Sistemas de codificación
Son aquellos que identifican mediante el uso de símbolos y/o números, los elementos de un
conjunto y los relaciona con otros elementos del mismo conjunto. Es de gran importancia en el
funcionamiento efectivo de un sistema contable. Cada contador debe elegir cual método de
codificación va a utilizar para cada sistema administrativo y contable, de tal manera que debe
considerar 2 factores: el primero es que el sistema debe cumplir con los requisitos de
procesamiento de información, y el segundo, prever si los códigos serán procesados
manualmente o a computadora.
Características de un sistema de codificación
Para que un sistema de codificación sea adoptado como un método de procesamiento de
información, requiere:
1. Precisión del código: significa que cada elemento dentro del sistema de codificación, debe
aceptar una sola codificación correcta. Ejemplo: cada persona dentro de un banco, se le
asigna un código para su cuenta, y esta no puede ser utilizada para ninguna otra persona.
2. Flexibilidad: la estructura del código debe permitir aceptar mas elementos en caso de ser
necesario, como puede ser las operaciones futuras de la empresa. Ejemplo: I-01-02-001,
se le podrán agregar otros dígitos de ser necesario.
3. Conciso: no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al momento de
identificar un elemento, es decir, que cada elemento debe ser identificado claramente y sin
confusión.
4. Significativo: cada elemento debe indicar alguna característica diferente de los otros
elementos que se están codificando. Pudiendo así identificar por el código, que transacción
se está procesando
5. Operabilidad: debe facilitar el manejo de los códigos por medio de un sistema mecanizado
en el cómputo.
Tipos de sistemas de codificación
1. Secuencial: consiste en la asignación consecutiva de un numero de lista de elementos.
2. Por bloques: consiste en que los códigos se asignen secuencialmente pero en bloques de
dígitos consecutivos, que identifiquen alguna característica del elemento a codificar.
3. Por grupo: es otra derivación de la cosificación secuencial pero que subdivide
clasificaciones sucesivas, que abarcan cada vez un mayor número de posiciones
4. Alfabético numérico: se le asigna un código alfabético, es decir en letras, junto a uno
numérico, que tiene en cuentas las características de los elementos a codificar.
5. Nemotécnico: es una combinación de números y letras, para que puedan identificar por
varias características a cada uno de los elementos.
6. Con código de verificación: consiste en agregar un número o letra a una secuencia de
caracteres con base en un algoritmo predefinido.
7. De consonantes: consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la
palabra.
8. Fonético: es un método que codifica los elementos de acuerdo con su sonido, manteniendo
la primera letra de la palabra, ya sea vocal o consonante.
9. De barras: consiste en la asignación de unas líneas y espacios de distintos anchos y que
son impresos a un producto para poder ser identificados, como en las tiendas.
Características de un código contable
Todo código contable debe ser diseñado para ciertas normas para que puedan cumplir con los
requerimientos de información que se necesitan, ajustándose así a las necesidades especificas
de la empresa y que cubra las circunstancias especiales. Entre sus características están:
1. Flexibilidad: debe estar diseñado para poder permitir agregar nuevas clasificaciones o
detalles.
2. Adecuada a la clasificación: debe estar clasificado de acuerdo a las normas contables que
establece la profesión.
3. Jerarquizado: es que el código contable debe establecer subdivisiones para cada uno de
los grupos y subgrupos de las partidas de conforman los estados financieros, para poder
presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.
4. Claridad en las descripciones: un código contable debe explicar claramente el titulo de
cada una de las cuentas que la integran, buscando establecer una relación directa entre la
descripción de la cuenta y su naturaleza.
Diseño de un código de cuentas, pasos
1. Asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del
estado de ganancias y pérdidas.
2. Definir el formato del código contable en dígitos y niveles.
3. Una vez realizados los pasos 1 y 2, comenzamos a desarrollar el código contable, de
acuerdo a las clasificaciones dadas por la teoría contable y las necesidades de la empresa.
Cada empresa puede adaptar la clasificación que más se acerque a la naturaleza y objetivo de
sus transacciones, sin embargo, se deber tener en cuenta que el condigo contable debe
corresponder a las características y naturaleza de cada una de las partidas.
Relación de la codificación con los sistemas mecanizados
Los métodos de codificación permiten clasificar todas las operaciones, detalles transacciones y
listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad.
En el concepto de contabilidad existen características que son llevadas a cabo para que un
sistema contable pueda producir información organizada. Antes de registrar cualquier transacción,
debe ser clasificada para ordenarse, antes tuvo que haberse definido cuales serian sus métodos
de codificación que se utilizaría en el proceso de clasificación.
Sistematización de las operaciones: eso es labor contable, que significa que las transacciones
deber estar organizadas de tal forma que su acceso y procesamiento sea de rápida respuesta y
no se dificulte.
