5W 1H
El Método de las 5 “W” (y 1 “H”) es una “Herramienta” sencilla y de fácil aplicación
que nos ayudará a identificar algún factor (predisponente, de riesgo o
desencadenante) o cualquier condición que provoque un problema en los procesos
productivos de nuestra empresa o hasta en la vida cotidiana.
Se les llama las 5 W's porque son preguntas que se realizan en el idioma inglés y
es la inicial de la primera letra de estas preguntas; Who (Quién), What (Qué), Where
(Dónde), When (Cuándo), Why (Por qué) y, por último, H, "How" (Cómo).
Esta regla creada por Lasswell (1979) puede considerarse como una lista de
verificación mediante la cual es posible generar estrategias para implementar una
mejora.
Hoy en día las empresas deben ser cada vez más eficientes y efectivas, de manera
de optimizar la calidad y el precio de los servicios o productos que brinda a sus
clientes para ser competitivas y así mantener o aumentar su llegada al mercado.
Una forma de mejorar estos parámetros es mediante la aplicación de la mejora en
sus procesos.
La mejora puede aplicarse como “cambios radicales” o “pequeños cambios”. La
primera opción puede aplicarse en pocas ocasiones, mientras que la segunda
opción es aplicable en forma reiterada en un mismo proceso. Es la denominada
“mejora continua”.
Es posible visualizar en forma cíclica la mejora continua de un proceso: cada mejora
genera otra posibilidad de mejora. Este ciclo ha sido denominado ciclo de mejora, y
es también conocido como ciclo PDCA, ciclo de Deming o ciclo de calidad
El ciclo PDCA (PLAN, DO, CHECK, ACT) es una herramienta de mejora de larga
trayectoria, muy utilizada, dado que la mejora continua no es solo un método para
la resolución de problemas, sino también una forma de pensar orientada a los
procesos.
La regla de las 5W+H facilita la planificación de las acciones a desarrollar para la
aplicación de las acciones generadas por la utilización del ciclo de mejora PDCA.
La medición de la efectividad de las acciones de mejora implementadas se
fundamenta en una adecuada selección de indicadores que informen qué tan
cercanos o alejados estamos de la meta definida.
Por su facilidad y rapidez de construcción y uso, y la riqueza de la información que
proporciona, este modelo es extremadamente útil para cualquier empresa que
desee hacer su plan de desarrollo.
1. What / Qué?
Se trata de escribir una breve descripción del problema que se está presentando,
máximo 2 líneas.
2. When / Cuándo?
¿Cuándo estamos viendo el problema? ¿En qué momento del día y/o del proceso
en cuestión?
3. Where / Dónde?
¿Dónde estamos viendo los problemas? (Línea / Máquina / Lugar); ¿En qué
parte/lugar del producto/proceso estamos viendo el problema?
4. Who / Quién?
¿A quién le sucede? ¿El problema está relacionado con las habilidades de las
personas?
5. Why / Por qué?
¿Por qué sucede el problema?
6. How / Cómo?
¿Cómo se diferencia el problema del estado normal (óptimo)? ¿La tendencia en la
que aparece el problema es aleatoria o sigue un patrón?
¿Quieres analizar un problema, encontrar sus causas y ampliar las
posibilidades de resolverlo y evitarlo?
Aplica el método de las 5 W´s y 1 H
Primeramente, entendamos que existe un principio que rige a cada pregunta y este
principio es que cada pregunta debe obtener una respuesta basada en datos: Es
decir, todos los valores, sus lecturas, que son necesarios y que deben incluirse en
un informe para que se considere completo. Es importante resaltar que ninguna de
estas preguntas puede ser contestada con un simple «sí» o «no».
Al estar obteniendo la información, al elaborar la pregunta de “Why” (¿Por qué?)
debemos de preguntamos varias veces el ¿por qué? sobre la respuesta anterior que
se acaba de obtener. Se recomienda hacer esta pregunta tantas veces como sea
necesario (al menos 5 veces como sugería el Dr. Edwards Deming) para facilitar la
identificación de las causas y establecer las acciones de prevención del problema
que se está analizando. Las respuestas que se van obteniendo nos muestran una
jerarquía vertical de problemas, en donde la primera respuesta al “Why” es "el gran
problema", a partir del cual se pueden identificar una serie de condiciones que lo
originan, y que se relacionan entre sí. Esta serie de condiciones nos van
desglosando y mostrando un esquema más claro de lo que es el "verdadero
problema" y su desglose nos da la facilidad de resolverlo enfocándonos en las
causas.
Como se puede observar en el ejercicio, el resultado de una merma alta del ganado
en su recepción en el corral de engorda, el estrés que sufre y la susceptibilidad a
padecer problemas respiratorios; viene originado por falta de planeación y
organización del trabajo en el centro de acopio y es ahí, gracias al resultado de este
ejercicio, en donde en forma inmediata se aplicarán las acciones correctivas y
preventivas.
Otra manera de usar esta herramienta es en la solución de problemas, es decir, una
vez que ya se ha realizado todo el ejercicio anterior, las 5”W” nos ayudarán a
generar un plan de trabajo con el cual podemos dar seguimiento al enfoque que se
está haciendo para controlar el problema. Y se puede usar de la siguiente manera:
¿Qué? (What?)
Son las acciones que se harán para controlar de inmediato el problema y prevenir
de nuevo su aparición. Estas acciones se basarán en el diagnóstico previo que se
hizo del problema y para el listado de acciones a realizar, debe participar tanto el
personal directivo como el personal operativo.
¿Quién? (Who?)
A cada acción enlistada se le asignará un responsable (directivo, administrativo u
operativo), a quien se le supervisará y se le pedirá que informe cómo va el control
del problema. Una persona puede tener la responsabilidad de una o varias acciones.
¿Dónde? (Where?)
El responsable designará en qué lugar se llevarán a cabo sus acciones (Qué). El
lugar designado tiene que ser muy específico, no se mencionará, por ejemplo,
Acción a realizar en la Planta de Alimentos, sino detallar que será en “Los cedazos
del molino de pastura fijo marca “X”.
¿Cuándo? (When?)
Todas las acciones tienen que ser ejecutadas en un tiempo, habrá que determinar
una fecha de inicio, las fechas de revisión de avances y una fecha probable de
finalización.
¿Por qué? (Why?)
Este punto queda como un histórico en la capacitación del personal operativo, aquí
se enumeran las causas del por qué se debe controlar (primeramente) y llegar
prevenir la recurrencia del problema. Se enlista sus impactos en la productividad,
sus impactos económicos desglosando sus efectos sobre la operatividad y hasta en
la comercialización del producto final. Esto ayudará a crear conciencia de los efectos
que provoca un descuido, un mal entrenamiento del personal o la falta de
seguimiento a los programas.
¿Cómo? (How?)
Al igual que el punto anterior, ayudará a que quede un antecedente de los
procedimientos que se siguieron y los formatos que se implementaron para el
control del problema y su futura prevención.
Es un trabajo de registrar todo el procedimiento que se siguió desde su diagnóstico
hasta su conclusión satisfactoria.
Se anexa un cuadro con el ejemplo de una sola acción (Qué) para controlar la
merma de ganado en la recepción. Pueden incluirle más acciones a este cuadro,
como un “ensayo” y así verán cómo se puede aplicar esta herramienta y al
entenderla.
