proceso, es la función llamada
“Level Resources”, que facilita el proceso de solucionar los problemas de asignación de
recursos, considerando la disponibilidad que ellos tengan a través del cronograma.

Para comenzar, debemos ir al menú “Tools”, opción “Level Resources”. A continuación

aparece una ventana como la que se muestra a continuación:

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1-18
Por ejemplo, si los recursos se asignan en varios proyectos simultáneamente, es posible
determinar si se debe o no considerar la asignación en otros proyectos cuando se está
nivelando. Para habilitar esta opción y considerar la prioridad de nivelación asignada a los
proyectos, diríjase al cuadro de diálogo “Level Resources”, marque la casilla de
verificación para considerar las tareas en otros proyectos y especificar el valor de prioridad
que desea tener en cuenta.

Las demás opciones permitirán manejar las siguientes situaciones:

 Si marca la casilla “preserve scheduled early and late dates”, el proyecto

mantiene las actuales fechas tempranas hasta antes de la nivelación. Para revisar
las fechas tempranas niveladas, muestre las columas “remaining start/finish
dates” o “start o finish dates”. En definitiva, al mantener esta casilla
seleccionada, el modulo solo ejecuta la nivelación de las fechas tempranas del
proyecto.

 Si “No” marca la casilla “preserve scheduled early and late dates”, el módulo
también realiza el cálculo de las fechas tardías de las actividades sin afectar el
termino del proyecto. El módulo invierte el proceso de nivelación, calculando a
partir del final del proyecto hacia el inicio. Si no hay suficientes recursos para
programar una actividad en su fecha tardía, la actividad se avanza a una fecha
más temprana. Cuando el programa esté nivelado hacia adelante y hacia atrás
(desactivando la casilla “preserve scheduled early and late dates”), las fechas
tempranas y tardías de proyecto son modificadas.

 Para manejar los conflictos de asignaciones que puedan ocurrir durante la nivelación
de actividades, se pueden agregar criterios específicos para seleccionarde que
forma Primavera manejará la nivelación. En el cuadro de dialogo “Level
Resources” diríjase a la sección “Priorities” y haga clic en “Add” para agregar
una prioridad de nivelación a la lista de prioridades de nivelación. Seleccione el tipo
de prioridad, a continuación, seleccione el orden en que el elemento especificado
en la prioridad será nivelado (ascendente o descendente). Para quitar una
prioridad, selecciónelo y haga clic en “Remove”.

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1-19
Notas:

 Los roles no son considerados en el proceso de nivelación

 Las curvas de recursos no son consideradas al momento de realizar la

nivelación, y se considerará una distribución lineal para la nueva redistribución

 La máxima cantidad de trabajo que un recurso puede realizar viene

determinado por el valor Max Units/Time que se establece en el diccionario
de recursos.

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1-20
Definición de las prioridades de nivelación

PRIORIDAD ASCENDENTE DESCENDENTE

Activity leveling priority Nivela las actividades con Nivela las actividades con
prioridad más alta primero prioridad más baja primero

Project leveling priority Nivela los proyectos con alta Nivela los proyectos con
prioridad primero baja prioridad primero

Planned Start Nivela actividades con Nivela actividades con

fechas planeadas de inicio fechas planeadas de inicio
más tempranas más tardías

Planned Finish Nivela actividades con Nivela actividades con

fechas planeadas de fechas planeadas de
termino más tempranas termino más tardías

Original Duration Nivela actividades con Nivela actividades con

menor duración primero mayor duración primero

Remaining Duration Nivela actividades con Nivela actividades con

menor duración remanente mayor duración remanente
primero primero

Total Float Nivela actividades con Nivela actividades con

menor holgura o criticas mayor holgura o no criticas
primero primero

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1-21
PRIORIDAD ASCENDENTE DESCENDENTE

Early Start Nivela actividades con inicio Nivela actividades con inicio
temprano anterior temprano posterior
cronológicamente cronológicamente

Early Finish Nivela actividades con Nivela actividades con

término temprano anterior término temprano posterior
cronológicamente cronológicamente

Late Start Nivela actividades con inicio Nivela actividades con inicio
tardío anterior tardío posterior
cronológicamente cronológicamente

Late Finish Nivela actividades con Nivela actividades con

termino tardío anterior termino tardío posterior
cronológicamente cronológicamente

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1-22
 1.5. ¿Cómo se determina si hay suficientes recursos para nivelar?

Cuando una actividad entra en el proceso de nivelación, su asignación remanente

Units/Time es comparada con la asignación Maximum Units/Time del recurso.

 Si el Max. Units/Time del recurso es mayor o igual que la asignación remanente

Units/Time, entonces el recurso es disponible para trabajar y la actividad es
programada para comenzar, es decir, ingresa en el proceso de nivelación.

 Si el Max. Units/Time del recurso es menor que la asignación remanente Units/Time,

entonces el recurso no tiene tiempo disponible suficiente para comenzar con la
nivelación, por lo que la actividad es movida hasta que el Max Units/Time del
recurso sea igual o mayor que la asignación remanente Units/Time. Si esta
condición no se da en el transcurso del proyecto, las actividades no se nivelarán.

Escenario 1

Duración Original: 10d

Actividad 1:

Actividad 2:

Nivelación

Actividades entran al proceso de

nivelación

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 Escenario 2

Duración Original: 10d

Actividad 1:

Actividad 2:

Nivelación

Actividad NO entra al proceso

de nivelación

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1-24
 1.6. Resources Curves

Por defecto, cuando se asignan unidades de recursos o expenses a una actividad, la

distribución de HH o unidades monetarias es lineal a lo largo de la duración de la
actividad.

Sin embargo, sabemos que en muchas ocasiones existen recursos o costos asignados que
no tienen un comportamiento lineal. Para esto, Primavera P6 posee la función “Resource
Curves” que permite definir un comportamiento no lineal a la asignación de un recurso o
costo por realizar. Para ver esta función ir a “Enterprise, Resources Curves”

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1-25
 Ventana función “Resources Curves”

Luego de esto es posible visualizar las distribuciones del menú de manera de ver cuál es la
diferencia entre cada una de ellas. Por ejemplo veamos la distribución tipo “Double Peak”:

Claramente se observa, que esta distribución posee dos momentos donde se hace uso
máximo de unidades (peaks).

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1-26
Para realizar la asignación de curvas especificas a los recursos o expenses en una
actividad se debe ir a la ventana “Activities”, seleccionar la actividad e ir al tab
“Resources”. Dentro de este tab existe una columna llamada “Curve” tal como se ve en las
siguientes imágenes:

Posterior a la asignación de la curva, la nueva distribución de este recurso queda de la

siguiente manera:

Es importante destacar que un mismo recurso puede tener distintas distribuciones dentro
de un mismo proyecto, dado que la asignación es por acztividad.

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1-27
 1.7. Future Period Bucket – Assignments

Una vez asignados los recursos y costos en las actividades se realiza lo que se llama el
“Análisis de Recursos”. Este análisis permite visualizar la distribución a través del tiempo
de las unidades de recursos cargadas en las actividades. La función “Future Period Bucket”
permite manipular cada una de las asignaciones de recursos en cada periodo de tiempo
elegido (llamado en “bucket” o “timeperiod”).

Para comenzar a trabajar con esta herramienta, usted puede situarse solo en la Ventana
“Resource Assignment” o en “Activities” deplegando en la pantalla inferior la vista
“Resource Usage Spreadsheet”, recordar que ne la vista “Activity Usage Spreadsheet” no
es posible trabajar con ésta herramienta.

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1-28
Para realizar esta “sensibilización” de la asignación de unidades de recursos es
recomendable trabajar en paralelo con la función “Resource Usage Profile” (gráficos).

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1-29
Ejemplo:

El recurso “Bruno Fernandez” tiene para el mes de Mayo asignado la cantidad de 142.17
HH, tal como se en la imagen siguiente:

Esto mismo se puede gráficamente:

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1-30
Luego, hacemos un cambio en el mes de Mayo, bajando la cantidad de HH asignada a la
actividad LH1260 de 80 a 10 HH :

Como se puede observar, el hecho de modificar la cantidad en la planilla de HH, se refleja

en el grafico de este recurso (ver disminución mes de Mayo).

Nota:

Solo es posible modificar manualmente la asignación de recursos si la actividad tiene los

tipos de duración “Fixed Duration & Units” y “Fixed Duration & Units/Time”.

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1-31
Taller 2

De manera previa se asignaron los recursos al proyecto por lo que se levanta el siguiente
requerimiento:

 Realizar la correspondiente nivelación de éstos para obtener una distribución

acotada a la realidad de la disponibilidad de éstos y a su rendimiento.

 De manera adicional se pide identificar cuales de las actividades se nivelaron gracias

a la herramienta “Nivelar” y cuales no pudieron quitar la sobreasignación, con tal
de realizar los cambios correspondientes.

Explicar las razones del por qué se pudieron nivelar algunas actividades y otras no .

 Debido a que el contrato del recruso tiene dos periodos distintos para el uso del
recurso, en la vista de Recursos, en la pestaña “units/Time”, agregue una
segunda tasa del recurso asignado que comience una semana después del data
date. Asigne como tasa máxima 10 h/d

 Realice una nueva nivelación de los recursos.- Comente los resultados.

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1-32
 1.8. Administración de Líneas Base

En términos simples, la línea base es una copia completa del proyecto original. Esta copia
entrega un objetivo contra el cual se puede realizar el seguimiento del cronograma, los
costos y el desempeño global del proyecto.

En Primavera, a cada línea base creada se le puede asignar un atributo que permita
diferenciarla de las demás líneas bases del proyecto. Las categorías por defectos
disponibles son:

 Customer Sign Off

 Initial Plan

 Management Sign off

 Mid Project Status

 Prior Month Update

 What if Project Plan

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1-33
Es importante hacer notar que si el usuario desea crear otras formas de categorizar a las
líneas bases puede hacerlo en el menú “Admin”, “Categories”.

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1-34
Durante el seguimiento de proyectos, se pueden comparar hasta 4 líneas bases
simultáneamente, una como línea base de proyecto relacionada al cálculo del Earned
Value y tres de referencia gráfica. Por ejemplo, se podría crear una línea base del proyecto
original y luego crear dos líneas bases del proyecto en diferentes etapas del ciclo de vida.
Estas tres líneas bases entonces son usadas para realizar el seguimiento del proyecto.

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1-35
Se puede definir cualquier proyecto existente como una línea base o una copia del
proyecto como línea base. La cantidad máxima de líneas bases que se pueden definir es
determinada por el administrador de la aplicación en el menú Admin  Admin

Despliegue de las líneas base

Para poder observar las líneas base en el área de la carta Gantt, se debe seleccionar el
menú View/Bars…

En el cuadro desplegado se seleccionará el checkbox llamado Display, frente a cada barra

que se desee desplegar, considerando que la columna Timescale ajustará el tipo de barra
a desplegar.

En particular, las barras de las líneas base que se pueden desplegar son las siguientes:

 Project Baseline

 Primary Baseline

 Secondary Baseline

 Tertiary Baseline

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1-36
 Restore Baseline

Las líneas bases no existen como un proyecto que se pueda acceder libremente en el EPS.
Para acceder a una línea base que ha sido asignada a un proyecto, primero debe
desligarse la relación que existe entre el proyecto actual y su línea base. Esta operación se

realiza con la función en la ventana “Maintain Baseline”. Una vez

desligada la línea base correspondiente, entonces se puede trabajar el proyecto como
cualquier otro archivo que se encuentre en el EPS.

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1-37
 Update Baseline

Otra forma de realizar cambios en las líneas bases de los proyectos es usar la

función , de la misma ventana “Maintain Baseline”.

Durante la ejecución del proyecto, probablemente ciertos datos sufran cambios. Debido a
esto, la línea base que se ha creado para el proyecto, puede no servir para medir con
precisión el desempeño del proyecto actual.

Al usar la función “Update” de Primavera, es posible actualizar la línea base usando el

proyecto actual como base de información de actividades, recursos y asignación de
funciones, y datos del proyecto en general.

Al actualizar una línea de base, puede optar por actualizar todas las actividades o se
puede aplicar un filtro para actualizar las actividades que cumplen los criterios del filtro.

También puede especificar los tipos de datos para actualizar, incluidos los datos
específicos relacionados con actividades, recursos, costos, thresholds e issues.

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1-38
Como se observa en la ventana anterior, las posibilidades para actualizar son las
siguientes:

 Project Details

 WP´s & Docs

 WBS UDF´s

 Project Risks, Issues and Thresholds

Luego, con respecto a las actividades que se considerarán en la actualización de la línea

base, las alternativas son:

 Todas las actividades

 Actividades incluidas en un filtro

 Agregar nuevas actividades y sus detalles (excepto actual units and costs).

 Borrar actividades de la línea base que no aparezcan en el proyecto actual.

 Actualizar actividades de la línea base, pero con las siguientes opciones:

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1-39
Relativo a las opciones de las actividades, se tienen las siguientes definiciones:

 General activity information: contiene la opción de actualizar activity name, activity

type, duration type, percent complete type, status, calendar, y primary resource.

 Activity codes assignments: Asignaciones de códigos de actividad.

 Relationships: Relaciones del cronograma

 WBS assignments

 Steps

 Steps UDF´s: campos personalizados de los steps

 Expenses:

 Expenses UDF´s: Campos personalizados de expenses

 Activity notebooks:

 Constraints: Restricciones relacionadas a las fechas de la actividad

 Dates, durations and data date: Marcando esta opción se prodrán actualizar Original
Duration, Remaining Duration, Actual start/finish, Anticipated start/finish,
Remaining start/finish, Start/finish, Early start/finish, Remaining late start/finish,
Late start/finish, Suspend/resume dates y el Data Date.

 Budgeted cost and units for activities without resources assignments: Se actualiza el
costo y HH planeadas para actividades sin asignación de recursos.

 Actual cost and units for activities without resources assignments: Se actualiza el
costo y HH actuales para actividades sin asignación de recursos.

 Activity UDF´s: Campos personalizados de actividad.

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1-40
En cuanto a las opciones para actualizar los recursos, se destaca:

 Update existing resources and role assignments: Campos Personalizados de

recursos, cuentas de costo, fechas, y duraciones.

 Add new resources and role assignments: agregar nuevos recursos a la línea base.

 Activity resources assignments UDF´s: Agregar campos personalizados de asignación

de recursos.

Las siguientes opciones solo están disponibles cuando esta marcada la casilla “update
existing resources and cost assignments”.

 Budgeted units and cost: unidades y costos planeados de recursos asignados.

 Actual for units and cost: unidades y costos gastados de recursos asignados.

Las últimas opciones relacionadas con la ventana principal de actualización de la línea

base son:

 Run optimized: Significa optimizar la velocidad de la actualización de línea de

base. Si selecciona esta opción y se producen errores durante la actualización, los
errores no se registran.

 Ignore last update date: Permite garantizar que todos los tipos de datos
seleccionados se actualizan sin tener en cuenta la fecha de referencia de la última
actualización.

o Cuando esta opción está desactivada, la actualización de la línea base sólo

considera los elementos agregados o modificados que han ocurrido desde
la última vez que se actualizó la base de referencia.

o Cuando esta opción está activada, la fecha de referencia de última

actualización es ignorado y todos elementos de datos se actualizan para
reflejar todas las adiciones o modificaciones que se han producido, incluso
si son anteriores a la fecha de la actualización de base de referencia
anterior. Esta opción es útil cuando se desea actualizar un elemento de
datos que no incluyó en la actualización de su base de referencia anterior.

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1-41
 Taller 3

Luego de haber corregido las sobreasignaciones de recursos en conjunto a la nivelación de

éstos, debe realizar las siguientes acciones:

 Generar Línea Base del proyecto.

 Asignar ésta como Línea Base de proyecto.

 Generar un reporte que muestre el cronograma y Carta Gantt con la siguiente

información:

 Información mostrada a Nivel 1 de Proyecto

 ID de actividad
 Descripción
 Duración remanente por cada actividad
 Fechas de inicio y término de las actividades
 Barras de actividades con duración remanente
 Mostrar Carta Gantt desde un mes antes del inicio de proyecto hasta un
mes después de su término.

Posterior a la asignación y aprobación de la línea base, se genera el acuerdo de realizar un

cambio en esta, donde el detalle de los cambios es el siguiente:

 Término contractual del proyecto para el día 29-Mar-2011.

 Aumentar de manera manual la duración original de todas las actividades bajo

el nodo “Procurement” en un 100%.

Luego es necesario generar un “Update” sobre la línea base original, pero teniendo
siempre en consideración que debemos guardar una copia de ésta.

Finalmente desplegar ambas líneas bases, donde la de proyecto corresponde a la original

y la primaria a la acordada en segunda instancia.

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1-42
 1.9. Reflection

Un “Reflection” es una copia de proyecto que tiene las siguientes características:

 Tiene el mismo nombre que el proyecto original pero con la palabra “Reflection”
anexado en el nombre.

 A nivel interno, contiene un enlace con el proyecto original que permite la aplicación
de los cambios hechos en el reflejo sobre el proyecto original.

 Es creado en estado “What If”.

La creación de un “Reflection” facilita los siguientes flujos de trabajo y procesos:

Creación de una zona de seguridad para probar diferentes escenarios del

proyecto.

Revisión de los cambios realizados por los miembros del equipo a las
actividades de su propiedad. Se puede usar esto, como proyectos intermedios en
los cuales se pueden ir desarrollando simulaciones de cambios al proyecto.

Revisar y aceptar los cambios antes de combinarlos con el proyecto original.

Usar un “Reflection” como un etapa de pruebas cuando usted envía el

proyecto para que un usuario externo realiza cambios en el proyecto: en algunas
ocasiones en necesario enviar el proyecto donde un usuario que no esta en la red.
Luego este usuario ingresa modificaciones al proyecto y devuelve el archivo para
actualizar la información. Usted puede usar el proyecto “Reflection”, como un
recipiente para revisar esta información y luego si esta de acuerdo, transferir la
información al proyecto origen.

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1-43
 Creación de un “Reflection”

Para crear un “Reflection” se debe:

 Ir a la ventana “Projects” y hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el
proyecto seleccionado.

 Del menú desplegado seleccionar la opción “Create Reflection”

En forma automática, se creará un proyecto:

Con un indicador de estado “What if”

Con un numerador de proyecto del estilo <ID Proyecto>-<nº>

Con el mismo nombre del proyecto original, con la extensión “Reflection”

Una vez creado el “Reflection” , se puede trabajar sobre él de la misma

forma que cualquier otro proyecto del EPS

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1-44
 Merge Reflections

Una vez terminado el proceso de modificaciones al proyecto reflejado, se puede optar a

ingresar las modificaciones necesarias al proyecto de origen.

Para ingresar cambios en el proyecto original

 Con el botón secundario, seleccionar el proyecto reflejo en el EPS

 Del menú desplegado, seleccionar el comando “Merge Reflection Into Source

Project”.

La ventana desplegada mostrara las diferencias entre el proyecto original y su reflejo,

destacando el valor previo al cambio y el valor posterior al cambio.

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La vista permite agrupaciones por áreas de interés, separando actividades de asignaciones
de recursos; y por actividades, en las que se mostrarán todos los cambios realizados sobre
la actividad.

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Si se selecciona la vista “Activity”, se tendrá la opción de escoger cuál actividad será
incluida en la modificación y cual será descartada, mediante la selección de la opción
mostrada en la columna Merge.

Las demás opciones permiten tomar acciones antes y después de la migración

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1-47
Antes de la migración:

Crear una copia del proyecto fuente como línea base

Crear un respaldo del proyecto original en formato “.xer”

Después de la migración se puede seleccionar una de las siguientes alternativas:

Mantener “Reflection” (default)

Borrar “Reflection”

Reemplazar “Reflection”

Una vez seleccionadas todas las opciones y marcado todas las actividades que se
quieren incorporar en el proyecto original, para finalizar el proceso se presiona el

botón

Para generar un reporte previo a la realización de la migración (“Merge”) de la

información, se debe hacer click con el botón derecho sobre la información desplegada en
la ventana previa a la aprobación de los cambios y seleccionar la opción “Print Preview”.
Dentro de ésta opción podemos configurar el pie de página con la firma del responsable,
fecha u otros datos que se deseen respladar de manera previa a la realización de los
cambios.

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1-48
 1.10. Opciones de Programacion y Tipos de Cálculo

Cuando se realiza un cálculo del programa (cada vez que se presiona F9), Primavera
considera las opciones que se muestran en la ventana opciones del cuadro de

Programación. Para acceder a dicha ventana, se debe presionar el botón

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1-49
Del listado mostrado es importante destacar las opciones del primer grupo

 Ignore relationships to and from other projects: Si esta opción está seleccionada, la
reprogramación se realizará considerando solo el (o los) proyecto(s) abierto(s). Si
se requiere que la programación considere todos los proyectos agregados a la base
de datos.

 Make open-ended activities critical: Una de las alertas que entrega Primavera es la
posibilidad de mostrar aquellas actividades que tienen extremos abiertos (sin
sucesores o predecesores). Si se marca esta opción, todas aquellas actividades con
extremos abiertos pasarán a formar parte de las actividades críticas

 Use expected finish dates: Para el cálculo de la programación, se puede considerar

la duración y fechas de término de la actividad o, si se selecciona esta alternativa,
se puede considerar la fecha prevista de término de la actividad para ajustar la
programación. En ese caso, las actividades que no se han iniciado, se desplazarán
para que el Finish Date concuerde con el Expected Finish Date. Mientras que en el
caso de las actividades ya iniciadas, se modificará la duración de las mismas hasta
que el Finish Date concuerde con el Expected Finish Date.

 Schedule automatically when a change affects dates: Al marcar esta opción, cada
vez que se realice un cambio que afecte las fechas de la programación
(modificando actividades, asignaciones o recursos), se realizará una
reprogramación automática del proyecto. Si se requiere que los cambios sean
mostrados sólo cuando se recalcula, se debe desmarcar esta opción.

 Level Resource during scheduling: Otra opción interesante es cuando se necesita

comprobar la disponibilidad de los recursos asignados antes de establecer una
fecha de ejecución de las actividades, para ello, al marcar esta opción, Primavera
calculará la programación considerando, además de las restricciones propias del
programa, la asignación de los recursos en cada tarea.

 Recalculate assignments cost after scheduling: En caso de marcar esta opción,

después de cada cálculo de programa, Primavera realizará un nuevo cómputo de
los costos para los recursos y roles presentes en el proyecto.

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 Tipos de programación para actividades en progreso

Cuando se realiza la programación, se debe tener en consideración la forma en que

Primavera considera las cantidades Remanentes y cómo las distribuye en el tiempo. Para
ello, existen tres opciones: Retained Logic, Progress Override y Actual Dates

 Retained Logic: El distribución de la duración remanente se realiza después que las

actividades predecesoras estén completas, respetando la lógica de la secuencia de
la malla.

 Progress Override: En este segundo caso, la secuencia de malla no se respeta,

distribuyendo la duración remanente inmediatamente después de lo avanzado
hasta la fecha de control.

 Actual Dates: En este último caso, la duración remanente es programada después

del término del predecesor, al igual que en el caso de la opción Retained Logic. La
diferencia está en que la actividad predecesora pasa a formar parte del conjunto
de actividades críticas.

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 Definición de actividades críticas: Primavera puede considerar como críticas a todas
las actividades que cumplan con cierto nivel de holgura definida o solamente a las
que pertenezcan al camino más largo. En este caso, no solo las actividades con
holgura total igual a cero son las actividades críticas del proyecto.

 Múltiples Caminos de Holgura: También se puede calcular más de un camino de

holguras, comenzando con el de menor holgura del proyecto. Esto sirve para
verificar las distintas rutas de actividades que podrían afectar a la ruta mas larga,
indicando cual es la cantidad de holgura que poseen antes de pasar a formar parte
de la ruta principal.

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 1.11. Global Change

Esta función es una herramienta que permite realizar cambios masivos a distintos
elementos de las siguientes áreas:

 Actividades

 Expenses de proyecto

 Asignación de recursos

Entre sus principales usos podemos destacar:

 Reasignación masiva de calendarios de actividades

 Reemplazar asignación de roles por recursos

 Cambiar precios de recursos

 Almacenar información en campos personalizados

 Llenar campos calculados (PF)

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Para empezar se debe ir al Menú “Tools”, “Global Change”:

Luego aparece la ventana de configuración:

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Apretando el botón “Modify” es posible usar alguno de los cambios globales por defecto o
bien crear un cambio global nuevo. En este caso usaremos uno existente:

A continuación debe llenar tres zonas:

“If”:

Aquí se debe ingresar algún criterio a través del cual diferenciar o filtrar aquellas
actividades que serán afectadas por la modificación de información. En nuestro ejemplo, el
criterio indica que solo serán afectadas aquellas actividades que no han comenzado.

“Then”:

Se debe hacer referencia al campo a modificar y cuál será el cambio a realizar. En nuestro
ejemplo, se esta indicando que la duración original se duplicará en aquellas actividad que
no han comenzado.

“Else”:

Se debe hacer referencia a que cambio hacer en aquellas actividades que no son
afectadas por la referencia “If”. En nuestro ejemplo, se indica que para aquellas
actividades ya comenzaron, se debe duplicar su duración remanente.

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Luego de configurado el cambio global, se debe seleccionar el botón “Change”, que
muestra una ventana indicando los cambios que se realizarán, tal como se aprecia en la
imagen siguiente:

Como se puede apreciar, el campo “Field” indica que campo será cambiado, el campo “Old
Value” indica el valor actual del campo a modificar y “New Value” indica como quedará el
campo luego de hecho el cambio.

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Es importante señalar que hasta este paso no se ha hecho ningún cambio. Para aplicar los
cambios se debe seleccionar el botón “Commit Changes”

Resultado del cambio aplicado:

Finalmente, el cambio queda aplicado a las actividades tal como se refleja en la imagen
anterior.

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 1.12. Reportes

Para acceder a la ventana de Reports, elija el menú Tools/ Reports/ Reports.

En esta ventana existen 125 reportes organizado por temas

Para ejecutar un reporte ya creado, elija el reporte haga clic en Run Report. Luego elija
entre las opciones:

 Print Preview: Previsualiza el reporte antes de imprimirlo

 Directly to Printer: Envía el reporte a la impresora por defecto

 HTML File: Genera el reporte en formato HTML para posterior publicación web

 ASCII Text File: Genera el reporte con separación de lista, de modo de que sea leído
por otros sistemas, por ejemplo, Microsoft Excel. El separador de lista debe concordar
con la configuración regional del equipo

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1-58
 Crear un Reporte

En Primavera se pueden crear y modificar reportes de distintas maneras, las tres más
recomendables debido a su rapidez y completa funcionalidad son las siguientes:

 Crear un reporte a través del uso de la opción “Use Current screen”.

Para poder crear un reporte gracias a ésta herramienta, la primera acción a realizar
es configurar el layout de la vista, la cual va realacionada a la información que se
desea reportar.

Luego de personalizar columnas, agrupadores y ordenamiento de la información en

la vista seleccionada, se debe guardar el layout y luego hacer click en el menú
Tools, para seguidamente seleccionar la opción “Report wizard”.

Ya dentro del asistente de creación de reporte, se debe hacer click en la opción

“Use current screen”, la cual asume que toda la configuración del futuro reporte se
hará en base a la información que se encuentra desplegada en el layout de la vista
seleccionada.

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1-59
Al seleccionar ésta opción solo queda saltarse todos los pasos intermedios de
configuración del reporte haciendo click en “Next”, hasta que se aparezca la
ventana de “Report Title” donde se escribe el nombre del reporte y a
continuación la ventana “Reported Generated”, la cual entrega la opción de
hacer correr el reporte a través de la opción “Run Report” y previsualizarlo para
posteriormente almacenarlo en la ultima ventana del asistente.

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1-60
 Modificar un reporte pre existente en Primavera

Para poder crear un nuevo reporte en base a uno prehecho se debe en primer
lugar ir a la vista de reportes en el menú Tools, luego se debe generar una copia
del reporte que queramos replicar y cambiar el nombre con tal de poder
identificarlo.

Luego para poder modificar existen dos opciones, la primera es posicionándose

sobre el nuevo reporte y hacer click en el botón o la otra es posicionarse
sobre el reporte y hacer click en el menú Tools y seleccionar la opción “Report
Wizard”. La ventana que se muestra a continuación es la que se deplegará y
permitirá cambiar todas las configuraciones del reporte que se desee crear.

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 Utilizar la configuración de layout como un reporte especial.

Esta forma es la que presenta mas flexibilidad en la disposición de datos y

comodidad al despligue de la información necesaria, pero siempre enfocado en un
reporte especial y no en uno con el formato clásico de Primavera.

Al igual que en la opción “Use Current Screen” el primer paso a seguir es

configurar el layout de la vista que se desea reportar, donde se debe personalizar
las columnas de información, parámetros de agrupoación y ordenamiento.

Luego se debe guardar el layout para almacenar el reporte, para seguidamente

hacer click en el Menú File y luego seleccionar la opción “Print Preview”.

En esta ventana se desplegará una vista previa de lo que será el reporte, pero si se
desea configurar el formato y la información a desplegar se debe hacer click en el
botón “Page Setup”. Aquí aparecerá la ventana mostrada a continuación, en
donde se pueden configurar las opciones de página, márgenes, encabezado y pie
de página y finalmente las opciones especiales que indican cuales son los datos de
la vista que se desean mostrar.

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En la pestaña “Options” se puede seleccionar cuales de los datos habilitados en la
vista se mostrarán en el reporte y cuales son las fechas de la línea de tiempo.

Las casillas ubicadas bajo el área Print tienen las siguientes funcionalidades:

 Activity Table:

Al habilitar esta área en el reporte se desplegará la información

configurada en la tabla de actividades.

 All Columns:

Esta opción habilita el mostrar en el reporte todas las columnas de

información desplegadas en la tabla de actividades, para poder mostrar
sólo algunas columnas se debe deshabilitar ésta opción y en la vista ajustar
la barra divisoria para visualizar solamente las que se desean mostrar.

 Grid Lines:

Muestra las líneas de división menores y mayores (Sight lines) de la carta

Gantt.

 Profile:

En el caso de querer reportar los gráficos “Resource Usage Profile” y

“Activity Usage Profile”, éstos se deben desplegar previamente en la
vista “Activites”, para que luego al ingresar a la opción print preview, se

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1-63
 encuentre disponible la ésta opción , la cual, al habilitar genera que las
curvas puedan ser parte del reporte especial.

 Spreadsheet:

El habilitar esta opción despliega en el reporte las tablas “Resource

Usage Spreadsheet”, “Activity Usage Spreadsheet” y la tabla de la
vista “Resource Assignments”, al igual que con la opción Profile, para el
caso de las dos primeras tablas, se deben desplegar previamente en la vista
“Activities”.

 Trace Logic:

Esta opción habilita el despliegue de los diagramas de lógicas del proyecto,

donde la configuración para poder desplegarlos es la misma que para el
caso de la opción Profile y Spreadsheet.

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1-64
 Crear un reporte distribuido en el tiempo

En el proceso de crear un reporte a través del asistente o “Wizard”, existe la opción de

poder generar un reporte distribuido en el tiempo, donde el detalle de los pasos a seguir
para su creación son los siguientes:

 haga clic en Add, en la barra de comandos. Esto abrirá el asistente que lo guiará en
el proceso. Haga clic en Next.

 Elija un tema sobre el cual se creará el reporte. Esto permite seleccionar los campos
de información que podrán ser incluidos en el reporte. Como recomendación, se
aconseja enfocar los reportes en las siguientes áreas de interés:

o Actividades

o Asignación de recursos y roles para las actividades

o Proyectos / EPS

o Alertas

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1-65
 Para crear un reporte con datos distribuidos en el tiempo, por ejemplo para construir
un gráfico en Excel o para ver la distribución de horas de un recurso, primero elija
la opción Time Distributed Data ubicado donde señala la imagen, y luego elija el
tema

 Al hacer clic Next, usted podrá seleccionar temas adicionales para combinar datos
de otro tipo. Dependiendo el tema que se elija inicialmente, serán los temas que se
podrán elegir para complementar el reporte.

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1-66
 Una vez elegidos los temas sobre los cuales se confeccionará el reporte, usted podrá
configurar el contenido como columnas de información, criterios de agrupación,
filtros. Cabe destacar que para los reportes distribuidos en el tiempo las columnas
de información desplegadas, al igual que en un reporte convencional, son los
valores totales de los campos desplegados, para distribuirlos en el tiempo se
deben configurar las opciones expuestas a continuación.

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1-67
 Al haber seleccionado la opción Time Distributed Data, se podrá configurar la
siguiente ventana, donde se puede modificar la línea de tiempo y las celdas de
información que se desean ver distribuidas en el tiempo.

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1-68
 Para concluir el reporte, elija un nombre que sea representativo y haga clic en Next.
A continuación podrá ejecutar el reporte para visualizar como queda, antes de
cerrar el asistente. En caso de que usted requiere enviar el reporte a formato
ASCII Text File, y el contenido posee números, es recomendable deshabilitar la
opción Format Numbers para que luego en Excel se pueda operar con estas
cantidades

 Si está conforme con el contenido, guarde el reporte y finalice el asistente con el

botón Finish. En caso contrario, retorne a opciones anteriores a través del botón
Prev.

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1-69
Crear Batch Reports

Primavera permite crear grupos de reportes que pueden ser impresos simultáneamente y
ahorrar tiempo y esfuerzo en el proceso de informar el rendimiento y resultados del
trabajo realizado.

Para crearlos, se debe ir al Menú Tools  Reports  Batch Reports… y asignarle las
características de disponibilidad Global o solo con acceso hacia el Proyecto.

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1-70
La ventaja de crear estos Batch Reports, es que se puede automatizar su impresión si se
ajustan los parámetros de la funcionalidad Job Service.

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1-71
 Taller 4

El proyecto al encontrarse en la fase final de la etapa de planificación, es revisado por

distintos programadores para su aprobación. Debido a ésta situación, usted en su modo
“Stand Alone” debe enviar una “Reflexión” del proyecto, donde el programador que realizó
la revisión, generó lo siguientes cambios:

- Eliminó actividad LH1360 Insular Ductos, ya que se encuentra incluida en el alcance

de la actividad Instalar Ductos, y LH1520 Terminar Carpintería ya que se encuentra
incluida en el alcance de todas las actividades de Terminaciones exteriores.

- Modificar duración de actividades LH1220, de 45 días a 15 días, LH1180 de 40 a 15

días, LH1000 de 23 a 20 días y LH1250 de 30 a 15 días.

- Cambiar vinculo de actividades entre LH1200 y su sucesora LH1220 a relación del

tipo FF con lag de 30 días.

- Aumentar el presupuesto (Budgeted) de horas que tiene la actividad LH1320 de 8 a

48 horas.

De manera adicional, la gerencia de proyecto define que las actividades críticas sderán
aquellas que tengan un total float menor a 20 días, por lo que se le solicita hacer la
reprogramación con ésta consideración.

En base a éstos cambios, usted debe ingresarlos al cronograma original con la función
“Merge” y generar un reporte evidenciando cuales fueron los cambios que se hicieron y
quien los ejecutó junto a su firma.

Como parte de la documentación a almacenar es necesario obtener el reporte de los

siguientes documentos:

 Curvas tempranas y tardías de las horas remanentes planeadas del proyecto, por lo
que se le solicita generar un reporte de éstas curvas.

 Las principales Float Paths con Holgura menor a 10 días, donde se visualice Activity
ID, Activity Name, Original Duration, Start, Finish y Total Float de cada actividad
además de las barras de la Gantt Chart desde un mes antes del inicio del proyecto
hasta 1 mes depúes del término.

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 CAPÍTULO 2 - CONTROL

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1-73
 2.1. Earned Value Management

La retroalimentación es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. Saber reaccionar

a tiempo y bien orientado, puede permitir a los gestores del proyecto a identificar los
problemas desde un principio y hacer los ajustes que permitan terminar un proyecto a
tiempo y dentro de lo presupuestado.

El Earned Value Management (EVM) ha demostrado ser una de las herramientas más
eficaces para la medición del rendimiento de la gestión de proyectos, que permite a los
administradores para completar el ciclo en el “Plan-Do-Check-Act”.

EVM ayuda a establecer de forma clara y objetiva donde un proyecto está y hacia
dónde se dirige, al contrario de lo que se hace en forma reactiva, que es donde esta y
donde se suponía que iba.

“Los patrones y tendencias en el pasado pueden ser buenos predictores del futuro.”

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1-74
EVM puede desempeñar un papel crucial en la gestión de responder a las preguntas que
son críticos para el éxito de cada proyecto, tales como:

¿Cuál es el costo del

proyecto al término?

¿Cuál es el costo del ¿Cuánto será el presupuesto

trabajo remanente? al final del proyecto?

¿Cuando se completará el ¿Estamos bajo o sobre el

proyecto? presupuesto?

¿Estamos por delante o ¿Con qué eficiencia estamos

detrás del programa? utilizando nuestros
recursos?

¿Con qué eficiencia estamos

utilizando nuestro tiempo?

Si la aplicación del EVM a un proyecto pone de manifiesto que el proyecto se ha retrasado

o se encuentra por encima del presupuesto, el director del proyecto puede utilizar la
metodología de EVM para ayudar a identificar:

 Cuando los problemas se están produciendo

 Si los problemas son críticos o no

 Lo que se necesita para poner nuevamente el proyecto en marcha

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1-75
2.2. Prácticas Claves de un Buen EVM

 Establecer una línea base de medición del desempeño.

o Rendimiento de los recursos

o Costos de los recursos

o Tiempo estimado del trabajo

o Mantener la integridad de la línea base

 Descomponer el proyecto a un nivel adecuado

o Cada WBS debe representar un Entregable dentro del proyecto

o Descomponer el presupuesto basado en el WBS.

 Asignar responsabilidades para la gestión.

 Medición y análisis de resultados con la línea base.

o Analizar el rendimiento y las proyecciones.

o Medir objetivamente el avance físico del proyecto.

o Crear un sistema de registro de uso de recursos durante la ejecución del

proyecto.

 Cálculo del Earned Value.

 Informar de problemas en el rendimiento y/o tomar acciones.

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 2.3. Técnicas de Medición del Porcentaje de Avance

El valor ganado es una medida del desempeño del trabajo realizado y las técnicas para su
medición son seleccionadas durante la etapa de planificación y son la base para realizar
las mediciones durante las etapas de ejecución y control.

Se debe considerar que la técnica seleccionada deberá estar de acuerdo a los atributos y
características de las actividades, teniendo principalmente:

 La duración del esfuerzo.

 La tangibilidad de los productos o servicios.

La realización de un esfuerzo claro y diferenciado, el cual tiene como objetivo obtener un

producto o servicio, el cual puede ser claramente planificado y medido, se llama
“esfuerzo discreto”. Por otro lado, el esfuerzo aplicado en actividades en las cuales es
difícil planificar y medir el esfuerzo, se llaman “esfuerzo prorrateado”. Por último,
aquellas actividades de apoyo, que no producen ni productos o servicios, se denominan
“nivel de esfuerzo” (actividades de apoyo administrativo).

El desempeño es medido periódicamente, por ejemplo, semanal o mensualmente. La

técnica de EV seleccionados para medir el rendimiento de los esfuerzos discretos
dependerá de su duración y el número de períodos de medición que abarca.

Las citadas directrices para la selección de técnicas de medición EV se exponen en la

siguiente figura.

Duración del Esfuerzo de Trabajo

Producto del Trabajo
1-2 periodos de Medición >2 periodos de Medición

Weighted Milestone
Tangible Formula Fija
Porcentaje de Avance

Esfuerzo Prorrateado
Intangible
Nivel de Esfuerzo

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En Primavera, esta configuración puede ser establecida a nivel de aplicación global (para
todos los proyectos) o a nivel particular (para proyectos o WBS específicos). A
continuación se muestran imágenes de las ventanas donde realizar dichos seteos:

Nivel Global:

Nivel Proyecto o WBS:

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 Formula Fija (Fixed Formula)
Un ejemplo típico de fórmula fija es la técnica del 50/50. En este método, el 50% por
ciento de la obra es acreditada cuando comienza el trabajo, independientemente de la
cantidad de trabajo ha sido efectivamente realizado. El 50% por ciento restante se abona
cuando se haya completado el total del trabajo. Otras variaciones de este método de la
incluyen 25/75 y 0/100. Las técnicas de fórmula fija son los más utilizados eficazmente en
tareas pequeñas o de corta duración.

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 Hito Ponderado (Weighted Milestone)
La técnicas hito ponderado, divide el trabajo que se desarrollará en segmentos, cada uno
terminando con un hito observable, a continuación, se asigna la ponderación a cada
segmento. La técnica hito ponderada es más adecuada, para las tareas de mayor duración
con resultados intermedios tangibles.

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 Porcentaje de Avance (Percent Complete)
La técnica del porcentaje de avance, se encuentra entre las más simples y más fáciles,
pero puede ser la más subjetiva de las técnicas de medición del valor ganado, si no hay
indicadores objetivos para respaldarla. Este es el caso cuando, en cada período de
medición, el trabajador responsable o gerente, hace una estimación del porcentaje de
avance. Estas estimaciones son por lo general, por los avances acumulados realizados
contra el plan para cada tarea. Sin embargo, si existen indicadores objetivos que pueden
ser utilizados para obtener el porcentaje completado (por ejemplo, el número de unidades
de los productos terminados dividido por el número total de unidades por hacer),
entonces esta puede ser una técnica más útil.

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 Esfuerzo Prorrateado (Apportioned Effort-WBS Summary)
Si existe una tarea que tiene otra de apoyo, el valor de la tarea de apoyo puede ser
determinado con base en (o asignados a) el valor ganado de la actividad principal.
Ejemplos de tareas de apoyo, son actividades de inspección y aseguramiento de la calidad.

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 Nivel de esfuerzo (Level of Effort-LOE)
Algunas actividades de proyecto no producen resultados tangibles que pueden ser
medidos objetivamente. Por ejemplo, actividades de gestión del proyecto, control
documental o supervisión de obras. Estas actividades consumen recursos del proyecto y
deben incluirse en la planificación y medición del EVM.

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1-83
 2.4. Elementos Básicos del EVM

La técnica del EVM esta compuesto por 3 conceptos claves, los que resumen el estado del
proyecto y permiten establecer una comparación de lo actual, lo proyectado y las
tendencias de cómo enfrentar el proyecto para alcanzar las metas propuestas. Los
conceptos que se explicarán son:

 Valor Planificado (Planned Value)

 Costo o Cantidad Real (Actual Quantity/Actual Cost)

 Valor Ganado (Earned Value)

Valor Planificado

Valor Planificado (PV), indica el plan de desarrollo del trabajo a través de todo el programa
del proyecto. Es un reflejo numérico de los trabajos presupuestados que están
programados para llevarse a cabo, y es la base de referencia (también conocido como
Baseline) contra la cual se mide el avance real del proyecto.

Una vez establecida la línea base sólo puede cambiarse para reflejar los cambios de
alcance que afecten el programa, los recursos o los costos. El PV, es por lo general, la
curva acumulativa (curva S) que se muestra en conjunto con los programas de trabajo de
los proyectos.

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 Costos Reales (Actual Cost)

Muestra la cantidad de recursos que se han gastado para lograr el verdadero avance del
trabajo realizado hasta la fecha (Esfuerzo).

En este paso se consideran todos los costos asociados a la planificación, ya sean recursos
o materiales, tal como se haya definido en la programación inicial.

Valor Ganado

Refleja la valorización de la cantidad de trabajo que realmente se ha logrado hasta la

fecha, expresada como el valor previsto para esa cantidad de trabajo.

Se calcula como

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 Análisis del Rendimiento y Proyecciones
Este capítulo examinamos cómo el valor planificado (PV), el valor ganado (EV) y el costo
real (AC) se pueden utilizar para analizar el estado actual de un proyecto y preveer su
futuro más probable. Además de los temas indicados, se presentará un cuarto tema, el
presupuesto al término (BAC), que es el valor final y base de referencia para la medición
con la línea base (PMB). El presupuesto al término representa el valor total previsto para
el proyecto. El Earned Value Management (EVM) examina el desempeño del proyecto para
el período actual y en el rendimiento acumulado hasta la fecha.

 Diferencias: Diferencia de Programa (SV), Diferencia de Costo (CV), Diferencia al

Termino (VAC).

 Índices: Desempeño del Programa (SPI), Desempeño en Costos (CPI), Desempeño

al Termino (TCPI).

 Pronóstico: Tiempo estimado al termino (EAC); Estimado al Termino (EAC);

Estimado para Completar (ETC)

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Estas variaciones, índices y proyecciones pueden ser usados para responder a las
preguntas claves que siempre se hacen en la gestión de proyectos:

 ¿Estamos por delante o por detrás del programa? (Schedule Variance)

 ¿Con qué eficiencia estamos utilizando nuestro tiempo? (Schedule Performance

Index)

 ¿Estamos actualmente bajo o sobre el presupuesto? (Cost Variance)

 ¿Con qué eficiencia estamos utilizando nuestros recursos? (Cost Performance Index)

 ¿Cuan eficientes debemos ser en el uso de los recursos remanentes? (To Complete
Performance Index)

 ¿Cuál es el más probable presupuesto del proyecto? (Estimate At Complete)

 ¿Terminaremos sobre o bajo el presupuesto? (Variance At Completion)

 ¿Cuál es el costo del trabajo remanente? (Estimate To Complete)

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Análisis de Cronograma y Proyecciones

Schedule Variance

La variación de programa (SV) determina si un cronograma de proyecto esta adelantado o

atrasado en tiempo.

 Es calculado restando al Earned Value (EV) el valor planeado (PV).

 Un valor positivo indica una posición favorable.

 Un valor negativo indica una posición desfavorable.

La variación de programa también puede ser expresada como porcentaje, dividiéndola por
el valor planeado

Por ejemplo: Se controla un proyecto al 7º día, se espera 70% avance y PV=$70. Se sabe
además que BAC=$100, que existe un % Avance Real de 50% y que los Costos
Incurridos (actuales) son de $85.

EV = BAC * (Avance Real) = 100 * 50% = $50

SV = $50 - $70 = -$20

SV% = -$20 / $70 = -28,57%

En otras palabras, el ejemplo esta un 28,57% debajo del valor programado, entendiendo
que un 28,57% del trabajo planificado no se ha logrado.

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Schedule Performance Index

El índice de desempeño de programa (SPI) indica la eficiencia del equipo del proyecto en
el uso del tiempo.

 El SPI es calculado dividiendo el Earned Value por el Planned Value

 Un valor sobre 1.0 indica que el proyecto ha tenido buen desempeño

 Un valor bajo 1.0 indica que el proyecto ha tenido un bajo desempeño

Ejemplo: Con los datos del caso anterior, el SPI = $50 / $70 = 0,71

El SPI indica que –en promedio- por cada 8 horas diarias de trabajo en el proyecto, solo 5
horas con 43 minutos son efectivas en producir avance. Es decir, la eficiencia es de un
71%.

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 Análisis de Costos y Proyecciones

Cost Variance

La desviación de costo de un proyecto muestra si un proyecto se encuentra por sobre o

bajo el presupuesto establecido.

 Se calcula como la diferencia entre el Earned Value y el Costo Actual

 Un valor positivo indica una posición favorable.

 Un valor negativo indica una posición desfavorable.

Este número también puede ser expresado como porcentaje dividiendo el CV sobre el EV

Ejemplo: De acuerdo a los datos del ejemplo anterior, se tiene

CV = $50 - $85 = -$35

CV% = -$35 / $50 = -70%

En otras palabras, hasta el día de control, el proyecto esta con un 75% sobre el
presupuesto, respecto al valor ganado.

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Cost Performance Index

El valor ganado y el costo real también se pueden utilizar para calcular el índice de
desempeño de costo (Cost Performance Index, CPI), que es uno de los más claros
indicadores de la rentabilidad acumulada de un proyecto. El CPI mide la eficiencia con que
se están utilizando los recursos.

 Se determina dividiendo el valor ganado (EV) por el costo real (AC)

 Un valor sobre 1.0 indica que el rendimiento es mejor que lo planificado

 Un valor bajo 1.0 indica que el rendimiento es peor que lo planificado

Ejemplo: Con los datos del caso de análisis, el CV = $50/$85 = 0,59.- En términos
económicos, significa que el proyecto tiene una eficiencia de costos de 0,59, es decir, por
cada dólar que se gasta, existe un retorno de 59 centavos, es decir, se esta perdiendo
dinero.

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1-91
Cuadro Resumen de Interpretación de los Indicadores

Interpretación de los Cronograma (Schedule)

Resultados de
Desviaciones e SV > 0 & SPI > 1.0 SV = 0 & SPI = 1.0 SV < 0 & SPI < 1.0
Índices

CV > 0 & CPI Adelantado en Plazo En Plazo y Bajo el Atrasado y Bajo el

> 1.0 y en Presupuesto Presupuesto Presupuesto

Adelantado en Plazo
CV = 0 & CPI En Plazo y Dentro Atrasado y Dentro
Costos

y Dentro del
= 1.0 del Presupuesto del Presupuesto
Presupuesto

Adelantado en Plazo
CV < 0 & CPI En Plazo y Sobre el Atrasado y Sobre el
y Sobre el
< 1.0 Presupuesto Presupuesto
Presupuesto

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1-92
 Otros indicadores importantes a considerar

Índice de Rendimiento para completar (TCPI)

El índice de rendimiento para completar (to complete performance índex, TCPI), indica la
eficiencia que se debe alcanzarse en el trabajo restante para un proyecto para cumplir con
el presupuesto planificado, tales como el presupuesto al termino (budget at completion,
BAC) o la estimación al termino (estímate at completion).

 El índice TCPI para lograr la BAC se calcula dividiendo el trabajo restante por el
presupuesto remanente de la siguiente manera:

Ejemplo: Para nuestro caso:

Esto quiero decir que, para que el proyecto pueda terminar dentro del presupuesto, o sea,
que se cumpla el BAC, el índice de desempeño debiera subir del CPI 0.59 a 3.33.

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1-93
Estimación al Termino (EAC)

La estimación al término de un proyecto, indica el costo final que se obtendría si se

continuara con el índice de desempeño actual (CPI).

 Se calcula dividiendo el BAC por el CPI

 Esta fórmula de pronóstico supone que el rendimiento acumulado que se refleja en

el CPI es probable que continúe durante toda la duración del proyecto, lo que
obviamente debe ser confirmado por un análisis de riesgo integral.

En el caso de estudio de este curso, tenemos que

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Desviación al Termino (VAC)

Con el EAC calculado, el Project Manager puede calcular la desviación de presupuesto al

término. Esto mostrara al equipo de proyecto, que hoy día si se mantienen los actuales
desempeños, se terminará sobre o bajo el presupuesto.

 La fórmula para obtenerlo es VAC=BAC – EAC

 Un valor negativo indica un sobrecosto de acuerdo a lo presupuestado

 Un valor positivo indica que se gastará menos de lo presupuestado

Al igual que los indicadores anteriores, el VAC también se puede expresar en porcentaje

En el caso de nuestro estudio, VAC alcanza a $100 – $169,5 = -$69,5; y en términos

porcentuales VAC% = $169,5 / $100 = 1,695.- En otras palabras, si las actuales
tendencias o proyecciones continúan, el proyecto terminará con un sobrecosto del 69,5%,
es decir deberá financiar $69,5 que no estaban planificados.

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1-95
 2.5. Definición de Técnicas de Valor Ganado en P6

Admin Preference Earned Value

Las técnicas de cálculo del método del valor ganado, vienen definidas en menú Admin 
Admin Preferences  TAB: Earned Value

Technique for computing performance percent complete: Permite establecer el tipo

de cálculo que usará Primavera para el campo Performance Percent Complete.

Activity % Complete: Perf % Complete será igual al avance de la actividad en todo

momento.

Use WBS Milestone: Perf % Complete estará definido por el avance de los hitos del
WBS.

0/100 % Complete: Perf % Complete será 0% hasta que se complete la actividad,

momento en el que pasará directamente a 100%.

50/50 % Complete: Perf % Complete será 0% si la actividad no se ha iniciado, 50%

mientras se esté ejecutando y 100% al momento de finalizar la actividad.

Custom % Complete: Perf % Complete será lo que defina el usuario al momento de

dar inicio a la actividad.

Technique for computing Estimate to complete: Establece el método de cálculo de

las estimaciones de las unidades remanentes, separando en dos grandes grupos: (1) Sin
considerar los rendimientos y (2) considerando los rendimientos de las actividades. Bajo
este concepto, se presentan varias formas de cálculo del factor de rendimiento “PF”,
relacionados con preferencias establecidas por el usuario o considerando los indicadores
SPI y CPI.

Earned Value Calculation: Permite establecer el origen de los datos para la

comparación del avance, los que pueden ser directos desde la línea base o desde el
proyecto activo.

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1-97
Preguntas Clave del Método del Valor Ganado

Pregunta Indicador

¿Estamos por delante o por detrás del programa? SV

¿Con qué eficiencia estamos utilizando nuestro tiempo? SPI

¿Estamos actualmente bajo o sobre el presupuesto? CV

¿Con qué eficiencia estamos utilizando nuestros recursos? CPI

¿Cuan eficientes debemos ser en el uso de los recursos remanentes? TCPI

¿Cuál es el más probable presupuesto del proyecto? EAC

¿Terminaremos sobre o bajo el presupuesto? VAC

¿Cuál es el costo del trabajo remanente? ETC

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 Taller 5

Actualmente han transcurrido 3 meses de ejecución del proyecto, donde el equipo de

controladores ha recopilado datos de terreno que van a ser fundamentales para el
desarrollo de un buen Earned Value Management.

En base a los datos obtenidos, generar los siguientes reportes solicitados por la gerencia
de proyecto:

- Índices CV, CPI, SV y SPI para cada una de las actividades del proyecto, aplicando
un filtro que muestre solamente aquellas actividades que ya finalizaron o se
encuentran en progreso. Es necesario entregarlo en formato de reporte en
Primavera.

- Es necesario ver la curva del Valor ganado enfrentada con las horas Gastadas y las
horas planificadas. Se requiere de las curvas acumuladas.

La Información recopilada se adjunta en la siguiente tabla:

Labor Units
Activity
ID Started Finished Budgeted Actual Remaining
LH1000 05-mar-10 29-mar-10 320 350 0
LH1010 02-abr-10 14-abr-10 144 140 0
LH1030 15-abr-10 20-abr-10 48 55 0
LH1040 20-abr-10 28-abr-10 128 128 0
LH1080 20-abr-10 10-may-10 80 120 0
LH1090 04-may-10 17-may-10 80 80 0
LH1100 11-may-10 18-may-10 40 40 0
LH1250 03-may-10 21-may-10 40 120 0
LH1110 11-may-10 24-may-10 80 160 0
LH1270 24-may-10 25-may-10 16 32 0
LH1120 25-may-10 80 10 80
LH1260 30-abr-10 160 120 100

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1-99
 2.6. Financial Periods

El modulo de Project Management module permite definir en el cuadro de diálogo de

periodos financieros, los periodos financieros que tenga la organización. Periodos
Financieros personalizados permiten una visualización y reportes más certeros sobre los
costos y horas asignadas. En lugar de distribuir los costos de manera uniforme a lo largo
del proyecto, los usuarios pueden ver cómo los costos actuales fueron incurridos al
configurar los periodos financieros.

Si la organización siempre actualiza la programación en el mismo lapso de tiempo (cada

semana, mes, quarter, etc.), fácilmente se puede crear un grupo de periodos financieros.
Por otro lado, si la programación puede ser actualizada en periodos irregulares, se pueden
crear periodos financieros individuales en cualquier momento.

Cuando los periodos financieros existen en el diccionario de Periodos Financieros, los

usuarios pueden guardar el rendimiento del periodo para cualquier periodo definido.
Cuando se guarda el rendimiento del periodo, los costos y HH son guardados como Past
Period Actuals. El valor del Past Period Actual puede ser editado para cualquier periodo
financiero en las columnas de la vista de actividades y en tab de los Recursos en la
sección del Activity Details.

Past Period Actual distribuidos por periodos financieros pueden ser vistos en las vistas
Activity Usage Spreadsheet y Resource Usage Spreadsheet.

Nota:

Para asegurar que los datos sean desplegados correctamente en la escala de tiempo de
los periodos financieros, actividades y recursos deben ser sumarizados por periodos
financieros. Para sumarizar datos de proyecto por periodos financieros, seleccione Admin
 Admin Preferences y en el tab Options en la sección 'Select summarization
periods', escoger la opción 'By financial period'; para cada proyecto, los datos serán
guardados en intervalos de periodos financieros a contar de la siguiente vez que se
sumarize el proyecto.

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1-101
 Crear un conjunto de Financial Periods

Se puede crear un conjunto de periodos financieros cuando cada periodo tendrá la misma
duración sobre un periodo extendido de tiempo (dos semanas, un mes, tres meses, etc.).
Al momento de crear un conjunto de periodos financieros, estos deben tener a lo menos
una semana de duración.

1. Seleccione Admin  Financial Periods.

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1-102
2. En la sección “Batch Create Financial Periods” ingrese la fecha inicial del grupo y la
fecha final del grupo.

3. Escoja la duración de cada Periodo Financiero, seleccionando una de las siguientes

opciones:

a. Para hacer que los Periodos Financieros tengan una duración expresada en
semanas, escoja “Every n Weeks” (donde n es el número de semanas de
extensión del periodo financiero).

b. Para hacer que los Periodos Financieros tengan una duración expresada en
meses, escoja “Every n Months” (donde n es el número de meses de
extensión del periodo financiero).

c. Seleccione “Every Year” para hacer que cada Periodo Financiero tenga una
extensión de un año de duración.

4. En el campo “Period Ends On”, escoja el dia de la semana o mes en el que se desea
que el cada periodo financiero termine.

a. Si se selecciona semanas como duración del grupo, se debe seleccionar un

día de la semana

b. Si se selecciona años como duración del grupo, se debe seleccionar un mes

c. Si se selecciona mes como duración del grupo, este campo se deshabilitará,

ya que se utilizará el ultimo día del mes.

5. Haga Click sobre el botón para crear los grupos de Periodos

Financieros.

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1-103
 Visualización de las columnas de Financial Periods

 Para habilitar a los usuarios de P6 Web Access para mostrar intervalos de tiempo
basados en Periodos Financieros en gráficos y hojas de cálculo, se deben crear
grupos de periodos que no contengan periodos vacíos y que cada uno de ellos
tenga un mínimo de una semana (7 días). Si existe cualquier laguna entre dos
Periodos Financieros, o si cualquier Periodo Financiero se expande por menos de 7
días, los intervalos de la escala de tiempo no podrán ser desplegados en P6 Web
Access.

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1-104
  Si la empresa sumariza información en Periodos Financieros, para asegurar que
todos los proyectos en la base de datos sean sumarizados, se deben crear Periodos
Financieros que se extiendan por todos el rango de fechas de los proyectos de la
base de datos. Por ejemplo, si el proyecto más antiguo en la base de datos tiene
fecha de comienzo el 01 de Octubre del 2001, los Periodos Financieros deberían
comenzar en esa fecha o en una anterior.

Notas

 Se debe contar con el privilegio global “Edit Financial Period Dates” para agregar o
editar datos en el cuadro de diálogos Financial Periods.

 Las fechas de inicio y término de un Periodo Financiero no se pueden superponer a

un Periodo Financiero existente.

 No se pueden modificar las fechas de inicio y término de los Periodos Financieros

una vez creados. Para modificarlos, se debe eliminar el Periodo y crear uno nuevo
con las fechas deseadas.

 Todos los periodos comienzan a medianoche y terminan a las 23:59.

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1-105
 Store Period Performance

Usando la característica Store Period Performance, se puede seguir el historial de las

unidades y costos hasta la fecha. Al final de cada periodo financiero, una vez guardada la
información del rendimiento, la información del “Actual This Period” se elimina, agregando
el valor actual al periodo y sumándolo al valor Actual a la Fecha.

Almacenando datos actuales para el Periodo Financiero seleccionado, junto con los valores
ganados y planeados, se puede realizar el seguimiento sobre periodos pasados y comparar
tendencias actuales y futuras.

Si los datos del periodo cambian después que se haya guardado el periodo financiero, se
puede editar el dato desplegando las columnas en la vista de Actividades, de Asignación
de Recursos y en el tab de Recursos en el Detalle de las Actividades.

Los proyectos pueden ser programados para actualizarse cada dos semanas,
mensualmente o incluso cada quarter. Para realizar el seguimiento de los costos actuales y
progresos guardados, actualice la programación al mismo tiempo que el establecido en el
diccionario de Periodos Financieros, entonces, guarde el rendimiento del periodo al final
del periodo de actualización y antes del inicio de la siguiente actualización programada.

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1-106
 CIMA Project Management
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1-107
Thresholds e Issues

Los thresholds (umbrales de proyecto) son parámetros asignados a elementos del WBS,
que se utilizan para supervisar los proyectos y generar alertas, llamadas “Issues” en
Primavera.

Agregar Thresholds

Para agregar un umbral, se puede seleccionar el menú Project  Threshold, o desde el

botón ubicado en la barra de herramientas.

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La configuración del umbral consta de cuatro pasos:

 Crear el threshold mediante el botón

 En la columna Threshold Parameter, seleccionar la variable a controlar.

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1-109
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alerta se genera si la diferencia entre la

fecha de inicio de la línea base y la fecha de
inicio real de una actividad cae más allá de los
umbrales definidos (BL Start - Start Date).
Start Date Variance Días

Un valor negativo para este parámetro indica que

el inicio actual es posterior a lo definido en la
línea base.

Una alerta se genera si la diferencia entre la

fecha de fin de la línea base y la fecha de fin real
de una actividad cae más allá de los umbrales
definidos (BL Finish - Finish Date). Si no hay
línea base definida, el proyecto actual es usado
Finish Date Variance Días como línea base primaria.

Un valor negativo para este parámetro indica que

el fin actual es posterior a lo definido en la línea
base.

Una alerta se genera si el Total Float de una

actividad (la cantidad de tiempo que la actividad
Total Float Días
puede atrasarse sin atrasar el proyecto) cae más
allá de los umbrales definidos.

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1-110
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alerta se genera si el Free Float de una

actividad (la cantidad de tiempo que la actividad
puede atrasarse sin atrasar el inicio temprano de
cualquier actividad sucesora) cae más allá de los
umbrales definidos.
Free Float Días

El umbral Free Float puede ser solo aplicado

threshold monitoring can only be applied at the
activity level, not at the WBS level.

Una alarma es generada si la razón entre la

duración actual y la duración original de la
actividad cae más allá de los umbrales definidos

Duration % of .
%
Original

La razón entre las duraciones actual y original

podría ser mayor a 100.

Una alarma es generada si la razón entre el costo

actual y el costo presupuestado para la actividad
cae más allá de los umbrales definidos

Cost % Budget %
El parámetro Cost % of Budget alcanzará el
100% cuando el Actual Cost alcance el Budgeted
Cost.

El Cost % of Budget podría ser mayor al 100%.

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1-111
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alarma es generada si el Accounting

Variance (la diferencia entre el presupuesto para
la actividad o el valor planeado de acuerdo a la
programación, y el costo actual de la actividad
efectivamente desarrollada) cae más allá de los
umbrales definidos.

Accounting Variance es calculado como (Planned

AV Value Cost - Actual Cost).
$
Accounting Variance
Un valor negativo indica que el costo actual ha
excedido de los costos planificados. Un valor
positivo indica que los costos actuales no han
alcanzado los costos planificados.

Si el umbral inferior es definido como 0, una

alarma es generada tan pronto como el costo
actual sea más grande que el costo programado.

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1-112
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alarma es generada si el CV (la diferencia

entre el valor ganado de la actividad y el costo
actual de la actividad efectivamente desarrollada)
cae más allá de los umbrales definidos.

El Cost Variance es calculado como (Earned

Value Cost - Actual Cost).

CV Un valor negativo indica que el costo actual ha

$ excedido el valor del trabajo realizado, el cual
Cost Variance puede ser considerado como un sobrecosto.

Si el umbral inferior es cero, una alarma es

generada tan pronto como el costo actual del
trabajo sea mayor que el costo del trabajo.

Un valor negativo mayor para el umbral indica

que una cierta cantidad de sobrecosto puede ser
tolerada antes de generar una alerta.

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1-113
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alarma es generada si el SV (la diferencia

entre el valor ganado de la actividad y el costo
planificado de la actividad) cae más allá de los
umbrales definidos.

El Schedule Variance es calculado como (Earned

Value Cost – Planned Value Cost).

Un valor negativo indica que menos trabajo

efectivo fue realizado en comparación con el
SV planificado. En este caso puede considerarse un
$ atraso en la programación.
Schedule Variance

Si el umbral es definido como 0, una alarma es

generada tan pronto como el valor ganado del
trabajo realizado es igual o menor a que la
cantidad de trabajo que fue presupuestado a
realizar de acuerdo a la programación.

Un valor negativo mayor para un umbral SV,

indica que se puede tolerar un atraso mayor en
la programación antes que una alerta sea
generada.

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1-114
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alarma es generada si el VAC (el

presupuesto o costos total planificado – El último
Total Cost Estimado) cae más allá de los
umbrales definidos.

VAC podría también ser expresado como Budget

at Completion (BAC) - Estimate At Completion
(EAC).
VAC

Variance at $ Un valor negativo indica un sobrecosto en el

Completion Costo Total Estimado. Si el umbral es
configurado es 0, una alerta es generada tan
pronto como la última estimación para el Costo
Total exceda el Costo Total Planificado o
Planeado.

Un valor negativo mayor para un umbral VAC

indica que una cierta cantidad de sobrecosto
puede ser tolerada antes de generar una alerta.

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1-115
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alerta es generada si el CPI cae más allá de

los umbrales definidos.

El CPI es calculado como .

CPI

Cost Performance Sin unidad

Un valor menor que 1 indica que el costo actual
Index
ha excedido el valor del trabajo efectivamente
realizado.

Si el valor más bajo del umbral les definido como

1, una alarma es generada cada vez que el costo
actual excede el valor del trabajo realizado.

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1-116
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alarma es generada si el SPI (la razón entre

el valor Ganado del trabajo realizado y el costo
del trabajo que fue programado) cae más allá de
los umbrales definidos.

El SPI es calculado como .

SPI

Schedule Performace Sin unidad

Index Un valor menor a 1 indica que menos trabajo fue
realizado en comparación con la programación.

Si el umbral es definido como 1, una alarma es

generada cada vez que el valor del trabajo
realizado caiga por debajo bajo del costo
esperado del trabajo a realizar, de acuerdo a la
programación.

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1-117
 Unidad de
Treshold Parameter Descripción
Medida

Una alarma es generada si el SVI (la razón entre

el SV y el PV) cae más allá de los umbrales
definidos.

El SVI es calculado como

SVI

Schedule Variance Sin unidad

Index Un valor menor que cero indica que el valor del
trabajo realizado es menor que el que fue
programado.

Si el umbral es cero, una alarma es generada

cada vez que el valor del trabajo realizado caiga
por debajo del valor costo esperado del trabajo.

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1-118
  Definir los límites inferior y superior del umbral, considerando que pueden existir
umbrales que no requieran ambos extremos, en cuyo caso se dejará el segundo
parámetro en blanco.

El limite inferior indica el menor valor que puede tener la variable sin que genere una
alerta. Si la variable toma un valor menor al Lower Threshold, el monitoreo de la variable
generará un issue

Variable SPI (ratio)  Lower Threshold = 0.95

Se generará una alerta cuando el SPI de la actividad o del WBS

tome un valor inferior a 0.95

El limite superior indica el máximo valor que puede tener la variable sin que se genere una
alerta. Si la variable toma un valor mayor al Upper Threshold, el monitoreo de la variable
generará un issue.

Variable Cost % of Budget (%)  Upper Threshold = 80%

Se generará una alerta cuando el Costo total del proyecto supere el

80% del presupuesto asignado a la actividad o al WBS

Si se requiere un rango de varibales, se puede configurar un valor superior e inferiror para

monitorar.

Variable Start Date Variance (days)  Lower Threshold = -4

Variable Start Date Variance (days)  Upper Threshold = 2

Se generará una alerta cuando la fecha de inicio de la actividad o WBS tenga un atraso
mayor a 4 días o un adelanto mayor a 2 días

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1-119
  Configurar el foco del monitoreo, indicando si el threshold se realizará a nivel de
WBS o actividad

Generar Issues

Luego de configurado el umbral, se debe desplegar el botón en la barra de Edición

(a la derecha de la pantalla) y luego presionarlo para que se generen las alertas de
acuerdo a las configuraciones realizadas.

Si existen actividades o WBS que cumplan con los requisitos para generar una alerta, se
mostrará un mensaje indicando la cantidad de “Issues” para este umbral:

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1-120
 Seguimiento y Control de Issues

Una vez generadas todas las alertas, se puede realizar un seguimiento de ellas mediante
la vista Issues, en la que muestran todas las alertas que se hayan generado, pudiendo ser
organizadas de acuerdo a distintos criterios (por ejemplo, estado de atención).

Cuando la alerta se atiende y configuran los parámetros para delegar responsabilidades,

se puede enviar la información por correo para su atención y solución

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1-121
 Taller 6

Durante el proceso de control de los primeros meses de ejecución del proyecto, la

dirección de éste evidencio que es necesario poder almacenar la información de
rendimientos mensuales de las actividades, pero no de manera lineal como es lo que
actualmente ocurre. Además el jefe de Programación y control del proyecto indicó que es
necesario configurar parámetros de umbral los cuales generen alertas de cambios
realizados en la ejecución del proyecto que puedan incurrir en problemas que no se
puedan identificar a tiempo.

En base a estos requerimientos, se le solicita que antes de ingresar el avance de éstos

últimos 4 meses de ejecución, realice las siguientes acciones.

- Configurar un parámetro de umbral (threshold), para que cuando una actividad del
cronograma quede con un total float negativo luego de programar, identifique con
una alerta éste cambio.

- Configurar un parámetro de umbral para que cuando después de ingresar avances a

las actividades, se genere una alerta que pueda identificar que actividad del
cronograma aumentó en un 20% su duración.

- Luego de tener las configuraciones antes señaladas, se le entrega una planilla en la

cual aparece la información de avance de las actividades durante estos últimos
cuatro meses. La dirección del proyecto decidió que era necesario almacenar la
información de rendimientos de manera mensual desde el día 05 de cada mes, es
por ello que la información entregada es visualizada de esa manera en la siguiente
tabla:

PERIODO ACTIVITY ID START FINISH % AVANCE A.L.U R.L.U

MES1 01-05 AL 31-05 LH1120 25-may-10 20% 20 70
LH1120 25-may-10 18-jun-10 100% 90 0
MES 2 01-06 A 30-06
LH1130 21-jun-10 40% 30 50
LH1130 21-jun-10 05-jul-10 100% 80 0
MES 3 01-07 A 31-07 LH1140 06-jul-10 22-jul-10 100% 50 0
LH1150 20-jul-10 50% 20 20
LH1150 20-jul-10 09-ago-10 100% 30 0
MES 4 01-08 A 31-08 LH1180 10-ago-10 29-ago-10 100% 280 0
LH1200 30-ago-10 10% 20 204
MES 5 01-09 A 30-09 LH1200 30-ago-10 03-oct-10 100% 220 0

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1-122
Con ésta información se debe almacenar los datos por periodo financiero, posteriormente
deberá mostrar la curva de como se distribuyen éstas horas gastadas en el tiempo y
analizar la diferencia que existe en comparación a la distribución lineal.

Luego el jefe de programación y control le solicita un reporte con todas las alertas que se
originaron con la nueva información ingresada al proyecto, con tal de poder realizar
acciones de mitigación frente a un futuro problema.

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 2.7. Analisis con Función “Tracking”

Otra herramienta que permite realizar análisis de la cartera de proyectos junto con las
actividades y recursos involucrados, es el modulo de Primavera llamado “Tracking”. Entre
las principales funciones que tiene ésta vista, se puden destascar las siguientes:

 Control de datos consolidados de los proyectos (menú Tools/Summarize).

 Análisis de indicadores para los proyectos de manera directa, rápida y completa.

 Comparación de distitntos proyectos sin necesidad de abrirlos.

 Gestión del valor ganado desde una visión empresarial, analizando la cartera.

 Análisis rápido y completo de contratistas para cada proyecto.

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Como se puede observar en la imagen anterior, permite tener una visión general de la
0cartera de proyectos y en paralelo observar el detalle de cada uno de los nodos del EPS y
la asignación de recursos correspondiente. Todas estas vistas pueden ser personalizadas
en un layout y recuperadas por el usuario cuando necesite ocuparlas.

Las distintas partes de ésta vista se desglosan en las siguientes partes:

1. Despliegue de proyectos:

Se visualizan todos los nodos del EPS con sus respectivos proyectos, los cuales a
su vez se desglosan en el WBS de cada uno de éstos.

Se pueden editar las Columnas y agregar Filtros, pero no está permitido

personalizar la forma de Agrupar y ordenar.

En ésta área se selecciona la información para desplegar en los otros sectores de la

vista, donde se puede desplegar la información tanto a nivel de nodos de EPS
como para cada uno de los niveles del WBS.

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2. Información de proyectos

Es un sector exclusivo para visualizar la información de manera tabular y en

barras, pero sin afectar el despliegue de curvas (sector 3).

En éste sector se pude configurar las columnas de información, se pueden aplicar

filtros y personalizar los parámetros para agrupar y ordenar.

Se puede personalizar el despliegue de la Carta Gantt al igual que en la vista de

Actividades, donde es posible configurar barras y línea de tiempo.

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3. Despliegue de curvas y tablas

En éste sector se puede visualizar las curvas relacionadas a los costos y unidades
del o los proyectos selecionados en el sector 1. Además se pueden desplegar las
curvas del valor ganado y el histrograma por fecha de los datos seleccionados.

Se puede visualizar la distribución tabular en el tiempo de los costos y unidades,

donde además se puede configurar que información de columnas se desea mostrar
en la tabla.

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 Taller 7

Dentro de la cartera de proyectos de la empresa a la cual usted pertenece, existe un

proyecto en etapa de análisis, en donde se desea realizar el seguimiento y análisis de la
programación, recursos y costos de cada uno de los contratistas del proyecto. Además se
especifica que la visualización de la información tiene que ser en base a los entregables
del proyecto, donde podamos gestionar el método del valor ganado a través de sus
indicadores para la etapa de control y a la vez, visualizarlo gráficamente de manera fácil y
rápida.

A usted como profesional experto en Primavera P6 se le encarga preparar un layout que

contenga toda la información antes detallada, con tal de poder desplegarla
inmediatamente en el momento que sea requerida.

Para esto usted debe trabajar bajo la vista “Tracking” de Primavera P6, donde debe
configurar tanto las ventanas que se deben mostrar como las columnas de información
necesarias antes requeridas.

Finalmente debe guardar el Layout como “Análisis de Proyecto” y exportarlo para poder
enviarlo a gerencia quienes tienen solo versiones Stand Alone de Primavera P6.

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