Instructivo para el control de papelería, insumos de aseo y cafetería
1. Objetivo: Establecer los parámetros de control de inventarios para los elementos de
papelería, insumos de aseo y cafetería.
2. Alcance: Elementos de papelería, aseo y cafeterías
3. Responsable:
Analista de gestión Documental: Realizar las solicitudes de compra de insumos de
papelería, elementos de aseo y cafetería, control de los consumos y entradas de
inventario de la oficina principal.
Auxiliar de servicios generales: reportar semanalmente los consumos y el estado de los
inventarios.
Costos: Mensualmente realizar el análisis de costos de la papelería, elementos de aseo y
cafetería.
Director Administrativo: Realizar las solicitudes de compra de insumos de elementos de
aseo y cafetería, control de consumos y entradas de inventario de la terminal de Tumaco.
4. Control de elementos de Papelería
4.1 Solicitudes de Compra de Papelería: para realizar las solicitudes de papelería el analista
de gestión documental revisa los saldos de existencias de todos los insumos de papelería y
elementos de oficina. Teniendo presente las cantidades que hay disponibles realiza un
análisis de consumo, tomando como referencia las salidas realizadas en el trascurso del mes.
Al realizar el corte mensual de inventarios. Cada tres meses se realizarán las solicitudes
basados en el nivel de disponibilidad por ítem y consumo, además de las solicitudes que
realice cada proceso. Con el listado de productos a solicitar se realiza un SCC “solicitud de
compra Cali”, la cual es montada al sistema por el analista de gestión documental. Cuando
la solicitud queda en estado de elaboración y lista para ser aprobada el gerente financiero y
administrativo, realiza una revisión de todos los elementos solicitados, si no encuentra
ninguna inconsistencia realiza la aprobación de la solicitud. En caso de que el gerente
financiero y administrativo encuentre inconsistencias en la solicitud, podrá validar la
información con el analista de gestión documental, buscando las explicaciones y
justificaciones del caso. Basado en estas se toma la decisión de aprobar o modificar la
solicitud teniendo en cuenta los requerimientos del gerente administrativo y financiero.
Después de aprobada la solicitud la responsable del proceso de compras empieza cotizar a
todos los proveedores relacionado con la compra, realizando la selección del proveedor que
cumpla los parámetros de calidad y costos. Donde debe quedar evidencia del proceso de
análisis sobre las 3 cotizaciones, y soportes documentales de los proveedores en
cumplimiento de la política de SAGRLAFT.
Al quedar seleccionado el proveedor, se realiza una orden de compra, en ella se establece
tiempo máximo para la entrega de los productos, cantidad de artículos por ítem.
4.2 Entrada de elementos de Papelería: a la llegada de los productos solicitados, se realiza
la entrada de cada ítem de papelería y elementos de oficina, primero realizando un conteo
de los elementos relacionados en la orden de compra, validando que las cantidades y tipo
de producto solicitado fueron las cantidades entregadas y facturadas. Si se encuentra alguna
diferencia o si algún ítem no corresponde a los solicitado, se informa al responsable de
compras para que realice la reclamación al proveedor correspondiente y el proceso de
devolución de producto, en el caso de que el producto no cumpla con las especificaciones
requeridas.
Si el producto corresponde a las cantidades y a las especificaciones establecidas en la orden
de compra, el analista de gestión documental procede a realizar el EAF en el sistema UNOEE,
dando entrada al producto al inventario teniendo presente la factura de compra. Con esto
se da entrada a la bodega de papelería e insumos de oficina, quedando disponibles para su
consumo.
4.3 Salida de Producto de papelería: Para dar salida al producto de papelería, el analista de
gestión documental diligencia el formato de consumo de papelería, el cual es firmado por
la persona que solicita el artículo de oficina. Con esto se realiza la salida del sistema de
inventario, el cual se hace en el sistema UNOEE. Cada Mes el responsable de Costos realiza
un análisis de la cantidades entrantes y salidas de los ítems de papelería, con el fin verificar
que no existan diferencias. Si en cuenta alguna diferencia, se solicita al analista de gestión
documental, las justificaciones con el visto bueno del gerente administrativo y financiero.
Al tener el visto bueno el responsable de costos realiza los ajustes de inventario
correspondientes, con el propósito de mantener el inventario, acorde con las existencias
físicas.
5. Control de Elementos de aseo y cafetería.
Los responsables de mantener el control de los elementos de aseo y cafetería son la analista
de gestión documental para la oficina principal en Cali y para el consumo en Tumaco, el
director administrativo contratista de C.I. Top S, A.
Para el control de estos inventarios se debe tener presentes tres operaciones, solicitud de
elementos de aseo y cafetería, entradas de inventario y salidas.
5.1 Solicitud de elementos de aseo y cafetería
Cada 3 meses el auxiliar de servicios generales, realizara la solicitud al responsable de
gestión documental para la oficina en Cali, en el caso de Tumaco la solicitud la realizara al
asistente de la dirección administrativa. Donde en un listado de productos y artículos
organizados con su respectivo detalle, nombre y código del sistema UNOEE. Se realizará la
evaluación de las existencias y las cantidades requerida.
Realizando el análisis de existencias se realiza la solicitud, la cual es montada al sistema
UNOEE por la persona responsable, para la oficina en Cali el analista de gestión documental,
si es el caso de Tumaco el asistente de la dirección administrativa.
Antes de realizar la solicitud se debe validar que las existencias físicas correspondan a lo
reportado en el sistema. En caso de no existir equivalencia entre el inventario físico e
inventario en el sistema, se debe realizar un análisis de causalidad, donde se evalúe cual fue
el motivo del descuadre, esto se reporta a la gerencia administrativa y financiera, donde se
analista el caso, autorizando los respectivos ajustes, en caso de perdida se puede resolver
en el cobro de la falta de inventario al empleado que tiene su custodia, en este caso los
auxiliares generales.
Si hay equivalencia entre el inventario físico y sistema UNOEE, se procede a la elaboración
de la solicitud en el sistema. Cuando esté listo el pedido para aprobación se envía un correo
electrónico al gerente financiero y administrativo de C.I. Top S.A. quien valida la solicitud y
la aprueba por el sistema. Con esta solicitud aprobada se envía a compras para que empiece
el proceso de cotizaciones con los proveedores y se elabore la orden de compra con el
proveedor seleccionado que cumpla con los criterios de calidad, costo y políticas SAGRLAFT.
En la orden de compra se debe incluir la fecha máxima para la entrega del producto,
condiciones de los productos (calidad, precio, cantidad, condiciones especiales si debe ser
certificado o tener su ficha técnica).
5.2 Entrada de elementos de aseo y cafetería
En el momento de la llegada del producto, es recibido por el analista de gestión documental
y el auxiliar de servicios generales para la oficina principal, revisan cuales son los elementos
solicitados, con los elementos entregados por el proveedor. Validando que las cantidades
despachadas por el proveedor son equivalentes a la solicitud aprobada.
En caso de encontrar diferencias entre lo solicitado y el producto entregado, se notifica al
responsable de compras para realizar las reclamaciones sobre la novedad al proveedor. Las
novedades pueden se:
Cantidades superan lo solicitado
Cantidades entregadas son menos que lo solicitado
El producto no cumple con las especificaciones
Producto entregado con defectos o en mal estado
5.3 Salida de elementos de aseo y cafetería
