PREPARE SU EMPRESA PARA SER
FACTURADOR ELECTRÓNICO
AGENDA
1. Novedades normativas de la factura electrónica
a. Decreto 2242 de 2015
c. Decreto 1349 de 2016
d. Reforma tributaria aplicada a factura electrónica
2. Aspectos técnicos de la facturación electrónica
3. Preparación para ser facturador electrónico
FACTURA ELECTRÓNICA
¿Qué es? ¿Cómo Atributos
Documento que soporta
transacciones de venta de funciona? Garantiza la
autenticidad e
bienes y/o servicios, que para
efectos fiscales debe ser A través de un proceso de integridad del
expedida, entregada, aceptada facturación que utilice documento desde su
y conservada en medios y tecnologías de información, emisión y durante todo
formatos electrónicos. en forma directa o a través el tiempo de
de terceros.
conservación.
EVOLUCIÓN NORMATIVA DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
Ley 527 de 1999
Nace concepto factura Reglamenta el Art. 26 VIGENCIA HASTA EL Reglamentación
por computador de la Ley 962 de 2015 31 DE DIC 2017 técnica al Decreto
uso de la factura 2242. Emisor
electrónica Resolución 14465 DIAN de la factura
Establece características y
Decreto 1929 electrónica debe
contenido técnico de la usar firma digital
Decreto 1165 2007 factura electrónica
Resolución 019 DIAN
1996 2016
2005 2012 2015 Decreto 1349 de
2016
Ley 962 Art. 26
Decreto 2242 Masificación factura electrónica con
Decreto 624 de 1989. Se incorpora por fines de control fiscal
Estatuto Tributario. primera vez el VIGENCIA A
concepto de PARTIR DEL 01 DE
Obliga a expedir factura. factura electrónica ENERO 2018
Regula la factura y/o
documento equivalente
Ley 1607 de 2012 Art. 183 Gobierno Nacional podrá
instaurar tecnologías de control fiscal
NOVEDADES NORMATIVAS DE
LA FACTURA (ELECTRÓNICA)
Sistema técnico de control;
procedimientos que deben Reglamenta Ley 1231 de
agotar y los requisitos que
DECRETO 2242 deben cumplir los sujetos del
2008: la circulación de la
factura electrónica como
2015 ámbito del Decreto Resolución 055 título valor (señala
aceptación)
2016
Reglamenta las condiciones de 2016 Sistemas técnicos de Decreto 1349
expedición e interoperabilidad
de la factura electrónica con
control de
facturación; modifica
2016
fines de masificación y control Resolución 019 DIAN algunos artículos de
fiscal por parte de la DIAN la Res. 019 de 2016
Art. 308 modifica el artículo 616-1 y 616-4: La factura de talonario o de papel
Ley 1819 y la factura electrónica se consideran como factura de venta; las facturas
2016 electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas por las
DIAN o por un proveedor autorizado, etc. De igual forma señala las
obligaciones e infracciones de los proveedores autorizados que ofrezcan el
servicio de facturación electrónica
CARACTERISTICAS PRINCIPALES: DECRETO 2242 y
RESOLUCIONES
¿Cuáles son las principales novedades del decreto 2242, Resolución 019 y 055?
Seleccionados y Representación gráfica Entrega del XML a la DIAN antes
voluntarios del servicio de la factura electrónica. de 48 horas después de la firma.
Uso de un proveedor
tecnológico o software Uso de código QR en la Manejo de contingencias
propio representación gráfica
Cálculo de un código Mecanismo para Trámites ante la DIAN para
único de factura notificar el recibo, comenzar a facturar
electrónica: CUFE aceptación y rechazo
Formato XML definido Aceptación tácita (3) Coexistencia de la Factura
por la DIAN firmado días hábiles después del electrónica solo con POS
digitalmente. recibo
¿A QUIÉNES APLICA EL DECRETO 2242 DE 2015?
Por sus propios medios.
Por proveedores tecnológicos
Ámbito de aplicación (Art. 1)
DIAN no obligará hasta que no se
reglamente la Ley 1231 de 2008, sin
Sujetos obligados Expedirán
1 Seleccionados embargo seleccionará mediante
de acuerdo al E.T.* Factura resolución teniendo en cuenta otros
por la DIAN
Electrónica criterios. (Núm.. 1, Art. 10)
Que opten por
Sujetos obligados Facturar
2
de acuerdo al E.T. electrónicamente Facturarán desde la
publicación de este decreto
en las condiciones señaladas.
3 Sujetos no Que opten por
obligados de Facturar
acuerdo al E.T. electrónicamente
*ET: Estatuto tributario.
¿PROVEEDOR TECNOLÓGICO O
USO DE SOFTWARE PROPIO?
Proveedores
Software Propio
tecnológicos
La DIAN ya tiene habilitados a El obligado a facturar electrónicamente decide
Proveedores tecnológicos mediante Desarrollar/ adaptar su propio software.
Resolución. Consulta en sitio web.
Deben cumplir requisitos
Estos proveedores cumplen los requisitos exigidos por la DIAN.
exigidos por la DIAN.
Esta solicitud se realiza directamente a la DIAN.
Prestan sus servicios a los obligados a facturar
electrónicamente
REFORMA TRIBUTARIA Y LA FACTURA ELECTRÓNICA
Principales novedades
La factura electrónica es A partir del 1 de
la factura de venta enero 2019
La factura electrónica es Obligaciones, infracciones y
expedida cuando sea validada y sanciones de los proveedores
entregada al adquirente tecnológicos
REFORMA TRIBUTARIA Y LA FACTURA ELECTRÓNICA
Fecha límite del 1 de enero 2019
Con la reforma tributaria, en el articulo 616-1 del estatuto tributario
se da un plazo máximo para comenzar a facturar electrónicamente:
Actualización del estatuto tributario nacional, Art. 616 - 1
“Los contribuyentes obligados a declarar y pagar el lVA y el impuesto al
consumo deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de
2019 en los términos que establezca el reglamento. Durante las vigencias
fiscales del 2017 y 2018 los contribuyentes obligados por las autoridades
tributaria para expedir factura electrónica serán seleccionados bajo un criterio
sectorial conforme al alto riesgo de evasión identificado en el mismo y del
menor esfuerzo para su implementación.”
ASPECTOS TÉCNICOS
v
DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
ETAPAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
1Expedición del documento,
2
Entrega del documento a la
3
Aceptación o Rechazo del
cumplimiento de estándares persona natural o jurídica contenido del documento, por
técnicos (adquirente) parte del adquirente
4
Conservación del documento en
5
Exhibición de los documentos
un repositorio seguro para sus interesados
MODELO DE EMISIÓN Y RECEPCIÓN
(Decreto 2242 de 2015)
DIAN
PLATAFORMA DE FACTURACIÓN ELECTRONICA
MODELO DE RECEPCIÓN OPERADOR TECNOLÓGICO MODELO DE EMISIÓN
Proveedor Adquirente
Facturador electrónico
MODELO DE EMISIÓN
Para notificar el recibo, aceptación o rechazo de las facturas, el adquirente
podrá:
Antes de 48
DIAN horas después 1. Usar unas opciones ubicadas en el correo electrónico enviado.
de emitida la 2. Contar con un usuario y contraseña para ingresar a Certifactura.
factura 3. Si cuenta con una plataforma de facturación electrónica, disponer de las
opciones de interoperabilidad.
Sistema contable del Notificación del XML a la DIAN
facturador
Plataforma de facturación
Envío de la factura al
Web Service adquirente
Notificación de las facturas al adquirente Adquirente
Archivo plano por correo electrónico
ERP Envío de la factura al sistema de facturación
Factura en formato
XML definido por la electrónica si el adquirente cuenta con uno.
Se cuenta con alguno de los DIAN De acuerdo al modelo de interoperabilidad
dos mecanismos de
integración:
• Web service Representación grafica Envío de la factura impresa en caso que el
• Archivo plano de la factura adquirente no pueda recibir la factura en
medios electrónicos
Ambos documentos se firman digitalmente con un
certificado digital emitido al facturador electrónico
MODELO DE RECEPCIÓN
Antes de 48
horas después
de emitida la
factura
De acuerdo al mecanismo de
integración del ERP Registro de los datos
Notificación del XML a la DIAN contables extraídos del
XML
01010
Plataforma de facturación
10101 ERP
01010
* Web Service Independiente si se registra en el ERP, el receptor de la
Modelo de interoperabilidad factura podrá consultar la representación gráfica
provista por el proveedor y el XML desde el sistema de
facturación
Sistema de facturación * Buzón SFTP
avalado por la DIAN del
proveedor
Consulta de la
representación gráfica
Componente automatizado para
leer los documentos enviados, a
partir de la invocación del servicio Receptor de factura
web
Envío de la factura impresa en caso que el
Se contará con una funcionalidad para
proveedor no pueda generar la factura en
* Los dos mecanismos: Web service y buzón de correo, se están estandarizando con la generar una representación grafica
Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE), ya que se tiene como objetivo generar medios electrónicos
genérica del XML
un estándar entre diferentes proveedores tecnológicos
CICLO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
FACTURA ELECTRÓNICA (FORMATO XML)
Contiene cada uno de Cumple con el estándar definido
los datos de la por la DIAN el cual es basado en
factura. UBL (Universal Business
Language).
Dentro de los datos se
incluye un Código Único de
Está firmado digitalmente
Facturación Electrónica
según el estándar XAdES EPES,
(CUFE) el cual se calcula a
correspondiente a un formato
partir algunos datos de la
de firma avanzado para XML.
factura.
Este formato se remite a la DIAN
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DIGITAL
Contiene cada uno de los Se emite en formato
datos de la factura. impreso o digital.
Dentro de los datos se Formato de fácil y amplio
incluye un Código QR el cual acceso garantizando lectura,
contiene un resumen de los copia, descarga o impresión
datos de la factura, junto con de forma gratuita.
el CUFE calculado
PREPARACIÓN PARA SER UN FACTURADOR
ELECTRÓNICO
Elaboración de un proyecto al interior de la empresa
No Elementos o Etapas al interior de facturador electrónico Trámites administrativos con la DIAN
1 Estudio de procesos internos relacionados con la facturación • Registro como facturador
electrónico en el Muisca
2 Identificación del sistema (s) contables y de facturación
• Indicar software de proveedor
tecnológico
3 Diseño de la solución de acuerdo a la normativa y personalizaciones
• Recibir resolución de facturación
4 Reingeniería de procesos relacionados con la facturación electrónica
5 Planificación y priorización de requerimientos • Actualizar RUT con nueva
responsabilidad
6 Codificación/Implementación/Programación/Integración
• Solicitar rangos de numeración
7 Pruebas generales con todos los sistemas y procesos
• Solicitar las claves técnicas por cada
rango
Notificar a los clientes que reciben la facturación así como
8
proveedores
• Notificación de la fecha de inicio de
facturación
1. ESTUDIO DE PROCESOS INTERNOS
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Involucrar a todas las áreas de la organización
2. Identificar que áreas hacen uso de la facturación que
se emite y recibe
3. Escuchar las dudas de las áreas involucradas
4. Realizar un mapa de proceso con el ciclo de
facturación para identificar los sistemas y personas
involucradas
2. IDENTIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS CONTABLES
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Se debe conocer que sistemas hacen parte de esos
procesos identificados
2. Clasificar a los sistemas que están relacionado
directamente con la facturación y los que son
complementarios
3. Por cada sistema identificar si es propio o depende
de un proveedor, adicionalmente se debe
establecer las características técnicas de dichos
sistemas y sus mecanismo de integración
4. Finalmente la relación que tienen con otros
sistemas
3. DISEÑO O ADAPTACIÓN DE SOFTWARE
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Identificar si se cuenta técnicamente con la
posibilidad de construir o adaptar un software propio
a los requisitos de la DIAN
2. Usualmente las organizaciones preferirán integrarse a
un proveedor tecnológico avalado por la DIAN.
3. De acuerdo a lo anterior, se debe consultar el catálogo
de participantes de la DIAN para seleccionar al
proveedor más adecuado para la organización.
4. Revisar los mecanismos de integración ofrecidos y
contrastarlos con los de los sistemas identificados
4. REINGENIERÍA DE PROCESOS INTERNOS
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Se debe tener en cuenta que es posible que algunos
procesos cambien ya que la facturación será electrónica
2. En este punto es importante tener en cuenta los
requerimientos de las áreas involucradas para que el
impacto no sea negativo
3. Cuando se diseñe un nuevo proceso, se debe tener en
cuenta tanto a los procesos misionales como
complementarios
4. Muchas veces no será necesario cambios de procesos, ya
que los sistemas involucrados serán los que absorban cada
uno de los cambios, haciendo transparente la operación.
5. PLANIFICAR Y PRIORIZAR
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Se deben tener en cuenta los tiempos dados por la DIAN
teniendo en cuenta la posibilidad de si es voluntario o
seleccionado, esto con el fin para establecer la fecha
limite y la complejidad de los ajustes.
2. Las integraciones que se realicen deben estar orientadas
a cumplir la normatividad inicialmente y posteriormente
las personalizaciones propias del negocio.
3. Si se usa un proveedor tecnológico, este ya ha recorrido
un camino que le facilitará el proyecto al facturador
electrónico.
6. IMPLEMENTACIÓN E INTEGRACIÓN
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Si se decide usar un software propio, se deben cumplir
una serie de especificaciones técnicas dadas por la DIAN.
2. Si se decide usar un proveedor tecnológico, se deberá
realizar la integración correspondiente y solicitarle las
personalizaciones correspondientes según el negocio.
3. Los sistemas de la organización involucrados se deberán
integrar al software de facturación electrónica, teniendo
en cuenta el proceso diseñado.
4. Se deben especificar los requerimientos a los
proveedores de los sistemas en caso que no sean propios
de la organización
7. PRUEBAS DE SOFTWARE
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Siempre que se realizan ajustes de software o
integraciones con otros sistemas se deben realizar
diferentes pruebas tales como:
a. Unitarias
b. De integración
c. De aceptación
2. Se debe tener en cuenta que es posible que como
productos de las pruebas se deben realizar ajustes o
incluir elementos técnicos que no se habían
contemplado inicialmente.
8. NOTIFICACIÓN A CLIENTES Y PROVEEDORES
En esta etapa se debe tener en cuenta principalmente:
1. Involucrar a los actores externos que también están
relacionados con la facturación, tales como los adquirentes y
proveedores.
2. Se les debe notificar la fecha de salida a producción como
facturador electrónico.
3. Los adquirentes podrán elegir entre recibir la factura por
medios electrónicos o aun de manera física (si toda vía no son
OFE).
4. Los proveedores podrán seguir enviando la factura física (si
toda vía no son OFE).
5. En el caso que existan adquirentes o proveedores que ya son
facturadores electrónicos, la compañía deberá recibir la
factura de manera electrónica.
TIEMPOS PROMEDIO PARA PROYECTOS
DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Con base en nuestra experiencia, un proyecto de facturación electrónica
haciendo uso de un proveedor tecnológico, teniendo en cuenta los
diferentes puntos que se mostraron anteriormente podría tomar:
Entre 15 días y 4 meses dependiendo
de la complejidad y las
personalizaciones que se identifiquen.
Nuestros canales de atención
Asunto: Factura electrónica Línea Nacional: 01 8000 18 1531 CERTICHAT
Celular: 318 717 4937
certicamara
Certicamara @Certicamarasa
www.certicamara.com
Bogotá D.C. - Colombia: Carrera 7 No. 26-20. Pisos 18 y 19. Edificio Seguros Tequendama.
