MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este
programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado
normalmente en tareas financieras y contables.
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite
darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la
información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos
percibir la información más importante y así sacar conclusiones de forma
rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros
gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en
color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha
ido bien o mal.
Formato:
Formato usado para las hojas de cálculo de Excel (utiliza la extensión de archivo .xls o .xlsx).
MANUAL BÁSICO MICROSOFT EXCEL:
Tenemos varias maneras de acceder a Excel, primera buscando el icono en el escritorio, segunda ir al inicio
y buscar el icono de Excel, tercero si no está dar clic en Todos los programas nos enviara a una lista de
carpetas, buscamos la carpeta con el nombre Microsoft Office damos clic sobre ella y nos desplegara una
lista de programas de la carpeta de Microsoft Office buscamos por el icono de Excel o el nombre
Microsoft Excel 2010 o la versión del Office instalada en el equipo.
Al abrir Microsoft Excel se puede ver que tiene el nombre Libro1-Microsoft Excel es el nombre por defecto,
si este ya existiera seria Libro2-Microsoft Excel así sucesivamente.
En la pestaña Archivo (color verde) en la parte superior izquierda donde se encuentra el menú, podemos
ver una lista de opciones como guardar, abrir archivo, documentos de Excel recientes, la opción Nuevo
donde nos muestra en el lado derecho todas las clases de Libros, Plantillas, Diseños ya establecidos por
Excel y la opción de crear un Libro en blanco.
El primer menú llamado Inicio tiene las opciones más utilizadas como la fuente o tipo de letra el tamaño,
negrita, cursiva, subrayado, color de letra y color de relleno, alinear a la izquierda, alinear a la derecha,
centrar, justificar, diferentes estilos de letra, etc.
El segundo menú llamado Insertar como la palabra lo dice son las opciones de las diferentes cosas que
podemos insertar al documento como imágenes, texto, tablas, gráficos específicos para
realizar estadísticas , paginas, formas pre diseñadas, agregar encabezados y pie de página, etc.
El tercer menú llamado Diseño de página aquí encontramos diferentes opciones de cómo queremos que
sea nuestro libro como márgenes, bordes, columnas, fondo de las hojas de cálculo, orientación vertical u
horizontal, etc.
El cuarto menú llamado Formulas encontramos las diferentes fórmulas para realizar cálculos u
operaciones aritméticas a nuestras hojas de cálculo, etc.
El quinto menú llamado Datos aquí se puede agregar datos de otros documentos, se pueden ordenar los
datos agregar texto a las columnas, etc.
El sexto menú llamado Revisar se utiliza para corregir ortografía, referencias, sinónimos,
idioma, traducción, también se puede restringir edición es para que nuestro libro o hoja de cálculo quede
con seguridad, etc.
El séptimo menú llamado Vista ver tal como imprimirá Excel o como si fuera un libro abierto en la
pantalla, podemos hacerle zoom al para acercarlo aumentando su tamaño, o ver varias páginas al mismo
tiempo.
Áreas del Libro Excel
Área Menú
Barra de Título
Barra de Acceso Rápido
Menú Cinta
Cuadro de Nombres
Sirve para viajar rápidamente al interior del documento ubicando coordenadas.
Ejemplo: E22. Celda ubicada en la columna E y la fila 22).
Cuadro de Nombres Barra de Formulas
Barra de Etiquetas
Permite Ir a las diferentes hojas del documento, de igual manera se pueden crear más hojas. (Parte
inferior izquierda de la pantalla)
Barra de Desplazamiento
Permite desplazarse hacia los lados del documento.
Barra de Estado
Permite Utilizar el zoom del documento, y cambiar de vista.
Para entender la figura siguiente, se debe tener en cuenta lo siguiente.
Columna (Numerada con Letras). Recuadro rojo
Fila (Numerada en forma descendente). Recuadro azul
Celda (Intersección entre una columna y una fila). Recuadro negro
Ingresar Datos a la Hoja de cálculo
Para cambiar el nombre de la hoja de cálculo se deben seguir los siguientes pasos:
1. Con el cursor señalar la pestaña, Hoja 1.
2. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre.
3. Dar clic sobre el área resaltada (donde se dió clic derecho) y digitar el nombre deseado.
En cada celda de la hoja se pueden introducir textos, números o formulas.
Para ello se debe colocar el cursor en cualquiera de las celdas e introducir el dato, este dato se
puede observar en la celda y en la barra de fórmulas.
El dato también se observa
en la barra de fórmulas
Colocar el cursor sobre la
celda e introducir el dato
Se pueden modificar los datos de la celda volviendo a ingresar en ella (clic sobre la celda) y
borrando los datos ingresados.
Tener en Cuenta:
Valores constantes: Estos pueden ser números, fechas, hora y texto.
Formulas: Es una secuencia formada por valores constantes, referencias, funciones, entre
otras.
Errores más comunes: cuando se ingresa una formula en una celda pueden haber errores. En
la siguiente lista se explican estos errores:
###### Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
#¡NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! Cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? Cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A Cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! Se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! Cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! Cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
ACTIVIDAD
Realizar el siguiente esquema
de factura en una hoja de
cálculo de Excel.
Además de realizar el
esquema, se deberán emplear
las fórmulas para calcular el
total, subtotal, IVA y total a
pagar. Esto empleando
funciones básicas en Excel de
sumas, resta, multiplicación y
división.
Nota: recordar que las
herramientas que se aplican en
este programa muchas
corresponden a las mismas
estudiadas en Word.
