EVALUACIÓN FINAL Y CIERRE DEL PROYECTO
EVALUACIÓN FINAL:
Al finalizar un proyecto tiene lugar la fase de cierre del mismo. Dentro de esta fase,
algunas de las acciones está n relacionadas con la valoració n o evaluació n del
proyecto y todo lo desarrollado en relació n al mismo: valoració n del alcance de los
objetivos, aná lisis de las desviaciones acaecidas durante el transcurso del proyecto
y aná lisis de la gestió n del proyecto realizada.
Los objetivos de la evaluació n final son los siguientes:
Medir el grado de eficacia y eficiencia del proyecto: eficacia como capacidad de
las actividades desarrolladas para lograr los objetivos planteados; y eficiencia
como relació n entre los bienes y/o servicios finales y los recursos necesarios
para su producció n.
Valorar la conveniencia de repetir el proyecto en pró ximas ocasiones.
Determinar las razones de los éxitos y los fracasos.
Establecer otros efectos o consecuencias no previstos inicialmente.
A la hora de llevar a cabo un proceso de evaluació n final, es importante definir
previamente quiénes será n los actores de la evaluació n. Los participantes en un
proceso de evaluació n pueden ser tanto los profesionales relacionados con la
especialidad del proyecto, como los usuarios o beneficiarios de dicho proyecto. Por
lo tanto, identificamos como posibles actores de la evaluació n a los siguientes:
Profesionales de la organizació n que han diseñ ado e implementado el
proyecto: autoevaluació n.
Profesionales de la organizació n que no han intervenido en el
proyecto: evaluació n interna.
Profesionales ajenos a la organizació n y al proyecto, contratados generalmente
para realizar la evaluació n: evaluació n externa.
Usuarios o destinatarios del proyecto.
Aquella evaluació n en la que participen varios de los agentes reflejados será
una evaluació n mixta.
Ademá s de esta tipología de evaluació n en funció n de quién la realiza, se pueden
distinguir otros tipos de evaluació n en funció n de diferentes variables:
Segú n el momento de la evaluació n, ésta será una evaluació n continua (identificada
anteriormente como monitorizació n permanente) o una evaluació n final.
b) Segú n el objeto de la evaluació n, se pueden diferenciar:
Evaluació n del diseñ o del proyecto: pretende evaluar si la definició n de
objetivos que se realizó fue la adecuada, si la informació n que se manejó fue
suficiente, etc.
Evaluació n del proceso: se centra en evaluar la planificació n y ejecució n de
dicha planificació n.
Evaluació n de resultados: valora la consecució n de los objetivos planteados
previamente y el producto o servicio obtenido finalmente.
c) Segú n la perspectiva de la evaluació n, se pueden diferenciar:
Evaluació n cuantitativa: es una metodología má s objetiva, basada en la
cuantificació n de los elementos a evaluar.
Evaluació n cualitativa: se basa en opiniones u observaciones relativas a los
elementos a evaluar.
Lo adecuado para realizar una buena evaluació n es combinar diferentes tipos de
evaluació n, ya que son complementarios entre sí y unos aportan elementos que no
aportan otros.
Para finalizar, es importante incidir nuevamente en la conveniencia de establecer
el proceso de evaluació n del proyecto en la fase de diseñ o del mismo (planificació n
del seguimiento y evaluació n), teniendo en cuenta todas las variables o elementos
que intervienen en dicho proceso, reflejados anteriormente. De esta forma, se
garantiza que la evaluació n será má s objetiva y ajustada a la valoració n de los
objetivos previstos y no estará condicionada por los resultados logrados.
CIERRE DE EL PROYECTO.
Esta etapa es tan importante como cualquier otra. Un buen cierre deja satisfechos
tanto a los ejecutores del proyecto como al cliente. Son varias las acciones a
realizar en esta etapa:
· Entrega del producto o servicio al cliente y aceptació n del mismo.
· Generació n de la memoria técnica del producto o servicio.
· Valoració n del alcance de los objetivos.
· Aná lisis de las desviaciones acaecidas en el transcurso del proyecto.
· Aná lisis de la gestió n del proyecto, procesos de gestió n aplicados y lecciones
aprendidas.
· Realizar una justificació n econó mica del proyecto, en la que se detallen los
gastos realizados durante el mismo. Esta justificació n es especialmente importante
y necesaria en el caso de proyectos financiados a través de subvenciones externas.
· Escribir el informe final donde se recoge todo lo sucedido durante el proyecto
con el objeto de contar con esta informació n para futuros proyectos.
· Ruptura del equipo de trabajo; se ha terminado el proyecto y cada uno debe
volver a su departamento o puesto anterior.
Todos los proyectos requieren de un proceso de cierre.
EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
El seguimiento consiste en el aná lisis y recopilació n sistemá ticos de informació n a
medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad de
un proyecto y organizació n. Se basa en metas establecidas y actividades
planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificació n. Ayuda a que se
siga una línea de trabajo, y ademá s, permite a la administració n conocer cuando
algo no está funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta de
incalculable valor para una buena administració n y proporciona la base para la
evaluació n. Te permite determinar si los recursos disponibles son suficientes y
está n bien administrados, si tu capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si
está s haciendo lo que habías planificado.
La evaluació n consiste en la comparació n de los impactos reales del proyecto con
los planes estratégicos acordados. Está enfocada hacia lo que habías establecido
hacer, lo que has conseguido y có mo lo has conseguido. Puede ser formativa: tiene
lugar durante la vida de un proyecto u organizació n con la intenció n de mejorar la
estrategia o el modo de funcionar del proyecto y organizació n. También puede ser
conclusiva: obteniendo aprendizaje a partir de un proyecto completado o una
organizació n que ya no está en funcionamiento. Una vez alguien describió esto
como la diferencia entre un reconocimiento médico y una autopsia.
El seguimiento y la evaluació n comparten la misma orientació n, hacia un
aprendizaje a partir de aquello que haces y có mo lo haces, concentrá ndose en:
_ Eficacia
_ Efectividad
_ Impacto
La eficacia te informa sobre la adecuada aportació n en el trabajo en cuanto a
producció n.
Podría tratarse de aportació n en cuanto a dinero, tiempo, personal y equipamiento,
entre otros. Cuando diriges un proyecto y está s interesado por las posibilidades de
su reproducció n o su aplicació n a escala, entonces la eficacia resulta de gran
importancia.
La efectividad mide los logros obtenidos por un programa o proyecto de desarrollo
en relació n con aquellos objetivos específicos que se habían establecido. Si, por
ejemplo, establecimos mejorar la preparació n de los todos los profesores de
educació n secundaria en un á rea determinada, ¿tuvimos éxito?
El impacto te informa sobre la influencia causada en la situació n del problema que
intentabas afrontar. Es decir, ¿era ú til tu estrategia?, ¿mejoró el índice de
aprobados en el ú ltimo curso escolar gracias a la mejora en la preparació n del
profesorado? Antes de tomar la decisió n de una ampliació n o una reproducció n del
proyecto en otro á mbito, necesitas estar seguro de que tiene sentido aquello que
está s haciendo en relació n con el impacto que quieres lograr.
