No.

28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 1

Año CXV Panamá, R. de Panamá miércoles 28 de diciembre de 2016 N° 28186-A

CONTENIDO

MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

Decreto Ejecutivo N° 322

(De miércoles 21 de diciembre de 2016)

QUE ADOPTA EL REGLAMENTO TÉCNICO CENTROAMERICANO RTCA 65.05.53:10 INSUMOS AGROPECUARIOS.

REQUISITOS PARA LA PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE SEMILLA CERTIFICADA DE GRANOS BÁSICOS
Y SOYA, DEL ANEXO DE LA RESOLUCIÓN NO. 259-2010 (COMIECO-LIX).

Decreto Ejecutivo N° 323

(De miércoles 21 de diciembre de 2016)

QUE ADOPTA EL REGLAMENTO TÉCNICO CENTROAMERICANO RTCA 65.05.34:06 REGISTRO DE VARIEDADES

COMERCIALES. REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN, DEL ANEXO 1 DE LA RESOLUCIÓN NO. 265-2011 (COMIECO-LX).

Decreto Ejecutivo N° 324

(De miércoles 21 de diciembre de 2016)

QUE ADOPTA LOS ACUERDOS CONEXOS AL REGLAMENTO TÉCNICO CENTROAMERICANO RTCA 65.05.51:08 DE
MEDICAMENTOS VETERINARIOS Y PRODUCTOS AFINES. REGISTRO SANITARIO Y CONTROL,
CORRESPONDIENTE AL ANEXO 2 DE LA RESOLUCIÓN NO. 257-2010 (COMIECO-LIX).

Decreto Ejecutivo N° 325

(De miércoles 21 de diciembre de 2016)

POR MEDIO DEL CUAL SE CREA LA OFICINA DE EQUIPARACIÓN DE OPORTUNIDADES PARA LAS
INSTITUCIONES DEL SECTOR AGROPECUARIO.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Decreto Ejecutivo N° 1288

(De viernes 23 de diciembre de 2016)

QUE REGLAMENTA LA LEY 91 DE 22 DE DICIEMBRE DE 1976, MODIFICADA POR LA LEY 16 DE 22 DE MAYO DE

2007, QUE CREA EL CONJUNTO MONUMENTAL HISTÓRICO DE PANAMÁ VIEJO.

Decreto Ejecutivo N° 1289

(De viernes 23 de diciembre de 2016)

QUE CREA LA DIRECCIÓN NACIONAL DE GÉNERO Y DESARROLLO HUMANO.

MINISTERIO DE SALUD

Resolución N° 06
(De miércoles 26 de octubre de 2016)
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POR EL CUAL SE MODIFICA EL ARTÍCULO PRIMERO DE LA RESOLUCIÓN NO. 03 DEL 8 DE FEBRERO DEL 2013,
QUE MODIFICA EL ARTÍCULO PRIMERO DE LA RESOLUCIÓN NO. 08 DEL 25 DE NOVIEMBRE DEL 2011, QUE
MODIFICA EL ARTÍCULO PRIMERO DE LA RESOLUCIÓN NO. 02 DEL 18 DE ABRIL DEL 2008, QUE MODIFICA EL
ARTÍCULO PRIMERO DE LA RESOLUCIÓN NO. 01 DEL 18 DE ENERO DEL 2005, QUE MODIFICA EL ARTÍCULO 13
DE LA RESOLUCIÓN NO. 02 DEL 22 DE FEBRERO DE 1988.

MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL

Resolución N° DM-549-16
(De jueves 22 de diciembre de 2016)

POR LA CUAL SE ACTUALIZA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES DE LA SECCIÓN DE SEGURIDAD

INSTITUCIONAL, CON SUS RESPECTIVOS FORMULARIOS, LOS CUALES SE UTILIZARÁN EN ESA DEPENDENCIA
DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

AUTORIDAD MARITIMA DE PANAMA

Resolución Administrativa N° 407-2016

(De viernes 25 de noviembre de 2016)

POR LA CUAL SE LE ADSCRIBEN FUNCIONES DE SECRETARIO GENERAL ENCARGADO, A UN SERVIDOR DE LA

AUTORIDAD MARÍTIMA DE PANAMÁ.

Resolución Administrativa N° 426-2016

(De martes 06 de diciembre de 2016)

POR LA CUAL SE LE ADSCRIBEN FUNCIONES DE SECRETARIA GENERAL ENCARGADA, A UNA SERVIDORA DE

LA AUTORIDAD MARÍTIMA DE PANAMÁ.

Resolución Administrativa N° 459-2016

(De miércoles 14 de diciembre de 2016)

POR LA CUAL SE LE ADSCRIBEN FUNCIONES DE ADMINISTRADOR DE LA AUTORIDAD MARÍTIMA DE PANAMÁ

ENCARGADO, A UN SERVIDOR DE LA AUTORIDAD MARÍTIMA DE PANAMÁ.

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO

Acuerdo N° 053-2016
(De martes 20 de diciembre de 2016)

POR LA CUAL SE MODIFICA EL ARTÍCULO 7 DEL ACUERDO NO. 13 DE 5 DE JULIO DE 2011, CUYO TEXTO ÚNICO
FUE ADOPTADO POR EL ACUERDO NO. 3 DE 30 DE ENERO DE 2012.
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MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

SECCIÓN DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

DICIEMBRE 2016
No. 28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 22

MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL

DESPACHO SUPERIOR

LUIS ERNESTO CARLES RUDY

Ministro

ZULPHY SANTAMARÍA GUERRERO

Vice Ministra

ALFONSO E. ROSAS CASTILLO

Secretario General

MILEYKA CHANDECK
Directora de Planificación

RUTILIO GONZÁLEZ
Director de Administración y Finanzas
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EQUIPO TÉCNICO

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

MANUEL JIMÉNEZ
Jefe

ARMANDO BERNAL
ROBERTO ROMERO
Analistas

SECCIÓN DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

BOLIVAR BOTELLO
Jefe
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

INDICE

I. ASPECTOS GENERALES…………………………………………………….. 1
A. Objetivo del Manual……………………………………….……………….. 1
B. Base Legal…………………………………………………..………………. 1
C. Alcance del Manual…………………………………………..…………….2
D. Responsabilidad………………………………………………………........2
E. Características……………………………………………………............. 2
e.1. Objetivo………………………………………………………..……. 2
e.2. Cobertura……………………………………………………………. 2
e.3. Funciones……………………………………………………………..3
II. CONTROLES INTERNOS……………………………………………………. 4
A. Estructura Organizativa………………………………………………..…. 5
a.1. Organigrama General MITRADEL…………………………………... 7
a.2. Organigrama de la Dirección de Administración y Finanzas………….. 8
B. Administración del Recurso Humano………………….………………….9
b.1. Incorporación……………………………………..………………….9
b.2. Capacitación………………………………..……………………….. 9
b.3. Evaluaciones…………………………………………………………9
b.4. Movimientos y Traslados………………….…………………………9
C. Conceptos…..……………………………………..……………………… 9
III. PROCEDIMIENTOS………………………………………………………… 10
A. Procedimiento para revisión de las instalaciones en horas no laborales. 10
a.1. Mapeo – Procedimiento para revisión de las instalaciones en horas
no laborales…………………………………………………………………. 11
B. Procedimiento en caso de hurto dentro de las instalaciones……………….. 12
b.1. Mapeo – Procedimientos en caso de hurto dentro de las
instalaciones……………………………………………………………..…13
C. Procedimiento de control de uso de los vehículos de la Institución……….14
c.1. Mapeo – Procedimiento de control de uso de los vehículos de la
Institución…………………………………………………………………..15
IV. FORMULARIOS…………………………………………………………...…16
Formulario No. 1 – Registro y control de entrada y salida de vehículos
oficiales…………………………………………………………………………. 17
V. GLOSARIO…………………………………………………………………...19

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos y Funciones de la Sección de Seguridad Institucional del

Departamento de Servicios Generales, contiene una descripción precisa de cómo deben
desarrollarse las actividades de esta unidad administrativa sustantiva, es un documento que
contiene de forma ordenada y sistemática, la información e instrucciones de ejecución
operativa-administrativa.

Permite establecer el marco de situación, fijando límites y políticas a través de una red de
procesos sistemáticos al posibilitarlo por medio de descripción ordenada de cada uno de los
procedimientos que se ejecutan dentro de esta unidad.

Al establecer el uso del Manual de Procedimientos y Funciones, podemos darle soporte a la

operación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real al
permitirnos la facilidad de supervisión, control, evaluación y mejora de cada ente involucrado
en los procesos, ya que el mismo identifica la responsabilidad y las funciones de las
actividades descritas en él.

El Manual de Procedimientos y Funciones de la Sección de Seguridad Institucional se ha

elaborado para facilitar la labor de los funcionarios, al contribuir en el mejoramiento del
servicio, haciéndolo más efectivo y eficaz.

Estos procedimientos son flexibles, por consiguiente estamos anuentes a considera las
recomendaciones que surjan de su aplicación, cualquiera aportación sobre la materia, se
recomienda comunicarla y fundamentarla por escrito a la Dirección de Planificación, a través
del Departamento de Desarrollo Institucional, quien es responsable de esta labor.

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No. 28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 26

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Manual

Suministrar la información necesaria que oriente al personal en el cumplimiento de

las actividades concernientes a la vigilancia y custodia de las oficinas e
instalaciones físicas del Ministerio, dinamizando los trámites administrativos y
estableciendo de manera clara y efectiva los procesos de seguridad en la Institución.

B. Base Legal

- Decreto de Gabinete No. 2 de 15 de enero de 1969, “Por medio del cual se crea
el Ministerio de Trabajo y Bienestar Social y se asignan funciones”.
(Gaceta Oficial No. 16286 de 27 de enero de 1969)

- Decreto de Gabinete No. 249 de 16 de julio de 1970, “Por el cual se dicta la

Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social”.
(Gaceta Oficial No. 16665 de 27 de julio de 1970)

- Decreto de Gabinete No. 252 de 30 de diciembre de 1971, “Por el cual se

aprueba el Código de Trabajo”.
(Gaceta Oficial No. 17040 de 18 de febrero de 1972)

- Decreto Ejecutivo No. 17 de 18 de abril de 1994, “Por el cual se aprueba el

Reglamento Orgánico del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social”.
(Gaceta Oficial No. 22536 de 16 de mayo de 1994)

- Decreto Ejecutivo No. 84 de 31 de diciembre de 1996, “Por el cual se adoptan

algunas medidas sobre la organización del Ministerio de Trabajo y Bienestar
Social”.
(Gaceta Oficial No. 23198 de 7 de enero de 1997.

- Decreto No. 327-2006-DMySC de 20 de diciembre de 2006, “Por el cual se

aprueba el documento titulado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA SEGURIDAD INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y
DESARROLLO LABORAL (MITRADEL)”.
(Gaceta Oficial No. 25766 de 9 de abril de 2007)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

- Resolución No. D.M. 71/2009 de 7 de abril de 2009, “Por la cual se uniforma

la Estructura Organizativa del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral”.
(Gaceta Oficial No. 26294 de 2 de junio de 2009)

- Resolución No. DM-150 de 16 de abril de 2014, “Por la cual se actualiza la

Estructura Administrativa y el Manual de Organización y Funciones del
Ministerio de Trabajo y Desarrollo Laboral”.
(Gaceta Oficial No. 27526 de 2 de mayo de 2014)

C. Alcance del Manual

Este documento es de aplicación de la Sección de Seguridad Institucional de la

Dirección de Administración y Finanzas en la sede del Ministerio de Trabajo y
Desarrollo Laboral.

D. Responsabilidad

La Dirección de Administración y Finanzas a través de la Sección de Seguridad

Institucional tiene la responsabilidad de vigilancia y custodia de las oficinas e
instalaciones físicas de la Institución.

E. Características

Realiza trabajos de programación, coordinación y supervisión de las actividades de

seguridad y vigilancia de las instalaciones, bienes de la Institución como también
salvaguardar la integridad de nuestros colaboradores y superiores.

e.1. Objetivo

Coordinar y preservar la integridad física de las personas y bienes dentro de

la entidad, proporcionando actividades concernientes a la vigilancia, custodia
e inspección de las instalaciones físicas, prevención de incendios, desalojo de
personal ante desastres, entrada y salida de usuarios, para el buen desarrollo
de las actividades de los miembros que la conforman.

e.2. Cobertura

El ámbito de ejecución de este Manual es en la sede del Ministerio, lo cual

proporciona un control general en el cumplimiento de sus funciones.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

e.3. Funciones

- Coordinar con el Despacho Superior los controles de seguridad referente a las

visitas o reuniones de formalidad con funcionarios del Estado, diplomáticos,
gremios, representantes de organismos y personas que realicen reuniones con
el Ministro, Viceministro o funcionarios del Despacho Superior.

- Mantener el orden y control en las áreas de acceso al público tales como: sala
de recepción, oficinas e instalaciones para la prestación de servicios y
transacciones de naturaleza variada, así como en los pasillos, estacionamiento
y otras áreas especiales.

- Controlar la salida y entrada de vehículos oficiales del Ministerio y particulares,

para mantener el orden en los estacionamientos y evitar el congestionamiento
y otras áreas especiales.

- Dirigir y efectuar acciones correspondientes en desastres o incendios que

afecten la infraestructura de la Institución y tomar las medidas necesarias para
el desalojo de las instalaciones en caso de incendio.

- Coordinar con instituciones como el Cuerpo de Bomberos, el Sistema Nacional

de Protección Civil (SINAPROC) y la Policía Nacional, actividades que se
dirijan a la seguridad, protección y bienestar de los funcionarios.

- Brindar acompañamiento en todas las áreas, a la persona que represente la

compañía, cuando se realicen fumigaciones y realizar reporte, en caso que se
dé alguna anomalía.

- Controla la entrada y salida de los bienes del Estado destinados al Ministerio.

- Mantener registro y ofrecer atención e información al público visitante

relacionadas con la ubicación de las oficinas de la Institución.

- Monitorear la flota de los vehículos oficiales por medio de GPS.

- Intervenir en los departamentos cuando exista indicios de hurto, robo ó

sustracción de documentos y bienes del Estado.

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No. 28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 29

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

- Realizar otras funciones que competen al ámbito de su responsabilidad y que le

sean asignada por su superior jerárquico.

II. CONTROLES INTERNOS

- A la Oficina de Seguridad le corresponde atender las instrucciones que le imparta la

administración en cuanto a la seguridad del Ministerio.

- En caso de robos o hurtos, remitir informe por medio de una nota a la Dirección de
Administración y Finanzas con copia a la Dirección de Investigación Judicial (DIJ)
y a la Oficina de Auditoría Interna.

- Las Direcciones Regionales de MITRADEL deben remitir informes de hurtos o

robos a través de una nota a las instancias señaladas.

- El recurso humano debe capacitarse en materia de normas de seguridad, prevención

de incendio, manejo y utilización de armas de fuego y conocimiento de las
instalaciones físicas de la Institución con las respectivas instituciones: bomberos y
policía.

- Los funcionarios de esta unidad, efectuarán su trabajo de acuerdo a los turnos

rotativos señalados en la programación semanal, la cual es dirigida al Director(a) de
Administración y Finanzas, para su respectiva aprobación, la cual es entregada en
una nota.

- Esta programación establece los diversos turnos (diurno, vespertino y nocturno)

para cada día de la semana, e indica el nombre del personal que efectuará esta labor,
se repite, jornada laboral y las instalaciones a custodiar de acuerdo a los turnos. Esta
programación es firmada por el Jefe o Subjefe de la unidad.

- Los turnos rotativos de días de semana, fines de semana y días feriados están
programados de la siguiente manera:
Lunes a viernes turnos rotativos de 8:00am a 4:00pm, de 2:00pm a 10:00pm y de
10:00pm a 6:00am.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

A. Estructura Organizativa

La Sección de Seguridad Institucional, está constituida dentro de la estructura

organizativa de la Institución, como una unidad administrativa sustantiva,
establecida en el nivel operativo dentro de la Dirección de Administración y
Finanzas, la cual estará bajo la supervisión directa del Departamento de Servicios
Generales.

Su equipo de trabajo lo conforman: jefe y agentes de seguridad.

Jefe: realiza trabajos de programación, coordinación y supervisión de las

actividades de seguridad y vigilancia de las instalaciones y bienes de la Institución.

Dentro de sus funciones:

- Coordinar y supervisar las actividades de vigilancias y seguridad de las

instalaciones y bienes de la Institución.

- Resolver los problemas y situaciones que se presentan en los predios de la

Institución sobre violación de las reglamentaciones internas en materia de
seguridad.

- Asignar las áreas de la Institución que deben ser custodiadas por el personal de
la seguridad.

- Preparar los programas de seguridad para controlar el acceso del personal o

vehículos a la Institución.

- Instruir al personal a su cargo en los métodos y prácticas de seguridad

institucional.

- Velar porque se cumplan las normas y procedimientos de seguridad.

- Estimar las necesidades de recursos materiales y humanos requeridos para el

funcionamiento de la unidad bajo su responsabilidad.

- Evaluar el desempeño del personal a su cargo y proponer las acciones y medidas

que correspondan en caso necesario.

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL pág. 5

No. 28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 31

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

- Supervisar los movimientos de los usuarios y de funcionarios a través de las

cámaras de video vigilancia que mantiene la entidad.

- Asignar los turnos de días hábiles como de fines de semana y días feriados.

Agente de seguridad: realiza trabajos de vigilancia y mantiene la seguridad de las

instalaciones, bienes y facilidades públicas.

Dentro de sus funciones:

- Inspeccionar las instalaciones, materiales y equipo a fin de que no se cometan

robos, hurtos y otros actos delictivos o de violencia.

- Mantener el orden en las áreas de acceso al público, tales como salas de

recepción, oficinas e instalaciones para la prestación de servicios y
transacciones de naturaleza variada, pasillos, estacionamientos y otras áreas
especiales.

- Efectuar recorridos por las diferentes áreas que le han sido asignadas y observar
a las personas en actitudes que le parecen sospechosas.

- Controlar el acceso al público a las diferentes dependencias de la Institución,

según lineamientos generales e instrucciones recibidas.

- Brindar información al público, sobre los servicios que presta la entidad y la

ubicación de áreas específicas.

- Escoltar y proteger a los compañeros encargados de transportar dinero y objeto

de valor, según práctica del oficio.

- Permitir el acceso al personal de la Institución en días hábiles de 7:30 am y a

los usuarios a partir de las 8:00 am.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

a.1. ORGANIGRAMA GENERAL MITRADEL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

a.2. ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL pág. 8

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

B. Administración del recurso humano

b.1. Incorporación: el ingreso de servidores públicos en cada entidad debe

efectuarse previo proceso de convocatoria, evaluación y selección para garantizar
su idoneidad y competencia.

b.2. Capacitación: los titulares de cada entidad, cualquiera que sea el nivel dentro
de la Organización, tiene la responsabilidad de adiestrar permanentemente al
personal a su cargo, así como estimular su capacitación continua.

b.3. Evaluaciones: la evaluación de desempeño debe ser una práctica permanente

al interior de la entidad, a fin de determinar las necesidades de adiestramiento que
requiera para su desarrollo.

b.4. Movimientos y Traslados: las acciones que implican movimientos de

personal (rotación, asignaciones temporales, traslados, reubicación y otras) deben
responder a las necesidades institucionales, debidamente justificadas, dado que
constituye una práctica sana de control interno.

C. Conceptos

Seguridad institucional: garantizar la protección de las personas y el conjunto de

bienes que se encuentran dentro de las instalaciones de la Entidad.

Turnos rotativos: se define como trabajo por turnos al método de organización del
trabajo en el cual la cuadrilla, grupo, o equipo de colaboradores se sucede en los
mismos puestos de trabajo para realizar la misma labor; trabajando cada cuadrilla,
grupo o equipo cierto tiempo o "turno" con el fin de que la empresa pueda mantener
la actividad durante mayor tiempo que el fijado por jornada o cada trabajador.

Normas de seguridad: puede definirse como la regla que resulta necesaria

promulgar y difundir con la anticipación adecuada y que debe seguirse para evitar
los daños que puedan derivarse ante desastres, entrada y salida de usuarios.

Vehículo oficial: vehículo automotor destinado al servicio de alguna entidad del

Estado.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

III. PROCEDIMIENTOS

A. Procedimiento para revisión de las instalaciones en horas no laborales.

Verificar las instalaciones del Ministerio para detectar cualquier anomalía y ser
reportado a las instancias correspondientes

1. Agente de seguridad: realiza recorridos dentro de las instalaciones en las horas

no laborales.
Registra en el libro de novedades (bitácora), si hubo alguna anomalía detectada
durante los recorridos.

2. Jefe: hace una revisión diaria de los registros en el libro de novedades.

Nota: En caso de que ocurra algún incidente en horas laborales, el agente de

seguridad lo registra en el libro de novedades y notifica al jefe.

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL pág. 10

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

a.1. Mapeo – Procedimiento para revisión de las instalaciones en horas no

laborales.

Realiza recorridos dentro de las instalaciones en las

horas no laborales. Registra en el libro de novedades
1
(bitácora), si hubo alguna anomalía detectada durante
los recorridos.
Hace una revisión diaria de los registros en el libro
2
de novedades.

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL pág. 11

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

B. Procedimiento en caso de hurto dentro de las instalaciones.

Salvaguardar los bienes del Estado y atender las solicitudes de las personas
afectadas.

1. Persona afectada: se dirige a la Sección de Seguridad Institucional para

presentar la queja.

2. Jefe: atiende al afectado y procede a verificar las cámaras de vigilancia de la

Institución junto con el afectado. Al detectar en el video el momento en que se
cometió el hurto, retornan al lugar de los hechos para localizar a la persona que
cometió el hurto.

De encontrar a la persona que cometió el hurto, se contacta a la policía nacional

para su debido proceso.

En caso de que no se encontrara la persona que cometió el hurto, se le solicita

a la Oficina de Informática que le proporcione una imagen capturada del video
en el momento que se cometió el hurto, para que el afectado presente la
denuncia en las instancias correspondientes. Además, indicarle al afectado que
informe a las autoridades que soliciten una copia del video de los hechos para
la respectiva investigación.

3. Persona afectada: presenta la denuncia a las autoridades.

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL pág. 12

No. 28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 38

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

b.1. Mapeo – Procedimiento en caso de hurto dentro de las instalaciones.

Se dirige a la Sección de Seguridad Institucional para

1
presentar la queja.

Atiene al afectado y procede a verificar las cámaras

de vigilancia de la Institución junto con el afectado.
De encontrar a la persona que cometió el hurto, se
contacta a la policía nacional para su debido proceso.
En caso de que no se encontrara la persona que
2
cometió el hurto, se le solicita a la Oficina de
Informática que le proporcione una imagen capturada
del video en el momento que se cometió el hurto,
para que el afectado presente la denuncia en las
instancias correspondientes.

3 Presenta la denuncia a las autoridades.

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL pág. 13

No. 28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 39

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

C. Procedimiento de control de uso de los vehículos de la Institución.

Mantener un control diario de la flota vehicular para garantizar el mejor uso del
bien de la Institución.

1. Conductor: antes de retirarse de las instalaciones, se dirige al agente de

seguridad asignado en el área de los estacionamientos para control.

2. Agente de seguridad: se aproxima al vehículo y completa el formulario

“REGISTRO Y CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE VEHÍCULOS
OFICIALES” (ver formulario No.1), verificando hora de salida, hora de
entrada, combustible y la misión que realizará.
Al final de la jornada entrega los formularios completados al jefe.

3. Jefe: recibe los formularios, los registra en el libro record y archiva.

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL pág. 14

No. 28186-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 28 de diciembre de 2016 40

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

c.1. Mapeo – Procedimiento de control de uso de los vehículos de la

Institución.

Antes de retirarse de las instalaciones, se dirige al

1 agente de seguridad asignado en el área de los
estacionamientos para control.
Se aproxima al vehículo y completa el formulario
“REGISTRO Y CONTROL DE ENTRADA Y
2 SALIDA DE VEHÍCULOS OFICIALES”,
verificando hora de salida, hora de entrada,
combustible y la misión que realizará.
Recibe los formularios, los registra en el libro record
3
y archiva.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

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IV. FORMULARIOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Sección DE SEGURIDAD INSTITUCIONAL

FORMULARIO NO. 1 – REGISTRO Y CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE

VEHÍCULOS OFICIALES

MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
REGISTRO Y CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA DE VEHÍCULOS OFICIALES

FECHA: ______/__________/___________ DÍA/MES/AÑO

SALIDA ENTRADA
NOMBRE DEL CONDUCTOR DIRECCIÓN DEPARTAMENTO DESTINO HORA KILOMETRAJE COMBUSTIBLE HORA KILOMETRAJE COMBUSTIBLE OBSERVACIÓN

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

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Origen: Sección de Transporte

Objetivo: mantener un control del uso de los vehículos de la Institución.

Descripción:

1. Nombre del conductor: nombre completo del conductor asignado a la misión.

2. Dirección: indicar el nombre de la dirección en la que pertenece la unidad administrativa

donde labora.

3. Departamento: nombre del departamento en que labora.

4. Destino: colocar hacia donde se dirige el vehículo (misión).

SALIDA
5. Hora: indicar hora exacta en la que se retira el vehículo de las instalaciones.

6. Kilometraje: colocar el odómetro en que se encuentra el vehículo antes de retirarse de

las instalaciones.

7. Combustible: indicar el nivel de combustible en que se encuentra el vehículo antes de

retirarse de las instalaciones.

ENTRADA
8. Hora: indicar hora exacta en la que retorna el vehículo de las instalaciones.

9. Kilometraje: colocar el odómetro en que se encuentra el vehículo antes de retirarse de

las instalaciones.

10. Combustible: indicar el nivel de combustible en que se encuentra el vehículo antes de

retirarse de las instalaciones.

11. Observación: informar en caso de detectar alguna colisión, desperfecto o anomalía del
vehículo al momento de su retorno a las instalaciones.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

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V. GLOSARIO

1. Afectado: persona que sufrido alguna perturbación o daño.

2. Autoridades: es el prestigio meritorio de una persona u organización en su calidad

o competencia sobre cierta materia. La autoridad suele estar asociada
al Estado como depositario de los poderes públicos. Los funcionarios estatales
tienen la facultad de mandar y dar órdenes, que deben ser acatadas siempre que
actúen con respecto a las leyes y normas vigentes.

3. Custodiar: mantener a una persona, con su presencia, vigilando una cosa para
impedir que sea robada o asaltada, o para protegerla de algún peligro.

4. Hurto: apoderamiento ilegítimo de una cosa mueble ajena que, a diferencia del
robo, es realizado sin fuerza en las cosas, ni violencia o intimidación en las
personas.

5. Incidente: circunstancia o suceso que sucede de manera inesperada y que puede

afectar al desarrollo de un asunto o negocio, aunque no forme parte de él.

6. Infraestructura: son aquellas piezas o componentes para describir una parte de

una determinada construcción que funciona como soporte para el desarrollo de
ciertas actividades.

7. Misión: trabajo, función o encargo que una persona debe cumplir.

8. Revisar: examinar o analizar una cosa con atención y cuidado.

9. Salvaguardar: defender o proteger a alguien o algo.

10. Seguridad: evaluar, estudiar y gestionar los riesgos que se encuentra sometido una
persona, un bien o el ambiente.

11. Prevención: tomar precauciones o medidas por adelantado para evitar un daño, un
riesgo o un peligro.

12. Vigilar: observar atentamente a una persona o cosa y estar pendiente de ella para
evitar que sufra o cause algún daño o peligro.

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