¿QUÉ ES EXCEL?
Excel es una herramienta que nos permite hacer cálculos de manera rápida y
sencilla, dibujar gráficos a partir de la información que hemos dibujado, hacer
análisis profundos de grandes cantidades de información y muchas otras cosas.
La apariencia de Excel es muy sencilla, una rejilla que divide el espacio en celdas.
Estas celdas son la mínima estructura de Excel y en ellas podemos hacer las
siguientes operaciones:
Escribir texto
Insertar valores
Insertar fórmulas
Modificar el formato
….
Pero tienes que saber que un conjunto de celdas que se encuentran compartiendo
más de un lado se llaman rangos. Por ejemplo, una fila o una columna es un rango
de celdas con algunas propiedades comunes como el alto o el ancho
respectivamente.
En este curso de Excel básico queremos que aprendas a moverte entre las celdas
como un maestro así que vamos a por ello.
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Con esta certificación por fin conseguirás aprender Excel de una manera
sistemática y útil para ti sin estar «buceando en Internet» durante de horas.
CURSO EXCEL 0: LA CINTA DE OPCIONES DE EXCEL
Casi todo el mundo ha utilizado antes o después algún programa
de Microsoft Excel. Antiguamente encontrar la información no era muy sencillo en
Excel. Todas las opciones estaban escondidas a través de los desplegables pero
desde la versión 2007 esto ha cambiado.
La nueva forma de visualizar las diferentes funcionalidades de Excel se ha
organizado a través de la «Cinta de opciones de Excel». En este curso básico
queremos enseñarte las diferentes opciones que vas a encontrar.
Aunque entre versiones de Excel hay algunas pequeñas modificaciones,
básicamente la «Cinta de opciones» de Excel no se ha modificado nada.
¿QUÉ ES LA CINTA DE OPCIONES?
La cinta de opciones en Excel es un elemento básico que hay que conocer con
relativa profundidad si quieres convertirte en un experto en Excel pero si
únicamente quieres tener unas pequeñas nociones encontrarás que los botones
principales se encuentran accesibles de manera muy sencilla.
La cinta de opciones son los iconos que encontramos en la barra superior al abrir
un Excel cualquiera. Esta barra de opciones es:
Donde en cada una de las petañas tenemos opciones diferentes para poder
trabajar con Excel.
Una descripción sencilla para este curso de Excel básico podría ser la siguiente:
Archivo: permite guardar, abrir un archivo, imprimir y modificar algunas
opciones.
Inicio: nos permite copiar y pegar, modificar algunos aspectos de formato,
crear formato condicional…
Diseño de página: nos permite hacer algunas modificaciones avanzadas
acerca de nuestra hoja de Excel
Fórmulas: nos enseña las diferentes fórmulas que podemos añadir en Excel
y algunas otras opciones relacionadas con las fórmulas de Excel que ya
son un poco menos básicas.
Datos: tiene funcionalidades como Filtrar y Ordenar que veremos en este
tutorial de Excel básico y muchas otras opciones relacionadas con datos.
Revisar: puedes utilizar sus funcionalidades para proteger tu hoja de Excel,
insertar comentarios, corregir ortografía…
Vista: nos ayuda a modificar los parámetros de visualización de nuestro
archivo de Excel.
Desarrollador: por defecto está oculta aunque yo la tengo habilitada. Es
para usuarios avanzados de Excel que tengan nociones de programación.
En este manual de Excel básico nos vamos a centrar en las pestañas:
Archivo
Inicio
Fórmulas
Datos
Dejaremos para más adelante las diferentes opciones de la cinta de opciones para
no hacer este curso de Excel infinito.
CURSO EXCEL 1: EXCEL BÁSICO – ABRIR, CERRAR, INSERTAR FUNCIÓN…
Lo más básico en Excel es abrir y cerrar esta herramienta. Probablemente ya
sepas cómo hacerlo pero quizás tengas que aprender algunas cosas más como:
Abrir Excel
Cerrar Excel
Crear un nuevo libro en blanco
Insertar números o palabras en una celda
Aprender a dar formato
Insertar una función
ABRIR / CREAR UN LIBRO DE EXEL
Para abrir un libro de Excel debemos hacer click en el icono de Excel que
tendremos en el escritorio o pinchando en el icono de Excel del menú de
Windows. Una vez que hayamos hecho esto veremos una pantalla como la
siguiente:
Como puede verse en la imagen, para abrir un libro podemos hacer click en «Libro
en blanco» como está señalado en la imagen o hacer click en cualquiera de las
otras plantillas que Excel nos propone. También podremos buscar una plantilla en
línea a través del buscador de la parte superior.
Si ya tenemos un archivo previamente guardado navegaremos por las carpetas
del explorador de Windows hasta que lo encontremos y haremos doble clic sobre
el archivo para poder abrirlo.
Si queremos abrir un libro que previamente hayamos abierto simplemente
haremos clic sobre el mismo a la izquierda de la pantalla de Excel donde pone
«Recientes» y que hemos ocultado en este curso de Excel básico para que no se
vean los libros que nosotros hemos abierto previamente.
CERRAR UN LIBRO DE EXCEL
Para cerrar un libro en Excel haremos click en el icono con forma de X de la parte
superior derecha de la hoja de Excel como puede verse en la siguiente imagen:
Al cerrar el libro, si no lo hemos guardado, nos aparecerá una ventana en la que
nos pregunta si queremos cerrar nuestro libro de Excel. Elegiremos para guardarlo
una carpeta en el ordenador donde nos venga bien guardar nuestros libros de
Excel. Después haremos click en el botón «Guardar» y listo. El archivo de Excel
ya se habrá guardado.
GUARDAR UN LIBRO DE EXCEL
Normalmente, antes de cerrar un archivo, elegiremos una ruta para guardarlo.
Para poder guardar un libro de Excel deberemos hacer click en la pestaña Archivo
(en la esquina superior derecha) y después haremos click en la opción «Guardar
como» como vemos en la siguiente imagen:
Mi recomendación es que te conviertas en un «guardador» compulsivo. Es decir,
que guardes tu archivo de Excel, mientras estás trabajando, tantas veces como te
haga falta. Para ello puedes usar el atajo de teclas del teclado que es «Ctrl + G».
De esta forma conseguirás que nunca pierdas demasiada información cuando el
ordenador se apaga repentinamente y ocurre cualquier otro pequeño problema.
INSERTAR VALORES EN EXCEL
Para insertar valores o textos en Excel nos colocaremos en la celda (no celdilla
como dice mi suegra ) en la que queremos escribir y directamente comenzaremos
a escribir lo que queramos. Inicialmente Excel es muy útil para hacer listas de
cosas puesto que es una manera muy ordenad de poder hacer un listado en
diferentes columnas.
En la imagen anterior podemos ver como al escribir en una celda el texto también
aparece en la barra superior de fórmulas. En esta barra también podremos escribir
nuestros textos, números o fórmulas.
DAR FORMATO EN EXCEL
Si queremos dar un poco de formato a los números o textos que hemos escrito
podemos usar para ello las herramientas que podemos encontrar en la pestaña de
Inicio de Excel.
En esta pestaña, a través de los grupos de iconos de FUENTE y ALINEACIÓN
podremos dar formato a nuestras celdas en Excel con una gran facilidad.
Como puede verse en esta imagen, hemos dado un formato muy sencillo pero
diferente a cada una de las celdas.
INSERTAR UNA FUNCIÓN EN EXCEL
Finalmente, como último capítulo de aprender Excel básico, os enseñamos a
añadir una fórmula en Excel. Para ello existen dos maneras:
Escribir la fórmula de memoria (aunque te parezca imposible lo acabarás
consiguiendo)
Insertar una fórmula.
ESCRIBIR FÓRMULAS EN UNA CELDA
Para escribir una fórmula directamente nos colocaremos sobre una celda y
escribiremos la función que sea precedida del signo igual. Al ir escribiendo la
fórmula, Excel automáticamente detectará todas las posibles fórmulas que
empiezan como estás escribiendo. En la siguiente imagen puede verse un
desplegable donde Excel sugiere varias funciones:
INSERTAR FÓRMULAS
Para insertar una fórmula deberemos ir a:
Pestaña Fórmulas >> Grupo Biblioteca de Funciones
Una vez que estemos en esta pestaña seleccionaremos de los desplegables la
función que más nos convenga.
Una vez que hayamos seleccionado una de las funciones que Excel nos propone
nos aparecerá una ventana de ayuda que nos permitirá ir seleccionando los
diferentes rangos de celdas que utilizaremos en nuestra función. La ventana de
ayuda también nos explica los diferentes argumentos (partes de una función) que
tenemos que utilizar.
En la imagen anterior vemos la explicación del argumento Número1 de la función
SUMA.
Si sigues correctamente estos pasos, sabrás cómo usar las fórmulas de excel de
forma sencilla.
Esperemos que esta introducción a Excel a través del tutorial: aprender Excel
básico os haya resultado útil. Si quieres aprender a usar más funciones haz click
en el siguiente enlace: Fórmulas Excel – La guía más completa donde encontrarás
un manual de formulas de excel muy completo.
CURSO EXCEL 2: FUNCIONES BÁSICAS
Son muchas las funciones que hay en Excel y es normal que te asustes de la
cantidad de funciones que hay pero no te preocupes… tú puedes aprenderlas
todas pero empecemos por algo más sencillo. Las funciones básicas de Excel: la
función CONTAR, la función SUMA…
FUNCIÓN SUMA
La función SUMA no es la más importante de Excel ni mucho menos pero es tan
básica y se usa tanto que debe colocarse en primer lugar. Para mi es la primera
de las 4 funciones básicas de Excel.
Esta función te permite hacer sumas de celdas o de rangos de celdas. En la
siguiente imagen vemos como se usa la función suma para sumar tres celdas
diferentes. Para ello, insertaremos la función SUMA (quizás debas ver cómo
insertar una función primero) y después iremos seleccionando cada uno de los
valores que queremos sumar.
Si lo que queremos es sumar toda una columna de valores podremos hacerlo aún
más rápido seleccionando rápidamente todos los valores con el ratón.
FUNCIÓN CONTAR
Esta función es muy sencilla y también se usa muchísimo. Esta función nos
permitirá contar los valores numéricos que se encuentran dentro de un rango.
Como puede verse en la siguiente imagen, el rango que hemos seleccionado va
desde la celda 5 hasta la celda 20. Esto son 16 celdas pero la función CONTAR
sólo devuelve como resultado 13. Esto es porque no cuenta ni las celdas vacías ni
aquellas que contengan palabras.
FUNCIÓN PROMEDIO
Esta función es la que nos permite obtener la media de una serie de valores. Al
igual que en la función SUMA, podremos ir seleccionando las celdas una a una o
seleccionar un completo rango de celdas.
NOTA: muy importante, la función PROMEDIO devuelve la media aritmética. Si
quieres hallar otro tipo de media o la moda o la media estás de enhorabuena,
Excel tiene una función para todas ellas. Ve a Fórmulas >> Biblioteca de
funciones y busca entre las funciones estadísticas.
FUNCIÓN SI
Esta es una de mis funciones favoritas de Excel. Básicamente yo no sería nada
sin esta función tan básica, tan simple y tan útil. Esta función nos permite poner
condiciones en Excel, si si, poner una condición en Excel del tipo: si la celda A1 es
mayor que 5 devuelve el valor «OK» sino, devuelve el valor «NOK».
Como verás, el límite con esta función es tú imaginación… e incluso podrás usarla
para anidar varias condiciones pero eso ya es un tema un poco más avanzado. En
el siguiente enlace puedes ver un buenísimo ejemplo de la función si anidada.
Pero volviendo a nuestro caso, el uso de la función SI. En la siguiente imagen
podéis ver un ejemplo muy sencillo: si la celda A6 tienen un número mayor que la
celda A7 quiero que escriba la palabra «mayor» y sino, la palabra «menor».
¿Sencillo verdad?
BONUS TRACK: DESCARGA LAS FUNCIONES BÁSICAS DE EXCEL Y
APRENDE MÁS
Como siempre, las sorpresas para el final. Lo primero que puedes hacer después
de darnos un poco de seguimiento en las redes sociales es desbloquear una tabla
Excel con los mismos ejemplos que aquí se han explicado.
Contenido que debes desbloquear
Y aquí tienes un par de enlaces de funciones básicas de Excel que me han
gustado especialmente.
Si quieres saber más sobre funciones porque ya te ha picado el gusanillo
aquí tienes un buen resumen de las más básicas y las más
importantes: Compendio de funciones básicas
Y si quieres ver las 10 funciones fundamentales de Excel escrito por
nosotros te recomiendo que le eches un vistazo a este artículo: 10
funciones fundamentales de Excel.
