Ficha de proceso FP-17 PROCEDIENTO DE COBRANZAS
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NOMBRE DEL PROCESO / Procedimiento de NOMBRE PROCESO PROPIETARIO DEL
- Jefe de Contabilidad
SUBPROCESO Compras PRINCIPAL PROCESO
MISIÓN, OBJETIVOS Y FINALIDAD DEL PROCESO ALCANCE
Acorde al capítulo 7.1.1 de la norma ISO 9001:2015, El siguiente procedimiento está dirigido al proceso de Cobranzas dentro de la empresa Alimentos
Implementar y gestionar un procedimiento de Cobranzas Refrigerados Mi Abuelo SRL.
con la finalidad de tener actividades estandarizadas y
controladas de los cobros.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA APLICABLE
Documentos Registros/Formularios Indicadores Términos y Definiciones
Ficha de Proceso 17 Procedimiento
de Cobranzas
SUBPROCESOS
ORDEN NOMBRE SUBPROCESO
1
DIAGRAMA DE FLUJO
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ACTIVIDADES
ORDEN ACTIVIDAD DESRIPCIÒN RESPONSABLE
Actualización de El Jefe de Contabilidad accede a la “Base Cuentas por Cobrar” Jefe de Contabilidad
1 Tableros de donde procede actualizar el Tablero de Cobranzas.
Cobranzas
Una vez generado el Tablero de Cobranzas por el Jefe de
Contabilidad, se ingresa al programa TR-4 móvil geo mapa del
sistema posterior a ello se filtra por cliente para su revisión.
2 Revisión de cuentas
Antes de filtrar el informe por cliente se accede a filtrar en el
programa TR-4 el Ruteo-Informe de Visitas donde se busca el
recorrido que realizo el cobrador.
El Jefe de Contabilidad se contacta a través de vía telefónica o
Ajuste de Descuentos
3 correo con el Jefe Comercial y/o vendedores para las
y Regularizaciones
regularizaciones de cuentas.
El Jefe de Contabilidad o El cobrador procede a generar
Generación de
4 reportes de cuentas por cobrar del mercado a través del
Reporte por Mercado
programa TR-4.
Una vez generado los reportes por cobrar por el Jefe de
Contabilidad esto son entregados al Cobrador o monitoreados
por el mismo. El cobrador procede a visitar los mercados donde se
encuentre el cliente según se detalle en el Reporte por Cobrar;
una vez recibo el monto total que se debía, el Cobrador imprime y
Cobro de cuentas por entrega el Recibo de Cobranza impreso desde su móvil. El
5 mismo registra el pago realizado en el móvil.
cobrar a clientes
La misma actividad se repite según el Reporte por Cobrar hasta
finalizar la misma.
En el caso que un cliente no haya cancelado el monto a deber o
haya realizado un pago incompleto, el Cobrador procede a
reprogramar visita en el TR-4 Lista de Visitas para el cobro
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respectivo. Previa reprogramación deber ser comunicado al Jefe
de Contabilidad.
Durante la jornada del día el Cobrador del monto que se recaudó
en su recorrido, el mismo pasa a realizar el deposito respectivo
según sea haya registrado la cobranza realizada. El deposito
realizado por el Cobrador son de lo recaudado por la mañana.
Las cobranzas realizadas durante la tarde del día son rendidas al
Rendición de cuentas siguiente día en horas de la mañana con el Jefe de
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por cobrar Contabilidad.
Dicha rendición de cuentas ya saldadas del anterior día, el
Cobrador deberá presentar todos los respaldos pertinentes:
Boleta de Deposito
Recibos de la Fecha
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS/MODIFICACIONES
Fecha Revisión Modificaciones
Revisado por: Aprobado por Elaborado por
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Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
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