SESIÓN 1 : CONSULTAS AVANZADAS

MICROSOFT EXCEL
2013

SESIÓN 1
CONSULTAS AVANZADAS

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 SESIÓN 1 : CONSULTAS AVANZADAS

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OBJETIVOS
 Aprender a usar las funciones buscarV, buscarH, Si y es Error.

CONTENIDOS
 Combinación de funciones: BUSCARV, BUSCARH, SI, ESERROR
 Búsqueda Múltiple

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1. Combinación de funciones: BUSCARV,

BUSCARH, SI, ESERROR

Función BUSCARV
La función BUSCARV es la manera en que Excel te permite encontrar
“una aguja en un pajar”. Lo explicaremos mejor con un ejemplo.
Supongamos que tenemos una lista de empleados de nuestra
compañía en donde la primera columna indica el número de
empleado y la segunda columna su nombre.

Ejemplo de la función BuscarV

Ahora necesitas encontrar el nombre de la persona que tiene el
número de empleado 45362 ¿Cómo lo haces? Lo adivinaste bien,
utilizas la función BUSCARV para encontrar el nombre del empleado.
Observa la siguiente imagen:

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Mi lista de empleados (que es muy pequeña para este ejemplo) se

encuentra en el rango A3:B11 y en la celda D2 he colocado el número
de empleado de quien deseo conocer el nombre.

Parámetros de la función BUSCARV

El primer parámetro de la función BUSCARV es el valor que estoy
buscando, que en este caso es el valor de la celda D1 que contiene
el número de empleado a encontrar. El segundo parámetro de la
función es el rango de datos que es A2:B10.
El tercer parámetro es muy importante, porque indica la columna que
Excel regresará como resultado. Para este ejemplo el rango de datos
tiene dos columnas: la columna 1 es el número de empleado y la
columna 2 es el nombre. Lo que yo necesito es que una vez que Excel
encuentre el número de empleado me regrese el nombre, por lo que
le pido que me regrese la columna 2.
Finalmente el cuarto parámetro FALSO indica que quiero una
coincidencia exacta al buscar el número de empleado especificado.
Para encontrar el nombre de otro empleado es suficiente con cambiar
el valor de la celda D1 con el nuevo número de empleado y Excel
mostrará el nombre:

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Función BUSCARH
Busca un valor dentro de una fila y regresa el valor en la misma
posición de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del
rango especificado.

Sintaxis
 BUSCARH (valor_buscado, rango, valor_regresado,
[aproximado])
 valor_buscado (obligatorio): Valor que se buscará en el rango
 rango (obligatorio): El rango de celdas que contiene la fila de
valores y la fila de resultados.
 valor_regresado (obligatorio): Número de fila (dentro del rango)
que contiene los resultados.
 aproximado (opcional): Indica si será una coincidencia
aproximada. Si se omite se toma como verdadero.

Ejemplos:
=BUSCARH("PERNOS",A1:C4,2): Encuentra “PERNOS” en la fila 1 y
regresa el valor que le corresponde de la fila 2, en este caso el
número 9.

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Función ESERROR
La función ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es
un error y nos devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor
evaluado puede ser una celda o una fórmula cuyo resultado será
evaluado.

Sintaxis de la función ESERROR

Valor (obligatorio): Es el valor que se desea evaluar.

Ejemplos de la función ESERROR

La función ESERROR evalúa el valor de una celda para saber si
contiene alguno de los errores de Excel. Observa la siguiente imagen
que contiene todos los errores posibles en Excel y a su lado el
resultado de la función ESERROR.

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Sólo en el caso en donde la celda tenga un valor de error la función

ESERROR devolverá el valor VERDADERO. En el ejemplo anterior las
celdas A9, A10 y A11 no contienen un error y por lo tanto la función
ESERROR devuelve el valor FALSO.

FUNCIÓN SI
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos
permite evaluar una condición para determinar si es falsa o
verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en
base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también
podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la
función.

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 Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada

para conocer si el resultado es VERDADERO o FALSO.
 Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en
caso de que el resultado de la Prueba_lógica sea VERDADERO.
 Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el
resultado de la evaluación es FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier

operador lógico o también puede ser una función de Excel que
regrese como resultado VERDADERO o FALSO.Excel Avanzado 2010
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser
cadenas de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra
función de Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la
Prueba_lógica.

Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista
de alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
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Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la

calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré
será la siguiente:
=SI(B2>=60,”APROBADO”,”REPROBADO”).
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la
columna C.

Ejemplo de combinación de las funciones descritas

anteriormente:
La función ESERROR sirve para saber si el resultado de una fórmula
o función es un error.
Cuando utilizamos la función BUSCARV y el valor buscado no se
encuentra en la matriz, nos devuelve un error #N/A.
La limitante de que nos devuelva este error, es que, si queremos
hacer una sumatoria no nos lo permite, y lo que regularmente
hacemos es borrar de una por una.
La función SI anidada con ESERROR nos ayudará a eliminar el error
y cambiarlo por un texto, valor, función, etc.

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La imagen anterior muestra una búsqueda de valores con BUSCARV,

algunos tienen error, si queremos hacer una sumatoria esta se anula
por los errores.
En la celda B19 se encuentra la función SUMA y no hace la sumatoria
debido a los errores derivados de BUSCARV.
Para evitar este tipo de errores utilizamos la función ESERROR. Lo
que vamos a hacer con ESERROR es evaluar la función BUSCARV, si
esta es un error, como se puede ver en las diferentes celdas,
entonces devolverá VERDADERO si no lo es devolverá FALSO,
veamos la siguiente imagen.

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Para terminar debemos anidar la función SI para saber que, si es un

error BUSCARV entonces que devuelva 0 cero, si no lo es, entonces
que devuelva el importe, para devolver el importe escribimos
nuevamente BUSCARV. Veamos la siguiente figura.

Podemos ver que la función BUSCARV se repite al final, esto significa

que la primera función solo nos sirve para saber si es un error o no,
si no lo es entonces se aplica la segunda.

2. Búsquedas múltiples
Función BUSCARV sobre dos tablas de búsqueda.

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La función BUSCARV nos permite buscar un valor en una tabla, pero

en ocasiones los datos los tenemos distribuidos en más de una tabla.
En esta ocasión te mostraré cómo utilizar la función BUSCARV sobre
dos tablas de búsqueda.
En nuestro ejemplo analizaremos el caso de una institución financiera
que ha establecido una nueva regla para otorgar créditos a sus
clientes.
La empresa otorgará dos tipos de créditos de acuerdo al plazo ya sea
de 24 meses o de 36 meses. Dependiendo del plazo acordado y el
monto del mismo se cobrará una comisión al cliente.

El plazo del crédito es la variable que determina la tabla de

comisiones que debemos utilizar. En base a dicho valor es que
tomaremos la decisión sobre cuál tabla utilizar y para ello
utilizaremos la función SI.
La función SI nos ayudará a obtener la tabla adecuada de acuerdo al
valor del plazo. En el siguiente ejemplo, puedes observar los datos
de un cliente que desea solicitar un crédito a 24 meses y un monto
de $25000.00:

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Para obtener el valor de la comisión debemos utilizar la tabla ubicada

en el rango A3:A7. Considera la siguiente fórmula de Excel:
=SI(B11=24, $A$3:$B$7, $D$3:$E$7)

Esta fórmula evaluará el valor de la celda B11 y en caso de ser igual

a 24 regresará el rango de la tabla de 24 meses, de lo contrario
regresará el rango de la tabla de 36 meses. Ahora incluyamos esta
fórmula como el segundo argumento de la función BUSCARV:
=BUSCARV(C11, SI(B11=24, $A$3:$B$7, $D$3:$E$7), 2)

La función SI proveerá el rango de la tabla adecuada donde se deberá

buscar el valor de la celda C11 por la función BUSCARV. Observa que
esta función obtiene el valor adecuado:

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De igual manera obtendremos un resultado adecuado si agregamos

otro cliente que solicite un crédito con un plazo a 36 meses:

Con solo copiar la celda hacia abajo tenemos el resultado adecuado

para el plazo y los montos indicados para el nuevo cliente.

BUSCARV sobre múltiples tablas

Ahora bien, ¿qué pasa si tengo más de una tabla donde necesito
utilizar la función BUSCARV? Podríamos sentirnos tentados a utilizar
una función SI anidada para poder decidir el rango de la tabla
adecuado, pero te recomiendo otra solución y es crear una tabla de
equivalencias intermedia.
Supongamos que ahora la empresa decide agregar dos nuevos plazos
en los créditos otorgados para 12 meses y 48 meses. Para saber la
tabla adecuada a utilizar crearemos una tabla de equivalencias entre
los plazos en meses y los rangos de cada tabla.

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Utilizaremos también la fórmula BUSCARV para decidir el rango

adecuado de la tabla que debemos utilizar para obtener el valor de
la comisión. La fórmula es la siguiente:
= BUSCARV (C25, INDIRECTO(BUSCARV(B25, $A$18:$B$21, 2)),2)

Explicación de la FUNCIÓN INDIRECTO

La función INDIRECTO en Excel nos ayuda a obtener una referencia
a una celda o a un rango de celdas. Puedes utilizar esta función para
crear una referencia que no cambiará aun cuando se inserten filas o
columnas a la hoja de Excel.
La función INDIRECTO también puede ser utilizada para crear una
referencia a partir de una letra y un número dando forma a la
dirección de la celda de la cual deseamos obtener la referencia.

Sintaxis de la función INDIRECTO

La función INDIRECTO tiene dos argumentos.

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• Ref (obligatorio): Es la referencia especificada como una cadena

de texto.
• A1 (opcional): Valor lógico que indica el tipo de referencia
especificada: A1 (verdadero) o F1C1 (falso).
En caso de omitir el argumento A1, la función INDIRECTO
supondrá que la referencia es de tipo A1.

Bloquear referencia a una celda

En el siguiente ejemplo puedes observar en la celda C1 la fórmula
=A5 y en la celda C2 la fórmula =INDIRECTO(“A5″).

Ambas celdas muestran el valor de la celda A5, pero ahora observa

lo que sucede al insertar una nueva fila por arriba de la fila 5.

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El valor 500 ahora se encuentra en la celda A6 y Excel actualizó

automáticamente la fórmula de la celda C1 que ahora es =A6. Sin
embargo, la celda C2 muestra el valor 0 (cero) porque la función
INDIRECTO sigue regresando la referencia a la celda A5 que ahora
está vacía.
Si necesitas hacer referencia siempre a la misma celda sin importar
que se inserten o eliminen filas o columnas, entonces la función
INDIRECTO será adecuada para dicho propósito.

Siguiendo con el ejemplo anterior:

Observa que también utilizo la función INDIRECTO para transformar
el texto devuelto por la función BUSCARV en una referencia “real”
que pueda ser utilizada por la otra función BUSCARV. En la siguiente
imagen puedes observar el resultado correcto de esta fórmula:

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RESUMEN

Función BUSCARV
La función BUSCARV es la manera en que Excel te permite encontrar “una
aguja en un pajar”.
Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado, rango, valor_regresado,ordenado)

Función BUSCARH
Busca un valor dentro de una fila y regresa el valor en la misma posición
de una segunda fila. Siempre busca en la primera fila del rango
especificado.
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado, rango, valor_regresado, [aproximado])

Función ESERROR
La función ESERROR en Excel nos ayuda a comprobar si un valor es un
error y nos devuelve el valor VERDADERO o FALSO. El valor evaluado
puede ser una celda o una fórmula cuyo resultado será evaluado.

FUNCIÓN SI
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos
permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La
función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado
obtenido en la prueba lógica.

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