ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
ESTRUCTURA DE CONTENIDO
1. JUSTIFICACIÓN DEL PROGRAMA..............................................................3
2. POBLACIÓN OBJETIVO, PERFIL DE ENTRADA Y DE SALIDA......................3
3. ESTRATEGIA METODOLÓGICA..................................................................4
4. MODALIDAD Y DURACIÓN DEL PROGRAMA.............................................5
5. COMPETENCIA, ELEMENTOS DE COMPETENCIA Y RESULTADOS DE
APRENDIZAJE.......................................................................................5
6. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE............................................................6
EVIDENCIAS DE PRODUCTO, DE DESEMPEÑO Y DE CONOCIMIENTO.......7
8. CRITERIOS DE EVALUACIÓN..................................................................7
9. CERTIFICACIÓN DEL PROGRAMA.............................................................8
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 2
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
1. JUSTIFICACIÓN DEL PROGRAMA
La Organización Documental tiene una gran importancia en las empresas hoy en
día, ya que permite la mejora continua de las herramientas manuales básicas como
el de guardar documentos de papel, implementando mecanismos tecnológicos de
talla global para los procesos de codificación y clasificación de información. Por tal
motivo, se ha creado la necesidad de consérvalos, como respuesta a un historial
de recuperación de la información con niveles sofisticados que sirven de apoyo y
soporte a la actividad administrativa.
De igual manera, se logra contribuir a la conservación de documentos en las
empresas públicas y privadas, como medida de fortalecimiento y crecimiento
organizacional y documental, acordes a los requerimientos del sector productivo y
los avances tecnológicos.
Por lo tanto, esta oferta de capacitación brinda conocimientos en Organización
Documental, los cuales están enfocados al fortalecimiento de bases sólidas
fundamentales para ejecutar servicios archivísticos con un recurso humano
cualificado y calificado, capaz de responder integralmente a la dinámica de los
sectores económicos.
El SENA ofrecerá el programa de Organización documental en el entorno laboral,
con los elementos de formación profesional, sociales, tecnológicos y culturales,
metodologías de aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologías de última generación,
estructurado sobre métodos más que contenidos, lo que potencia la formación de
ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica, solidarios y emprendedores,
con formación centrada desde el hacer e incorporando los elementos cognitivos y
actitudinales para desarrollar en el aprendiz competencias técnicas, cognoscitivas
y comportamentales que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su
misión, innovando permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios
tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores,
impactando positivamente la productividad, la competitividad, la equidad y el
desarrollo del país.
2. POBLACIÓN OBJETIVO, PERFIL DE ENTRADA Y DE SALIDA
Población Objetivo
El programa de formación “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL”, está dirigido al talento humano que realiza labores relacionadas con la
gestión documental en su contexto laboral, y personas interesadas en aprender y
reforzar el conocimiento sobre la temática del programa.
3 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
Perfil de Entrada
Para la realización de este programa de formación es necesario que el aprendiz
tenga conocimiento y adecuado manejo de las siguientes herramientas informáticas
y de comunicación: Correo electrónico, chats, Messenger, procesadores de texto,
software de presentación, internet, navegadores, otros sistemas y herramientas
tecnológicas necesarias para la formación virtual. Así mismo, se sugiere tener
nociones de archivista y buenos hábitos de lectura.
Cumplir con requisitos y trámites de selección definidos por el Centro de Formación.
Perfil de Salida
El programa de formación ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL”,
ofrece al sector productivo recurso humano con el conocimiento necesario para
desarrollar un programa de organización documental dentro de la entidad.
Al finalizar el programa de formación el aprendiz contará con conocimientos acerca
de:
• Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos y
la legislación vigente.
• Aplicar tablas de retención documental teniendo en cuenta principios
archivísticos, la normatividad vigente y las políticas institucionales.
• Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido
por la organización, la normatividad vigente, normas y técnicas de prevención
y conservación documental y el sistema de gestión de la calidad.
• Preparar y recibir las transferencias documentales de acuerdo con lo
establecido en las tablas de retención documental.
3. ESTRATEGIA METODOLÓGICA
Centrada en la construcción de autonomía para garantizar la calidad de la formación
en el marco de la formación por competencias, el aprendizaje por proyectos o
el uso de técnicas didácticas activas que estimulan el pensamiento para la
resolución de problemas simulados y reales; soportadas en el utilización de las
tecnologías de la información y la comunicación, integradas, en ambientes abiertos
y pluritecnológicos, que en todo caso recrean el contexto productivo y vinculan al
aprendiz con la realidad cotidiana y el desarrollo de las competencias.
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 4
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
Igualmente, debe estimular de manera
permanente la autocrítica y la reflexión del
aprendiz sobre el quehacer y los resultados
de aprendizaje que logra a través de la
vinculación activa de las cuatro fuentes
de información para la construcción de
conocimiento.
4. MODALIDAD Y DURACIÓN DEL PROGRAMA
Modalidad
El programa de formación “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL” se desarrollará en modalidad virtual.
Duración
El programa tiene una intensidad horaria de cuarenta (40) horas.
5. COMPETENCIA, ELEMENTOS DE COMPETENCIA Y RESULTADOS
DE APRENDIZAJE
El programa de formación de formación “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL” está asociado a la competencia, elementos de competencia y
resultados de aprendizaje:
COMPETENCIA
CÓDIGO DENOMINACIÓN
210602009 Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad
vigente y políticas institucionales.
5 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
CÓDIGO DENOMINACIÓN
21060200901 Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios
archivísticos y la legislación vigente.
21060200902 Aplicar tablas de retención documental teniendo en cuenta
principios archivísticos, la normatividad vigente y las políticas
institucionales.
21060200903 Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema
establecido por la organización, la normatividad vigente, normas
y técnicas de prevención y conservación documental y el sistema
de gestión de la calidad.
21060200903 Preparar y recibir las transferencias documentales de acuerdo
con lo establecido en las tablas de retención documental.
6. ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
Las actividades de aprendizaje están diseñadas para ser realizadas de manera
individual, con algunos espacios para la discusión grupal, en donde se facilite el
intercambio de ideas para:
• Aplicar los principios archivísticos para la clasificación documental en las
organizaciones, teniendo en cuenta la normatividad vigente.
• Aplicar la tabla de retención documental para la organización de los archivos
según políticas institucionales.
• Aplicar el procedimiento para ordenar los documentos de acuerdo con lo
establecido por la organización y su sistema de gestión de calidad.
• Organizar las transferencias documentales teniendo en cuenta los criterios
establecidos en las tablas de retención documental.
Las actividades de aprendizaje se encuentran detalladas en la planeación pedagógica
del proyecto formativo con las respectivas evidencias a aportar en cada una de
ellas.
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 6
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
7. EVIDENCIAS DE PRODUCTO, DE DESEMPEÑO Y DE
CONOCIMIENTO
La evaluación de los conocimientos desarrollados durante el programa
“ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL”, se constituyen en
espacio para socializar e intercambiar diversos puntos de vista, maximizando las
posibilidades de aprendizaje vivencial con la participación activa de los pares en
formación, sumándole al proceso los conocimientos previos de quienes intervienen.
Las actividades a desarrollar deberán aportar evidencias de tipo práctico,
relacionadas con opiniones de orden técnico en respuesta a foros de discusión
planteado, respuestas a preguntas mediante pruebas de conocimiento, presentación
de actividades interactivas, entregables relacionados con los pasos necesarios para
el aprendizaje.
8. CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Para aprobar el programa de formación “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL”, el aprendiz debe demostrar el logro de cada uno de los
resultados de aprendizaje que desarrollará mediante las actividades de aprendizaje
propuestas, y presentar las evidencias que le plantea el programa; cada evidencia
solicitada tiene una finalidad y unos criterios de evaluación, respecto de los cuales
el instructor debe emitir un juicio de aprobación o no aprobación.
Los criterios de evaluación son los siguientes:
• Identifica y clasifica los documentos de archivo aplicando los principios
archivísticos.
• Emplea las tablas de retención documental basándose en principios
archivísticos, normatividad vigente y políticas institucionales.
• Ordena y aplica los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema
establecido por la organización, normas y técnicas de preservación y
conservación documental
• Recibe y prepara las transferencias documentales de acuerdo con las tablas
de retención documental, las normas y la legislación vigente.
7 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
9. CERTIFICACIÓN DEL PROGRAMA
Para la certificación del programa es necesario que el aprendiz logre todos los
resultados de aprendizaje de las competencias que aborda el programa de formación.
Se emitirá certificación como aprobó el curso de “ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL” por medio del aplicativo senasofiaplus, el cual podrá
descargar una vez finalice el programa y se dé cumplimiento a los requisitos de
aprobación.
El sistema notificará al aprendiz a través de su
correo electrónico el estado final, si su estado
es “certificado” recibirá las instrucciones para
realizar la descarga del certificado en línea desde
el sistema dispuesto por la entidad:
www.senasofiaplus.edu.co.
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 8
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
Construcción
Objeto de Aprendizaje
Presentación del Programa
Centro de Comercio y Servicios
Regional Tolima
Equipo Técnico Pedagógico
Experto temático Carmen Milena Ferreira Ardila
Centro Industrial de Mantenimiento Integral - CIMI
Regional Santander
Línea de Producción de Recursos Educativos Digitales
Líder línea de producción Santiago Lozada Garcés
Asesores pedagógicos Rosa Elvia Quintero Guasca
Luis Orlando Beltrán Vargas
Producción multimedia
Diseño Catalina Martínez Ávila
Sandra Carolina Durán López
Tirso Fernán Tabares Carreño
Rafael Ricardo Valdés Prada
Eulises Ordúz Amezquita
Oscar Julián Márquez Sanabria
Audios Víctor Hugo Tabares Carreño
Programación Francisco José Lizcano Reyes
9 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
