CENTRO DE MAESTROS SAN
LUIS II
S E E R
Introducción a Word
Autor: Luis Solla
Presentación del curso
Word es el editor de texto más potente del mercado y, sin duda, uno de los productos más conocidos de
Microsoft. En este curso aprenderemos gratis la mayoría de posibilidades que nos ofrece este completo
programa de edición.
1. ¿Qué es Microsoft Word?
Es un potente editor de texto que nos ayudará a crear presentaciones fáciles y profesionales en
nuestros documentos. En primer lugar veremos cómo moverse por el programa, tanto para desplazarse
como para seleccionar texto, teniendo en cuenta que el medio más utilizado.
Para moverse por la pantalla se utilizan las teclas de desplazamiento o cursores y también para
desplazarse de carácter en carácter en carácter. : 1l
Si al tiempo que pulsamos los cursores pulsamos la tecla Control (CTRL) nos desplazaremos de
palabra en palabra y si además pretendemos seleccionar a medida que nos movemos, tendremos que
mantener pulsada la tecla Mayúsculas Temporal.
2. Algunas combinaciones de teclas
En esta unidad didáctica le ofrecemos un listado de las combinaciones de teclas más habituales.
Retroceso: borra el carácter inmediatamente a la izquierda del cursor.
Suprimir: borra el carácter inmediatamente a la derecha del cursor.
CTRL + Retroceso: borra la palabra inmediatamente a la izquierda del cursor. CTRL + Suprimir:
borra la palabra inmediatamente a la derecha del cursor. RePág o AvPág: nos desplaza una
pantalla arriba (Re) o pantalla abajo (Av).
CTRL + cursor (flecha) Arriba o Abajo: nos lleva al principio del párrafo anterior o siguiente.
Inicio: nos lleva al principio de la línea en que nos encontramos (Línea Activa).
Fin: nos lleva al final de la Línea Activa. CTRL + Inicio: principio del documento.
CTRL + Fin: final del documento.
CTRL + RePág: principio de la pantalla.
CTRL + AvPág: final de la pantalla.
A continuación les adjuntamos todas aquellas opciones a las que se puede acceder de dos
formas, mediante el icono o mediante la combinación de teclas.
CTRL + X: copia de los elementos seleccionados al portapapeles (borrándolos, los corta).
CTRL + C: copia de elementos seleccionados al portapapeles (sin borrarlos).
CTRL + V : inserta el contenido del portapapeles en el lugar donde tengamos situado el cursor.
Para esto tendremos que haber cortado o copiado algún elemento antes.
CTRL + Z: nos permite Deshacer la/s última/s acción/es errónea/s.
CTRL + Y: es la opción opuesta a Deshacer. Rehace la / s acción / es que hayamos deshecho.
En la siguiente unidad didáctica acabaremos de completar esta lista.
3. Otras combinaciones de teclas
CTRL + N: pone el texto seleccionado en Negrita.
CTRL + K: pone el texto seleccionado en Cursiva.
CTRL + S: subraya el texto seleccionado. Otras órdenes de utilización frecuente.-
Nuevo: nos abre un documento nuevo para empezar a trabajar desde cero.
Abrir: nos abre un documento ya creado para modificarlo.
Guardar: nos guarda el trabajo realizado en un archivo ya sea en disquete o en el disco duro.
Cerrar: nos cierra el documento y si se han realizado cambios en él, nos muestra el cuadro de diálogo
de Guardar.
Imprimir: imprime el documento a través de la impresora directamente.
CTRL + P: hace emerger el cuadro de diálogo Imprimir en el que se pueden modificar las cualidades de
impresión, tanto las de Word, como las de la impresora. Es preferible venir siempre por esta opción ya
que el botón Imprimir, imprime directamente sin darnos tiempo a corregir errores.
4. El menú Archivo
Existen dos vías para dar al documento las cualidades que se ajusten a nuestras necesidades.
1) Archivo / Configurar página: esta opción se activa mediante el menú Archivo o la combinación de
teclas ATL + A. En esta ventana tendremos la posibilidad de personalizar todos los márgenes, el
espacio, la encuadernación, etc.
Si pinchamos dos veces (doble click) en la zona reglada superior nos aparecerá el diálogo Configurar
Página, donde podremos modificar el tamaño, la fuente y los atributos del papel de trabajo. Esto ocurre
también si hacemos doble click sobre la regla vertical de la izquierda.
Otra forma de asignar márgenes es en el modo de visualización Presentación Preliminar y moviendo
con el ratón los indicadores de márgenes que aparecen representados sobre las reglas. Con la
Presentación Preliminar visualizaremos el documento tal cual se imprimirá.
2) Archivo / Propiedades: esta opción se activa mediante el menú Archivo o mediante la combinación de
teclas ALT + A.
En este apartado podemos asignarle interesantes propiedades a nuestros documentos.
Autor: nos dice quien fue la persona responsable del documento.
Título: nos permite ponerle un título al documento, independientemente del nombre del archivo en
donde el documento está guardado.
Estadísticas: nos ofrece datos sobre el documento como puede ser el número de palabras, de líneas,
etc.
5. El menú Formato (I)
Si tenemos un documento ya escrito podemos aplicarle dos órdenes básicas.
1) Formato / Fuente: esta opción se puede activar mediante el menú Formato o la combinación de
teclas ALT + F. Con la opción Fuente (CTRL + M) podemos modificar los siguientes valores:
- Fuente: cualquier fuente que tengamos instalada en el ordenador.
- Estilo de fuente: negrita, negrita cursiva, etc.
- Color: nos permite cambiar el color de las letras.
- Tamaño: más grande o más pequeño que el actual.
- Subrayado: nos da a elegir entre distintos tipos de subrayado.
- Efectos: tachado, relieve, etc.
- Vista preliminar: nos muestra cómo quedará el texto tras aplicar estas transformaciones.
- Espacio entre caracteres: en esta pestaña asignaremos valores como la separación entre las letras,
entre las líneas (interlineado), etc.
- Animación: nos permite aplicar algo así como efectos especiales a los textos, desde brillos hasta
chispas (son efectos NO imprimibles).
Antes de entrar en la aplicación de las Sangrías, debemos saber que independientemente de ellas,
existen cuatro tipos de Alineación:
Derecha: alinea el texto (seleccionado, o todo) a la derecha del documento como vemos en la imagen.
Izquierda: lo alinea a la izquierda
Centrada: centra el texto (seleccionado, o todo) al medio del papel
Justificada: estira y encoge (según convenga) el texto para que ocupe todo el espacio entre los dos
márgenes laterales.
6. El menú Formato (II)
En esta unidad didáctica le explicaremos la segunda orden a partir del menú
Formato.
2) Formato / Párrafo: esta opción se activa mediante el menú Formato o mediante la combinación de
teclas ALT + F.
Esta ventana nos ofrece dos pestañas:
- Sangría y espacio: donde podemos modificar alineaciones dentro de las sangrías, modificar las
sangrías en sí, espaciados o la vista previa al resultado.
- Líneas y salto de página: aquí se modifican valores que influirán en las separaciones entre páginas
(incluyendo el control de las viudas y las huérfanas).
Las sangrías pueden modificarse a través del menú formato o de los indicadores de sangría de la regla
superior que vemos en la imagen.
Mediante los triángulos establecemos la colocación de los párrafos y de las líneas de párrafo. Con
arrastrar el cuadradillo superior modificaremos la situación de los párrafos y con el triángulo superior
modificaremos la sangría de las líneas del párrafo.
También se pueden modificar las distancias de las sangrías con los siguientes botones:
- Aumentar sangría.
- Disminuir sangría.
En la ventana Párrafo (ALT + F, Párrafo) también se nos muestra el botón Tabulaciones al que se
accede también por el menú Formato / Tabulaciones. En esta ventana asignamos las tabulaciones o
saltos de espacio en la línea que queremos para nuestro documento.
Para insertar tabulaciones también lo podemos hacer de forma rápida haciendo doble click sobre la
regla (en la parte blanca, ya que si lo hacemos en la parte gris nos emergerá el cuadro de Configurar
Página) de forma que nos aparece de nuevo la ventana de tabulaciones.
Cuando en un documento hay tabulaciones activas, estas aparecen representadas por medio de unos
simbolitos en la regla que son los siguientes:
Izquierda Derecha Centrada Decimal Barra
7. Otros elementos para estructurar el documento
En esta unidad didáctica le explicamos algunos elementos más que le ayudarán a acabar de perfilar su
documento.
Numeración y viñetas: nos permite formatear una lista de elementos de forma que aparenten orden.
Esta orden la podemos encontrar tanto en el menú Formato / Numeración y Viñetas, así como en dos
botones de uso rápido en la barra de herramientas Formato.
Con el botón Numeración que aparece en la imagen superior, Word genera números al principio de las
líneas conforme vamos escribiendo.
Con el botón Viñetas que aparece en la imagen superior, podremos colocar pequeños dibujos al inicio
de cada línea de texto (símbolos), los cuales podremos personalizar al estilo de nuestro documento.
Si simplemente quisiéramos insertar un Símbolo por separado de esos que no tenemos disponibles en
el teclado, tan solo tendríamos que ir por el Menú Insertar /
Símbolo, y elegir el que más nos convenga, como podrían ser:
En la propia ventana de Numeración y Viñetas, tenemos también otra orden interesante que es la de
insertar un Esquema Numerado. Esta orden nos permite generar listas multinivel con una ordenación
jerárquica de elementos.
El estilo y las Listas Multinivel y de la Viñetas, puede ser modificado en cualquier momento, no tenemos
más que seleccionar la lista o las viñetas a modificar y luego irnos a la pestaña precisa de la ventana
Numeración y Viñetas del Menú Formato, y seleccionar la presentación que nos interese en ese
momento. Al aceptar estas modificaciones se aplicarán sobre el texto seleccionado.
8. Comandos de visualización
En Word disponemos de diferentes formas para visualizar el documento en base a las operaciones que
luego queramos realizar.
Vista normal: es la visualización por defecto. No muestra ni columnas, ni marcos, ni pies, ni
encabezados de página.
Vista de diseño en Pantalla: facilita la lectura del documento en la pantalla.
Vista Diseño de Página: presenta encabezados y pies de página, columnas, marcos y gráficos.
Esquema: muestra el documento de una forma esquemática, permitiéndonos desplazarnos de manera
más rápida por él.
Presentación preliminar: nos enseña el documento tal cual se obtendrá a través de la impresora.
9. Cómo buscar contenidos
Para acceder rápidamente a determinados contenidos que hay en un documento existen diversas
formas:
- Buscar (CTRL + B): este comando nos Busca en el documento una palabra determinada y todas sus
ubicaciones con la opción Buscar Siguiente, así como Reemp Reemplazarla / s con otra / s palabra / s.
En esta misma ventana, pero en otra pestaña, tenemos la opción Ir a que nos puede llevar a varias
localizaciones, como pueden ser comentarios (Menú / Insertar / Comentario), Marcadores (Menú /
Insertar / Marcador), o simplemente determinadas páginas.
- Comentarios: se insertan en los lugares que nos interesan de forma que, al pasarlo por la palabra,
frase o párrafo comentado, se nos muestra el texto que nosotros hayamos escrito antes en la ventana
Comentario. A esta orden se accede a través del Menú Insertar / Comentario.
10. Cómo crear tablas
En word podemos crear tablas de muy diversas formas y cualidades pero no nos meteremos en la
realización de operaciones dentro de ellas pues estas operaciones son mucho más completas y
visuales en Excel, y lo más usual es el realizar las tablas necesarias en Excel, y luego insertarla en
Word.
Las tablas de Word se crean pulsando y arrastrando el botón correspondiente que aparece en la
imagen.
Si quisiéramos insertar una tabla de Excel deberíamos pulsar el botón que aparece en la imagen
superior.
Dentro de las tablas de Word, podemos tanto modificar los bordes, así como el tipo de línea, el
sombreado, el color del relleno, etc que aparece en la imagen superior. Todas estas opciones de
modificación de tablas de Word, incluyendo la personalización de tipo y estilos de líneas, se nos
presentan dentro de una barra de herramientas específica para este propósito. Esta barra de
herramientas se activa pulsando el botón Tablas y Bordes que aparece en la imagen inferior.
Uno de los botones más interesantes es el de Dibujar Tabla, el cual nos permite dibujar las celdas de
una tabla una por una, y de forma totalmente personal a mano alzada (imagen inferior).
11. Cómo crear bordes y sombreados
En el menú Formato tenemos otra herramienta que nos permite darle otro aspecto a los documentos, es
la opción Bordes y Sombreado, donde podemos elegir distintos atributos para la página, para así poder
darle un aspecto más formal o informal, según los complementos que seleccionemos.
Otro elemento a utilizar para personalizar los documentos son los Encabezados y Pies de Página,
herramienta que encontraremos en el menú Ver. Al activarlo, se nos muestra una barra de herramientas
flotante, en la cual se nos presentan los botones necesarios para modificar ambos elementos. Una
orden familiar a las anteriores está en el menú Insertar, Nota al Pie, la cual nos permite insertar las
típicas notas aclaratorias a determinados términos que aparezcan en el documento.
También podemos alinear un texto en Columnas con lo cual, el texto seleccionado se pondrá en el
número de columnas que nosotros elijamos simplemente pinchando y arrastrando.
Esta orden, cuyo icono aparece en la parte superior, permite modificaciones. Tendremos que estar en el
modo de visualización Diseño de Página, podremos insertar saltos de columna, y otras opciones, que
encontraremos en el menú Insertar/ Salto.
12. Como insertar elementos
Sobres y Etiquetas.- podemos imprimir y / o agregar a un documento sobre / s con determinado
Remitente y determinado Destinatario para que Word nos lo imprima a la vez que el documento.
Esta orden se encuentra en el menú Herramientas.
Dentro de esa orden, encontraremos todos los valores para modificar los tamaños y
colocaciones, tanto de los sobres como de las etiquetas, incluyendo el asignarles tamaños
personalizados.
En lo referente a las etiquetas, hay que tener en cuenta, que en el mercado se distribuyen en
base a unas normativas de tamaños normalizados. Por ello es conveniente saber qué medidas
vamos a emplear o en caso de que estemos aprovechando etiquetas sobrantes, nos convendrá
medirlas para identificar el tamaño, o en caso de que no se correspondan con ninguno,
personalizarlo a tal efecto.
Dibujos. - en Word también podemos dibujar e insertar imágenes. En el menú Insertar nos
aparece una opción que es Imagen, dentro de la cual encontramos muy variadas opciones:
- Imagen prediseñada: nos permite insertar una imagen de la biblioteca que Office tiene. Son
imágenes típicas de documentos bastante comunes y, sin ser demasiado detalladas, ya que
supondría un mayor tamaño de los archivos, y por tanto de los documentos.
- Desde Archivo: nos permite insertar una imagen ya creada con anterioridad con un programa
de dibujo o de diseño gráfico, como podrían ser el Paint o el Adobe Photoshop.
- Autoformas: son formas ya prediseñadas (estrellas, bocatas de cómic, etc) las cuales
nosotros
podremos editar, en forma, tamaño, etc.
- WordArt: son los típicos carteles de los documentos. Simplemente tendremos que seleccionar
un tipo de cartel y luego teclear el texto que nosotros queremos para que tome la forma del
cartel que nosotros hemos seleccionado antes.
- Desde Escáner: sólo aparecerá en ordenadores que tengan instalado un escáner para la
digitalización de imágenes.
- Gráfico: con esta opción insertaremos gráficos al estilo de Excel pero lo haremos en Excel
para incrustarlos en los documentos de Word. De este modo nos resultará más productivo.
13. Opción Estilos
En el programa Word se llaman estilos a los atributos que tiene un documento determinado.
Word incluye varios estilos diferentes pero lo más normal es que a nosotros nos interese tener
nuestros estilos propios. Para crear nuestros estilos propios tendremos que:
-Seleccionar un texto cualquiera y darle las propiedades que a nosotros nos interesen en lo
referente a tamaño de letra, formato (negrita, cursiva, etc.), alineaciones, sangrías, etc.
Normal 1 ..
-Pinchar sobre el cuadro de texto del Estilo que aparece en la imagen y cuando el nombre del
estilo actual se ponga en azul, se seleccione, nosotros escribiremos el nombre que le
queramos dar a este estilo propio, y pulsaremos Intro (Enter). De este modo tendremos fijado
nuestro estilo propio.
Otra opción interesante es pasearse por la galería de Estilos que Word trae consigo y que
podemos examinar en al siguiente ruta: Formato / Estilo.
Una vez que nos hemos quedado satisfechos con la apariencia y el contenido de un
documento, podríamos pensar (sobre todo si el documento es grande) en la ayuda que nos
prestaría un índice en el documento.
14. Tablas de contenido e Índice
Word puede crear para nosotros tablas de contenido (los índices tradicionales) e índices (los
que estamos acostumbrados a encontrar en diccionarios médicos y altas) con muy pocas
operaciones en el caso de las tablas de contenido, y con algo de trabajo en el caso de los
índices.
Las tablas de contenido se generan a partir de los estilos utilizados en el documento (T1, T2,
etc.) de ahí la importancia de que el texto esté muy bien estructurado y que las jerarquías sean
coherentes.
Para crear un índice tradicional (tabla de contenido), deberemos ir al menú Insertar, y elegir la
orden Índice y Tablas. Luego seleccionamos la pestaña tablas de contenido. Se nos
presentarán varios estilos, cualidades del párrafo, etc. Las opciones de modificación son
enormes, y se descubren navegando por los menús, pulsando en los botones de Opciones así
como en el de Modificar
.
Para crear un Índice (técnico) iremos por el mismo camino, pero en lugar de posicionarnos en
la pestaña de Tablas de Contenido, pincharemos en la pestaña Índices. Y allí tendremos que ir,
dándole (Marcar entrada) las entradas de índice al Word, es decir, las palabras que queremos
que aparezcan en ese índice. El pequeño inconveniente es que tendremos que darle a Word
las palabras que componen el índice, una a una, pues él nunca podría saber cuáles queremos
incluir y cuáles no.
