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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el control de los documentos internos requeridos por
el SGC y el SGSI de PROMPERÚ, bajo las normas ISO 9001:2015 e ISO/IEC 27001:2013, respectivamente, lo cual
incluye: su elaboración, revisión, aprobación y difusión; la identificación de los cambios y el estado de revisión
actual; la disponibilidad de las versiones pertinentes en los puntos de uso; la permanencia de documentos
fácilmente identificables y la prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos.

2. ALCANCE

La presente norma es administrada por la Unidad de Racionalización de la OPP y es fuente de consulta y aplicación
para las áreas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPERÚ. El procedimiento se inicia con la
identificación de la necesidad de elaborar o actualizar un documento del SGC o SGSI y finaliza con la difusión de la
aprobación de un nuevo documento o versión entre el personal involucrado en su aplicación.
Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las Normas
ISO 9001:2015 y NTP-ISO/IEC 27001:2013, respectivamente.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1. Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo
- PROMPERÚ.
3.2. Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición
Complementaria Final.
3.3. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el
Turismo - PROMPERÚ aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.
3.4. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.5. Manual de Funciones y Perfiles de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 102-2008-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.6. Directiva Nº 002-2008-PROMPERÚ/SG/OPP: Lineamientos para la Elaboración de Directivas de PROMPERÚ,
aprobada por Resolución de Secretaría General Nº 069-2008-PROMPERU/SG.
3.7. Directiva Nº 001-2014-PROMPERÚ/SG/OPP: Lineamientos para el Ingreso o Procesamiento, Entrega o
Validación, Actualización y Publicación de la Información de Acceso Público, aprobada por Resolución de
Secretaría General Nº 093-2014-PROMPERU/SG.
3.8. Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,
vigente.
3.9. Manual del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información vigente.
3.10. Manual de Normalización de Documentos de Comunicación vigente.
3.11. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
3.12. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
3.13. Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de
Gestión de la Seguridad de la Información. Requisitos.

4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS
4.1. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

4.2. OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

4.3. OTI: Oficina de Tecnologías de la Información.

4.4. RSG: Resolución de Secretaría General.

4.5. SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
4.6. SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

4.7. URCN: Unidad de Racionalización.

5. DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones, las mismas que se encuentran
señaladas en la norma ISO 9000:2015:
5.1. Documento: Información y el medio en el que está contenida.
Nota 1: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos.
5.2. Información: Datos que poseen significado.
5.3. Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio
que la contiene.
5.4. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades realizadas.
Nota 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones,
acciones preventivas y acciones correctivas.
Nota 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

Para caso específico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:
5.5. Área: Se refiere tanto a órganos como a unidades orgánicas y funcionales de una Entidad.
5.6. Discusión Pública: Modalidad de revisión de los documentos internos, en la cual participan las áreas
involucradas con la aplicación del documento, con la finalidad de manifestar su conformidad o comunicar sus
observaciones o recomendaciones.
5.7. Documento Controlado: Documento sujeto a controles que impiden el uso no intencionado de versiones
obsoletas o defectuosas del mismo.
5.8. Documento Derogado: Documento que ha perdido su vigencia debido a la aprobación de una nueva versión
o haber sido dado de baja.
5.9. Documento Interno: Documento creado y aprobado por PROMPERÚ en el ámbito de su SGC o su SGSI.
5.10. Documento No controlado: Documento, generalmente una copia informativa, que no está sujeto a controles
que impidan el uso no intencionado de versiones obsoletas o defectuosas.
5.11. Dueño del proceso: Puesto con la responsabilidad y autoridad para gestionar un proceso en términos de
planificación, ejecución, seguimiento y mejora continua. Además, desempeña el rol de Propietario de los
registros del SGC/SGSI identificados para su proceso.
5.12. Hoja de Control de Cambios: Elemento de la estructura del documento que describe las modificaciones
incorporadas con respecto a su versión anterior.
5.13. Nivel de Aprobación: Es el nivel máximo de aprobación para un documento, según su tipo.
5.14. Responsable de Elaboración: Rol responsable de la elaboración del documento interno. Este rol puede ser
asumido por el Dueño del proceso o asignado por este a cualquier Especialista de la misma área a la que
pertenece el proceso.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

5.15. Versión: Identifica el número de ediciones que ha tenido el documento, es decir cuántas veces se ha
modificado.
Asimismo, se presentan las definiciones de los documentos internos de PROMPERÚ:
5.16. Directiva: Son lineamientos generales o reglas particulares, necesarias para detallar acciones derivadas de
una o varias normas de mayor jerarquía.
5.17. Documento de Gestión Institucional: Documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza
una organización y orienta el esfuerzo institucional para el logro de su misión, visión y objetivos.
5.18. Ficha de Indicador de Gestión: Es un documento que define formalmente un indicador de gestión, cuyas
características básicas son: forma de cálculo, periodicidad para la medición y el seguimiento, la forma de
representación, los responsables y el resultado esperado, entre otros.
5.19. Formato: Documento que indica la información que debe registrarse para mantener evidencia de la
realización de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o información se convierte
en registro.
5.20. Guía: Es un documento que contiene el marco conceptual, las pautas básicas, y eventualmente la
metodología, para la ejecución de actividades específicas.
5.21. Instructivo: Es un documento que describe en forma detallada cada paso de una tarea determinada,
clarificando la forma de realizarla, siguiendo una secuencia lógica que permite evitar errores en el proceso
de ejecución. Generalmente se constituye en un elemento de apoyo de un procedimiento. Indica el ¿Cómo
se lleva a cabo? Es corto, de fácil lectura y entendimiento, puede contener imágenes y otros elementos para
ayudar a la comprensión.
5.22. Manual: Es un documento que contiene instrucciones detalladas y precisas para realizar de forma ordenada
y sistemática, las atribuciones, funciones, procedimientos y actividades, en concordancia con los objetivos y
políticas de la Entidad. Un Manual también puede contener un compendio de documentos normativos,
aprobados con anterioridad, y que se considera conveniente agruparlos para facilitar su acceso y
disponibilidad para los usuarios.
5.23. Matriz de Objetivos: Es un documento que plasma los objetivos de un sistema de gestión.
5.24. Política: Es un conjunto de principios generales o directrices expresadas por la Alta Dirección de la Entidad,
de cumplimiento obligatorio en la toma de decisiones, a nivel institucional.
5.25. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
5.26. Reglamento: Es un conjunto ordenado de reglas o preceptos de carácter general dictada por la Alta Dirección
de la Entidad y de cumplimiento obligatorio. No incluye aquellos reglamentos establecidos por norma legal.
6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1. El procedimiento para la elaboración, revisión, aprobación y difusión de los documentos de gestión
institucional se encuentra regulado por las normas vigentes en la materia; sin embargo, para efectos del
control de vigencia de tales documentos, se empleará la Lista Maestra de Documentos Internos que forma
parte del presente procedimiento.
6.2. Todo documento aprobado entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación o publicación en el
diario oficial El Peruano, según corresponda, salvo disposición contraria dispuesta en el documento de
aprobación o en el mismo documento.
6.3. Los documentos vigentes y controlados se encuentran a disposición, en formato digital, tanto para consulta
como para impresión en el Portal de Transparencia y en el módulo “Búsqueda de Documentos” ubicado en
la Intranet de PROMPERÚ.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

6.4. Los formatos que requieran ser descargados para su uso, se publicarán en su formato original en el Portal de
Transparencia y en el módulo “Búsqueda de Documentos” ubicado en la Intranet de PROMPERÚ.
6.5. Todos los documentos controlados deberán llevar al momento de ser impresos la leyenda “Toda copia en
PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original”.
6.6. Los tipos de documentos internos establecidos en PROMPERÚ se encuentran detallados en el Anexo Nº 2:
Tipos de Documentos Internos. La figura siguiente representa de manera esquemática la jerarquía de los
documentos internos de PROMPERÚ.

6.7. Todos los documentos internos serán identificados por su título, código y/o versión, de ser el caso.
6.8. La codificación de los documentos deberá realizarse de acuerdo a lo siguiente; quedando exceptuados los
Documentos de Gestión Institucional y los Reglamentos, los que no serán codificados:
6.8.1 La codificación de las Directivas se dará de acuerdo con lo señalado en la Directiva Nº 002-2008-
PROMPERÚ/SG/OPP: Lineamientos para la Elaboración de Directivas de PROMPERÚ, que la regula:
6.8.2 Codificación de los demás documentos internos se dará de acuerdo con lo siguiente:
XX–XXX–XXX–XXX
(d) Número correlativo
(c) Sigla del proceso nivel 0
(b) Sigla del órgano
(a) Tipo de documento

Descripción de campos:
a) Código de tipo de documento: Campo alfabético de dos (2) caracteres que representa el tipo de
documento. Ver Anexo Nº 2: Tipos de Documentos Internos.
b) Sigla del órgano: Campo alfabético que identifica la sigla del órgano que administra y/o emite el
documento. Consultar siglas de los órganos en el Manual de Normalización de Documentos de
Comunicación publicado en el Portal de Transparencia y en la Intranet.
c) Sigla del proceso nivel 0: Campo alfabético de tres (3) caracteres que indica el nombre del proceso
(Nivel 0) al cual hace referencia el documento. Ver Anexo Nº 3: Inventario de Procesos Nivel 0.
d) Número correlativo: Campo numérico de tres (3) dígitos representado por un número secuencial
que identifica al documento.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1. Los cambios (entre una versión y otra) que se realicen en los Manuales, Procedimientos e Instructivos serán
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

identificados en el mismo documento, en el capítulo: “Hoja de Control de Cambios”. En el caso de las Políticas,
Directivas, Reglamentos, Formatos, Fichas de Indicador de Gestión y Guías, los cambios serán identificados
por comparación con la versión anterior o el documento que lo precede.
7.2. Cuando se realicen cambios a los formatos que forman parte de otros documentos internos tales como
directivas, manuales, procedimientos, entre otros, se deberá actualizar el número de versión del formato, sin
que esto implique la modificación de los documentos de los que forman parte.
7.3. Cuando sólo se realicen cambios de forma en los documentos internos, no será necesario modificar el número
de versión. Estos cambios pueden ser: de ortografía o de redacción (para mejorar el entendimiento) siempre
que no se modifique el sentido del texto original.
7.4. Los documentos internos se protegen contra su pérdida y/o modificación mediante controles tales como:
a) Niveles de acceso a los documentos, claves o contraseñas de acceso a computadores, claves o contraseñas
de usuario, respaldos (backup) u otros similares, son administrados por la OTI.
b) Claves o contraseñas de apertura de archivos, claves o contraseñas de protección de archivos contra
escritura, son administrados por la URCN.
c) Control de acceso a las instalaciones de la entidad, lo cual es administrado por el Departamento de
Servicio Generales.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº Actividad Responsable
A. Elaboración o Modificación de Documento Interno

1 Define la necesidad de elaborar o modificar un documento Dueño del Proceso

(requerido por el SGC o del SGSI, según corresponda) y verifica la
existencia y alcance de otros documentos relacionados, a fin de
determinar correctamente el documento a elaborar o modificar.

1.1. Si se requiere elaborar un nuevo documento, define e

identifica la jerarquía del documento, en coordinación con la
URCN y de acuerdo con los tipos de documentos internos
señalados en el Anexo Nº 2 del presente procedimiento.
Continúa en el paso 2.
1.2. Si se requiere modificar un documento existente, obtiene de
la URCN el archivo electrónico del documento en formato
editable. Continúa en el paso 2.
2 Define quién será el Responsable de Elaboración y le encarga dicha Dueño del Proceso
labor mediante correo electrónico, adjuntando el archivo
electrónico del documento vigente en formato editable, de ser el
caso.
Nota: El Dueño del Proceso puede optar por elaborar o modificar el documento,
obviándose el presente paso.

3 Elabora o modifica el documento, según corresponda, en Responsable de Elaboración

coordinación con los actores involucrados en el proceso y con la
asistencia técnica de la URCN.

4 Somete a discusión pública, vía correo electrónico o por Responsable de Elaboración

convocatoria a una reunión, la versión preliminar del documento
hasta obtener una versión consensuada de dicho documento, de
acuerdo con los niveles de revisión establecidos en el Anexo Nº 4:
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Nº Actividad Responsable
Niveles de Revisión, Visación o Firma y Aprobación de los
Documentos Internos.
Nota: Se exceptúa de la discusión pública los casos de aplicación directa ya sea por
mandato o normativa interna que tenga carácter de aplicación obligatoria sin
necesidad de requerir consenso de las áreas involucradas.

5 Presenta por correo electrónico el proyecto de documento al Responsable de Elaboración

Dueño del Proceso para su revisión, de ser el caso.
B. Revisión y Aprobación de Documento Interno

6 Revisa el proyecto de documento interno y determina: Dueño del Proceso

6.1. Si el proyecto de documento es conforme, eleva el proyecto
de documento al Jefe del Órgano o Unidad Orgánica, al que
pertenece el proceso, para su revisión y trámite de
aprobación. Continúa en el paso 7.
6.2. Si el documento no es conforme, comunica, mediante correo
electrónico, sus observaciones a quien elaboró o modificó el
documento, para su ajuste, según corresponda. Regresa al
paso 3.

7 Revisa el proyecto de documento interno y determina: Jefe del Órgano / Unidad Orgánica
7.1. Si es conforme, imprime y firma o visa el proyecto de
documento en señal de conformidad, de acuerdo con los
niveles de revisión establecidos en el Anexo Nº 4: Niveles de
Revisión, Visación o Firma y Aprobación de los Documentos
Internos, y remite el proyecto a la OPP, mediante
Memorándum, para su revisión. Continúa en el paso 8.
7.2. En caso contrario, comunica las observaciones, mediante
correo electrónico, al Responsable de Elaboración para su
atención. Regresa al paso 3.

8 Recibe el proyecto de documento interno y lo deriva al Jefe de la Jefe de la OPP

Unidad de Racionalización, para su atención.

9 Recibe el proyecto de documento interno y lo asigna a un Jefe de la URCN

Especialista de la Unidad de Racionalización para su atención.

10 Recibe el proyecto de documento interno y coordina con el Especialista de la Unidad de

Responsable de Elaboración la remisión de los archivos Racionalización
electrónicos utilizados para su elaboración.

11 Revisa la estructura, congruencia y consistencia del proyecto de Especialista de la Unidad de

documento, a fin de que éste no se contraponga a la normatividad Racionalización
interna o disposiciones legales vigentes:
11.1. Si es conforme, codifica el proyecto de documento interno de
acuerdo con lo señalado en la condición básica 6.8. Continúa
en el paso 12.
11.2. Caso contrario, coordina con el Responsable de Elaboración,
la realización de los ajustes o la subsanación de las
observaciones encontradas en el proyecto de documento
interno. Continua en el paso 11.1.
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 8/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Nº Actividad Responsable
12 Prepara proyecto de informe técnico de sustento o Exposición de
Especialista de la Unidad de
Motivos, en caso se trate de una Directiva, para la aprobación del
Racionalización
documento interno y lo eleva junto con el proyecto de documento
interno al Jefe de la Unidad de Racionalización para su revisión y
trámite correspondiente.

13 Revisa el proyecto de documento y el informe técnico de sustento Jefe de la Unidad de Racionalización

o Exposición de Motivos:
13.1. Si son conformes, gestiona la revisión del proyecto de
documento interno, de acuerdo con los niveles de revisión
establecidos en el Anexo Nº 4: Niveles de Revisión, Visación o
Firma y Aprobación de los Documentos Internos. Continúa en
el paso 14.
13.2. Caso contrario, comunica sus observaciones al Especialista de
la Unidad de Racionalización para su ajuste o subsanación.
Regresa al paso 11.2.

14 Gestiona la aprobación del documento interno revisado, de Jefe de la Unidad de Racionalización

acuerdo con los niveles de visación o firma, y los niveles de
aprobación establecidos en el Anexo Nº 4: Niveles de Revisión,
Visación o Firma y Aprobación de los Documentos Internos
C. Archivo de Documento Interno y documentos derogados
15 Recibe copia física del documento aprobado y del documento de Jefe de la Unidad de Racionalización
aprobación, de ser el caso y dispone que el Especialista de la URCN
lo archive y coordine su publicación.
16 Archiva en medio físico y digital el documento interno aprobado, Especialista de la Unidad de
garantizando que el documento custodiado sea el vigente y que la Racionalización
documentación derogada esté debidamente identificada.
Nota: El archivo en medio digital del documento comprende el archivo PDF
escaneado del documento físico y los archivos electrónicos utilizados para su
elaboración.

17 En caso aplique, archiva la versión obsoleta del documento Especialista de la Unidad de

modificado en la carpeta de “Derogados” tanto en soporte físico Racionalización
como digital.

18 Solicita al responsable de la actualización de la información en el Especialista de la Unidad de

Portal de Transparencia, la publicación del documento aprobado Racionalización
en el Portal de Transparencia, mediante correo electrónico dirigido
a [email protected] adjuntando el archivo
electrónico que serán publicado o la ruta de acceso en una unidad
de red, y verificando posteriormente la publicación, de acuerdo con
lo señalado en Directiva Nº 001-2014-PROMPERÚ/SG/OPP:
Lineamientos para el Ingreso o Procesamiento, Entrega o
Validación, Actualización y Publicación de la Información de Acceso
Público.

19 Publica el documento aprobado en el módulo “Búsqueda de Especialista de la Unidad de

Documentos” ubicado en la Intranet y actualiza el estado de los Racionalización
documentos derogados y/o actualizados relacionados.
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Nº Actividad Responsable
20 Actualiza la Lista Maestra de Documentos Internos (Ver Anexo Nº
Especialista de la Unidad de
5), incluyendo el documento aprobado y actualizando el estado de
Racionalización
los documentos modificados y/o derogados, de ser el caso.

D. Difusión de Documento Interno aprobado

21 Proyecta memorándum de difusión dirigido a las áreas Especialista de la Unidad de

involucradas comunicando la aprobación del documento e Racionalización
indicando la ruta donde éste ha sido publicado en el Portal de
Transparencia, y gestiona la firma del memorándum por parte del
Jefe de la OPP.

22 Difunde la aprobación de un nuevo documento o versión entre el Jefe del Área

personal a su cargo, involucrado en su aplicación.
23 Comunica la aprobación del documento, vía correo electrónico, al Especialista de la Unidad de
personal involucrado de PROMPERÚ precisando las fechas y Racionalización
horarios en los que se realizará la reunión de presentación del
documento aprobado.

24 Realiza la reunión de presentación del documento aprobado con el Especialista de la Unidad de

personal convocado. Fin del procedimiento. Racionalización
9. REGISTROS
Descripción Código Nº de Tiempo de
Lugar de archivo
ejemplares archivo (Años)

Lista Maestra de Documentos FO-OPP-DOC-002 1 Carpeta de red: Permanente

Internos SGC_ISO_9001 \1)
Procesos del
Sistema\Registros
\1) Gestion
Documental

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Párrafo/
Nº de Nº de
Figura/ Tabla/ Modificaciones
versión capítulo/ Ítem
Nota
02 1 --- Se modifica el objetivo del documento, precisando que incluye la
difusión y no la distribución de los documentos aprobados.

02 2 --- Se modifica el alcance del documento de acuerdo con la nueva

descripción del procedimiento, la cual termina en la difusión del
documento aprobado.

02 3 --- Se actualizaron las versiones del Reglamento de Organización y

Funciones, de las normas ISO 9000, 9001 y 27001, y de la Directiva
de Lineamientos para el Procesamiento, Entrega o Validación,
Actualización y Publicación de la Información de Acceso Público.

02 3 --- Se incorporaron el Manual de Normalización de Documentos de

Comunicación y el Manual de Perfiles de Puestos vigentes.
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 10/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Párrafo/
Nº de Nº de
Figura/ Tabla/ Modificaciones
versión capítulo/ Ítem
Nota
02 4 --- Se eliminaron los términos OSI y RED; se reemplazó UPRA por URCN
y UTIN por OTI; y, se agregaron los términos OAJ y RSG.
02 5 --- Se incorpora definiciones señaladas en la norma ISO 9000:2015.

02 5 --- Se agregan las definiciones objetivos, discusión pública y dueño del

proceso; se eliminan las definiciones de equipo de trabajo y cartilla;
y se reemplaza la definición historial de cambios por hoja de control
de cambios.

02 6 6.9 Se precisó que la vigencia también se puede dar a partir del día
siguiente de la publicación de la norma en el diario oficial El
Peruano.
02 6 --- Se incorporó un nuevo numeral 6.3 que señala que los documentos
vigentes y controlados se encuentran en formato digital para su
consulta en el portal de transparencia y en el módulo de búsqueda
de documentos ubicado en la Intranet de PROMPERÚ.

02 6 --- Se incorporó un nuevo numeral 6.4 que señala que todos los
documentos deben llevar una leyenda al momento de ser impreso
que recuerde que no son una versión controlada y que se debe
consultar el portal de transparencia o el módulo de búsqueda de
documentos.

02 6 --- Se incorporó un nuevo numeral 6.5 que precisa qué y cómo publicar
los formatos que forman parte de los documentos internos.

02 6 6.3 y 6.4 Se eliminaron las condiciones específicas, pues la referencia al

contenido de los documentos se tratará en un manual específico.
02 6 6.2 Se estandarizo el modo de codificar los documentos internos.

02 6 6.7 y 6.8 Se eliminaron por estar contenidos en la descripción del

procedimiento.

02 7 7.2 y 7.3 Se realizaron precisiones con respecto al control de versionado de

los documentos internos.

02 7 7.4 y 7.5 Se eliminaron las condiciones por ser redundantes con lo señalado
en la nueva condición general 6.4.
02 7 7.6 Se eliminó por estar contenida en la nueva condición específica 7.4.

02 7 7.7, 7.8, 7.9,

Se eliminaron por no ser congruentes con el nuevo enfoque del
7.10, 7.11, 7.12,
procedimiento propuesto.
y 7.13
02 8 --- Se modifica la descripción del documento, siendo los principales
cambios la eliminación de los equipos de trabajo (que no se dan en
la práctica); se elimina la sección de modificación del documento,
pues esta se considera como una variable en la elaboración de un
documento]; se establece que la URCN es la responsable de la
gestión de la base documental de la entidad y ya no el
Representante de la Dirección o el Oficial de Seguridad de la
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 11/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Párrafo/
Nº de Nº de
Figura/ Tabla/ Modificaciones
versión capítulo/ Ítem
Nota
Información; se precisa que la difusión del documento se dará
mediante memorándum y mediante correo electrónico y que
además se hará una presentación del documento a los principales
actores involucrados en su aplicación.
02 9 --- Se colocó la nueva ubicación de red para almacenar los registros
producto del procedimiento.

02 11 B Se eliminaron las siglas de los órganos y unidades orgánicas, pues

estos se tomarán del Manual de Normalización de Documentos de
Comunicación.

02 11 C Se actualizaron los tipos de documentos internos, eliminándose la

cartilla.

02 11 D Se modificaron los niveles de aprobación de los documentos y se

incorporaron los niveles de revisión y de visación o firma.

02 11 E Se modificó la Lista Maestra de Documentos Internos, de modo tal

que se maneje en una única hoja y que no se trabaje en una hoja
por cada proceso.
02 11 F Se eliminó la Lista de Distribución de Documentos.
11. ANEXOS
Descripción Anexo
Diagrama de Flujo 1

Tipos de Documentos Internos 2

Inventario de Procesos Nivel 0 3

Niveles de Revisión, Visación o Firma y Aprobación de los Documentos Internos 4

Formato: Lista Maestra de Documentos Internos 5
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 12/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

ANEXO Nº 1
DIAGRAMA DE FLUJO

Dueño del Proceso Responsable de Elaboración Jefe del Órgano / Unidad Orgánica

A . ELABORACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO INTERNO

Inicio
1
Define la necesidad de
elaborar o modificar un
documento (requerido por el
SGC o del SGSI) y verifica la
existencia y alcance de otros
documentos relacionados

¿Nu e vo No

docum ento?

Si 1.2
1.1
Define e identifica la jerarquía
del documento, en Obtiene de la URCN el archivo
coordinación con la URCN y de electrónico del documento en
acuerdo con los tipos de formato editable
documentos internos
a
2

Define quién elaborará o

modificará el documento
requerido 3
Elabora o modifica el
documento en coordinación
con los actores involucrados
en el proceso y con la
asistencia técnica de la URCN

4
Somete a discusión pública la
versión preliminar del
documento hasta obtener una
versión consensuada

5
Presenta por correo
electrónico el proyecto de
documento al Dueño del
Proceso para su revisión

B . REVISIÓN Y APROBACIÓN DE UMENTO INTERNO

DOC
6

6.1
Revisa el proyecto de
documento interno y
determina

7
Eleva el proyecto de
6.2 documento al Jefe del Órgano o Revisa el proyecto de
¿Pro y ecto
Unidad Orgánica al que documento interno y
conforme? Si
pertenece el proceso para su determina
revisión y trámite de
aprobación
No

Comunica, mediante correo ¿Proyecto

electrónico, sus observaciones a conforme? Si

quien elaboró o modificó el a

documento inicialmente, para No
su ajuste 7.27.1
Comunica las observaciones, Imprime y firma o visa el
mediante correo electrónico, al proyecto de documento en
Responsable de Elaboración señal de conformidad y remite a
para su atención la OPP para su revisión

1
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 13/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Jefe de la OPP Jefe de la URCN Especialista de la URCN

B . REVISIÓN Y APROBACIÓN DE U MENTO

DOC INTERNO

8 9 10
Recibe el proyecto de Recibe el proyecto de Recibe el proyecto de
documento interno y lo deriva al documento interno y lo asigna a documento interno y coordina
Jefe de la Unidad de un Especialista de la Unidad de con el Responsable de
Racionalización, para su Racionalización para su Elaboración la remisión de los
atención atención archivos electrónicos utilizados

11
Revisa la estructura,
congruencia y consistencia del
proyecto de documento, a fin de
que éste no se contraponga a la
normatividad interna o
disposiciones legales vigentes

¿Conforme? No

Si 11.2
11.
1
Coordina con el Responsable
Codifica el proyecto de de Elaboración, los ajustes o
documento interno sub-sanación de las observa-
ciones encontradas en el pro-
12 yecto de documento interno

13 Prepara proyecto de informe

técnico de sustento o
Revisa el proyecto de
Exposición de Motivos, para la
documento y el informe
aprobación del documento
técnico de sustento o
interno y lo eleva junto con el
Exposición de Motivo
proyecto de documento
interno al Jefe de la URCN

¿Co nf ormes? No

13.1 13.2

Si

Gestiona la revisión del

Comunica sus observaciones al
proyecto de documento
Especialista de la Unidad de
interno, de acuerdo con los
Racionalización para su ajuste
niveles de revisión
14 o subsanación
establecidos

Gestiona la aprobación del

documento interno revisado,
de acuerdo con los niveles de
visación o firma, y los niveles
de aprobación establecidos
16

Recibe
C. ARCHIVO DE DOCUMENTO INTERN O APROBADO Y copia física delDEROGADOS
O UMENTOS
D documento
C aprobado y
dispone que el Especialista de la Archiva en medio físico y
URCN lo archive y coordine15 su digital el documento interno
publicación aprobado, garantizando que el
documento custodiado sea el
vigente y que la
documentación derogada esté
debidamente identificada

2
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 14/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Especialista de la URCN Jefe del Área

C. APROBACIÓN DEL DOCUME NTO INTERNO

17
En caso aplique, archiva la
versión obsoleta del
documento modificado en la
carpeta de “Derogados” tanto
en soporte físico como digital

18
Solicita al responsable de la
actualización de la información
en el Portal de Transparencia,
la publicación del documento
aprobado en el Portal de
Transparencia

19
Publica el documento
aprobado en el módulo
“Búsqueda de Documentos”
ubicado en la Intranet y
actualiza el estado de los
documentos derogados y/o
actualizados relacionados

20

Actualiza la Lista Maestra de

Documentos Internos

D. DIFUSIÓN DE DOCUMENTO INTERNO APROB ADO 21

Proyecta memorándum de
difusión dirigido a las áreas 22
involucradas comunicando la
aprobación del documento e Difunde la aprobación de un
indicando la ruta donde éste nuevo documento o versión
ha sido publicado en el Portal de entre el personal a su cargo,
Transparencia, y gestiona la involucrado en su aplicación
firma del memorándum por
parte del Jefe de la OPP
23

Comunica la aprobación del

documento, vía correo
electrónico, al personal
involucrado de PROMPERÚ
precisando las fechas y
horarios en los que se realizará la
reunión de presentación del
documento aprobado

24
Realiza la reunión de
presentación del documento
aprobado con el personal
convocado

Fin
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 15/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

ANEXO Nº 2
TIPOS DE DOCUMENTOS INTERNOS
Código Tipo de Documento Interno

DG Documento de Gestión Institucional

PO Política

OB Matriz de Objetivos

FI Ficha de Indicador de Gestión

RE Reglamento

DI Directiva

MA Manual

GU Guía

PR Procedimiento
IN Instructivo

FO Formato
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 16/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

ANEXO Nº 3
INVENTARIO DE PROCESOS NIVEL 0

Nombre del Proceso Sigla

Planeamiento y Control de Gestión PLA
Gestión de la calidad y seguridad de la información CSI
Gestión del desarrollo organizacional ORG
Promoción de la imagen país IMA
Promoción de las exportaciones EXP
Promoción del turismo TUR
Gestión de las comunicaciones COM
Producción de eventos y material promocional PRO
Gestión logística LOG
Gestión contable y tesorería CYT
Asesoría jurídica JUR
Gestión de recursos humanos HUM
Gestión de tecnologías de la información y comunicación TIC
Gestión documentaria DOC
Cooperación Técnica Internacional CTI
Gestión de apoyos y auspicios AYA
Atención al ciudadano CIU
Gestión del Control Institucional COI
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 17/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

ANEXO Nº 4
NIVELES DE REVISIÓN, VISACIÓN O FIRMA Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS
Tipo de Alcance Nivel de Revisión(a) Nivel de Visación o Firma(b) Nivel de Oficialización
Documento Aprobación con RSG(c)
Política Institucional  Jefe de la OAJ  Jefe de la OAJ Secretario Requerida
 Jefe de la OPP  Jefe de la OPP General
 Jefe de la URCN  Jefes de los Órganos y
 Jefes de los Órganos y Unidades Unidades Orgánicas
Orgánicas involucrados en la involucrados en la elaboración
elaboración de la política de la política
Matriz de Institucional  Jefe de la OPP  Jefe de la OPP Secretario ---
Objetivos  Jefe de la URCN  Jefes de los Órganos y General
 Jefes de los Órganos y Unidades Unidades Orgánicas
Orgánicas involucrados en involucrados en la formulación
formulación de los objetivos de los objetivos

Ficha de Proceso  Jefe de la OPP  Jefe de la OPP Secretario ---

Indicador de  Jefe de la URCN  Jefes del Órgano y Unidad General
Gestión  Dueño del Proceso Orgánica al que pertenece el
 Jefe del Órgano o Unidad Orgánica proceso
al que pertenece el proceso

Reglamento Institucional  Jefe de la OAJ  Jefe de la OAJ Secretario Requerida

 Jefe de la OPP  Jefe de la OPP General
 Jefe de la URCN  Jefes de los Órganos y
 Jefes de los Órganos y Unidades Unidades Orgánicas
Orgánicas involucrados en involucrados en la elaboración
elaboración del reglamento del reglamento
Directiva Institucional  Jefe de la OAJ  Jefe de la OAJ Secretario Requerida
 Jefe de la OPP  Jefe de la OPP General
 Jefe de la URCN  Jefes de los Órganos y
 Jefes de las áreas involucradas en la Unidades Orgánicas
elaboración de la directiva involucrados en la elaboración
de la Directiva
Manual y Guía Proceso  Jefe de la OPP  Jefe de la URCN Jefe del Requerida
 Dueño del Proceso  Jefes del Órgano y Unidad Órgano
 Jefe del Órgano o Unidad Orgánica Orgánica al que pertenece el
al que pertenece el proceso proceso

Procedimiento Proceso  Jefe de la OPP  Jefe de la URCN Jefe del Requerida

 Jefe de la URCN  Jefes del Órgano y Unidad Órgano
 Dueño del Proceso Orgánica al que pertenece el
 Jefe del Órgano o Unidad Orgánica proceso
al que pertenece el proceso

Instructivo Proceso  Jefe de la OPP  Jefe de la URCN Jefe del Requerida

 Jefe de la URCN  Jefes del Órgano y Unidad Órgano
 Dueño del Proceso Orgánica al que pertenece el
 Jefe del Órgano o Unidad Orgánica proceso
al que pertenece el proceso

Formato (d)
Proceso  Jefe de la OPP  Jefe de la OPP Jefe del Requerida
 Jefe de la URCN  Jefes del Órgano y Unidad Órgano
 Dueño del Proceso Orgánica al que pertenece el
 Jefe del Órgano o Unidad Orgánica proceso
al que pertenece el proceso

(a) En aquellos casos en que existan comités Ad Hoc que tengan por funciones la revisión de documentos normativos (internos) como paso previo a su aprobación, se deberá
contemplar tal revisión.
(b) Únicamente se firmarán en señal de conformidad aquellos documentos internos que cuenten con carátula, los demás documentos serán visados.
(c) Como mínimo la RSG deberá contar con el visto bueno de los jefes de la OPP, la OAJ y de los órganos involucrados en la aplicación del documento.
(d) Formatos que no se encuentren comprendidos dentro de otro documento interno.
Título: Código: Versión: Página:
PR-OPP-DOC-002 03 18/18
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

ANEXO Nº 5