Ç MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
ASISTENTE ADMINISTRATIVO INTEGRAL DE SUCURSAL
/AAS – 001.2.1.2.2
RIF.: J-31103099-9
V-855
I. Descripción:
Nivel Asistente
Denominación del cargo Asistente Administrativo Integral de Sucursal
Código AAS – 001.2.1.2.2
Dependencia Administración
Jefe Inmediato Coordinador Administrativo de Sucursal
II. Objetivo General:
Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando
documentación necesaria, revisando y realizando controles, a fin de dar cumplimiento a cada uno de los
procesos, lograr resultados eficientes y garantizar la prestación efectiva del servicio y la atención oportuna.
III. Descripción de las Funciones:
1. Atiende telefónica y personalmente, al público interno y externo.
2. Recibe, atiende y orienta al público en general y apoyar en los actos o eventos oficiales, tanto internos
como externos.
3. Controla y filtra las llamadas Telefónicas.
4. Mantiene una posición respetuosa e imagen impecable en forma permanente durante el desempeño de
sus labores
5. Seguimiento a las llamadas que le sean solicitadas por los funcionarios de la sucursal.
6. Controla el envío y recepción de correspondencia física y digital.
7. Apoya al proceso de Gestión Humana de la Sucursal.
8. Opera equipos de oficina relacionados con su actividad computadora, teléfono, fax, fotocopiadora u otros.
9. Recibe, organiza, revisa, verifica y distribuye documentos y correspondencia de la sucursal, debidamente
codificados, manteniendo actualizado el registro correspondiente.
10. Verifica la legalidad de las copias confrontándolas con los documentos originales.
11. Maneja, organiza y administra los archivos de documentos y correspondencia de su área.
12. Recibe, revisa, organiza, materiales y equipos de oficina, mantiene y reporta el inventario de la sucursal.
13. Actualiza el inventario de dotaciones y equipos de la sucursal diariamente, (según formato).
14. Realiza la solicitudes para la dotación de equipos, uniformes y consumibles para toda la sucursal de su
adscripción.
15. Recibe y controla todos los requerimientos de la sucursal.
16. Controla y da seguimiento a la entrega de cheques a proveedores y pagos personal de la sucursal.
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17. Entrega y solicitudes de empleo, en apoyo a la coordinadora y siguiendo las normas del proceso.
18. Rinde cuenta a su superior inmediato de las actividades realizadas, cuando así lo requiera.
19. Transcribe y accesa información en un microcomputador y el sistema Profit.
20. Vela por la entrega oportuna de las facturas de la sucursal e informa a la coordinación de cualquier
desviación en el proceso.
21. Da seguimiento de la entrega de facturación a los clientes de la sucursal.
22. Coordina las llamadas de seguimiento a los clientes para la gestión de cobranza.
23. Informa al área administrativa las perspectivas de cobranza diaria.
24. Mantiene actualizada la base de datos de los clientes en el sistema Profit y expedientes físicos de la
cartera de clientes.
25. Procesa los cobros en fecha oportuna en el sistema administrativo.
26. Controla los inventarios de los almacenes de dotación, papelería, artículos de limpieza, cafetería y
primeros auxilios
27. Emite solicitud de requerimiento de consumibles de oficina y dataciones para la sucursal.
28. Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la sucursal y controla la existencia de los
mismos.
29. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las instalaciones, máquinas y/o
equipos de la sucursal.
30. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
31. Vigila y controla el archivo y requerimientos necesarios para el manejo del mismo.
32. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización.
33. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía
34. Realiza las actividades que le sean asignadas propias de su unidad, de acuerdo a la estructura
organizativa.
35. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
36. Vela e informa a sus superiores cualquier situación que atente contra la seguridad física, lógica o personal
de los intereses de Annfelca Seguridad, C.A.
IV. Responsabilidades:
1. Por el cumplimiento del horario establecido para su cargo.
2. Por la confidencialidad y veracidad de la información.
3. Por el efectivo control de los inventarios de consumibles.
4. Por garantizar el oportuno suministro de consumibles de la sucursal.
5. Por la calidad de servicio de atención telefónica al cliente.
6. Por la información suministrada a las diferentes áreas de la empresa o a terceros.
7. Por el cuidado y conservación de los equipos de trabajo asignados para cumplir con sus respectivas
funciones.
8. Por cumplir con las normas, políticas y procedimientos establecidos por el Annfelca para su respectivo
cargo.
9. Por el cumplimiento de resultados y objetivos.
V. Riesgo:
Profesional: Bajo-Medio Empresarial: Bajo-Medio
VI. Requisitos del Cargo:
Técnico: T.S.U. Administración, Publicidad y Mercadeo con experiencia comprobable en el manejo de centrales
telefónicas y trato con público, con dos (02) o más años laborados en áreas similares, de los cuales uno (01)
año mínimos en el área de Recepción y atención al público, sólidos conocimientos del manejo de
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correspondencia y archivos.
VII Competencias
Habilidad comunicacional y buena dicción.
Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas.
Iniciativa, Orientación al servicio y a los resultados.
Fluidez verbal y escrito.
Capacidad analítica y numérica.
Capacidad de manejo de Windows (Excel, Word, Power Point), Manejo de Profit (deseable).
Resolución problemas Operativos.
Capacidad de trabajo bajo presión.
Facilidad de interacción con el equipo de trabajo.
VIII. Restricciones inherentes al cargo:
Mantiene contacto a nivel medio con otras unidades de la organización y de manera baja con instituciones
y usuarios externos.
Dedicarse a actividades diferentes de las específicas en horas de trabajo (si no tiene relación con el
desempeño de las funciones diarias).
Instalar software no autorizado por la empresa.
Suministrar información de los clientes a terceros sin previa autorización.
Toma de decisiones: Aplica de manera restringida, cambiar los procedimientos, métodos y procesos de
trabajo establecidos.
