INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
AUDITORIA Interna No. 8 FECHA DE
Día: 31 Mes: 05 Año: 2013
No. EMISIÓN DEL
INFORME
Proceso(s) a Auditar: Gestión del Talento Humano
Dependencia(s): Gestión Humana
Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s): Sylvia Cristina Puente Alvarez-Correa /Angélica Carolina Cicery
Objetivo de la Auditoría: Confirmar la continuidad del Sistema de Gestión de la Calidad en el
proceso de Gestión del Talento Humano, mediante la verificación del
cumplimiento de los requisitos de ley, de norma, del producto, del
cliente y de la entidad establecidos, identificando el mejoramiento
continuo aplicado en la gestión de los procesos.
Alcance de la Auditoría: Proceso y Procedimientos de Gestión del Talento Humano y los
documentos asociados
Criterios de la Auditoría: Producto No conforme: (proceso, procedimientos, procedimientos
asociados, ficha técnica), Control de Documentos y Registros:
(procesos, procedimiento, Orfeo, guía elaboración documental,
comunicación, políticas de operación), Mejoramiento Continuo:
(procesos, procedimientos, informes, noticias, plan de acción,
oportunidades de mejora), Medición, Evaluación y Seguimiento:
(planeación, riesgos, indicadores, procesos, procedimientos,
informes, plan de acción, informe de auditorías anteriores,
Evaluaciones del servicio, peticiones, quejas y reclamos).
Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre
23/05/13 24/05/13
Día 23 Mes 05 Año 2013 Desde Hasta Día 24 Mes 05 Año 2013
D/M/A D/M/A
Representante de Calidad Jefe oficina de Control Interno Auditor (es)
Celmira Frasser Acevedo Luz Stella Patiño Jurado Lina Marcela Cuadros Pineda
Marianela Bravo
Ruth Martínez
Acompaña: Albeniz Salinas
PRINCIPALES SITUACIONES DETECTADAS/ HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
Tipo
Descripción del hallazgo o situación Numeral de C
Recomendación
detectada y/o requisito de la norma norma NC
OBS
Al analizar el contenido del procedimiento
de Evaluación del Desempeño, asociado al
proceso de GestiónHumana, se detecta OBS Se recomienda registrar la información
que no se encuentra actualizada la correspondiente al período de agosto de
F 019 V-4 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia
Mayo 9 de 2013 La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP
INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
información de las evaluaciones 4.1 2012 a enero de 2013.
correspondientes al segundo semestre del
2012 en el registro electrónico que Requisitos
determina el procedimiento. Generales
Al evaluar el aplicativo de calidad e
ingresar al Manual de Calidad, se evidencia
que en dicho manual no se presentan los 7 4.2.3 (b) NC Ajustar los procedimientos y el manual
procedimientos asociados al proceso de Calidad con los procedimientos del
descritos en el aplicativo de Calidad DAFP , proceso.
Control de
por cuanto falta incluir un procedimiento documentos
denominado Expedición de Certificaciones
Para Pensiones y/o Bono Pensional.
Al mismo tiempo, se evidenció que la
actividad 2 del procedimiento de Ingreso y
permanencia del personal, hace referencia
a un registro de planta de personal
electrónico, sin embargo, se observa que
manejan una matriz de vacantes que no
hace parte del procedimiento.
De otro lado, Se identificó que el
procedimiento de Nómina está
desactualizado, en cuanto hace referencia
al sistema PERNO, el cual fue
reemplazado por el SIGEP, lo cual no
permite establecer de manera clara los
registros de las actividades del mismo.
Durante la Auditoria se evidencia el
cumplimiento de las Políticas de
comunicación ya que las decisiones
tomadas en el Comité Directivo se 5.5.3 C
socializan por la (el) Líder Estratégica (o),
en reuniones con los Coordinadores y la
Líder Operativa a su vez las socializa al
interior del grupo en reuniones
informativas.
Esto se puedo evidencias a través de los
registros de las reuniones del área.
Durante el análisis de la información del
Procedimiento de Bienestar, Salud
Ocupacional y capacitación, relacionado 4.2.1.d NC
proceso de Gestión Humana, se
encontraba desactualizada por cuanto en el Gestion
F 019 V-4 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia
Mayo 9 de 2013 La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP
INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
mes de mayo aún no habían sido incluidos Documental
los Planes de Bienestar y Capacitación de
la vigencia 2013 y se encontraban
publicado en la Carpeta de Calidad DAFP
los planes del año 2012, lo que demuestra
incumplimiento en el control de los
documentos y las políticas de operación de
la Gestión documental.
Al solicitar la evidencia de concertación de
actividades del servidor Raul Casquete, 4.2.4 OBS Se evidenció que se realizó la
empleado de planta temporal, se evidenció concertación de actividades y se solicitó
que ésta se registró en el formato la anulación del formato utilizado
Control de
correspondiente a un empleado de carrera inicialmente.
Registros
inicialmente y que luego fue modificado por
un nuevo formato de seguimiento a las
actividades del servidor de planta temporal,
sin el debido control en cuanto a la
anulación del registro anterior.
Al solicitar la carpeta del consulta y
préstamo de documentos y registro del
área de Gestión Humana, se observa que 7.5.3 NC Debe seguirse la política de Calidad
no se encuentra identificado el registro de relacionada con el préstamo de historias
préstamo de hoja de vida, por cuanto no laborales.
aparece el nombre, quien presta y quien
recibe, ni tampoco la fecha de devolución
de la misma. Este registro corresponde a Propiedad del
la fecha 26 de marzo del 2013. Al mismo Cliente
se observa en dicho registro que no existe
control sobre el préstamo de las historias
laborales ni el cumplimiento de las política
de operación de la Administración de
Historias laborales, sobre la autorización
por parte del líder operativo del préstamo
de estos documentos.
Al preguntar durante la entrevista al 6.2.2 (d) OBS Establecer mecanismos de interacción
Proceso de Gestión Humana sobre las que permitan apropiarse más del
políticas de operación, el proceso a cargo y sistema, apoyarse en el aplicativo para
los procedimientos asociados, se concluye su gestión institucional.
que no son conocidas ni ubicadas en el
aplicativo de Calidad DAFP dispuesto para
este fin; de igual manera se evidenció que
se presenta confusión entre los proyectos
que se desarrollan en el SIPLAN y los
procedimientos que hacen parte del
proceso.
F 019 V-4 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia
Mayo 9 de 2013 La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP
INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
Al revisar los indicadores establecios por el
proceso y publicado en el aplicativo de
Calidad DAFP, se observa que las fichas 8.2.3 NC Se deben realizar la medición de
de los indicadores denominados: personal acuerdo con la periodicidad establecida
competente, capacitación y bienestar
Seguimiento y
social, se encuentran desactualizados
Medición de los
durante el primer trimestre del 2013. Procesos
Incumpliento con la oportunidad de la
medición y seguimiento del desempeño del
proceso.
Se identifica, en la revisión al
Procedimiento de Evaluación del
Desempeño, que la concertación de
compromisos de los acuerdos de gestión
de los Gerentes Públicos del DAFP en el
6.2.2
año 2012, no se realizó en el primer mes
del año, ni se evidencia el respectivo
seguimiento en el mismo año. Competencia y NC Se debe tener en cuenta la política de
toma de operación del Departamento.
conciencia
Adicionalmente, el registro de evaluación
del Gerente Público (Claudia Hernandez )
no tiene la fecha de ejecución. 4.2.4
En relación con el 2013, a la fecha de la Control de
Auditoría, la concertación no se encontraba registros
firmada por los respectivos gerentes y no
se encontraba la correspondiente a la
Ingeniera Victoria Eugenia Díaz.
Al revisar la normatividad vigente del
procedimiento de Seguridad Social y 7.1. OBS Se debe actualizar el Normograma.
Parafiscales, se verifica que no se
encuentran relacionadas en el normograma
Planificacíon del
del proceso las siguientes normas, las Servicio
cuales están referenciadas en el
Procedimiento: Decreto 1465 de 2005,
Decreto 1465 del 2005, resolución 1303 del
2005, Decreto 1931 del 2006 y Decreto
1670 del 2007. Adicionalmente el año
registrado la ley 100, no corresponde al de
su expedición.
Lo anterior evidencia falta de control en los
registros y en la planificación del área.
.
Se evidencia, en la fecha de la auditoría al
F 019 V-4 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia
Mayo 9 de 2013 La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP
INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
proceso de Gestión Humana, que no se 8..2.2 NC Solicitar el cierre de las acciones a la
han cerrado los siguientes Reportes de Oficina de Control Interno.
Mejoramiento: 225-2011 271-2011, 363- Auditorias
2011, 372-2011, 374-2012, 375-2012, 386-
2012, 390-2012.
Lo cual no da cumplimiento a la toma de
acciones sin demora injustificada por el
proceso.
Se evidencia el compromiso con la Mejora
continua del Sistema de Gestión de Calidad 8.5.1 C
la mediante la generación de planes de
mejoramiento al proceso de Gestión
Humana originados el Grupo de trabajo del
área y enviados al Proceso de Medición y Mejora Continua
Analisis oportunamente.
C. Conformidad: 2 . NC. No Conformidad: 6 OBS. Observación: 4
CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR
Aspectos relevantes Cabe resaltar la excelente disposición del personal auditado para atender la
auditoria y al equipo auditor, además la presencia de los líderes estratégico
y operativo durante el desarrollo de la auditoría.
Los Líderes estratégico y Operativo del proceso de Gestión del Talento
Humano conocen el Sistema de Gestión de Calidad y el proceso.
Se resalta que el proceso de Gestión Human, realizó en el tiempo establecido
la planeación anual, sin embrago no se tuvo en cuenta que los
procedimientos fueron modificados al igual que los formatos, y por tanto
deben ser formalizado dentro del sistema.
El sistema de Gestión de Calidad se da a conocer a través de las inducciones
que se realizan al personal que ingresa a la Entidad.
Se recomienda hacer seguimiento a algunas de las actividades incluidas
dentro de los procedimientos del proceso de Gestión Humana, en especial
las relacionadas con las tutorías al nuevo personal que ingresa a la entidad,
las inducciones y reinducciones.
Para el procedimiento de Bienestar, Salud ocupacional y Capacitación se
Oportunidades de mejora sugiere, establecer actividades separadas en cada uno de los Planes que
se obtienen como producto dentro del procedimiento, teniendo en cuenta la
normatividad establecida para este fin y para que en la gestión del área se
F 019 V-4 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia
Mayo 9 de 2013 La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP
INFORME DE AUDITORIA
INTERNA
refleje todas las actividades en el respectivo procedimiento, así como en la
Tabla de Retención Documental, ya que permite tener un mayor control de
la gestión del área.
Recomendaciones para NA
auditorias posteriores
Se envía informe electrónico el dia 7 de junio de 2013
APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Nombre Completo Responsabilidad Firma
Elizabeth Rodriguez Taylor Directora
Celmira Frasser Acevedo Representante Alta Dirección
Luz Stella Patiño Lider de Auditoria
Sylvia Puente/Carolina Cicery Lider del Proceso
Marianela Bravo Auditor
F 019 V-4 Copia Controlada: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia
Mayo 9 de 2013 La versión vigente reposa en la carpeta de Calidad DAFP
