DEPARTAMENTO

DE
ORGANIZACIÓN

Y SISTEMAS

APROBADO MEDIANTE RESOLUCION RECTORAL

Nº187/2007

Ejemplar
SANTA CRUZ-BOLIVIA
MAYO de 2016
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Nota: La documentación de aprobación del presente reglamento

1 se encuentra al final del mismo.
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“MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA”

(Reglamento Interno de la U.A.G.R.M.)

CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

Articulo1: Definición

El presente Reglamento Interno es un conjunto de normas y

procedimientos para ejecutar gastos denominados “menores”
a cargo de las distintas Unidades Académicas y Administrativas.

Los fondos de Caja Chica solo se deben destinar para el pago de

obligaciones contempladas en la Programación Operaciones
Anual y en el Presupuesto de la Unidad.

Artículo 2: Objetivos

Tiene los siguientes objetivos:

a) Asegurar el adecuado funcionamiento y manejo de los

Fondos de Caja Chica de la Universidad Autónoma Gabriel
René Moreno.

b) Establecer adecuados procedimientos administrativos para la

asignación, utilización y reposición de Caja Chica.

c) Establecer las funciones y responsabilidades que deben

cumplir los encargados en el manejo, administración y
presentación de los documentos que respaldan los descargos
de las transacciones efectuadas.

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d) Establecer la relación entre los Cargos de cuenta

documentada, el Manejo de Fondos de Caja Chica, el Sistema
de Tesorería, los Sistemas regulados por la Ley 1178
(SAFCO) y la Ley 843.

Articulo 3: Base legal

El Manejo de Fondos de Caja Chica de la Universidad Autónoma

Gabriel René Moreno tiene la siguiente base legal que sustenta
sus operaciones:

a) La Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental (Ley

SAFCO), del 20 de julio de 1990.

b) Las Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado,

R.S. Nº 218056, del 30 de julio de 1997.

c) Reglamento Específico del Sistema de Tesorería de la

UAGRM.

d) El Estatuto Orgánico de la U.A.G.R.M. y las Resoluciones del

I.C.U.

e) Las Directrices de Formulación Presupuestarias que se

emiten para cada gestión anual.

f) Ley 843 (Texto ordenado vigente).

g) Resolución Administrativa No 05-0043-99 en los puntos 14 y

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Articulo 4: Ámbito de Aplicación

Será de aplicación obligatoria en todas las unidades Académico,

Administrativas, Unidades Desconcentradas, Proyectos y
Programas sobre los cuales la Universidad tenga tuición y que
soliciten cargos de cuenta para el funcionamiento de Caja Chica.

Articulo 5: Concepto

Los fondos de Caja Chica estarán destinados exclusivamente

para gastos de la Institución, tales como: Comunicaciones,
transporte local (taxi, micro), papel de escritorio, material de
limpieza, tasas, rodajes, combustibles (montos pequeños),

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fotocopias y útiles de escritorio y oficina (montos pequeños), y

otros.

Articulo 6: Niveles Operativos

a) El Señor Rector

Autoriza la apertura de las cajas chicas en las unidades que

justifiquen su requerimiento y necesidad y que se encuentren
contempladas en su Programa Operativo Anual y en el
presupuesto de la unidad solicitante

Para la aplicación del presente Reglamento se establecen los

siguientes niveles:

b) El Director Administrativo y Financiero, Decanos,

Directores, Sub Daf y Jefes de Unidad.

Serán los encargados de:

1) Implantar el presente Reglamento dentro de las unidades

facultativas, administrativas, unidades desconcentradas,
programas y proyectos sobre los cuales la Universidad
tiene tuición.

2) Supervisar y verificar que la administración, operación,

funcionamiento y el manejo de fondos de caja chica de la
Universidad se realice en estricto cumplimiento al presente
Reglamento.

3) Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento, las normas

básicas y los Reglamentos Específicos para los Sistemas
de Administración y Control Gubernamental, Ley 843, así
como todas las normas legales referidas al uso y manejo
de los recursos públicos.

4) El Director Administrativo y Financiero autorizara el pago

mediante caja chica (Tesorería) a las unidades solicitantes
de acuerdo a sus requerimientos, hasta un monto de Bs.
4000.-

5) Los Decanos, Directores y Jefes de Unidad autorizar el

pago mediante caja chica y de acuerdo a sus requerimiento
hasta un 20% del monto asignados.

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c) El Sub Director Administrativo y Financiero, dependiente

de la Dirección Administrativa y Financiera de la Universidad,
es el responsable de:

1) Supervisar que las operaciones, funcionamiento y manejo

de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a
criterios expuestos en el presente Reglamento.

2) Autorizar el pago o adquisición mediante Caja Chica a las

unidades solicitantes y de acuerdo a sus requerimientos,
hasta un monto de Bs. 2500.-.

3) Realizar la coordinación con los funcionarios

responsables para la administración y manejo de los
fondos destinados a Caja Chica.

4) Diseñar e implantar registros de las operaciones

financieras realizadas con fondos de Caja Chica, para su
correspondiente control.

c) Contabilidad :

Contabilidad es responsable de realizar lo siguiente:

1) Exigir la certificación presupuestaria que confirme la

disponibilidad de los recursos.

2) Exigir que las facturas presentadas como descargo estén

respaldadas con los formularios de Solicitudes de
compras, debidamente autorizados por el Jefe de Unidad.

3) Que las facturas por concepto de fotocopias y anillados,

estén expuestas en el formulario de Planilla de
Fotocopias (Form.PF-CCH-03)

4) Las facturas presentadas lleven el sello de cancelado, y

el sello preimpreso del proveedor, o nombre y firma del
vendedor

5) Comprobar que las facturas presentadas en moneda

extranjera, estén expresadas en Moneda Nacional
utilizando el tipo de cambio oficial de venta del dólar del
día en la que se efectuó dicha transacción.

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6) Verificar la presentación en el detalle de movimiento de

los Fondos de Caja Chica y en forma ordenada, utilizando
para este efecto los formularios de Reposición de fondos
de Caja Chica y/o Rendición y cierre de Caja Chica,
según corresponda.

7) El encargado de revisar las solicitudes por rembolso de

caja chica debe verificar la autenticidad de las facturas en
sofware de Servicios de Impuestos Internos.

e) Departamento de Presupuesto

El Departamento de presupuestos debe presentar el informe

donde certifique que la unidad solicitante cuenta con la
asignación de recursos para efectuar gastos menores de
acuerdo a su requerimiento.

Articulo 7: Funcionarios Responsables

La Caja Chica debe ser administrada por un funcionario que será

designado por el Jefe superior de la unidad y cumplirá con lo
siguiente:

a) Responder por la administración, manejo y custodia de los

recursos recibidos, en estricta aplicación de las normas y
procedimientos descritos en el presente Reglamento y las
disposiciones legales en vigencia.

b) El Encargado de administrar la caja chica, debe firmar el

comprobante de egreso, la solicitud de apertura y rendición de
cargo de cuenta y el cargo de cuenta, así como de la
documentación que respaldan los egresos.

c) De acuerdo a la Ley No. 1178 (SAFCO), el jefe de la unidad

solicitante, de quien depende el encargado de la caja chica,
asume también responsabilidad por la aplicación y
cumplimiento de las normas que regulan el funcionamiento de
los fondos de Caja Chica.

Articulo 8: Responsabilidades

a) La autoridad o Jefe de la unidad y el responsable de la

administración y control de los recursos, están obligados a

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conocer plenamente el contenido del presente Reglamento y

proceder a su estricta aplicación.

b) La autoridad o Jefe y el responsable de administrar la Caja

Chica son directos responsables por el manejo de los
recursos, de las facturas y por la documentación que
respaldan los egresos realizados.

c) La autoridad o Jefe que apruebe gastos considerados

indebidos y el encargado que efectúe el desembolso, son
responsables por los mismos y están obligados a responder
con la devolución en efectivo, independientemente de las
responsabilidades establecidas en la Ley 1178 (SAFCO).

d) El jefe de la Unidad debe exigir al responsable de la Caja

Chica presentar su rendición de cuentas de los gastos
realizados al momento de su retiro de la Institución o
transferencia a otra dependencia; caso contrario no debe
efectuarse desembolsos por concepto de caja chica a la
unidad mientras no realice la rendición y cierre.

e) Las infracciones al presente Reglamento Interno generará o

dará origen a las responsabilidades establecidas en la Ley
1178 (SAFCO) y en el Decreto Supremo Nº 23318-A
(Responsabilidad por la Función Pública).

f) Presentar la documentación respaldatoria de acuerdo a

requerimientos exigidos en el Reglamento Interno de Apertura
y Rendición de cargos de cuenta en el Art. 28.

Articulo 9: Difusión

La Dirección Administrativa y Financiera es responsable por la

publicación, difusión e implantación del presente Reglamento
Interno en las unidades académicas, administrativas, unidades
desconcentradas, programas y proyectos sobre las que tiene
tuición la Universidad.

Articulo 10: Normas de Referencia

De presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la

interpretación del presente Reglamento Interno, éstas serán
solucionadas en los alcances y previsiones de la Ley No. 1178 ,
las Normas Básicas del Sistema de Tesorería del Estado, R.S.
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218056 y el Reglamento Específico del Sistema de Tesorería de

la U.A.G.R.M.

Articulo11: Revisión y Actualización

De ser necesario actualizar y/o modificar los articulados del

presente Reglamento, como resultado de la experiencia, de su
aplicación, del funcionamiento y de los sistemas de
Administración y Control Gubernamental, el mismo debe ser
sujeto a revisión y ajuste en concordancia a nuevas disposiciones
legales.

La Unidad de Organización y Sistemas es la responsable de

elaborar las enmiendas o el nuevo reglamento y presentarlo al
Señor Rector para su consideración y aprobación
correspondiente.

Articulo12: Verificación de Aplicación

La aplicación del presente Reglamento Interno debe ser evaluada

y verificada por la Unidad de Auditoria Interna de conformidad a
disposiciones legales en vigencia, debiendo emitir su informe
oportunamente para la toma de las acciones necesarias.

CAPITULO II
MARCO CONCEPTUAL

Articulo13: Definición

Con la finalidad de facilitar el uso y comprensión del presente

Reglamento Interno, a continuación se definen algunos de los
términos más utilizados:

a) Cargo de Cuenta: Es el registro contable por la entrega de

dinero mediante fondos en avance para un determinado fin,
Su propósito es el de capturar datos en forma integral y

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establecer responsabilidades por la autorización, proceso y

supervisión de la operación.

b) Devengado: Ingreso y Gastos reconocidos como percibidos o

incurridos, aunque no hayan sido recibidos o pagados.

c) Documentos de Respaldo: Constituyen los documentos que

respaldan desde la solicitud hasta las transacciones realizadas
por las erogaciones que se realizaron tales como: Facturas,
pro formas, cuadros comparativos planillas, autorizaciones
escritas, etc.

d) Egresos de Tesorería: Son todos aquellos pagos que realiza

la Tesorería para atender sus gastos corrientes y de capital.

e) Ejecución Presupuestaria: Corresponde a las actividades

relacionadas con los devengamientos y pagos de obligaciones,
a partir de la aprobación del presupuesto y la efectiva
realización del pago.

f) Fondos en Avance: Contablemente los fondos en Avance

constituyen una cuenta del Activo Corriente Exigible. Estos
fondos están bajo la responsabilidad del funcionario que los
recibe, quien debe responder por los mismos mediante
rendición de cuenta documentada, por intermedio del
Sistema Contable, y necesariamente dentro del periodo fiscal
en el que se produjo la entrega, para de esta manera afectar la
ejecución presupuestaria y los resultados del ejercicio.

g) Oferentes o Proveedores: Personas naturales y/o jurídicas

que tengan la capacidad de contratar con U.A.G.R.M para
atender servicios, proveer bienes y materiales.

CAPITULO III
AUTORIZACION PARA EL FUNCIONAMIENTO

Articulo14: Objetivo

El objetivo de las Cajas Chicas es disponer de recursos

financieros para atender gastos menores y de emergencia
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comprendidos en las partidas presupuestarias 20 000 “Servicios

no Personales” y 30 000 “Materiales y Suministros”,
respectivamente, evitando que las actividades programadas se
paralicen o posterguen debido a la falta de ciertos bienes y/o
servicios que son considerados necesarios para el cumplimiento
de las mismas.

Articulo 15: Solicitud de Apertura

El Jefe de la Unidad Académica o Administrativa que realiza el

requerimiento, deberá efectuar la solicitud considerando los
siguientes aspectos:

a) Solicitud de Apertura y rendición de cargos de cuenta

documentada dirigida al Director Administrativo y Financiero,
firmada por el Jefe de la Unidad, argumentando y
justificando la necesidad de disponer Caja Chica en la
unidad.

b) Indicar el nombre, apellido y cargo del funcionario

universitario que será el responsable de la administración,
manejo y custodio de estos recursos financieros.

c) Presentar reporte de contabilidad sobre el estado de cuenta

del funcionario que será responsable de la caja chica para
demostrar que no tiene cargos de cuenta pendientes de
rendición cualquiera sea el origen.

d) Aceptar el conocimiento de las normas y disposiciones que

regulan el manejo de estos recursos financieros, así como
las posibles sanciones en el caso de infringirlas o no
observar su estricto y fiel cumplimiento.

Articulo 16: Evaluación de Solicitudes

Será realizada por el Director Administrativo y Financiero y/o el

Sub Director Administrativo y Financiero, quienes basándose en
criterios técnicos y considerando la relevancia, pertinencia y
oportunidad deberán informar al Señor Rector sobre la
procedencia o no de cada una de las solicitudes.

Articulo 17: Autorización

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Cumplidos con los requisitos establecidos en los artículos

precedentes, el Sr. Rector de acuerdo a las características de la
unidad autorizará la apertura de la caja chica.

Articulo 18: Vigencia de la Caja Chica

La autorización para el funcionamiento de la Caja Chica debe

establecer claramente que solo tiene vigencia para un “Ejercicio
Presupuestario” es decir un año, de enero a diciembre. Sin
embargo una vez cumplido el periodo podrá renovarse, siempre
que sea solicitada y autorizada según se estipula en el presente
Reglamento.

Articulo 19: Montos máximos para Caja Chica

El funcionamiento de cada Caja Chica se establecerá

considerando las características de la Unidad solicitante, las
respectivas justificaciones y el tipo de gastos autorizados a
efectuar. Sin embargo, para cada caso se fijan como monto
máximos los siguientes:

 Caja Chica Rectorado Bs. 10.000.-

 Caja Chica de Tesorería Bs. 40.000.-

 Departamento Legal Bs. 10.000.-

 Departamento de Suministro Bs- 5000.-

 Otras Cajas Chicas (de acuerdo al monto asignado)

Articulo 20: Cambio del Funcionario Responsable de la caja chica

Para cambiar o reemplazar al funcionario responsable de Caja

Chica se debe realizar, previamente el siguiente procedimiento:

a) El responsable de Caja Chica saliente debe presentar la

documentación necesaria en la rendición de cuentas por el
total gastado hasta el momento de su cambio. De existir
saldo en efectivo debe depositar dicho saldo en Caja de
Tesorería y el recibo formará parte de su descargo para el
cierre de su cargo de cuenta.

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b) El Jefe de la Unidad informará al Director Administrativo y

Financiero y al Sub Director Administrativo y Financiero del
cambio, indicando el nombre del nuevo funcionario
responsable del manejo de esos fondos y solicitando que el
próximo desembolso se realice al nombre indicado.

CAPITULO IV

DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS CHICAS

Articulo 21: Funcionamiento

Una vez autorizada la apertura para el funcionamiento de Caja

Chica, el Director Administrativo y Financiero procederá de la
siguiente manera:

a) Instruir, considerando la liquidez y las prioridades financieras,

el respectivo desembolso a nombre del responsable del
manejo de dichos recursos.

b) Exigir, al encargado de Caja Chica llevar el control de saldos

de las partidas presupuestarias.

La otorgación de fondos de Caja Tesorería debe contar con la

autorización firmada por: el Señor Rector y/o Secretario General,
Director Administrativo y Financiero ó Sub Director Administrativo
Financiero.

Articulo 22: Verificación del proceso

Previo a cualquier desembolso, el responsable de la

administración y manejo de los Fondos de Caja Chica, verificará
que el trámite y la documentación sustentatoria cumplan con lo
establecido en el presente Reglamento, en el Reglamento de
Apertura y Rendición de cargos de cuentas y otras disposiciones
vigentes.

Articulo 23: Monto Máximo de cada compra con Fondos de Caja Chica

Para que el funcionamiento de las Cajas Chicas se enmarque en

el objetivo definido en el Artículo 14 del presente Reglamento, el

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 U.A.G.R.M._______________________________________________Organización y Sistemas

monto máximo de cada compra de bienes y/o servicios no podrá

exceder los siguientes porcentajes:

a) Caja Chica Rectorado 10% del total del fondo

b) Caja Chica de Tesorería 7.5% del total del fondo.

c) Caja Departamento Legal 10% del total del fondo.

d) Caja Departamento Suministro 10% del total del fondo.

e) Otras Cajas Chicas 20% del total del fondo.

Articulo 24: Formulario de solicitud de Compras

Para la ejecución de una compra con fondos de Caja Chica, el

funcionario que solicita la compra debe llenar el formulario
“Solicitud de Compras con Fondos de Caja Chica” (Anexos Form.
TU-AR-1-CH-03), el mismo que debe ser autorizado y firmado por
el jefe de la Unidad. La compra debe enmarcarse a las partidas
presupuestarias para las cuales fueron solicitadas y que se
encuentran reflejadas en la certificación presupuestaria. Esto de
acuerdo a las disposiciones establecidas por el “Reglamento de
compras y contrataciones de bienes, servicios generales y
consultoría” de la Universidad Autónoma Gabriel René Moreno”,
el “Reglamento de Compras y Contrataciones Menores” y “fondos
con cargos de cuenta documentada”.

Articulo 25: Recibo Provisional de Egreso de Fondos de Caja Chica

El responsable del manejo de Caja Chica debe efectuar

desembolsos en efectivo para el pago de bienes y/o servicios
menores adquiridos por algún funcionario de la institución. Estas
operaciones obligatoriamente deben ser respaldadas por un
“Recibo Provisional de Egreso de Fondos de Caja Chica” (Anexos
Form.TU-AR-1-CH-04), el cual debe ser llenado y firmado por el
responsable que administra la Caja Chica y por el funcionario
universitario que recibe los recursos financieros autorizado por el
jefe de la unidad. Debe contener la siguiente información:

a) Número de Recibo (pre-numerado).

b) Unidad Solicitante

c) Nombre y datos personales del solicitante

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d) Fecha de desembolso.

e) Monto del desembolso numeral y literal.

f) Destino de los fondos obtenidos.

g) Autorización por el jefe de la unidad.

Articulo 26: Plazo de Descargo

Todos los Funcionarios Universitarios que reciban recursos de

Caja Chica, para realizar el pago de servicios o compras están
obligados a realizar la rendición de cuenta presentando las
facturas de descargo pertinentes, en el plazo máximo de 72
horas hábiles, posteriores a la recepción de los fondos.

CAPITULO V
CONTROL Y REPOSICION DE FONDOS

Articulo 27: Arqueos de Caja

Los funcionarios responsables de la administración y custodio de

Caja Chica están obligados a mantener al día y en forma
ordenada todos los registros del movimiento financiero, la
documentación sustentatoria de los gastos realizados y los saldos
de efectivo existente, en previsión de los arqueos de caja
rutinarios o sorpresivos que se pudieran realizar.

Articulo 28: Rendición de Cuentas

Los funcionarios Universitarios responsables de caja chica

deben rendir cuenta del dinero recibido y administrado, mediante
los formularios Reposición de Fondos de Caja Chica (Anexos
Form.R-CCH-04) y Rendición y Cierre de Caja Chica (Anexos
Form.RC-CCH-05). identificando el programa y partida
presupuestaria de los gastos realizados, en los siguientes casos:

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 U.A.G.R.M._______________________________________________Organización y Sistemas

a) Cuando se tramite la reposición de fondos de Caja Chica.

b) Cuando se cambie el responsable de la administración.

c) Anualmente para el cierre del ejercicio de la gestión.

Articulo 29: Detalle de Rendición de Cuentas

Para la presentación de las rendiciones de cuentas el funcionario

encargado debe tomar en cuenta los siguientes puntos:

a) Por toda compra o servicio efectuado debe exigir la

correspondiente factura fiscal.

b) El original de las facturas debe llevar el sello de cancelado y

el sello de la empresa proveedora. En caso de que no tenga
sello la factura debe contar con firma y aclaración de la firma
del proveedor.

c) Las compras o servicio superiores a Bs. 5.- deben respaldarse

con factura, para el pago de transporte dentro del radio
urbano debe utilizarse el formulario TU-AR-1-CH-03.

d) El importe total facturado debe ser expresado

obligatoriamente en Moneda Nacional en forma numérica y
literal.

e) Si la facturación se expresa en Moneda Extranjera, el importe

total consignado, debe ser totalizado en Moneda Nacional
utilizando para este efecto el tipo de cambio oficial de venta
del dólar Estadounidense vigente al día de la transacción.

f) La factura debe contener el nombre del artículo y el precio

para cada caso. No se reconocerán aquellas que tengan el
rotulo o títulos de VARIOS.

g) Toda compra debe ser realizada a nombre de la U.A.G.R.M.,

su NIT y el nombre de la unidad solicitante, en ningún caso a
nombre de terceras personas.

h) Las facturas que presenten alteraciones, enmiendas o

borrones serán anuladas y no tomadas en cuenta como
descargo.
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 U.A.G.R.M._______________________________________________Organización y Sistemas

i) Todas las facturas deben llevar en el reverso el sello y firma

de la autoridad o jefe de la unidad, lo que certificará que el
gasto ha sido efectuado con su autorización y la firma del
funcionario que recibe el material solicitado y el Vº Bº del jefe
de la unidad

j) En caso de trabajos de mantenimiento de vehículos deben

contar con el respectivo informe técnico.

k) Toda factura por compra de materiales eléctricos y de

plomería deberá contar con el “Recibido conforme” del técnico
electricista ó plomero y además el Vº Bº del Jefe de la unidad
donde se ejecuta el trabajo de reparación ó mantenimiento de
las instalaciones.

l) Las facturas por afiches u otro tipo de impresiones, deberá

especificar el trabajo realizado y adjuntar el modelo como
descargo.

m) Toda factura por refrigerio para las sesiones del Ilustre

Consejo Universitario deben estar respaldadas con la R.R. Nº
210 B 2001.

Articulo 30: Reposición de Fondos de Caja Chica

Cuando la ejecución de gastos se encuentre en un 70% del monto

autorizado para el funcionamiento de la Caja Chica, el funcionario
responsable solicitará la reposición de los recursos utilizados,
mediante el llenado del Formulario “Reposición de Fondos de
Caja Chica” (Anexos, Form.R-CCH-04), previo cumplimiento de lo
siguiente:

a) Verificar, el uso del formulario “Solicitud de Compras”

(Anexos, Form. TU-AR-1-CH-03) y se encuentre firmado por
el solicitante y autorizado por el jefe de la Unidad, para cada
compra.

b) Asegurar que la reposición de fondos de Caja Chica se haya

realizado en concordancia a las partidas presupuestarias
solicitadas.

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 U.A.G.R.M._______________________________________________Organización y Sistemas

c) Verificar que cada solicitud tenga la respectiva certificación

presupuestaria. Este trámite se realizará para el desembolso
de caja chica Tesorería.

d) Verificar que las facturas que respaldan las compras tengan

firma del funcionario que recepciona el material, certificando
que dicho bien o servicio fue destinado a esa repartición.

e) Ordenar y agrupar por programa y partida, según el

clasificador por objeto del gasto, de acuerdo a las facturas de
las compras efectuadas.

Articulo 31: Formulario de Reposición de Fondos de Caja Chica

Para solicitar la reposición de fondos de Caja Chica se debe llenar

el formulario (Anexos Form.R-CCH-04), el cual debe detallar
claramente lo siguiente:

a) Dependencia de la Caja Chica (Unidad Académica o

Administrativa).

b) Identificación del funcionario nombre, cargo y código del

responsable de los fondos, número del Cargo de Cuenta y
Comprobante de Egreso.

c) Movimiento de fondos: monto inicial asignado, saldo periodo al

que corresponde el movimiento y porcentaje utilizado de
fondos.

d) Detalle de gasto: fecha de compra, programa (s), partida de

gasto, No de factura, detalle e importe en bolivianos y total
general.

e) Saldo del efectivo que se tiene a la fecha en Caja Chica.

f) Número de reembolso realizado en la gestión.

g) Periodo de tiempo que comprende la reposición.

h) Total de gastos realizados y monto a reponer.

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 U.A.G.R.M._______________________________________________Organización y Sistemas

i) Firma y sello del Jefe de la Unidad, como constancia de que

los gastos se han realizado de acuerdo a normas establecidas
en el presente Reglamento.

j) La solicitud para fotocopias y anillados deben realizarse

mediante el formulario de “Planilla de Fotocopias y Anillados)
(Anexos Form. TU-AR-1-CH-05) y adjuntar la facturas
correspondientes a gastos efectuados.

CAPITULO VI
DE LAS PROHIBICIONES E INCUMPLIMIENTO

Articulo 32: Incompatibilidad de funciones

El manejo de fondos de Caja Chica no debe ser administrado por:

Jefes de Unidad, Sección, División, Departamentos, Direcciones,
Decanos, Jefes de Carrera y otros niveles jerárquicos, sino
exclusivamente por personal subalterno responsable (Normas
Básicas de Control Interno 120.04 Ref. Téc. “Separación de
funciones incompatibles”).

Articulo 33: Límites de compra

Queda expresamente prohibido que autoridades superiores

cualquiera sea su jerarquía o los encargados del manejo de
fondos de Caja Chica, autoricen compras cuyos montos superen
los porcentajes establecidos en el Articulo 23 del presente
Reglamento.

Articulo 34: Compras no autorizadas

Adquirir bienes y/o servicios que no estén incluidos en el

Programa Operativo Anual y en el respectivo presupuesto de la
unidad solicitante y por tanto no cuenten con la respectiva
certificación presupuestaria; es decir, no deben efectuarse
adquisiciones distintas a las solicitadas y/o autorizadas.

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 U.A.G.R.M._______________________________________________Organización y Sistemas

Articulo 35: Cobertura de la Caja Chica

Todas las Unidades que dispongan de fondos de Caja Chica no

podrán realizar ni requerir compras ni utilizar recursos de otra
Caja Chica incluida la Caja Chica de Tesorería, a excepción de
las compras efectuadas por la oficina de Suministros. (Si las
compras superan el 20% de los fondos asignados)

Articulo 36: Gastos no Reconocidos

No se reconocerán como gastos de Caja Chica los siguientes:

a) Agasajos, festejos y homenajes de cualquier naturaleza.

b) Regalos, premios, donaciones y ofrendas florales de ninguna

índole.

c) Publicaciones en radio, televisión y periódico. Toda publicación

debe realizarse en sujeción a lo dispuesto por el Reglamento
de Contratación de Servicios de Publicación y Comunicación.

d) Otorgamiento de préstamos personales o anticipo de sueldos.

e) Compra de medicamentos en general.

f) Refrigerios en general (sodas, refrescos, jugos y otros;

salteñas, sándwich, tortas, etc.), salvo por atención en las
sesiones del Ilustre Consejo Universitario y gastos de
representación del señor Rector.

g) Compra de bebidas alcohólicas en general.

h) Pago de matrículas por cursos, seminarios y otros similares.

i) Compra de bienes de uso (activos fijos).

j) Pago de estipendios, viáticos y pasajes.

k) Certificación Presupuestaria negativa, en cuyo caso el

encargado de Caja Chica debe paralizar el trámite e indicar
por escrito al funcionario universitario responsable de la
actividad, que previamente se deberá subsanar está
deficiencia.

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 U.A.G.R.M._______________________________________________Organización y Sistemas

Artículo 37: Del plazo de descargo

Vencido el plazo para el descargo, los funcionarios que recibieron

fondos de Caja Chica para pagos por servicios o compras
menores (Artículo 26 del presente Reglamento), el responsable
del manejo de la Caja Chica deberá enviar a la Sub Dirección
Administrativa y Financiera, mediante comunicación oficial, la
nómina de los funcionarios deudores, con los montos adeudados
y los recibos provisionales, para que se realice el descuento de
sus haberes. En tanto no se regularice esta situación los
funcionarios universitarios responsables de la administración de la
Caja Chica no podrán solicitar ni obtener nuevos fondos.

Articulo 38: Gastos indebidos

Las autoridades y el personal jerárquico, cualquiera sea su rango,

no podrán autorizar gastos considerados indebidos o
innecesarios. Quienes lo hicieren están obligados a devolver en
efectivo y en forma inmediata el monto erogado,
independientemente de las responsabilidades que emerjan de la
Ley 1178 (SAFCO).

Articulo 39: Fraccionamiento de Pedidos

Queda expresamente prohibido, bajo ningún argumento, realizar

el fraccionamiento de pedidos, mucho menos autorizarlos (Ley
No. 1178 Articulo 29).

Artículo 40: Nueva Apertura y Desembolso

Queda terminantemente prohibido aperturar o desembolsar la

Caja Chica para la Unidad y a nombre de otro funcionario sino se
realizó la rendición y cierre de la caja existente. El Jefe de Unidad
como co responsable de los recursos, está en la obligación de
exigir la presentación del descargo, a efecto de no entorpecer el
funcionamiento de su dependencia. (Art. 29 Ley No. 1178
SAFCO).

Articulo 41: Manejos inapropiados

Cuando existan indicios de manejo inapropiado de los fondos de

Caja Chica, el Jefe inmediato superior deberá informar al Director
Administrativo y Financiero para que se inicie el sumario

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correspondiente, mientras se ejecute la medida, se procederá al

cierre temporal de la Caja Chica.

CAPITULO VII
CIERRE DE LAS CAJAS CHICAS

Articulo 42: Para el cierre de las Cajas Chicas

Cualquier Caja Chica podrá ser cerrada cuando la instancia

competente así lo disponga, ello puede ocurrir por orden del
Señor Rector y/o del Director Administrativo y Financiero de la
Universidad.

Articulo 43: Causas para el cierre

El cierre de cualquier Caja Chica podrá ser instruido cuando:

a) Los ejecutivos de la institución consideren que la Caja Chica

de referencia ya cumplió su objetivo, para el cual fue creada.

b) Se considere que no es relevante ni oportuno su

funcionamiento.

c) No existan los recursos presupuestarios y financieros para su

funcionamiento.

d) El jefe de la unidad solicite formalmente su cierre.

e) Exista informe desfavorable de Auditoria Interna.

f) Los arqueos de caja demuestren indicios de manejo

inapropiado.

g) Las autoridades superiores consideren que los informes del

responsable no son satisfactorios.

h) Por transferencia ó retiro del funcionario responsable.

Articulo 44: Cierre de Gestión.-

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Todas las cajas chicas hasta el 15 de diciembre de cada año,

impostergablemente deberán presentar su rendición para el
cierre de Caja Chica y del “Ejercicio Presupuestario”, con la
finalidad de posibilitar la elaboración de los estados e informes
financieros. Para este efecto, los encargados deben presentar:

a) El formulario “Rendición y Cierre de Fondos de Caja Chica”

debidamente llenado ( Anexos Form. RC-CCH-05).

b) La documentación que respalda todos los gastos realizados.

c) Depositar en caja Tesorería el saldo del efectivo si hubiese, y

adjuntar a los documentos de descargo el recibo oficial.

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“MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA”

(Reglamento Interno de la U.A.G.R.M.)

INDICE

CAPITULO I 2

ASPECTOS GENERALES. 2
Artículo 1: (Definición) 2
Artículo 2: (Objetivos) 2
Artículo 3: (Base legal) 3
Artículo 4: (Ámbito de Aplicación) 3
Artículo 5: (Concepto) 3
Artículo 6: (Niveles Operativos) 4
Artículo 7: (Funcionarios Responsables) 6
Artículo 8: (Responsabilidades) 6
Artículo 9: (Difusión) 7
Artículo 10: (Normas de Referencia) 7
Articulo 11: (Revisión y Actualización) 7
Articulo 12: (Verificación de Aplicación) 8

CAPITULO II 8

MARCO CONCEPTUAL 8
Artículo 13: (Definición) 8

CAPITULO III 9

AUTORIZACION PARA EL FUNCIONAMIENTO 9

Artículo 14: (Objetivo) 9

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Artículo 15: (Solicitud de Apertura) 9

Artículo 16: (Evaluación de la Solicitudes) 10
Artículo 17: (Autorización) 10
Artículo 18: (Vigencia de la Caja Chica) 10
Artículo 19: (Montos máximos para Caja Chica) 11
Artículo 20: (Cambio del funcionario responsable de la caja chica) 11

CAPITULO IV 12

DEL FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS CHICAS 12

Artículo 21: (Funcionamiento) 12
Artículo 22: (Verificación del proceso) 12
Artículo 23: (Monto Máximo de cada compra con Fondos de Caja Chica) 12
Artículo 24: (Formulario de solicitud de Compras) 13
Artículo 25: (Recibo Provisional de Egresos de Fondos de Caja Chica) 13
Artículo 26: (Plazo de Descargo) 14

CAPITULO V 14

CONTROL Y REPOSICION DE FONDOS 14

Artículo 27: (Arqueos de Caja) 14
Artículo 28: (Rendición de Cuentas) 14
Artículo 29: (Detalle de Rendición de Cuentas) 15
Artículo 30: (Reposición de Fondos de Caja Chica) 16
Artículo 31: (Formulario de Reposición de Caja Chica) 16

CAPITULO VI 17

DE LAS PROHIBICIONES E INCUMPLIMIENTO 17

Artículo 32: (Incompatibilidad de funciones) 17
Artículo 33: (Límites de compra) 18
Artículo 34: (Compras no autorizadas) 18
Artículo 35: (Cobertura de Caja Chica) 18
Artículo 36: (Gastos no Reconocidos) 18
Artículo 37: (Del plazo de descargo) 19
Artículo 38: (Gastos indebidos) 19
Artículo 39: (Fraccionamiento de Pedidos) 19
Artículo 40: (Nueva Apertura y Desembolso) 20
Artículo 41: (Manejos inapropiados) 20

CAPITULO VII 20

CIERRE DE LAS CAJAS CHICAS 20

Artículo 42: (Para el cierre de las Cajas Chicas) 20
Artículo 43: (Causas para el cierre) 20
Artículo 44: (Cierre de Gestión) 21
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ANEXOS

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U.A.G.R.M. N° 00001
SOLICITUD DE COMPRA CON FONDOS
O. y S. FORM. SC-CCH-01
DE CAJA CHICA
UNIDAD SOLICITANTE:
……………………………………… ………………………………………………………………. Programa: ……………
RESPONSABLE:
Nombre completo:….……………………………………………………………………………… C.I……………………….

Cargo:……………………………………………………….. Código:………. Telef. Dom…………………………….

EGRESO DE FONDOS: (Para gastos menores)

Monto en Bs:………… Monto literal:……………………………………………….………………………. Bolivianos

Destino de Fondos: ……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………………………………
Lugar y Fecha: Santa Cruz, …….……de ……………..…………………..del 20……..

Responsable: Jefe de Unidad: Responsable de Caja Chica:

Firma Firma Firma

NOTA: El presente formulario debe ser llenado de acuerdo a un costo referencial de gasto y si fuese necesario ir acompañado
de facturas proforma, en conformidad a lo dispuesto en el Reglamento Interno “Compras Menores” de la U.A.G.R.M.

Copia 0 : Caja Chica.

Copia 1: Unidad Solicitante.

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U.A.G.R.M. N° 00001
RECIBO PROVISIONAL DE EGRESO DE
O. y S. FORM. RP- CCH-02
FONDOS DE CAJA CHICA
UNIDAD:

……………………………………… …………………………………………………………….. Telef. Of…………………

RESPONSABLE:

Nombre completo:….……………………………………………………………………………… C.I…………….………….

Cargo:…………………………………………………… Código:………. Telef. Dom.……………………………

EGRESO DE FONDOS: (excepcionalmente)

Monto en Bs.:…………… Monto literal:……………………………………………….………………………. Bolivianos

Destino de Fondos: ……………………………………………………………………………………………………………...

………………………………………………………………………………………………………………………………………
Responsable: Responsable Caja Chica:
Firma Firma

Lugar y Fecha: Santa Cruz, .…………de ………..………………………..del 20………..

Original : Caja Chica
Copia 1 : Funcionario Responsable

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U.A.G.R.M.
PLANILLA DE FOTOCOPIAS Y ANILLADOS N° 00001
O. y S. FORM. PF- CCH-03

Dependencia Universitaria:………………………………………………………………………………………………

N° CANTIDAD PRECIO
FECHA DETALLE
FACTURA
FOTOC ANILL. TOTAL
Unitario

TOTALES

Responsable de Fondos Caja Chica Jefe de Unidad

Firma:……………………………………………………….. Firma.…………………………………………………………

Lugar y Fecha: Santa Cruz,…..…………...de………..…………………………..……….de 20………..

NOTA: El presente formulario debe ser acompañado de las facturas respectivas, en conformidad a lo dispuesto en el
Reglamento Interno “Manejo de Fondos de Caja Chica” de la U.A.G.R.M.

Original Depto. Contabilidad

Copia 1 Responsable de Fondos C.Ch.

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U.A.G.R.M. N° 00001
REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA
O. y S. FORM. R-CCH-04
UNIDAD:

……………………………………… ………………………………………………………………..Telf. Of………………………

RESPONSABLE DE FONDOS:

Nombre Antiguedad…………………
completo:….………………………………………………………………………………….

Cargo:……………………………………………………… Código:…… Cargo de Cuenta Nº:……………………

REPOSICIÓN DE FONDOS:

Saldo Caja Chica Bs:.…………………… Nº de reembolso:…………. Periodo : del ……/……./…….hasta …../…../…..

Partida de Factura
Programa Gasto No. No. Detalle de Facturas Importe Bs.
Nº

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
TOTAL Bs.

NOTA.- Adjuntar las facturas de respaldo a la presente planilla.

Responsable Caja Chica Jefe de Unidad – Co responsable
Firma………………………………………… Firma………………………………………
Lugar y Fecha: Santa Cruz,……..…..de…………..…………………….de 20………
Original: Dpto. Contabilidad Copia 1: Responsable del Cargo de Cuenta.

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U.A.G.R.M. N° 00001
RENDICION Y CIERRE DE CAJA CHICA
O. y S. FORM. RC-CCH-05

RESPONSABLE DE FONDOS:

Nombre completo:….…………………………………………………………………………………. C.I: …………………….

Cargo:…………………………………………………. Código:……..… Cargo de Cuenta Nº:……………………

Unidad de la que Depende la Caja Chica:………………………………………………….....................................................

MOVIMIENTO DE FONDOS:

Monto Inicial Asignado Bs:…………………………..………………….. Periodo : del ……/…./….hasta …../…../……….

DETALLE DE LA RENDICION
Partida Factura
Nº Programa de Nº Detalle del Gasto Importe Bs.
Gasto Nº
1
2
3
4
5
6
7
8
9
TOTAL GASTADO
DEPOSITO EFECTIVO
TOTAL CAJA CHICA
Responsable de Fondos Caja Chica Jefe de Unidad –Co responsable
Firma.:………………………………………………… Firma.:……………………………………………………

Lugar y Fecha: Santa Cruz,…..…..de…………………………………….de 20………………………………………………

NOTA: El presente formulario debe ser acompañado de las facturas respectivas mas el recibo de depósito de caja del efectivo
sobrante (si hubiese)

Original: Dpto. Contabilidad

Copia1: Responsable de Fondos C.Ch.

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