TALLER NORMATIVIDAD EN ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

Nombres y apellidos: NATALIA ANDREA PEREZ POSADA

Fecha: 29 DE JUNIO DE 2019 Ficha: 168822
Instructor: Sandra Nayive Múnera Montoya
Programa: Técnico Asistencia en Organización de Archivos
Competencia: Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y
políticas institucionales II.
Resultado de aprendizaje: Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema
establecido por la organización, la normatividad vigente, y el sistema de gestión de la
calidad.

INSTRUCCIÓN: de manera individual o grupos colaborativos deben leer la normatividad

que se encuentra dispuesta en la carpeta de material de apoyo y responder:

 Acuerdo 042 de 2002:

a. ¿Cuál es el objetivo del acuerdo?
Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de
gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
administrativa, territorial y por servicios y las entidades privadas que cumplen
funciones públicas, de acuerdo con los Artículos 8º y 9º.
b. ¿De quién es la responsabilidad de velar por la organización, consulta,
conservación y custodia de los archivos de gestión?
El respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización,
consulta, conservación, y custodia de documentos de archivos de gestión.
c. ¿En qué debe basarse la organización de los archivos de gestión?
La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.
d. ¿Qué debe reflejar la identificación de las carpetas en los archivos de
gestión?
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa
e. ¿Qué debe evidenciar la ordenación de los tipos documentales?
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de
producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha
más reciente se encontrará al final de la misma.
f. ¿Para qué se deben identificar las unidades de conservación?
 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y
rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información
general será: fondo, sección, subsección, serie, subseries, número de expediente,
número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere
el caso.

g. ¿Cuál es el procedimiento para seguir con los documentos de apoyo?

Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental
de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad
o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de
dependencia.
h. ¿Cuándo se puede expedir copia o fotocopia de los documentos
conservados en los archivos de gestión?
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser
autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien se haya
delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter
de reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la correspondiente
oficina se llevara el registro de préstamo y de forma opcional una estadística de
consulta.
i. ¿Cuál es el procedimiento para el préstamo de documentos en los
archivos de gestión?
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad
de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se
consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total
de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su
devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá
hacer exigible su devolución inmediata.

 Acuerdo 005 de 2013:

a. ¿Cuál es el objetivo del acuerdo?

Objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada,

en tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia. Por lo mismo, los archivos harán
suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y
garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del
ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la Ley.
 b. ¿A qué están obligadas todas las entidades del estado?
Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental,
cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los
siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie,
subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
c. ¿Qué se debe tener en cuenta en la clasificación documental en los archivos
de gestión?

Las diferentes dependencias de la entidad, con fundamento en el Cuadro de

Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental – TRD, deben velar
por la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión,
mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la
gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y
series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos
exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la
Nación.
d. ¿Cuántos y cuáles son los niveles en los que se puede dar la ordenación
documental?

La ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones,

series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales; por
tanto, es posible emplear distintos métodos de ordenación dependiendo del nivel al
cual se pretenda aplicar. Así:
Ordenación de fondos: Está determinada por el Cuadro de Clasificación
Documental y los métodos adoptados por cada entidad, aprobados por el Comité
Interno de Archivo.
Ordenación de secciones y subsecciones: Está determinada por el Cuadro de
Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental de la entidad, la cual
a su vez debe responde a la estructura administrativa correspondiente al periodo
cronológico al cual pertenecen los documentos.
Ordenación de series, subseries y asunto: Está determinada por el Cuadro de
Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental o Tabla de
Valoración Documental de la entidad respectiva, en la cual se presenta la lista de
series, subseries o asuntos en un orden previamente acordado.
Ordenación a nivel de expedientes: Debe ser adoptada teniendo un orden lógico y
apropiado de acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales y
técnicas de los documentos, aplicando métodos acordes con las características
diplomáticas de los documentos.
Ordenación de tipos documentales: Se determina por el principio de orden original
el cual consiste en que cada documento que conforma el expediente debe estar
ubicado en el lugar correspondiente de acuerdo con el momento de su producción
o el trámite administrativo que dio lugar a la generación de este.
e. ¿Qué permiten los instrumentos de descripción documental?
Las entidades del Estado que conserven y administren archivos históricos públicos,
privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, deben
desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta
y la visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas web,
a partir de las normas de descripción archivísticas adoptadas por el Consejo
Internacional de Archivos (CIA) de manera que sus fondos documentales puedan
estar disponibles para la consulta de toda la ciudadanía, así como para el
seguimiento y control de sus fondos.

f. Diga si es falsa o verdadera la siguiente afirmación: “Las diferentes entidades del

estado deben desarrollar procesos de descripción para la consulta en línea de sus
actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes siempre
que dichos documentos no tengan carácter reservado”

Las diferentes entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción para
la consulta en línea de sus actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos
de expedientes siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado
conforme a la Constitución o a la Ley.
Es verdadero.
g. ¿Qué se lleva en la hoja de control?
Las diferentes entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción
para la consulta en línea de sus actos administrativos, contratos, licencias y
demás tipos de expedientes siempre que dichos documentos no tengan carácter
reservado conforme a la Constitución o a la Ley.
Es obligación de los responsables de las diferentes oficinas o unidades
administrativas en las entidades públicas, impartir las instrucciones para garantizar
la elaboración y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa del
expediente, en la cual se lleve el registro individual de los documentos que lo
conforman. Si se trata de expedientes electrónicos, las entidades deberán
implementar los medios tecnológicos para este registro y control que permitan la
generación de un índice electrónico que asegure la integridad y completitud de este.

 Acuerdo 002 de 2014:

a. ¿Cuál es el objetivo del acuerdo?
 Establece la obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos, la creación,
organización, preservación ~ control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original y el ciclo vital de los documentos.
b. ¿Cuál es la base de la organización archivística sobre la cual se establecen
las series y subseries documentales que conforman un archivo?

Finalidad del expediente. El expediente además de ser la esencia de las

actuaciones de la administración, pues reúne de manera orgánica los documentos
que se producen o reciben en desarrollo de un mismo trámite o actuación y se
acumulan de manera natural reflejando el orden en que dicho trámite es ejecutado,
es la base de la organización archivística sobre la cual se establecen las series y
subseries documentales que conforman un archivo.
c. ¿A partir de qué elementos se crean y conforman los expedientes?

Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación documental

adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental, desde el primer
momento en que se inicia un trámite, actuación o procedimiento hasta la finalización
del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y
prescripción de las acciones administrativas, fiscales y legales.
Los expedientes se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo
agrupados en desarrollo de un mismo trámite, actuación o procedimiento,
independientemente del tipo de información, formato o soporte y deben agruparse
formando series o subseries documentales.
d. ¿Qué es la gestión del expediente?

La gestión es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se

refiere a las acciones y operaciones que se realizan durante el desarrollo de un
trámite, actuación o procedimiento que dio origen a un expediente; comprende
operaciones como la creación del expediente, el control de los documentos, la
foliación o paginación, la ordenación interna de los documentos, el inventario y
cierre.
e. ¿En qué momentos se lleva a cabo el cierre de un expediente?

El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos:

 Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el
trámite o procedimiento administrativo que le dio origen.
 Cierre definitivo: Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido
el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales.
Durante esta fase se pueden agregar nuevos documentos.

f. ¿Mediante qué se realizan las transferencias primarias y secundarias?

Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicación de las
tablas de retención documental y la elaboración de inventarios documentales; solo
podrán transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su tiempo
de retención en la respectiva etapa o fase de archivo; la transferencia se debe llevar
a cabo por series o subseries documentales.
g. ¿En la organización de los archivos públicos no se podrán utilizar?
En la organización de los archivos públicos NO se podrán utilizar pastas AZ o de
argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la
integridad física de los documentos.

 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL:
 Acuerdo 049 de 2000:

a. ¿Cuál es el objetivo del acuerdo?

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo
General de la Nación y en si literal b) preceptúa: “Fijar políticar y expedir los
reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del
patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la material adopta la Junta Directiva”.
Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta
Directiva del AGN, ahora. Consejo Directivo, en virtud de Decreto 1126 de 1999, y
en su numeral a) dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística
a nivel nacional”.
Que se hace necesario reglamentar las condiciones de edificios y locales destinados
para sedes de archivos.

b. ¿Cuáles son las características de ubicación de los edificios para archivos?

Edificios de Archivo. Los edificios y locales destinados como sedes de archivos

deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio
ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada
conservación de los acervos documentales.
Completar:
Si se utilizan estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos
deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/mt2, cifra
que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor
tamaño señalado.
 c. ¿Con qué material deben estar construidos los pisos, muros, techos y
puertas?

Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignifugos
de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
d. ¿Qué se debe tener en cuenta con las pinturas utilizadas?

Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y tener el

tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas
para la documentación.
e. Buscar en otra fuente de información ¿Qué es ignifugo?

La noción de ignífugo o de ignifugidad se piensa como una característica en un

material o tipo de construcción, que es resistente al fuego y al calor, con la
particularidad de no ser inflamable y que por sus características no va a permitir que
las llamas se puedan propagar por el material.
Completar:
- El diseño de las estanterías estará acorde con las dimensiones de las unidades que
contendrá, evitando bordes o artistas que produzcan daños sobre los documentos. Los
estantes deben estar construidos en láminas metálicas solidas resistentes y estables con
tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Deberá tener una altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un peso de 100 kg/mt lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán
anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms y la balda inferior debe estar por lo
menos a 10 cms del piso.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20
cms, entre éstos y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm,
y un corredor central mínimo de 120 cm..

f. ¿Cuál es la temperatura y la humedad relativa para la documentación en

soporte papel?

 Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4°C.

  Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

g. ¿Se debe disponer de qué tipo de equipos para atención a desastres?

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan

o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar
el empleo de polvo químico y de agua.

 Acuerdo 050 de 2000

a. ¿Cuál es el objetivo del acuerdo?

Conservación de documento, del Reglamento general de archivos sobre Prevención

de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.
b. ¿Qué involucra las situaciones de riesgo?

Es un estado temporal que a corto plazo produce un cambio en el ambiente donde

se encuentran los acervos y que a menudo produce consecuencias dañinas e
irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material.
Las situaciones de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios,
agentes vandálicos, hurto y vandalismo entre otros.
c. ¿Cuál es la clasificación de los posibles riesgos que puedan afectar el
material documental?
 Riesgos provenientes del exterior del edificio.
 Riesgos provenientes de la estructura del edificio.
 Riesgos debido a la inestabilidad de los materiales que componen los
acervos documentales.
 Riesgos por las personas o grupos que tengan como blanco una institución
o algún tipo de material.

d. ¿Cuáles son las cuatro medidas de protección contra el fuego que debe
adoptar un edificio sin riesgos?
 Detectores automáticos de humo o de calor conectados con servicios
exteriores de urgencia.
 Personal de vigilancia.
 Sistemas de extinción escogidos con la asesoría de los bomberos:
extinguidores manuales, sistemas de extinción fijos.
 Puertas cortafuego.

e. ¿Cómo puede realizarse el secado de documentos?

Con excepción de encuadernaciones muy elaboradas, es la salvaguarda del texto
lo que prima sobre la encuadernación.
Secado manual: con cuidado, los documentos pueden disponerse abiertos, sobre
hojas de papel absorbente; las hojas se cambiarán regularmente. Se puede
favorecer la evaporación con un ventilador de pie y se puede proceder a un secado
hoja por hoja con un secador de pelo. Esta operación es lenta pero muy económica
y eficaz, si se dispone del equipo humano necesario.
Si las páginas están pegadas es necesario despegarlas sin lastimarlas. Sólo los
documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre una
cuerda y se recomienda vaporizar regularmente en la sala de secado con un
producto fungicida.
No se aconseja el secado de documentos de papel con recubrimiento tipo
propalcote o glaseado. Lo ideal sería practicar un secado asistido mecánicamente
tipo liofilización o también se podrá intercalar entre cada página papel absorbente
hasta el fondo de la encuadernación y cambiarlo de tiempo en tiempo.
Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se les podrá lavar
ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia cerrándolos bien
para que el agua no penetre. Todos los documentos frágiles como las fotografías,
manuscritos sobre papel y sobre pergamino deberán ser tratados por especialistas.
Secado asistido mecánicamente: Sistema de deshumificación del aire, congelación
y secado manual, congelación y liolización.

f. ¿Buscar en otra fuente de información ¿Qué son los termohigrómetros?

Un termohigrometro es un instrumento que mide temperatura y humedad relativa,

existen diferentes marcas y modelos, su funcionamiento es muy similar entre estos
aunque sus características nos hacen utilizarlos en diversos ámbitos.

 Acuerdo 006 de 2014

a. ¿Qué es Sistema integrado de conservación?

Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de

conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total,
acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizacionales,
tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información,
independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando
atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad,
fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante
su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
 b. ¿Quién es el responsable del Sistema integrado de conservación?

El SIC implica la ejecución de procesos transversales al proceso de gestión

documental, por lo tanto su implementación, será responsabilidad del Secretario
General o de un funcionario de igual o superior jerarquía, articulado con un equipo
interdisciplinario de profesionales del área de gestión documental, área de
conservación documental, área de tecnologías de la información y auditores.
c. ¿Qué es el Plan de conservación documental?

Es el conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo que tienen como fin
implementar los programas, procesos y procedimientos, tendientes a mantener las
características físicas y funcionales de los documentos de archivo conservando sus
características de autenticidad, integridad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
disponibilidad a través de tiempo.
d. ¿Quién debe realizar el seguimiento y control?

De conformidad con los establecido en el artículo 212 del Decreto 19 de 2012, que
modifica el numeral 2 del artículo 11 de la ley 397 de 1997, la intervención en
conservación – restauración de archivos declarados Bienes de Interés Cultural
deberá contar con la autorización del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado y solo podrá realizarse bajo la dirección de profesionales idóneos en
conservación y restauración.